Сбывшееся ожидание - глава 50

(оригинальная переписка 2003 года директора фирмы Совинком)

Глава 50

Андрей никак не мог выбрать форму управленческой отчетности, чтобы снабдить ею
своих сотрудников и получать от них наглядные отчеты, в которых отражалась бы вся
деятельность фирмы – оптовые продажи по нескольким городам и розница. Оптимальная
на тот момент времени (и универсальная) программа 1С была для него слишком сложна,
он никак не мог её освоить. И он бомбил своего заместителя, Ирину Кондукову, и
главного бухгалтера Елену Гусеву электронными письмами:

From: andrey-razgon@peterlink.ru
To: sovincom@vlink.ru
Subject: отчетность

ОТЧЕТНОСТЬ :

1. Отчет по продажам (ежемесячно), в том числе продажи аптеки. Предоставляют :
Кондукова И. (Волгоград), Тимощенко А. (Петербург)

2. Расходы (ежемесячно), в том числе телефонные переговоры, сверка их с кассовыми
отчетами (кассовые отчеты ведутся ежедневно). Отв. : Гусева Е., Сачко С.

3. Бюджет на следующий месяц , включает : а) План продаж (оптовой фирмы и аптеки),
должен превышать продажи предыдущего месяца(отв. – Кондукова И., Тимощенко А.,
зав. аптекой, б) планируемые расходы (отв. Гусева Е., Сачко С.)

4. Отчетность по движению денежных средств по р/c (по всем имеющимся счетам) отв. :
Гусева Е., Сачко С. (ежедневно)

5. Взаиморасчеты с контрагентами (покупатели, поставщики) – Сачко С., Гусева Е.

6. Учет сделок (заявки, текущие сделки).

Общая схема движения документов :
- поступление заявки от клиента (см. инструкцию по заполнению заявок)

- заявка фиксируется в соответствующей папке

- анализ поступившей заявки (будет ли фирма выполнять заявку).

- Передача заявки в отдел снабжения

- Отдел снабжения передает коммерческое предложение или счет. Оценка
рентабельности сделки (транспорт, наценка, учет всех интересов). На счете /
коммерческом предложении 2 подписи : Тимощенко Е., Сачко С.. Счет оформляется
бухгалтером в программе 1С.

- Контроль исполнения заявки (счет должен быть передан клиенту – через менеджера, и
оплачен клиентом ).

- Заказ товара (в случае оплаты счета или в случае отгрузки на условиях отсрочки
платежа) – поручение на закупку в отдел снабжения. Отдел снабжения (Тимощенко А.)
предоставляет счет от поставщика. При этом должно быть обоснование выбора
данного поставщика.

- Оплата товара (Максим Р). Перед тем , как отправить платежное поручение в банк,
должны быть собраны все документы , касающиеся данной сделки (заявки, договора с
клиентом и поставщиком со спецификациями, сертификатами, согласованными
сроками отгрузок и оплат, штрафными санкциями за несвоевременную отгрузку или
оплату , и пр.). Ни в коем случае не давать команду на оплату , если нет всей
информации по сделке !

- Доставка товара – компетенция отдела снабжения (Тимощенко А., исполнитель –
Грамматиков А.). С транспортными компаниями обязательно должны быть подписаны
договора, с указанием их ответственности за сохранность груза.

- Отгрузка товара клиенту – расходные документы оформляются бухгалтером (в 1С)

- Пропечатанные клиентом расходные документы должны быть переданы в
бухгалтерию.

КОНТРОЛЬ ВЕДЕНИЯ ПАПОК :
1. Клиенты

2. Коммерческие предложения для клиентов, стандартные коммерческие предложения (в
электронном виде, на бумаге).

3. Входящие счета, коммерческие предложения от поставщиков.

kisses,

А.Разгон

From: andrey-razgon@peterlink.ru
To: sovincom@vlink.ru
Subject: Елене Гусевой

Лена, привет!

Я нашел программиста, который сделает удобную программу для аптеки на базе 1С. Ему
нужно предоставить следующую информацию:

1. Какой у нас кассовый аппарат

2. Сколько работающих пользователей

3. Упрощенный ли у нас учет (проводятся ли накладные и наименования или проводятся
суммы / суммы от поставщиков и суммы продаж ).

4. Какая сейчас существует связь между бухгалтерией и торговлей , между складом и
торговлей (имеется в виду связь в 1С).

5. Как сейчас вообще происходит учет в аптеке

И для меня информация :

- кто работает в аптеке и как происходит распределение обязанностей (прием, приход,
ценообразование, продажа за прилавком, и пр.)

- куда сдают выручку в конце дня, как происходит передача выручки
Проследи, пожалуйста, чтобы зав. аптекой регулярно высылала :

- на каждый день – остаток на начало дня , приход / расход, остаток на конец дня, кол-во
выручки ( все это по наименованиям и по сумме). Также проконтролируй, как это все
ведется (чтобы зав. аптекой делала это быстро и без напряжения, чтобы вся эта
отчетность не занимала чересчур много времени). Когда мы сделаем программу, это
будет совсем просто. Естественно, все отчеты должны друг с другом сходиться чтобы
можно было проследить за длительный период весь товарооборот.

Еще один момент. Я поручал Юле (еще вместе с Аней) сделать отчет по сделкам с начала
года, они расписывались в приказе, но я не заметил что кто-то что-то сделал. Чтобы к
Новому Году сотрудники офиса получили премии, работу надо сделать в этом году, и
желательно до конца ноября. Сделать надо следующее :

1. Таблицу «Движение по счетам
Совинкома», схема есть, только надо объединить там все счета , например :

Приход Расход
дата Клиент Банк сумма Кому банк сумма
ВОКЦ ВТБ 1000000 Джонсон Альфа 500000
РКБ Волгопром 1000000 аренда Волгопром 10000
Б-ца 6 Альфа 1000000 Гарант ВТБ 50000

Таблица уже ведется, надо только узнать, что сделано, чтобы не делать двойную работу.

2. Учет сделок, что надо делать, у Юли есть.

Также, высылай мне , пожалуйста, взаиморасчеты по всем контрагентам по пятницам.
Кстати, у нас бывает левый приход, как он учитывается ?

kisses,

Андрей Разгон

From: andrey-razgon@peterlink.ru
To: sovincom@vlink.ru
Subject: Ирине Кондуковой

Ира, привет !

Давай договоримся относительно исполнительности сотрудников, работающих у нас на
фирме. Доведи до сведения остальных как приказ директора, и ссылайся на меня, при
выполнении следующего :

Отдавая приказ, поручение, задание, пиши кратко на бумаге, что нужно сделать, далее
один экземпляр с подписью сотрудника оставляй у себя (и сохраняй в папке «текущие
задания»), другой оставляй сотруднику. При выполнении задания твой листок
перемещается в папку «выполненные задания». У кого накопится много невыполненных
заданий, будут проблемы при выплате зарплаты. У меня твердое намерение в этом месяце
сократить издержки, поэтому максимально набирай фактический материал для
штрафования. Если что-то не клеится с доводами при объяснении поручений, ссылайся на
меня / рекомендуй обратиться ко мне.
Для сведения : в свое время кардиоцентр, Казань, Ставрополь, ж-д больницу, МНТК, +
несколько мелких клиентов обслуживали 4 человека (включая меня и бухгалтера). Ты их
всех знаешь – это Юля Чуприна, Афанасий Тишин, Лена Николова, и я. Фирма была
стабильно в плюсах. Так вот в этом месяце я намерен выйти на такую же рентабельность,
как в старые добрые времена, любыми способами.

Напомни Марине про план на ноябрь, не только в цифрах, нужны разъяснения как она
будет действовать как супервайзер, чтобы достичь этого результата.

kisses,

Андрей Разгон.


From: andrey-razgon@peterlink.ru
To: sovincom@vlink.ru
Subject: Ирине Кондуковой

Ира, привет !

Я изучил информацию по должникам, которую мне прислала Лена Гусева. У меня такие
вопросы :

- по ее данным ДМЦ нам должен 254183,21 руб, по твоим – 203142,85 ( ? )
- РКБ и РКБ 4 – расхождения в копейках между тобой и Гусевой ( ну это мелочи)
- По Медтехфарму расхождения существенные – 9295 руб.
- Роддом 2 (Казань) – долг 3016 – это реальный долг или туфта ?
- Что за долги у клиентов Фарм Маркет, Медиал Плюс, Ильва ? Это кто такие ?
- Реально ли должен нам Полимедфарм 60405 руб. ?
- Как идет борьба со злостными должниками ? Разошли всем письма, а с понедельника
будем всех душить через арбитраж, особенно Элисту, все равно с клиентами через
Совинком мы работать не будем.
- Что с ДМЦ ? Я звонил вообще Ольге Александровне на прошлой неделе, а что она
говорит сейчас ? Зашли к ней Оксану, пускай она ее придушит.
Как вообще происходит процесс подсчета долгов клиентов ? Я так полагаю, вычесть из
одного числа другое – арифметика для первоклассника, почему же у нас такой бардак ?

kisses,

Андрей Разгон.