О взаимной связи точных и неточных данных

       На предприятиях часто возникает вопрос – когда имеющиеся данные о тех или иных показателях, например,  расходах,  уже достоверны? C точки зрения приближенной к принципам бухгалтерского учета, отклонение в данных,  равное по стоимости $500, является уже признаком недостоверности таких данных.  Но дальнейшее уточнение, сведение расхождений между различными отчётами к абсолютному нулю, занимает значительное  время, по истечении которого эти данные становятся уже мало интересными. Как говорится в замечательной пословице – «дорога ложка к обеду». Для экономических расчётов достижение бухгалтерской точности совершенно не нужно.
     Как часто бухгалтерские данные смешиваются с  оперативными?  Рассмотрим несколько примеров.
    Пример 1. Предприятие получает товары для торговли, в широком ассортименте. Сейчас часто все накладные приходят по электронной почте, счета – фактуры поступают в бухгалтерию значительно позже. Очень часто нет возможности вести отдельно бухгалтерский и оперативный учёт, эти данные вводятся в виде проводок в бухгалтерском учёте. Все дальнейшие действия, при выяснении неточностей, возврата продукции, составляют значительный, и, часто не контролируемый произвол.
   Пример 2. Предприятия имеют договор с поставщиком, и, в рамках этого договора, с одного склада, являющимся часто центральным, на  другой склад, отгружается продукция, изделия. Далее продукцию забирают, также на основании договоров, например, планов строительства. На самом деле, бывают такие случаи, когда при отсутствии полного комплекта приходных документов, изделия уже забрали с этого склада. Получается, что изделия не оприходованы, а уже отгружены дальнейшим потребителям этой продукции.  В таких случаях часто пользуются известным методом так называемых «неотфактурованных» поставок, или же каким - либо другим методом учёта,  суть которого заключается в закрытии бухгалтерских проводок, сделанных на основании оперативного учёта, при поступлении полного комплекта документов на принимаемую продукцию либо в закрытии  проводок на счета или регистры, соответствующие данным бухгалтерского учёта. Тогда становятся реальными остатки материальных ценностей.
   Момент, в который данные, находящиеся, например, в  базе данных, можно считать с какой-то определённой степенью надёжности, достоверными, на временной оси обычно называется точкой актуальности соответствующих  данных. Различные данные имеют  различные точки актуальности. Никогда нельзя сбрасывать со счетов обычные закономерности формирования данных, или же считать все данные в общей массе, полагаясь на тот или иной математический метод, использующий  обработку случайных чисел. Например, начисления заработной платы имеют периодичность, соответствующую неделям, месяцам, кварталам. Некоторые виды начисления заработной платы не зависят от времени (пособия и тому подобное). Используя метод замещения,  суть которого состоит в постепенной замене прогнозируемых данных фактическими значениями, автоматизированная система может выполнять нужные расчёты, используя данные о соответствующих  точках актуальности.
   В управляющих компьютерных системах стараются "увязать" данные сегодняшнего дня, имеющие точный характер, с прогнозируемыми и планируемыми данными. Типичной ошибкой такого управления является, например, формирование заказов на основании данных бухгалтерского учёта. Общий недостаток таких управленческих систем в том, что получается в результате так, что не заказал - не получил, а раз заказал, то изволь - используй! Это приводит к неоправданным затратам в будущем. Допущение неопределённости, связанной с возможностями приобретения товаров и материалов с неизвестными пока марками, с прогнозом возможной динамики цен на предположительно общие виды заказываемых материалов, может содействовать экономии значительных средств предприятия.