Заметки менеджера по развитию. Введение. 4ч

Среда управления.
Формирование среды управления – это формирование входов и выходов. Здесь следует разделять входы внутренние и внешние. Внутренние входы – это входы в структурные подразделения предприятия. Внешние – это входы в структуры, которые взаимодействуют с предприятиями. Контрагенты, государственные органы, общественные организации – требуют внешних входов.
Создание собственной классификации входов – это первый шаг по созданию среды управления. Давайте оглядываться вокруг и находить их, пытаться классифицировать, строить из них анфилады и галереи.
Входами являются: протоколы совещаний к исполнению, приказы и распоряжения, письма и отчеты, встречи и переговоры, в которых реализуются процессы, в которых вы являетесь руководителем.
Не являются входами: маркетинговые акции, направленные на формирование потребительского ожидания. Маркетинговые исследования.
Как не являются входами картины и стихи, домашний уют и любовь, неприязнь и дружба.
Когда я всерьез увлекся бизнес-процессным подходом, меня поначалу отпугнули сложные для понимания графики и схемы, обилие текста и сложные слова. Надо просто помнить, что это метод, свой собственный язык.
Чем больше вы создадите категорий для входов, тем больше шансов, что вы начнете их описывать. Вот тогда вам станет понятна «тайна слова «приказ»».
Ваши подчиненные входом не являются. Ваши подчиненные – это инструменты управления или их части.
Одна из наиболее часто встречающихся ошибок, это формирование из подчиненного двери ко входу, без закрепления этого в вашей схеме структуры предприятия. Простой пример: входом в налоговою инспекцию является отчет, а не бухгалтер. Непонимание этого факта ведет к тому, что при отсутствии бухгалтера теряется вход. Входом в подчиненное подразделение является приказ, а не начальник подразделения. Входом в подразделение, находящееся в горизонтальном взаимодействии является письмо, накладная либо другой документ, которые инициирует начала процесса этого подразделения. Часто такой документ является подтверждением окончания внутреннего процесса в вашем подразделении.
Ресурсы. Ресурсы. Ресурсы. Дальше я попытаюсь проанализировать те методы управления потоками, с которыми я сталкивался. А пока – попытайтесь забыть о ресурсах. Думайте только о дверях, входах, по которым они перемещаются. Вагон, который не отражен в управленческом учете – не существует. Понимание именно этого факта превращает вас из грузчика и кладовщика, кассира и оператора – в управленца.
Особенное место для входов в подразделения предприятия являются протоколы совещаний. Вопросы, которые выносятся на совещания и способ реагирования на них требуют особого утверждения собственником предприятия. Должны быть четко определены механизмы отображения решений в приказах по предприятию. Иначе –фикция.
Исходя из этого – документы делятся на внутренние и внешние. Определить с каким документом вы имеете дела можно либо по подписи, либо по лицам, к кому этот документ направлен. Если лица, чьи подписи указанны в документе, состоят в структуре одного предприятия – документ внутренний, если нет – внешний. Внешние документы делятся на специальные – указана только организация и ее первый руководитель, и открытые  документы – руководитель не указан.
Определение центров финансовой ответственности – это определение подписей. Нет подписи – нет центра финансовой ответственности. Только видимость.
Или вот еще что я видел под Солнцем. Сидит человек, подписывает документы, закрывает накладные, собирает счета – оператор и формалист. А потом смотришь, и как у Свифта, документ вначале подписывает он – а только потом директор предприятия. Подчиненный закрывает ладошкой рот своему начальнику. И получается только одна суета и томленье духа.
И еще я видел под Солнцем. Сидит директор – и сам все подписывает, и получается у него не вертикаль власти, а «золотое колесо». Оно вертится, люди вращаются, голова кружится. И чем больше вращения, тем больше необходимы человеку дипломы МBA, как таблетки. Которые гасят симптомы отсутствия администрирования.
Кто такой администратор? Что такое администрирование? Да это и есть расстановка входов и выходов по своим местам, управление управлением. А не передвижение людей по кабинетам и выяснение на практике «принципа Питера».
Принцип Питера: каждый человек достигает при продвижении по карьерной лестницы своего уровня некомпетентности.
Компетентность – это количество ошибок в документе, под которым стоит ваша подпись, а не количество подписываемых вами документов. Хотя многие будут заставлять вас думать по-другому.
Как замечательно отметил герой Баталова: когда я появляюсь на работе, там начинает крутиться то, что без меня стоит на месте.
Был у меня замечательный директор, Петрович, так вот он считал, что можно изобрести вечный двигатель – идеальную машину-предприятие, в которой так все настроено, что она может крутиться вечно, без его участия, и приносить ему доход. Как он обиделся, когда я ему вручил рычаг от смазанной динамо! Пару раз крутанув ручку, он начал выкидывать большое количество «шестерней». Которые хоть и хорошо смазаны, но тоже имеют инерцию, массу покоя.
Все то, что находится в «новых методах» и заполняет книжные полки и забивает наши головы – в большинстве случаев научное обоснование вечного двигателя. Легализация вращательного движения шестерен-паразитов.
Функция контроля руководителя, это не последнее звено цикла Деминга – это часть ленты Мебиуса, которую вам надо постоянно вращать, тянуть и дергать.
Создание среды управления – это повседневный труд и хождение по «дверям» бизнес-процессов.
Инерция механизма – это то, что позволяет руководителю уходить в отпуск. Передача ключей к дверям, передача права подписи – это то, чем вы рискуете, оставляя заместителя, но ни в коем случае вы не должны передавать ему право на перемещение людей и дверей! Иначе, после возвращения, вы не найдете входа для себя.
Когда мы будем разбирать с вами Теорию Ограничений Системы, мы научимся передвигать «бутылочное горлышко» потока таким образом, что бы удлинить цикл процесса на достаточное время вашего отсутствия. Достаточное для отдыха.Тогда вам надо будет только вовремя успеть на обратный самолет из отпуска, а ваши хозяева будут четко уверены, что без вас предприятие не выживет.
В заключении этой части.
Бабушка, которая продает семечки, или кофейный автомат – отдельное предприятие. У вас есть два пути в сто раз увеличить оборот – или нанять сто бабушек и создать «золотое колесо», или создать управляемое предприятие.