Створення бази даних ВНЗ

Лабораторна робота №  2-3
Створення бази даних "ВНЗ"
Мета роботи: Набути практичні навички по створенню бази даних.
Основні визначення: База даних, таблиця, запит, звіт, запис, поле, схема зв'язків, критерій відбору.
Хід виконання роботи
Для допуску до лабораторної роботи потрібно знати основні поняття та визначення.
1. Прочитати теоретичні відомості.
2. Створити базу даних ВНЗ
3. Створити таблиці: "Студенти", "Успішність студентів із дисциплін", "Викладачі", "Спеціальність".
4. Створити схему зв'язків між таблицями.
5. Створити запит Додаток до диплома.
6. Створити звіт про успішність окремого студента "Додаток до диплома".
7. Сформувати звіт у текстовому процесорі Word, представити загальну схему бази даних та її основні об'єкти.

Короткі теоретичні відомості та алгоритми виконання

1. Створення бази даних
1.1. Знаходячись у вікні СУБД "Access", виконайте команди Файл-Создать базу данных
1.2. Обов'язково виберіть свою особисту папку для збереження бази даних та введіть назву ВНЗ. Порожня нова база даних у вашій особистій папці створена.
1.3. Перевірте чи існує вона у вашій папці ( Файл - Открыть базу данных - виберіть у вікні "Папка" свою особисту папку та відкрийте ЇЇ.
2. Створення таблиць бази даних ВНЗ
2.1. У діалоговому вікні бази даних відкрийте вкладку Таблиці та виконайте команду Создать (рис. 7.1).
2.2. У діалоговому вікні Новая таблица можна вибрати один із наступних п'яти способів створення таблиці:
Режим таблицы - введення даних у рядки і стовпці;
Конструктор - створення структури таблиці;
Мастер таблиц - створення таблиці шляхом вибору полів із вже існуючих таблиць;
Импорт таблиц - імпорт таблиць і об'єктів бази даних із зовнішнього файла в нову таблицю в Access.
  Связь с таблицами - - створення таблиці, зв'язаної з таблицею із зовнішнього файла.










Рис. 7.1. створення першої таблиці бази даних „Студенти”
Почнемо працювати у вікні конструктора таблиці. (Таблицы-Соадать-Конструктор).
2.3. Робота у вікні конструктора таблиці
У вікні конструктора таблиці містяться такі області:
• Область введения полей (область введення полів);
• Область свойств полів (область властивостей полів).
Переключатися між областями ( їх також називають панелями) можна, натиснувши мишею в ту мить, коли курсор розташовується над потрібною панеллю, або натискуючи <F6>.
На панелі інструментів конструктора таблиць містяться кнопки, що полегшують створення структур.и нової таблиці.

 
Рис.7.2. вікно конструктора таблиці

Робота з полями
Поля створюються шляхом введення імені поля і типу даних поля у кожний рядок області введення полів вікна конструктора таблиць. Опис поля - це опція, що визначає призначення поля. При введенні даних у режимі таблиці вона з'являється в рядку стану. Після введення імен полів та їх типів в області властивостей слід вказати як поля будуть використовуватися.
2.3.1 Присвоєння імені
Ім'я поля дозволяє вам і Access ідентифікувати конкретне поле. Ім'я поля повинно бути змістовним і стислим. (Потім, при введенні умови на значення або при використанні цього імені поля для обчислень, у вас не виникне бажання вводити довгі імена полів.)
В іменах полів можна використовувати і малі, і великі символи. Якщо ви помилилися при введенні імені поля, лише помістіть курсор у те місце імені, де припустилися помилки й виправте її. Ім'я поля можна змінити у будь-який момент (навіть якщо воно вже знаходиться в таблиці та містить дані).
У нашому прикладі в таблиці "Студенти" заносяться такі імена полів: Номер, номер зал., ПІБ, адреса, телефон.
Визначення типу даних
Після визначення імені поля потрібно вибрати тип даних для поля. Перед вибором даних необхідно добре подумати про типи даних, які використовуються у вашій системі. У табл. 7.1 перераховано вісім основних типів даних

Таблиця 7.1
Типи даних Microsoft Access
Тип даних
 
Text (Текстовый)
Опис

Алфавітно-цифрові символи
Розмір

Теxt (Текстовый) Алфавітно-цифрові символи
0-255 символів
Memo (поле MEMO)
Алфавітно-цифрові символи
0-64000 символів

Number (Числовой)
Числові значення
1,2,4 або 8 байтів

Date/Time (Дата/Время)
Дата і час
8 байтів

Currency (Денежный)
Грошові значення і числові дані
8 байтів

AutoNumber (Счетчик)
Автоматичне збільшення номера
4 байти

Yes/No (Логический)
Логічні значення:
Да/Нет, Истина/Ложь 1 біт (0 або -1)

Ole object (Поле объекта OLE)
Рисунки, графіки, звук, відеозаписи
До 1 Гбайту
Lookup Wizard (Мастер Подстановок)
Відображає дані з іншої таблиці
Звичайно 4 байти

На рис. 7.3 подано список. Тип данных, що розкривається.
 
Рис.7.3. список Тип данных, що розкривається
Після натискання у будь-якій комірці стовпця Тип данных з'явиться кнопка списку, що розкривається.
Текстові дані - це текст або числа, що не потребують виконання розрахунків. Імена, адреси і описи являють собою тестові дані (так само, як номери телефонів, номери страхування і поштові індекси). Хоча розмір кожного тестового поля задається в області властивостей, ви можете ввести не більше 255 символів у будь-яке текстове поле. Незалежно від того, скільки символів ви введете в конкретне поле (від 1 до 255), Access автоматично використовує задану вами кількість символів для кожного запису, а інший простір заповнить пробілами. Якщо ви не збираєтесь використовувати весь відведений простір, обмежтеся 50 символами. Припустимо, що ви задали значення 90 для довжини тестового поля, а потім ввели 100 записів, із яких тільки 10 використовують більше 20 символів із 90 виділених. -Як бачите, велика частина простору не буде викорис¬тана. У такому разі варто розглянути можливість використання даних типу MEMO.
Дані типу MEMO містять текст (або текст і числа) розміром від 0 до 64000 символів для кожного запису.   Якщо один запис складається із 3000 символів, а інший лише з 10, то використовується стільки місця, скільки потрібно для кожного запису. Таким чином, значно економиться пам'ять, необхідна для зберігання бази даних.
Для таблиці "Студенти" в полях ПІБ, Адреса, телефон -використовується текстовий формат.
Дані типу Числовой дозволяють вводити числові дані, які використовуються для виконання розрахунків. (Якщо у вас є дані, що будуть використовуватися у грошових обчисленнях, використовуйте дані типу Денежный).
Для таблиці "Студенти" в полі "номер зал" використовується числовий формат.
Дані типу Дата / Время можуть містити значення дати, часу або і те, й інше. В області властивостей ви можете вибрати формат подання дати і часу. Поле - рік).
Дані типу Счетчик зберігають ціле значення, яке Access збільшує автоматично при добавлянні нових записів. Дані цього типу можна використовувати як ідентифікатор унікальності запису в таблицях, що не містять інших унікальних величин. Наприклад, якщо в списку імен немає унікального ідентифікатора, то можна використовувати поле Счетчик для того, щоб відрізняти одного I.I. Іванова від іншого. (Поле - номер).

Для роботи з конструктором таблиць необхідно виконати такі дії:               

1. Розмістіть курсор у стовпці Имя поля, у тому рядку, в якому ви хочете помістити поле.
2. Введіть ім'я поля і натисніть <Enter> або <ТаЬ>.
3. У стовпці Тип данных натисніть на кнопці списку, що розкривається, і виберіть тип даних (у теоретичних відомостях підкреслені формати, що використовуються у цьому прикладі).
4. Помістіть покажчик у стовпець Описание і введіть опис.

Щоб завершити створення таблиці, повторіть кожний із цих пунктів для кожного поля. Для переміщення по рядках використовуйте клавіші керування курсором та мишу.

Після визначення полів, потрібно заповнити таблицю.

Таблиця 7.2.
СТУДЕНТИ (Конструктор Таблиц)
№
№  залікової кн.
П1Б
Рік народження
Домашня адреса
№ телефону

1
55021
Афанасьев В.А.
10.12.05
Вул.Л.Толстого, 12, кв. 47
32-13-45

2 .
55022
Бондарчук 0.1.
07.02,94
Вул.Писарева, 5, кв.91
35-32-38

3
55023
Вільчинська Y.K.
24.06.93
Вул.Квягека, 6, їв.21
43-54-67

4
55024
Гончарова И.А.
27.05,97
Гір, Коцюбинського, 40А, кв 13
21-17-28

5
55025
Дубіненко С.М.
1.10.97
' Хмельницьке шосе, 25, кв.6
44-88-67

6
55026
Жуков Г.Н.
09.08.95
Вул. Пирогова, 56, кв.9
35-95-05

7
55027
Зодорожііиіі С-Б.
31.12.94
Вул.Примакова,2 8
26-27-28

8
55028
Ковбасюк Л.З.
14.04.95
Пров.Комунальний, 3, кв.2
32-77-99

9
55029
Порошина М.Б.
01,05.96
Пр.Юності, 19,хв.87
44-49-13

10
55030
Паламарчук A.M.
O8.03.96
Вул. А,Медведева, 7
43-87-36









2.4. Введення даних
Якщо ви перебуваєте а режимі конструктора, то для переходу в режим таблиці натисніть на кнопці Представление таблицы. У режимі таблиці відображуються усі введені дані. Для введення значення в поле режиму таблиці перемістіть курсор у це поле і введіть значення. При редагуванні запису маркер запису набуває вигляду олівця. При введенні нового запису (на маркері запису зображений олівець) автоматично з'являється ,такий рядок (на маркері запису зображена зірочка для позначення нового запису). При введенні нового запису курсор зазвичай розміщається у першому полі таблиці. Перехід між полями здійснюється при натисканні клавіші <ТаЬ>.
Ми вже знаємо, що одне з полів таблиці повинно бути визначене як ключове. Щоб створити його, установіть курсор на потрібний рядок бланка і натисніть Ключевое поле на панелі інструментів або виберіть команду Ключевое поле з контекстного меню, зв'язаного з цим рядком (викликається натисканням правої клавіші миші). Первинний ключ може включати декілька полів. Така ситуація виникає, коли тільки комбінація значень декількох полів може однозначно ідентифікувати запис у таблиці. Для того, щоб створити такий складений ключ, треба виділити декілька рядків у бланку, а потім використовувати інструмент Ключевое поле. Про те, що поле є ключовим, свідчить зображення ключика в області виділення рядка, що містить дані про поле. У таблиці не може бути більше одного ключа, тому, якщо ви, працюючи в режимі конструктора, побачите, що символом ключика позначені два або більше рядків, то зробіть висновок: ця таблиця має складений ключ.
Доданий або змінений запис автоматично зберігається при переході до іншого запису або при закритті таблиці. Кнопка Отменить панелі інструментів дозволяє скасувати зміни, внесені тільки в поточний запис. Зберегти поточний запис на диску можна за допомогою команди Записи - Сохранить запись або комбінації клавіш <Shift+Enter>. Зберегти таблицю можна за допомогою команди Файл - Сохранить.
Аналогічно створюються інші таблиці завдання. Але поля таблиці "Успішність студентів із дисципліни", поле "Успішність із дисципліни", таблиць "Викладачі", "Спеціальність" поле " Шифр спеціальності" та "Назва спеціальності" можуть використовувати "Майстер підстановки" з введенням фіксованих значень в один стовпець.
Таблиця 7.3
УСПІШНІСТЬ СТУДЕНТІВ ІЗ ДИСЦИПЛІН
№
залікової кн.
Дисципліна
Успішність із
 дисципліни
55021
Математика
Відмінно

55021
Інформатика та КТ
Добре

55021
Історія  психології
Відмінно

55021
Загальна психології
Відмінно

55021
Екологія
Добре

55021

Добре

55021
Анатомія
Добре





55030
Основи медичних знань
Задовільно

55030
Охорона праці
Задовільно

55030
Фізична культура Задовільно


Конструктор - Мастер подстановок
 
3. Створення схеми зв'язків між таблицями
3.1. Створені таблиці зв'язані між собою як показано на рис. 7.6.
 
Таблиця 7.4
ВИКЛАДАЧІ
ПІБ викладача
Дисципліна
К-сть. год.
Шифр спеціальності

Шаповал Т.П.
Математика
108
108.06.01

Шаповал Т.П.
Математика
94
108.06,03

Шаповал Т.П.
Математика
120
105.03.01

Сусіденко В.Т.
Інформатика і КТ
98
105.03.01

Сусіденко В.Т.
Інформатика і КТ
102
301.50.07

Сусіденко В.Т.
Інформатика і КТ
86
206.50.03

Сусіденко В.Т.
Інформатика і КТ
74
108.06.01

Сусіденко В.Т.
Інформатика і КТ
74
108.06.03






Окорковаї.В.
Загальна психологія  підприємства
116
105.03.01
Окоркова І.В.
Загальна психологія
102
301.50.07

Окоркова І.В.
Екологія
86
105.03.01

Окоркова І.В.
Екологія
76
108.06.03







Таблиця 7.5.
СПЕЦІАЛЬНІСТЬ

№ залікової кн.
Шифр спеціальності
Назва спеціальності

55021
105.03.01
Медична психологія





55030
105.03.01
Медична психологія

58040
108.06.03
Екологія





58090
108.06.03
Екологія

61010
301.50.07
Стоматологія



—————і—"""———————

61040
301.50.07
Стоматологія








3.2. Для встановлення зв'язків виконайте команди Сервис-Схема данных-Связи-Добавить таблицу
3.3. Встановіть зв'язки за допомогою миші.

4. Створення запитів
4.1. Створення і зміна запитів. Простий запит
Відкрийте закладку Запросы. Виконайте команду Создать-Простой запрос та послідовн.о виконайте вибір запропонованих майстром операцій відповідно до вигляду запиту (табл. 7.7).
Таблиця 7.7
ЗАПИТ "ДОДАТОК ДО ДИПЛОМА"
ПІБ студента

Назва спеціальності

Дисципліна

К-сть год. з дисципліни.

Успішність з дисципліни


Виберемо режим "Конструктор" на вкладці Запросы.
Заповнивши рядок Условие отбора ми зможемо, нарешті, провести вибірку з бази даних. Припустимо, ми бажаємо переглянути всі записи, що стосуються пана Афанасьева. У колонку ПІБ потрібно ввести умову відбору - "Афанасьев В.А.". Цієї інформації достатньо, щоб програма відібрала всі потрібні рядки. Символьні константи належить брати в лапки. Але навіть якби ви ввели прізвище без лапок, програма однаково зрозуміла б вас і поставила лапки сама. Після запуску запиту (!), ви отримаєте результат вибірки.
Для одержання вихідного документа зверніться до вкладки Отчеты.

5. Відображення звітів

Результати запиту можна зберігати та використовувати для створення звіту, що виводиться на екран або друкується.
Для відображення звіту виконайте такі дії:
1. Виберіть Отчеты бази данных.
2. Виберіть звіт із ім'ям Додаток до диплома студента Афанасьева
3. Натисніть на кнопці Просмотр або двічі натисніть на назві звіту.


Методичні рекомендації до виконання лабораторної роботи
1. Для введення імені поля помістіть курсор у перший рядок вікна конструктора таблиць у стовпці Имя поля і введіть ім'я поля, дотримуючись таких правил.
• Поле може містити від 1 до 64 символів.
• Імена полів можуть включати букви, цифри та спеціальні символи,               
• Вони не можуть містити крапку (,),знак оклику (!), квадратні дужки ([]) і знак наголосу (').
• Не можна вводити ASCII-символи з ASCII-значеннями 0-31, наприклад ; або (.
• Ім'я поля не повинно починатися з пробілу. Увага! Після збереження таблиці, у якій було змінене ім'я поля, що використовувалось у запитах, формах або звітах, варто змінити його в цих об'єктах
2. Використовувати опис поля зовсім необов'язково. Воно потрібно тільки для того, щоб нагадати вам або іншому користувачу про призначення конкретного поля. Використовуйте його лише для тих полів, призначення яких важко розпізнати відразу. Введений опис з'являється в рядку стану при кожному використанні цього поля в Access. В описі поля також міститься інформація про значення, що можна вводити в це поле.
3. Для правильного формування запитів та звітів, потрібно коректно вводити інформацію в таблицю. Дані аналогічних полів повинні збігатися (наприклад, шифр спеціальності, номер залікової книжки).











Завдання Створити аналогічну базу даних для домашньої бібліотеки, "Моя група", "Підручники" тощо.    

Схема зв 'язків та основні таблиці бази даних „Замовлення "
Таблиця 8.1.
Замовлення
Код замовлення
Код Клієнта Дата Замовлення ПІБ менеджера
Загальна сума

1
2
19.11.02
Ребренюк Павло
720,00

2
1
19.11.02
Ребренюк Павло
850,00

3
2
20.11.02
Шутко Михайло
50,00

4
1
20.11.02
Ребренюк Павло
960,00

5
8
11.03.03
Савчук Дмитро
2 250,00

6
6
11.03.03
Савчук Дмитро
3 360,00

7
5
26.05.03
Шутко Михайло
1 250,00

8 7
28.06.03
Шутко Михайло
4 700,00

9
9
05.07.03
Шутко Михайло
844,00


Таблиця 8.2.
Замовлено товару
Код замовлення Код товару
Кількість Сума
Ціна продажу
1
1
2
400,00
200,00

1
2
1
250,00
250,00

1
4
1
70,00
70,001

2
3
2
100,00
50,001

2

10
3
750,00
250,001

3
3
1
50,00
50,00

4
2
3
750,00
250,00

4
4
3
210,00
70,00

5
1
5
1 000,00
200,00

5
2
5
1 250,00
250,00

6
5
20
400,00
20.00І

6
7
3
930,00
310,00

6
8
7
2 030,00
290,00

7
4
10
700,00
70,00

7
5
10
200,00
20,00

7
6
10
350,00
35,00

8
1
10
2 000,00
200,00

8
2
5
1 250,00
250,00

8
8
5
1 450,001
290,00

9
11
1
237,00
237,00

9
12
1
9,001
9,00

9
13
1
3,00
3,00

9
14
1
595,00
595,00



Таблиця 8.3
Клієнти

1
Іваненко Іван Іванович
Харків
Соборна 7 -11
321-55-55

2
Петренко Микола Миколайович
Вінниця
Чекова 2-5
77-21-11

3
Пэтренюк Семен Сергійович
Вінниця
Келецька 8-15
327-16-66

4
Симончук Семен Семенович
Житомир
Садова пр. 15-59
122-15-15

5
Щабко Олександр Анатолійович
Хмель¬ницький
Червоно-армійська 21 53-21
36-66-45

6
Титанчук Костянтин Петрович
Миколаїв
Київська 23/22
54-65-87

7
Петрук Семен Андрійович
Вінниця Шевченка12/ 23
350-45-66

8
Жигай ігор Володимирович
Тернопіль
Тернопіль !Квятека21/11
Квятека 21/11
36-56-45



9 Богатько Сергій Петрович
Тернопіль
пр. Свободи 25-65
37-35-35

10
Косюк Олег Леонідович
Сімферо¬поль
Вул. Кримських татар 15-33 2-33-27



Таблиця 8.4.
Товари
Код Товару Назва Ціна
1 Плеєр 200,00
2 Телевізор 250,00
3 Міксер 50,00
4 Кавомолка 70,00
5 Праска 20,00
6 Чайник 35,00
7 Пральна машина 310,00
8 Холодильник 290,00
9 Тостер 150,00
10 Кухонний комбайн 250,00
11 Монітор 15 237,00
12 Клавіатура 101 9,00
13 Миша 3 кн 3,00
14 Комп’ютер РІІІ-650 595,00

Постановка задачі:
1. Створити запит за даними замовлення, код замовлення, дата замовлення, загальна сума, П1Б клієнта, тел/факс за умовою , що загальна сума замовлення більше 600 грн. Дані в полі "Загальна сума" розташувати за збільшенням.
2. Створити запит, в якому визначається сума продажів за датами.
3. Створити запит із параметром визначення діапазону дати.
4. Створити запит суми продажу за датами за допомогою розрахункових полів.
Для розрахунку загальної суми продажу за датами замовлення використовують запит з груповою операцією Sum.
Для створення запитів з параметром визначення діапазону дати використовують оператор Detween [початкова дата] And [кінцева дата], що записується в поле Условие отбора.
Розрахунок суми можна виконати безпосередньо в запиті (аналогічно лабораторній роботі №6).
Створення форм
Прості  форми  створюються  аналогічно  формам,  що розглядались у лабораторній роботі № 3.
Для створення головної та підпорядкованих форм потрібно вибрати базову таблицю, що буде основним джерелом записів. Впровадження підпорядкованих форм виконується за допомогою майстра (Подчиненная форма/отчет).
У нашому прикладі потрібно виконати проект складеної форми, створити запит, на основі якого буде створена складена форма Замовлення, а також запит для підпорядкованої форми. Після цього на основі запиту підпорядкованої форми створити саму підпорядковану форму. Поле Клієнт і поле Товари в підпорядкованій формі сформовані як поле зі списком. Для цього потрібно:
• Відобразити панель інструментів та включити кнопку Майстра,
• Відобразити список полів, натиснувши відповідну кнопку.
• Натиснути кнопку Поле зі списком на панелі інструментів та вибрати потрібне поле в списку полів.         
• Встановити покажчик миші в потрібне місце розташування поля зі списком та встановити потрібний розмір елемента.Після цього буде запущено Майстер створення поля, в якому потрібно відповісти на питання.
• Одержане поле зі списком відкорегувати до потрібних розмірів та
зберегти форму.
На рис. 8.8 зображено підпорядковану форму з елементом Поле зі списком для вибору товару. Як базову потрібно використовувати таблицю ЗамовленоТовару, а дані про назву та ціну вибирати з таблиці Товари. На рис. 8.8 зображена Підпорядкована форма, що створена на основі запиту. Вона може бути створена за допомогою Майстра. Після її створення у вікні Свойства в режимі Конструктор в закладці Макет потрібно змінити Режим по умолчанию з Простая на Ленточная. Для впровадження підпорядкованної форми потрібно:
• Встановити Майстер на панелі інструментів та вибрати елемент
Подчиненная форма/отчет.
• Відповісти на запитання майстра та одержати підформу в формі.
• Якщо Майстер не встановлено, то потрібно у вікні Свойства в закладці  Данные   вибрати   як   Объект-Источник   ім'я підпорядкованої форми зі списку; в рядки Подчиненные воля і Основные поля записати ім'я поля для синхронізації КодЗамовлення
• Підкоригувати розміри та розташування підформи та перевірити її роботу.
Створення звітів
Звіт може повторювати форму, таблицю, запит і тоді представлені об'єкти будуть основою для його створення. Так звіти по замовленнях окремого клієнта створюються аналогічно формі по запиту на вибірку даних за замовленням окремого клієнта. Крім того, звіти можуть бути побудовані, використовуючи дані з різних таблиць та запитів, з елементами управління.

Створення діаграм
Створення діаграм у СУБД Access здійснюється за допомогою майстра. Послідовно вибираючи потрібні поля з даними, тип діаграми, заповнюючи дані легенди, можна одержати потрібну діаграму.
Побудову діаграми можна розбити на такі етапи:
1. Перейдіть на вкладку Отчеты.
2. Натисніть кнопку Создать і виберіть Диаграмма.
3. Вкажіть як джерело даних запит, що потрібно зобразити у вигляді діаграми. Буде запущений Майстер діаграм,
4. На першому кроці Майстра діаграм виберіть поля запиту, що будуть відображені на діаграмі.
5. На другому кроці Майстра вкажіть тип діаграми, наприклад "Объемная цилиндрическая".
6. На третьому кроці Майстра визначається зовнішній вигляд діаграми.
7. На останньому, четвертому, кроці Майстра можна вибрати ім'я для нової діаграми.
Контрольні завдання
1. Створити базу даних студентів, що містить списки кожної групи та списки з оцінками по кожній дисципліні. При цьому мати можливість переглядати перелік дисциплін, списки студентів та списки студентів за кожною дисципліною.
2. Створити базу даних юридичних осіб за видами діяльності. Причому кожна юридична особа може мати декілька видів діяльності. При цьому мати можливість переглядати список юридичних осіб з кожного виду діяльності і вид діяльності стосовно кожної юридичної особи.
3. Створити базу даних "Викладачі" та дисциплін, що викладаються. Кожний викладач може читати декілька предметів, крім того один предмет може читатися декількома викладачами. Здійснити можливість переглядати список викладачів з кожного предмета, список предметів, що закріплені за кожним викладачем. Крім того в базі даних повинна бути можливість виведення анкетних даних викладача.