Ответы на вопросы журнала Университетская книга 9

   Почти два года существует возможность размещения заказов на поставку печатных и электронных изданий у организаций, обладающих  исключительными правами на использование таких изданий, в соответствии со ст.55 гл.6 Закона № ФЗ-94 от 21.07.05 (вступила в силу 1 октября 2007 г. (№ ФЗ-218)).
   За это время было проведено много семинаров, обсуждений, опросов по  данной теме. Не раз обсуждалось качество и оперативность комплектования в современных условиях, преимущества и недостатки данной схемы.
   Однако в связи с этой поправкой возникает много дополнительных вопросов. Более того, в процессе обсуждений выясняется, что для многих библиотек юридические службы, органы местного самоуправления запрещают проведение подобных закупок. Основанием для запрета является нечеткая формулировка закона.
   Учитывая сложившееся положение, просим Вас поделиться опытом проведения закупок с использованием этой поправки на страницах журнала «Университетская книга».
   Вопросы:
  1) Осуществляется ли в Вашей организации размещение заказов на поставки печатных и электронных изданий для комплектования библиотек у единственного поставщика, издателя, обладателя исключительными правами, на основании ч.2 п. 19 ст. 55 ФЗ № 218 от 24.07.2007? Если да, с какой периодичностью?
  Ответ:С 2009 года размещение заказов на поставки книг и электронных  ресурсов осуществляется в основном в издательствах, обладающих исключительными правами. Если денежные средства для комплектования  есть на бюджете Библиотеки, то периодичность зависит от скорости оформления пакетов документов  к Государственным контрактам.
   2)В связи с отсутствием унифицированных форм документов, какие документы сопровождают подобные сделки в вашей организации? Какой отдел занимается документооборотом?
  Ответ:Документы, подкрепляющие Госконтракт по закупке информационных ресурсов в издательствах, обладающих исключительными правами,  имеют свою форму.  Они разработаны в 2009 году. Это различные приложения: (Приложение № 6 – подтверждение эксклюзивных прав; гарантийное письмо от издательства о подтверждении наличия договором с авторами; Реестр договоров об исключительных правах издательства – поставщика на использование поставляемых ими печатных изданий; Запрос в Контрольный Комитет города Москвы о включении в список ЕАИСТ поставщика согласно  п. 19.ч. 2 ст. 55 94-ФЗ; Приказы   о регистрации, изменении, выполнении, о закрытии Государственных контрактов и др.
В «ЦУНБ им. Н.А.Некрасова» документооборотом по различным формам   сделок в сфере  комплектования занимаются несколько отделов. Пакеты документов по Государственным контрактам  формируются априори в  «Информационно-выставочном отделе формирования библиотечных фондов», при согласовании документов с Юридическим  отделом. Финансовая часть пакета документов собирается в Планово-экономическом отделе и в  Бухгалтерии Библиотеки для осуществления финансовых взаиморасчетов с издательствами – поставщиками и вышестоящими организациями.  Полные пакеты документов и их копии  хранятся   во всех вышеперечисленных отделах Библиотеки.
  3)Сколько времени требуется для совершения сделки? Способствует ли это более качественному  текущему комплектованию.
  Ответ:Смотря, что считать «сделкой». Если  в данное понятие включать весь процесс от сбора  и анализа заказов специалистов – комплектаторов,   выбор издательств,  подбор заказанных информационных  ресурсов и т.д. до оформления Государственного контракта и присвоения ему регистрационного номера в Департаменте культуры города Москвы с последующим исполнением  условий Госконтракта издательством – поставщиком, то это занимает от 1  до 2, 5  месяцев. И это при условии, что все специалисты, задействованные в этой «цепи»,  выполняют свою работу качественно и быстро.
Должна сказать, что скорость в оформлении Госконтрактов во многом зависит от качества работы специалистов издательства,   мобильности  и четкости в заполнении и предоставлении  приложений,   необходимых для формирования пакета документов на сделки по эксклюзивным правам.
Качество работы при такой форме комплектования фондов библиотек города значительно повышается. Это касается и  качества содержания информационных документов и  качества  типографского исполнения  издательских ресурсов.
  4) Кто входит в рабочую группу по закупкам?
  Ответ:  В рабочую группу  по сбору  заказов от  комплектаторов ЦБС города Москвы  и подготовке  всего пакета  документов  для Государственных контрактов и котировок лежит на специалистах Информационно-выставочного  отдела формирования библиотечных фондов, юридическом отделе и бухгалтерии  «ЦУНБ  им. Н.А. Некрасова».          Специалисты рабочей группы находятся в постоянном взаимодействии с издательством – поставщиком, которое предоставляет необходимые документы к Государственным контрактам и котировкам,   готовит партии книг и электронных ресурсов, резервирует их в установленном количестве  для ЦБС города Москвы,   осуществляет развоз  книг и электронных ресурсов, согласно утвержденного списка библиотек.  После   предоставления  бухгалтерской  отчетности, как основания для взаиморасчетов,  бухгалтерия  «ЦУНБ им. Н.А. Некрасова» переводит на счет  издательства федеральные  средства.
  5) Какими инструкциями руководствуется рабочая группа?
  Ответ: Рабочая группа руководствуется: Федеральным законом  от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд";   Приказами  Департамента культуры города Москвы  № 343 от 16.06.2009 г. «О комплектовании в 2009 году книжных фондов библиотек города Москвы за счет  субсидий из федерального бюджета»,    № 427 от 17. 08.2009 г.  «О городской общедоступной системе правовой информации»
  6) Ограничена ли сумма закупки у единственного поставщика?
  Ответ: Мы не сталкивались  с ограничениями  суммы закупки у единого поставщика,  но  имеем ряд других экономических ограничений.
Федеральные денежные средства  распределены Департаментом  культуры города Москвы  по округам, причем не в равных долях. Таким образом, на комплектование фондов каждой  ЦБС выделены определенные денежные средства, которые необходимо использовать  в течение года. Причем, закупка должна осуществляться в соответствии  с заказами библиотек,  содержанием фондов ЦБС и их филиалов, экземплярностью (по количеству филиалов), а  также, с учетом особых распоряжений Департамента культуры города Москвы о приобретении и распространении актуальной социально значимой литературы.
В зависимости от суммы выделенных денежных средств, производятся закупки и у издательства – поставщика, обладающего эксклюзивными правами, а также  по котировкам.
  7) В чем, на Ваш взгляд, преимущества проведения подобных закупок?
  Ответ:  Преимущества приобретения книг и электронных ресурсов у издательства с исключительными правами в более четком и облегченном оформлении документации, в резервировании необходимого количества  документных ресурсов до момента действия Государственного контракта, в типографском качестве. Также, огромное преимущество в том, что есть возможность работать с издательствами, выпускающими различную литературу по отраслям знания, видам и типам изданий. Частота оформления Государственных контрактов у поставщиков – обладателей эксклюзивными правами ограничена лишь  распределенными денежными  средствами.
   Для сравнения могу сказать, что с издательствами, которые,  либо отказываются предоставить подтверждение наличия авторских договоров, либо распространяющие продукцию других издательств, мы имеем право делать закупки книг, CDи аудио-визуальной продукции посредством оформления  котировок, которые разрешено проводить лишь один раз в квартал.