Ценность времени

 Правила организации рабочего времени.
Оценивайте время, необходимое для каждого вида работы.
Всегда ставьте перед собой четкие цели, формулируйте результаты, к которым надо стремиться. Это настроит Вас на выполнение именно того, что действительно нужно выполнить.
Оценивайте эффективность не по затраченному времени, а по реально достигнутым результатам.
Каждый день выделяйте приоритеты ( по системе А, В, С- сначала вы делаете все А, затем все В,…; либо с помощью простой нумерации – сначала 1, затем 2, 3…).
Всегда намечайте для себя сроки выполнения работы в течение дня. Наличие конкретного срока заставляет работать быстрее.
Сгруппируйте идентичные и повторяющиеся обязанности, оставляйте больше времени на выполнение задач, требующих больше времени.
Помните, что время, потраченное на размышления, а не на немедленные действия, не является  потерянным .
Решившись сделать какую-то работу, возьмитесь за нее и доведите до конца: это своего рода  обязательство.
Действуйте, по возможности, немедленно и сразу же принимайте решения по каждому вопросу; беритесь за дело, как только оно возникает.
Старайтесь не откладывать неприятные задачи на завтра.
Закончив работу, проверяйте её качество. Готовясь к чему-либо, старайтесь составить окончательный вариант (проект, отчет…).
Чередуйте работу и отдых для продуктивности.
В конце рабочего дня готовьте работу на завтра. Это удобно, т.к. Вы еще не отключились от рабочего ритма.
Не тяните время. Если какая-то работа Вас утомляет, начинайте именно с неё.
В воскресенье вечером подводите итоги за неделю; выясняйте, что осталось сделать, и намечайте общий план работы на следующую неделю.
Планируя работу, старайтесь выполнять одни и те же задачи в одно и то же время в течении дня. Это позволяет экономить энергию и вырабатывает привычку: Вы знаете, что нужно что-то сделать и готовы к этому.
Определите для себя время в течение дня, когда Вы работаете наиболее эффективно.
Предусматривайте всегда один час на непредвиденные дела, у Вас будет, в крайнем случае, время отдохнуть.
Выделяя приоритеты, следуйте правилу «20/80» (из 100 задач выберите 20%, представляющих 80% важности, и выполняйте их раньше остальных).
Планирование заставляет Вас задуматься о времени, необходимом для выполнения определенных задач. Учет времени – это начало контроля.
Оставляйте немного свободного времени в течение недели.
Варьируйте работу, чтобы сохранять интерес к тому, что Вы делаете.
Прислушайтесь к закону Паркинсона, который гласит: «Человек всегда использует Время, предоставленное ему для выполнения работы: он приспосабливает свой ритм к определенному времени». Не определяйте качество работы по количеству отпущенного времени.
Замедляйте ритм в момент физической перезагрузки :расслабьтесь,  научитесь выключаться на минуту из работы.Знайте, что Ваша эффективность постепенно снижается. Через  8 час.  Вы уже не можете работать столь же продуктивно.
Получая документы, почту, классифицируйте их и действуйте  немедленно, а не откладывайте в сторону. Если Вы вынуждены отложить их рассмотрение, не забывайте, что это нужно сделать как можно быстрее.
Всегда имейте при себе блокнот для записи наиболее важных мыслей.
Задавайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю эту работу?» Если ничего ужасного не произойдет, не делайте её.
Не теряйте время на сожаления по поводу неудач или работы, которую Вы не смогли или не сможете сделать.
 


ТЕСТ
Как я обращаюсь со своим временем?
Перед Вами десять утверждений, описывающих наиболее распространенные способы организации своего рабочего времени. Отметьте, пожалуйста, как часто Вы применяете их в своей повседневной деятельности.

почти никогда-0;иногда-1;часто-2;почти всегда-3.

Каждый день я отвожу время на предварительное планирование сегодняшней работы.

Я делегирую все дела, которые можно делегировать.

Я четко письменно фиксирую свои цели и задачи, отмечая сроки их выполнения.

Я стараюсь все документы прорабатывать за один раз до конца.

Я ежедневно составляю список дел, отмечая  их важность и срочность и начинаю с самых важных.

Я стараюсь оградить себя в течение рабочего дня от ненужных звонков, праздных бесед и внезапных переговоров.

Я каждый день стараюсь распределять свои дела, учитывая пики и спады моей активности.

В моем распорядке дня есть свободное время для решения внезапно возникших задач.

Я стремлюсь организовать свою работу таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на жизненно важных задачах.

Я могу отказать, когда меня отвлекают от важных дел.


Сосчитав сумму набранных баллов, Вы можете сравнить свой результат с приведенными ниже:

0-15 баллов Вы не планируете свое время, а подстраиваетесь под других. Вы можете, несмотря на это, достигать своих целей, если будете вырабатывать приоритеты в своей работе: анализировать срочность и важность и четко придерживаться их
16-20 баллов Вы предпринимаете попытки овладеть собственным временем, но Вам не хватает последовательности. О Вас можно сказать, что Вы скорее боретесь со временем, чем управляете им.
21-25 баллов Вы хорошо управляете своим временем. До совершенства Вам осталось всего несколько шагов. Возможно, именно они станут основой Ваших новых достижений.
26-30 баллов Вы можете служить образцом для всех, кто хочет научиться управлять своим временем. Обязательно поделитесь своим опытом с другими участниками моего тренинга.


  ЛОВУШКИ   ВРЕМЕНИ

На что тратится наше время?

Укажите 5 пунктов, присущих Вам в наибольшей степени.

ЛИКВИДИРУЙТЕ ИХ !

Отсутствие  приоритетов  в  делах. Нечеткие  цели.

Стремление  сделать  все  сразу.

Отсутствие  полной  картины  будущих задач и средств их достижения.

Неумелое  планирование  рабочего  дня.

Личная  неорганизованность, беспорядок  на  рабочем  месте.

Избыточное  чтение.

Телевизор.

Интернет, компьютер.

Посторонние  разговоры.

Излишняя  общительность.

Телефонные  звонки.

Неожиданные  посетители.

Неспособность  сказать  «нет».

Плохая  система  хранения  документов.

Безразличие  к  работе, отсутствие   мотивации.

Поиск  заметок, записок, адресов, телефонных  номеров.

Отсутствие  взаимодействия  или  распределения  обязанностей.

Запоздалая  или  неполная  информация.

Отсутствие  самодисциплины.

Неспособность  довести  дело  до  конца.

Шум.

Долгие  совещания.

Недостаточная  подготовка  к  собраниям  и  конференциям.

Отсутствие  коммуникаций  или  обратной  связи.

Бюрократия.

Привычка  откладывать  дела.

Стремление  знать  все.

Продолжительное  ожидание.

Спешка, нетерпение.

Отсутствие  делегирования.

Отсутствие контроля  за  делегируемыми полномочиями.