Памятка о сдаче годовой отчетности ООО и ИП

Организация на УСН (упрощенной системе налогообложения. Объект налогообложения - доходы). Индивидуальный предприниматель на такой же УСН.
Какие отчетные документы надо делать по итогам года, как оптимальнее сдавать?
Памятка составлена на основе реального опыта.

1. Справка о среднесписочной численности (сдавать всем, даже ИП, у которых нет работников). Сдается до 20.01. каждого года. Важно – в Воронеже, например, все документы принимаются либо по электронной отчетности через Интернет (в налоговой сидят фирмы. Заполнение каждого документа с уже готовых деклараций – от 100 руб. за документ. Они заполняют, отправляют по электронной почте, потом подходишь к налоговую инспектору без очереди. Он на твоем экземпляре документа ставит отметку о принятии с датой), либо документы сдаются на бумажной декларации с двухмерным штрих-кодированием. Ты должен принести 2 экз декларации, дискету с записанным на ней файлом декларации в двухмерном штрих-кодировании, и прозрачный файл. Инспектор берет у тебя твой экземпляр декларации, дискету с файлом, все в прозрачном файле. На твоем экземпляре ставит отметку о принятии. Без двухмерного штрих-кодирования, дискеты с файлом или прозрачного файла документы не принимают. Либо можно тупо отправить по почте.

2. Книга учета доходов и расходов. С 2008 года сдается в сроки сдачи годовой декларации. Обязательно должна быть ПРОШИТА. Скрепление степлером не годится. На книге твоя запись должна быть сделана сверху. Бумажка должна быть приклеена на сшивку большая и чистая, чтобы на ней налоговый инспектор мог сделать свою запись.

3. Налоговая декларация за год. В программе «Налогоплательщик» (находится в налоговых инспекциях на компах или на сайте www.nalog.ru) все бумаги готовятся легко и быстро. Но!!! После заполнения бумаг в этой программе вручную, по Консультанту, форумам и по сайтам в налоговой инспекции надо проверить, все ли документы ты подготовил. НЕ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ есть в этой программе. Можно крупно пролететь, если не проверишь лично.

4. Отчет для ФСС (Форма 4-ФСС). Сдается до 15 числа каждого месяца следующего квартала. В январе должно быть сдано лично или по почте до 15 января включительно!!!

5. Декларация для Пенсионного фонда по форме КНД …65. В налоговую подается в трех(!) экземплярах. Отметка налогового органа должна быть на двух экземплярах(!). Один для налоговой, другой для себя, а третий с отметкой надо принести в Пенсионный фонд в сроки сдачи отчетности в налоговую (до 31 марта организации, до 30 апреля ИП).
Имеет смысл сначала сдать декларации в налоговую, чтобы в ПФ идти уже с отчетом перед налоговой, и не ходить туда еще раз.

6. В программе, которая есть на сайте ПФ, подготовить данные для отчета в ПФ. В программе заполняется легко и быстро. Реквизиты организации, ФИО, адрес сотрудника, его возраст, размер з/платы за год. Программа сама высчитывает размер платежей к уплате. Далее надо ввести в программу размер фактически уплаченных платежей. ВАЖНО -  в программу надо вводить данные об уплате на 31.12. Только то, что было уплачено в истекшем году!!! Если неправильные расчеты, или есть какая-то задолженность, она зафиксируется в программе и отчете. Так и надо это подписать – с задолженностью. Задолженность или переплата закроется из платежей следующего года. Для уплаты перерасчетов дается время до подачи декларации – до 31 марта следующего года.
Данные из программы выгружаются на дискету. Дискета часто не открывается. Приходится идти в ПФ во второй раз. Для профилактики – проверить, откроется ли дискета, есть ли на ней запись. Если есть, произвести запись на вторую дискету и проверить дома и ее. Еще для профилактики записать файлы программы на флешку. Не все инспекторы принимают файлы на флешке. Предварительно флешка должна быть очищена, проверена на вирусы. На флешке должны быть файлы ТОЛЬКО ПРОГРАММЫ ПФ!!!
Обязательно взять с собой печать организации.
Если идет не директор, надо иметь с собой оригинал доверенности, в которой особо выделано, что доверенное лицо имеет право сдавать документы в ПФ. Оригинал доверенности остается в ПФ.

Время сдачи отчетности в ПФ – до 01 марта. Сдается ЯВОЧНО в ПФ. За неприход в указанное время – штраф 10% от уплаченных за год взносов в ПФ.
Можно записаться на конкретный день и время в ПФ. По записи проходят без очереди. Записаться можно в октябре предыдущего года по телефону своего инспектора в ПФ.
Если приходишь без записи, то лучше идти до 20 января. В это время тишина в фонде. А 12 января там и вообще людей нет. В деловой жизни в это время затишье, так что хорошо сдать документы без очередей, и не отрывая время от работы. В конце февраля, естественно, много людей.
Иногда некоторые ПФ присылают по почте бумажку с указанием времени явки. С такой бумажкой надо прийти в ПФ (бумажку взять обязательно!). У таких лиц проход без очереди. Или, если лиц много, у них отдельная очередь к отдельному инспектору.
Для ИП возможен вариант, когда по почте ему предлагают прийти в ПФ для сверки расчетов в декабре отчетного года. Если у ИП нет задолженности по уплате взносов, ему документы о сдаче отчетности в ПФ подпишут в декабре текущего года. В январе-феврале следующего года стоять в очередях ему не надо будет.

7. Подготовить справки по форме 2-НДФЛ. Отдельно на каждое физическое лицо, получавшее выплаты от организации или ИП. Надо быть внимательным к кодам дохода, на который начислен и удержан НДФЛ. Например, выплаты по гражданско-правовому договору по коду выплат отличаются от кода выплаты заработной платы. Кодов выплаты там много.
Справки 2-НДФЛ можно заполнить в отдельной программе. Поискать в ее налоговой инспекции.
Справки 2-НДФЛ, помимо самих справок, сдаются по Реестру (есть в программе) и с Протоколом. Эти документы должны быть сданы на дискете вместе со справками 2-НДФЛ. Без них справки не берут. Срок сдачи – вместе со сдачей годовой отчетности, до 31 марта.

8. Перед заполнением каждого документы лично вручную по номеру документа проверить его форму в Консультанте на сайте – были в нее внесены изменения или нет. Программа может не успеть их отследить. А подача документов в устаревшей форме приравнена к неподаче документов. Так из-за мелочи можно налететь на крупный штраф.