Юридическая работа 1

Часть 1.
В книге освещаются деятельность юридической службы на предприятии в различных аспектах и ситуациях, а также вопросы организации правовой работы – исковое и претензионное производства, управление дебиторской задолженностью, договорная работа, система локальных документов, регулирующих основные параметры деятельности предприятия.
Приведены образцы локальных актов – положения и приказы. Раскрыты важнейшие направления техники юридического письма, служебного этикета и деловой беседы, взаимоотношений юриста и руководителя организации.
Для руководителей юридических служб, юрисконсультов, бухгалтеров и экономистов, руководителей организаций. Преподавателей, читающих курс « Правовая работа на предприятии, а также студентам и всем кто интересуется проблемами юридической деятельности.

Предисловие
Вопросы организации юридической деятельности в последнее время приобретают особую значимость в первую очередь из-за той возрастающей роли, которую современные юристы стали занимать в бизнес-структурах. Вследствие этого абсолютно правомерно, что современным юристам предъявляются повышенные требования к образованию, профессионализму, кругозору и даже мировоззрению.
 Применительно к той сложной и малопонятной для несведущего человека в юридической области, какой является, например, исковая работа, обычно используется узко профессиональный подход, редко выходящий за рамки процессуальных норм и других законодательных актов, регулирующих основные вопросы правового обеспечения деятельности юридической службы (включая вопросы сохранности имущества, договорной работы, Предлагаемая работа выгодно отличается более широким взглядом на проблемы организации юридической работы, рассмотрение которой ведётся на основе изучения относящейся к ней нормативно-правовой базы.
Полезным для студентов и преподавателей юридических факультетов будет являться рассмотренный в книге весь спектр вопросов правовой работы на предприятии (раздел 1), который согласуется с рабочими программами ВУЗов. В существующем анализе указанных в книге норм, содержатся ссылки как на белорусское, так и на российское законодательство. Такой подход удобен не только для юристов, работающих в организациях Республики Беларусь, но и Российской Федерации.
Книга актуальна как для сотрудников компаний, занимающихся практическими вопросами экономической и юридической деятельности, так и для специалистов в области законотворчества.
Надеюсь, что для заинтересованного читателя представленная работа станет стимулом для более глубокого изучения затронутых в ней проблем, пока ещё не получивших окончательного теоретического и практического решения. Это относится и к вопросам делового общения, взаимоотношений руководителя с юрисконсультом, и к вопросам структуры локальных нормативных актов.
В книге исследуются проблемы современной деятельности юридической службы на предприятии в России и Беларуси: роль юридической службы в экономических и бизнес-процессах, деятельность юристов в крупных компаниях, этика делового письма и профессиональная этика и многое другие. Книга предназначена для практикующих юристов, руководителей бизнеса, преподавателей, студентов и всех, кто интересуется проблемами юридического бизнеса в России и Беларуси.












Содержание

Раздел 1. Функции юридической службы на предприятии
Глава 1. История возникновения юридической службы на предприятии
Глава 2. Понятие и направления правовой работы, её управление.
Глава 3 .Организационная функция.
Глава 4. Функция координации связи
Глава 5. Аналитическая функция
Глава 6. Функция контроля.
Глава 7. Работа по укреплению и предупреждению нарушений законности
Глава 8. Участие в планировании сделок и договорная работа
Глава 9. Обеспечение сохранности имущества предприятия.

Раздел 2. Локальные нормативные акты на предприятии.
Глава 1. Система локальных нормативных актов на предприятии.
Глава 2. Учредительные документы организации
Глава 3. Локальные документы, связанные с трудовыми отношениями
Глава 4. Локальные документы, связанные с бухгалтерскими и финансовыми (экономическими) вопросами.
Глава 5. Локальные документы вспомогательного характера

Раздел 3. Правила составления юридического документа
Глава 1. Юридический язык и стиль официального (делового) письма
Глава 2. Юридическая аргументация делового письма
Глава 3. Этика официального письма
Глава 4 . Коллизии юридического письма
Глава 5. Характеристика некоторых типов юридических документов и писем

Раздел 4. Юридическая этика и деловое общение
Глава 1.Юридическая этика и служебный этикет
Глава 2. Общие правила ведения деловой беседы
Глава 3. Как общаться с руководителем
Глава 4. Конфликт – возможно ли его избежать?

Приложения













Раздел 1. Функции юридической службы на предприятии
Глава 1. История возникновения юридической службы на предприятии
Предшественник юрисконсульта в дореволюционной России - это приказчик, который, как отмечал известный российский цивилист Г.Ф. Шершеневич, должен был вступать в юридические сделки с третьими лицами как представитель своего хозяина, при этом основной его обязанностью являлось исполнение в точности поручения, на него возложенного 1. Действуя по доверенности, приказчик должен был сообразовывать все свои действия со «сложившимися в торговле порядками» или, говоря современным языком, в строгом соответствии с законодательством. А работать приказчику приходилось под ярмом строжайшей ответственности, так как в обязанности приказчика входило возмещение хозяину вреда, причиненного ему, в частности, по небрежности. Например, он нес ответственность при отпуске товара в кредит без письменного разрешения хозяина, при разглашении коммерческой тайны и т.п. Помимо гражданской ответственности за некоторые действия приказчику грозила и уголовная ответственность.
Поэтому современным юрисконсультам лишний раз не помешает вспомнить о небрежно составленных договорах, пропусках сроков исковой давности, игнорировании судебной практики, в которой содержатся рекомендации по применению законодательных и иных нормативных актов, пренебрежении норм процессуального права, и иными упущениями, в результате которых предприятия терпят убытки, в том числе из-за отсутствия или недостаточной квалификации юридической службы.
А в те времена юрист должен был активно защищать законные интересы предпринимателей в судебных органах и, в частности, в коммерческих судах, образованных в соответствии с Указом российского императора Николая I от 14 мая 1832 г. «Об учреждении коммерческих судов». На протяжении многих последующих лет происходили неоднократные реорганизации коммерческих судов, был период, когда их вообще ликвидировали. Однако функция защиты прав предприятий в тех или иных судебных и административных органах существовала всегда.
Попытка упорядочить функции, выполняемые юрисконсультами, была предпринята Советом Народных Комиссаров РСФСР, который 30 марта 1927 г. принял постановление № 238 (2), регулировавшее правовое положение юристов государственных учреждений, предприятий и кооперативных организаций. Однако, в послевоенные годы роль юрисконсультов на предприятиях и в учреждениях снизилась и свелась к выполнению не соответствующей их квалификации работе, в частности проверке грамотности писем, составление протоколов совещаний и т.д. В то же время многие серьезные правовые вопросы, решение которых требовало юридических познаний, рассматривались без участия юристов.
На многих предприятиях юрисконсультских должностей вообще не было, а там где они были, их нередко включали в состав отделов снабжения, сбыта и др. Между тем, объем юрисконсультской работы на предприятиях был большой: визирование приказов и распоряжений, претензионно-исковая работа, обеспечение соблюдения законодательства о труде и т.п. Неопределенность правового положения юридической службы снижала эффективность ее работы.
Ситуация изменилась, когда в июне 1972 г. Совет Министров СССР утвердил Общее положение о юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте министерства, ведомства, исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся, предприятия, организации, учреждения (3). Нормативно были определены организационные основы деятельности юридической службы, ее подчиненность непосредственно руководителю предприятия, а назначение на должность и освобождение от должности осуществлялось вышестоящей организацией, что способствовало относительной самостоятельной деятельности на предприятии. Указанное положение с некоторыми изменениями и дополнениями действует в настоящее время как на территории Республики Беларусь, так и на территории РФ.
Вместе с тем, в обязанности юридической службы вменялось осуществление контроля за законностью издаваемых руководителем предприятия проектов приказов, инструкций и иных правовых актов. При подготовке противоречащих законодательству документов юрист был обязан отказать в визировании таких документов и внести руководителю предложения о законном порядке разрешения соответствующих вопросов, а если вопреки заключению юридической службы незаконный документ подписывался, то юрист обязан был сообщить об этом вышестоящей организации. Было установлено, что руководитель юридической службы, не принявший в соответствии с данным положением мер к устранению нарушения законности, несет ответственность наряду с руководителем предприятия. Указанное положение с некоторыми изменениями и дополнениями действует в настоящее время как на территории Республики Беларусь, так и на территории РФ.
Тем не менее, основной деятельностью юридической службы оставалось осуществление ряд других функций, многие из которых реализуются ею в настоящее время. Как известно, документом, определяющим должностные обязанности и требования к квалификации юристов, работающих на предприятиях является Типовое положение о юридической службе предприятия (объединения) в Республике Беларусь, утверждённой приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 декабря 1998 г. № 371. В этом положении указаны и функции юридической службы. Функции требуют обобщения, и соответственно, выделения из всех указанных наиболее значимых.
К основным функциям, по мнению автора, относятся:
-организационные;
-координации связи;
-аналитическая;
-контроля.
Функции юридической службы реализуются в определённой формах работы, которую можно условно разделить на:
- учёт нормативных актов, организация проведения консультаций по правовым вопросам, организация претензионной и исковой работы (организационная функция).
- анализ результатов судебных и арбитражных дел, претензий, анализ практики заключения и исполнения договоров (аналитическая функция).
- организация методической правовой помощи структурным подразделениям, в частности по вопросу укрепления финансовой политики предприятия, в том числе управления дебиторской задолженностью (функция координации связи).
- выявление несоответствия законодательству приказов и других локальных документов (функция контроля).
Здесь приводится неполный перечень форм работы, в частности для удобства восприятия содержания книги отдельно будут рассмотрены вопросы работы юридической службы по укреплению законности, обеспечению сохранности материальных ценностей и другие.
Конкретизация функций юридической службы предприятия необходима и потому, что существует проблема отождествления понятий правовой работы и юридической службы. Юридическая служба - это структурное подразделение предприятия, выполняющее часть правовой работы на предприятии. Правовая работа в широком смысле означает совокупность юридических средств с помощью которых администрация предприятия оказывает регулятивное воздействие на деятельность работников предприятия и предприятия в целом как юридическое лицо. В узком смысле – это система как законодательных и нормативных актов, так и локальных актов, в соответствии с которыми определяется не только правовой статус предприятия, но и поведение работников предприятия. Это значит, что каждый работник на предприятии обязан знать и руководствоваться без помощи юриста теми законодательными, нормативными и локальными актами, которые регулируют и характеризуют соответствующий род его деятельности.
Какой бы формой собственности не обладало предприятие, каким бы эмоциональным не был руководитель, как бы не именовался юрист на предприятии, суть деятельности юриста сводится к следованию принципа римского права: «Si a jure discedas, vagus eris"» («Если ты отступишь от права, то потеряешь дорогу»).
 В условиях администрирования экономики, разного рода бесчисленных проверок контролирующими органами, когда спорные вопросы решаются неправовыми методами, юрисконсульту важно сохранить свой юридический «имидж» и не поддаться на различные провокации к совершению сомнительных операций и сделок.
Юристу предприятия нередко приходится действовать в условиях, когда выработанную им правовую позицию по тому или иному вопросу нужно тщательно аргументировать не только в судебных органах, но и прежде всего доказать ее обоснованность своему руководителю.
Особую актуальность в современных условиях приобретает правильное применение многочисленных законов различных уровней, иных правовых актов. Большое число принятых декларативных норм, их противоречивость дают возможность для произвола и произвольного выбора, недопустимого в такой сфере, как закон. Именно поэтому юрисконсульту важно знать не только требования закона, но и судебную практику с тем, чтобы обеспечить правильное применение законодательных и иных правовых актов.
Таким образом, исходя из перечисленных функций, центральное место в управлении правовой работой занимает юридическая служба (4). Она должна обеспечивать чёткое функционирование предприятия в соответствии с требованиями законодательства, активно участвовать в разработке и осуществления мер, направленных на соблюдение договорной, трудовой дисциплины, а также на устранение нарушений трудового, хозяйственного и другого законодательства, заниматься систематизацией нормативных актов и осуществлять руководство правовой работой на предприятии в целом.


Глава 2. Понятие и направления правовой работы, её управление.

Правовая работа на предприятии направлена на правовое обеспечение производственно-хозяйственной деятельности конкретного трудового коллектива, целью которой является реализация уставных задач, полное и своевременное выполнение договорных обязательств. Этим же целям подчинена одновременно экономическая, финансовая, проектно-конструкторская, технологическая и иная деятельность, связанная с применением норм права. В повседневной служебной деятельности хозяйственные руководители всех уровней, специалисты обязаны точно соблюдать действующее законодательство, использовать правовые средства для улучшения экономических показателей работы своих коллективов, защищать их законные интересы и права. В связи с этим различные службы хозяйственных организаций в процессе своей деятельности разрабатывают проекты локальных нормативных актов, устанавливают договорные связи, ведут претензионно - исковую работу, принимают меры по укреплению трудовой и производственной дисциплины, обеспечению законности трудовых отношений, осуществляют меры по борьбе с хищениями, порчей продукции и материальных ценностей, ведут правовоспитательную и профилактическую работу. Таким образом, правовая работа на предприятии тесно связана с выработкой и принятием управленческих решений, обеспечивает условия для укрепления дисциплины, неукоснительного соблюдения законности. Правовая работа - неотъемлемая часть управления производством.
В связи с этим можно дать следующее определение правовой работы: а) правовая работа - это особый многоплановый вид деятельности - с одной стороны, самостоятельный; - с другой, это часть вообще всей деятельности по управлению и хозяйствованию, проводимой на предприятии; б) это деятельность государственных органов, юридических лиц, общественных организаций, руководителя предприятия, всех должностных лиц, всего трудового коллектива, структурных подразделений предприятия (юридической службы прежде всего); в) работа, направленная на обеспечение законности, усиление воздействия права на общественное производство, на обеспечение задачи социального и экономического развития предприятия, снижение себестоимости, повышение производительности труда и качества продукции - увеличение прибыли; г) путем использования всего арсенала правовых средств (правовое регулирование и нормотворчество).
Следует обратить внимание на то, что правовая работа, в некотором роде, носит универсальный характер. Универсальность подтверждается тем, что содержание правовой работы в современных условиях определяется как осуществляемая в организации система мер по исполнению законодательных предписаний и запретов и применению правовых средств для решения хозяйственных и иных задач (5). Универсальность правовой работы заключается в следующем: а) правовая работа охватывает различные стороны деятельности субъектов хозяйствования (и не только управленческую); б) в правовой работе участвуют не только органы управления, но и общественные организации, трудовые коллективы и т.д.; в) это деятельность не только по правовому регулированию существующих общественных отношений с помощью имеющихся правовых предписаний органов государственной власти и управления, но также и нормотворческая деятельность. Кроме этого, необходимо четко представлять, с какой целью проводится правовая работа, в каких направлениях она осуществляется.
В частности, в качестве основных направлений ведения правовой работы можно выделить: а) локальное (ведомственное) нормотворчество; б) организация реализации предписаний, содержащихся в нормах права; в) организация защиты прав и законных интересов предприятий. Включает в себя два производства: претензионное и исковое (претензионно-исковая работа); г) осуществление контроля за соблюдением норм гражданского, трудового, финансового и других отраслей права; д) анализ практики применения законодательства, внесение на основе анализа предложений компетентным органам и должностным лицам об устранении противоречий, пробелов, других недостатков; е) ведение кодификационной работы - систематического учета нормативных актов. Надо учитывать, что, как и любой вид деятельности, правовая работа имеет свои, присущие только ей, задачи. Основными из них являются следующие: а) укрепление законности в деятельности хозяйственных организаций; б) активное использование правовых средств для улучшения экономических показателей; в) обеспечение сохранности собственности (имущества) предприятий; г) защита прав и законных интересов предприятий.
Управление правовой работой, как в РФ, так и Республике Беларусь законодательно не закреплено. Однако необходимость руководства правовой работой со стороны государства может быть обоснована, во-первых оказанием помощи юристам в связи с различным уровнем подготовки их, а во-вторых, правовой безграмотностью руководителей предприятий, которые не имеют даже видимого представления о содержании юридической работы на предприятии, что не способствует достижению эффективных хозяйственных и финансовых результатов.
Управление правовой работой условно можно разделить на соответствующие способы или группы.
На первый план, как подсказывает логика, выходит такой способ как нормативно-правовое регулирование правовой работой. Реалии таковы, что сегодня статус юрисконсульта (юридической службы) предприятия определён подзаконными актами и сам юрисконсульт среди юристов-коллег (адвокатов, юристов-предпринимателей) находится в «арьергарде» подобных себе. Поэтому необходимо незамедлительно разрабатывать соответствующий законопроект, который не только регулировал бы деятельность юридических служб предприятий, но и определял требования к юрисконсульту (как это сделано, например, в законах, регламентирующих деятельность прокуратуры и адвокатуры). Законодательное закрепление специальных требований, основных задач и способов работы юристов позволит государству скоординировать действия корпоративных юристов, направленных на осуществление законной хозяйственной (предпринимательской) деятельности предприятий.
Ко второй группе способов можно отнести ведомственный контроль. Здесь термин «контроль» условен и понимается, как разработка соответствующих правил деятельности юридических служб в различных отраслях, ведомствах, учреждениях (государственных, федеральных и региональных), а также создание соответствующих систем повышения квалификации и переподготовки кадров по вопросам правовой работы. К этой группе можно и отнести и меры государственного поощрения за лучшие результаты в правовой работе.
Административный - третий способ управления правовой работой и вызывает немало споров среди коллег, так как эту группа объединяет в себе лицензирование юридической деятельности, аккредитацию и сертификацию юристов. Хотя лицензирование, аккредитация или сертификация и преследуют благую цель по подтверждению профессиональной квалификации юристов, автор, тем не менее скептически относится к такому способу управления правовой работы. Административный способ может выявить некоторые пробелы в знаниях юристов и не более того. А ведь работа юриста строится не только на профессиональных знаниях, но и на авторитете, служебных контактах, на умении применять обычаи делового общения в каждой конкретной организации, на знаниях экономики, бухучёта, иностранных языков, автоматизированных систем управления.
Способность сохранять независимость и собственное профессиональное авторитетное мнение может быть приобретена только с опытом работы. И здесь юристу не поможет аттестация или аккредитация, его лицензия, которой он будет махать перед глазами нанимателя. Поэтому правильней вопросы административного способа управления правовой работой необходимо было бы отдать общественной организации, например как это сделано в Европе, где с 1983 года действует Европейская ассоциация юристов. Эта ассоциация выполнят работу по методическому руководству корпоративными юридическими службами, повышению уровня квалификации, защите от неправомерных действий нанимателей и т.д.


Глава 3 .Организационная функция.

Организационная функция означает то, что юридическая служба должна в своей деятельности оперировать такими терминами как «подготовить», «упорядочить», «основать», «объединить».
Юридическая служба обязана наладить систематизированный учёт поступающих на предприятие и издаваемых им нормативных актов. Сразу оговоримся, что эта функция утрачивает значение в том понимании, что необходимо вести учёт в каком-либо журнале, ведомости и т.д.
Если учёт законодательных и нормативных актов, принятых на государственном уровне, осуществляется исходя из наличия на предприятии компьютерных юридических программ (информационных справочных правовых систем), то учёт приказов, положений и других локальных нормативных документов, принятых на предприятиях вызывает некоторую напряжённость в организации деятельности предприятия. Напряжённость снимается, если сразу определиться со структурой учёта: приказы, издаваемые отделом кадров, учитываются в отделе кадров, касающихся оплаты труда – в планово-экономическом отделе, бухгалтерии – в бухгалтерии и т.д. Для этого необходимо юридическому отделу подготовить соответствующий приказ, который упорядочивал структуру издаваемых актов на предприятии и ответственных лиц за учёт этих актов.
Например, автору с учётом действующего порядка издания и учёта локальных актов пришлось подготовить приказ о подготовке, оформлении отдельных видов документов и праве руководителей их издавать. Вот некоторые пункты этого приказа:

«Для упорядочения документооборота на ООО «Омега»,
Приказываю:
1. Установить следующее разграничение между приказом и распоряжением:
Приказ - это правовой акт, издаваемый исключительно директором либо лицом его замещающим, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед предприятием.
Распоряжение – правовой акт, отражающий решение оперативных вопросов основной деятельности соответствующего структурного подразделения и издаваемый:
Заместителем директора;
Главным бухгалтером;
Начальником отдела.
2. Допустить издание совместных распоряжений по вопросам, относящимся к компетенции нескольких руководителей структурных подразделений.
3. Установить, что проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованию с исполнителями, заинтересованными лицами, юридическим отделом.».

Определённую трудность вызывает учёт изменений, которые вносятся в приказы и другие локальные акты предприятия. Рекомендуем тому структурному подразделению, осуществляющему учет таких актов, следить за всеми изменениями, которые вносятся в эти акты, учитывать их и делать необходимые в этом случае отметки: распространен, дополнен, утратил силу и т. п. При этом должен воспроизводиться точный текст указания об изменении акта и делаться ссылка на вид, дату и номер акта, которым изменения вносятся.
В акте, содержащем указание об изменении другого акта, целесообразно подчеркивать номер и дату акта, в отношении которого это указание делается.
 Отметки следует производить на том экземпляре акта, на котором поставлен индекс, присвоенный этому акту при систематизированном учете. Этот экземпляр является контрольным. Отметки рекомендуется делать на верхнем поле первой страницы акта. Если отметка касается отдельной части акта, ее ставят против этой части акта. При отсутствии на полях свободного места для отметок может быть использован вкладыш.
 Возможен и другой порядок – посредством введения учётных карточек. Такие изменения, которые внесены в акты, отражаются в учетных карточках. В карточках следует производить отметки, аналогичные тем, что делаются на актах в случае их изменения.
 Учетную карточку на акт, утративший силу, как правило, из картотеки не изымают. Такую карточку целесообразно помещать в конец соответствующего раздела картотеки или в специальную картотеку (на акты, утратившие силу). При этом текст карточки следует перечеркнуть (по диагонали).
В пользовании карточка не совсем удобна. Поэтому рекомендуем всё же выбрать журнальный вариант учёта в том же порядке.
Акты, на основе которых ведется учет актов, хранятся в подразделении, осуществляющем такой учет. При этом экземпляры актов группируются в зависимости от года их издания.
Сгруппированные за календарный год акты брошюруются с включением полных текстов акта со всеми приложениями, содержащими нормативные предписания. На акты, содержащиеся в брошюре, составляется опись с указанием наименований актов, их даты и номера, а также номера страниц, на которых эти акты помещены. Опись располагается в начале брошюры.
Вариант компьютерного учёта, полагаем, не является мобильным, так как при проверке документации контролирующими органами у всегда вызывают сомнения компьютерные распечатки.
Локальные акты хранятся в месте и порядке, установленном в соответствии с правилами делопроизводства.
Юридический отдел даёт заключения, консультации по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия.
Корень слова «консультант» присутствует в наименовании должности «юрисконсульт». Юридическая служба регулярно информирует руководство и работников предприятия о нормативных правовых актах, касающихся деятельности данной организации, дает консультации по правовым вопросам, возникающим в процессе хозяйственной деятельности.
К юрисконсультам, как к специалистам по праву, нередко обращаются работники предприятия с просьбой проконсультировать их по тому или иному правовому вопросу. Акцентируем внимание на том, что в служебные обязанности юристов предприятий оказание правовой помощи работникам, обращающимся с личными просьбами, не входит. Для этих целей имеются юридические консультации коллегий адвокатов, специализированные юридические фирмы. Однако с учетом конкретных условий на предприятии могут быть установлены часы приема юристами работников по их личным вопросам. Это особенно важно для тех предприятий, которые находятся в местах, отдаленных от городов, например, в сельской местности, где юрисконсульт какого-либо сельскохозяйственного предприятия оказывается порой вообще единственным юристом. В связи с тем, что юридическая деятельность в Республике Беларусь лицензируется, естественно, оплаты труда за консультацию, такому юристу не должна иметь место. Поэтому весьма своевременно на государственном уровне поднимается вопрос о включении в штат поселковых советов должность юрисконсультов. Здесь следует остановиться на очень щепетильном вопросе консультирования юристом руководителя предприятия по личным вопросам. Автор в своей практике по этическим соображениям никогда не отказывался от такого рода консультаций, но всегда ставил в известность руководителя, что данная консультация не может быть профессиональной в связи с тем, что юрист предприятия не является специалистом в вопросе, заданном руководителем.
Ещё один немаловажный момент. Очень часто работники предприятия задают вопросы, которые связаны с организацией труда, исполнением условий контрактов и другими трудовыми отношениями. Иногда такие вопросы ставят в недвусмысленное положение юриста. С одной стороны он понимает, что работник прав, а с другой - есть элементарное несоблюдение законодательства. Запомните, вы представляете интересы нанимателя! Поэтому морального права «подставлять» нанимателя у вас нет! Но это не значит, что нанимателю дано право нарушать законные права работника. Скажу, что из любой ситуации можно найти выход. В конце концов, в консультации работнику юрисконсульт прямо может отказать. При этом всё равно придётся возвращаться к проблеме и приводить отношения в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Известно, что правовые конфликты на предприятиях возникают довольно часто (задержки с выплатой зарплаты, незаконные увольнения и т.п.). На многих предприятиях профсоюзных организаций нет. Разумеется, юрист не должен подменять ни профсоюзную, ни какую-либо иную общественную организацию. Юридическая служба должна объективно информировать как администрацию, так и работников о действующем законодательстве. И когда возникает трудовой конфликт - дать предложения о законном порядке разрешения спора.
В последние годы много споров возникает по поводу перехода работников на контрактную форму отношений. Да, действительно, нанимателю очень выгодно с работником заключать контракт на год, так как с этим работником прекращаются трудовые отношения, при этом наниматель не обосновывает причину такого прекращения. Кроме того, в коммерческих организациях получает распространение практика заключения срочных трудовых договоров (в Республике Беларусь – контрактов) со всеми работниками в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, установленных тем работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок. Отметим, что действующие законодательные акты, в частности имеется ввиду Декрет Президента Республики Беларусь от 26. 07.1999 г. №29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» в Республике Беларусь содержат право нанимателя, но не обязанность перехода на контрактную форму найма. Статья 58 Трудового кодекса РФ не только запрещает заключение такого рода договоров, но и устанавливает, что при отсутствии оснований для заключения срочного трудового договора, установленных органом государственного контроля за соблюдением трудового законодательства или судом, такого рода договоры считаются заключенными на неопределенный срок. В статье 59 Трудового кодекса РФ перечислены случаи, когда можно заключать с работниками срочные трудовые договоры. Данный перечень является закрытым и расширению не подлежит.
Автор был вынужден убедить руководство предприятия в его не правоте, когда наниматель пытался решить вопрос о переходе на срочный трудовой договор с руководителями филиалов, находящихся на территории РФ. Пришлось дать обстоятельное правовое заключение, в котором было указано, что директор филиала является руководителем структурного подразделения, но никак не организации, в том юридическом понимании и толковании, как это предусмотрено как российским гражданским законодательством, так и трудовым (абзац 8 части 2 ст.59 Трудового кодекса РФ).
Не совсем нормальная ситуация, при которой юридическая служба остаётся в неведении вопросов соблюдения законодательства о труде, когда работники увольняются с предприятия с нарушением закона, а затем с помощью суда восстанавливаются на работе. При этом юрист предприятия выступает в роли оскорблённого со стороны бывших работников и незадачливого защитника интересов не предприятия, а администрации.
Следует иметь в виду, что нормы закона, иных нормативных актов не могут быть предметом коммерческой тайны. Поэтому когда речь идет не только о даче правовой консультации работнику, но и о разрешении конфликтов и, прежде всего трудовых споров, по мнению автору, сокрытие информации от сторон спора, в том числе работника, недопустимо. Почему? Потому что ложь или заведомо неверная информация может быть выявлена в процессе судебного разбирательства, и это негативно скажется на исходе судебного спора не в пользу скрывшего истину.
Очень часто юридической службе приходится давать юридические заключения в связи с проводимыми проверками контролирующих органов.
Как известно, предприятие подвергается частым проверкам многочисленных проверяющих, при этом их выводы не всегда соответствуют требованиям закона. Правом контроля над предприятием обладают различные ведомства, при этом многие из них могут налагать штрафы и отзывать лицензии.
До недавнего времени вообще не было специального законодательного акта, который бы защищал предприятия и предпринимателей от произвола чиновников при проведении проверок, что способствовало вымогательству, коррупции. В Республике Беларусь такое законодательство появилось в 1999 году - это Указ Президента Республики Беларусь от 15.11.1999 г. «О некоторых мерах по совершенствованию и координации деятельности контролирующих органов Республики Беларусь и порядка применения ими экономических санкций». С 11 августа 2001 г. вступил в силу Федеральный Закон РФ от 8 августа 2001 г. «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».
Эти правовые акты устанавливают порядок проведения проверок, виды проверок и иных контрольных мероприятий, предельный срок продолжительности проверок, обязанности проверяющих. И если в российском законе предусмотрены права юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и меры по их защите, определены последствия нарушения обязанностей проверяющими, то в Указе Президента Республики Беларусь такие положения отсутствуют.
Так, например, в российском законе предусмотрено, что руководитель проверяемого предприятия вправе реализовать предоставленные ему данным законом возможности: непосредственно присутствовать при проведении мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам проверки, получать информацию по вопросам, предусмотренным соответствующими нормативными актами, знакомиться с результатами мероприятий по контролю и указывать в актах о своем согласии или несогласии с ними, обжаловать действия проверяющих в судебном порядке в соответствии с законодательством и т.д. Вред, причиненный юридическому лицу и индивидуальному предпринимателю вследствие действий должностных лиц органов государственного контроля, признанных в порядке, установленном законодательством, неправомерными, подлежит возмещению в соответствии с гражданским законодательством.
Слабым местом российского закона, как представляется, является то, что данный закон имеет ограниченную сферу применения. Он, в частности, не применяется к отношениям налогового, бюджетного, валютного контроля, банковского и страхового надзора, а также других видов специального государственного контроля за деятельностью юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В Республики Беларусь вышеназванный Указ регулирует проверки всех контролирующих органов, подпадающих под данное понятие (контролирующие органы - государственные органы и иные организации, которые проводят проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности), за исключением тех органов, которые совершают процессуальные действия, предусмотренные в Уголовно-процессуальном кодексе Республики Беларусь, и осуществляют производство по материалам и делам об административных правонарушениях, и оперативно-розыскную деятельность.
Очень важно, чтобы юридическая служба предприятия не была в стороне от проводимых проверок. Когда возникают спорные ситуации по толкованию той или иной нормы, главная задача юриста до написания акта о проверке убедить должностное лицо контролирующего органа, что спорный вопрос должен толковаться в интересах субъекта хозяйствования, так как он недостаточно не урегулирован в нормативных актах. Заметьте, необходимо убеждать должностное лицо не в его неправоте, а именно в слабости законодательного акта!
Если позволяет время, можно убедить проверяющего, чтобы предприятие направило письменный запрос в соответствующий государственный орган, с целью дачи соответствующих разъяснений.
При обнаружении нарушений законодательства юридическая служба обязана участвовать в подготовке и реализации мер по устранению нарушений в дальнейшем. В тех случаях, когда выводы, содержащиеся в актах проверок, противоречат законодательству и ущемляют предусмотренные нормативными актами права юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, юридическая служба представляет предложения руководству предприятия по обжалованию соответствующих документов в судебном или административном порядке.
Часто возникают непредвиденные ситуации на предприятии тогда, когда весьма проявляющие излишние рвение в работе сотрудники предоставляют информацию, не имеющую отношения к проверке, либо дублируют уже предоставленную информацию другому органу. Так, например, на одном из предприятий пришлось пресечь незаконные действия работников, когда те пытались по «телефонной» просьбе чиновника, предоставить соответствующую информацию: « Мол, представь мне сведения, ну что я буду писать всякие письма, запросы…». По результатам соответствующего служебного расследования руководитель издал приказ, в котором пришлось для нерадивых прямо прописать часть норм законодательного акта, регулирующих возникшую проблему:

«О проверках и предоставлении информации

Для обеспечения своевременного составления, предоставления информации, в том числе и статистической контролирующим и другим соответствующим органам, сокращения документооборота, рационального использования рабочего времени и повышения исполнительской дисциплины работников предприятия

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить, что заместители директора, главный бухгалтер, начальники отделов и руководители групп, при проведении проверок контролирующими органами руководствуются следующими правилами:
1.1 плановые проверки контролирующими органами осуществляются только при условии указания контролирующим органом конкретной темы проверки (ревизии) и срока ее проведения;
1.2 плановые проверки (ревизии) контролирующими органами проводятся один раз в год;
1.3 внеплановые проверки (ревизии), за исключением встречных, рейдовых проверок, а также тематических выездных налоговых проверок, обязательность проведения которых устанавливается налоговым законодательством, проводятся только по поручению Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, Председателя Комитета государственного контроля и его заместителей, председателей комитетов государственного контроля Минской области и его заместителей, советов по координации контрольной деятельности в Республике Беларусь, в Минской области либо Министра по налогам и сборам и его заместителей, руководителей инспекций Министерства по налогам и сборам по области и его заместителей, Министра финансов и его заместителей, начальников главных управлений Министерства финансов по Минской области (в отношении проверок, осуществляемых при проведении оперативного контроля за целевым использованием бюджетных средств), уполномоченных должностных лиц правоохранительных и судебных органов в пределах их компетенции;
1.4 предоставление информации в целях совершения уполномоченными государственными органами процессуальных действий, предусмотренных в Уголовно-процессуальном кодексе Республики Беларусь, производстве по материалам и делам об административных правонарушениях, оперативно-розыскной деятельности, осуществляется в месте нахождения этих органов только при предъявлении должностными лицами вышеназванных органов либо направленных по почте соответствующих повесток и извещений, форма которых предусмотрена законодательством Республики Беларусь.
1.5 требование о предъявлении предписания, подписанного руководителем контролирующего органа или его заместителем обязательно. В предписании должны быть указаны наименования проверяемого предприятия и контролирующего органа, проводящего проверку (ревизию), фамилия и инициалы проверяющего, его должность (состав ревизионной группы), тема проверки (ревизии) и срок ее проведения.
1.6 направление проверяющего для согласования проведения проверки с директором обязательно. Если проверяющий отказался согласовать проведение проверки, руководители, указанные в п.1. настоящего приказа докладывают директору о данном случае.
2. Установить, что руководители, указанные в п.1. настоящего приказа предоставляют информацию, связанную с производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия только в тот орган и сроки, которые определены законодательством.
В случае, если поступил запрос о предоставлении информации от какого-либо государственного органа, не имеющего права на истребование такой информации, руководители, указанные в п.1. настоящего приказа направляют сообщение данному органу о том, что такая информация предъявлена государственному органу, определённому законодательством.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на директора.».

В определенных случаях необходимо разрешение спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд в рамках досудебного (претензионного или иного) порядка урегулирования споров. При претензионном порядке урегулирования споров кредитор обязан предъявить к должнику требования (претензию) об исполнении лежащих на нем обязанностей, а должник дать на нее ответ в установленные сроки. При полном или частичном отказе должника от удовлетворения претензии или неполучения от него ответа в установленный срок кредитор вправе предъявить иск.
 Претензионная и исковая работа - комплекс мероприятий, проводимых структурными подразделениями и юридической службы предприятия по урегулированию претензий и предъявлении исков по вопросам качества или комплектности продукции, ее повреждению при перевозке, задержке оплаты поставленной продукции и т.д. в течение установленного законодательством срока.
Обратим внимание, что АПК РФ, ХПК Республики Беларусь понятие «досудебный порядок урегулирования споров» по сути отождествляется с понятием «претензионный порядок разрешения споров». Под «досудебным» понимается не только претензионный, но и иной порядок урегулирования споров, который может быть предусмотрен, например, договором. Под «иным» порядком следует понимать урегулирование спора, скажем, путем переговоров, обмена письмами, телеграммами и другими документами, реализацию прочих согласительных процедур.
Соблюдение как претензионного, так и иного досудебного порядка урегулирования споров в случаях, когда соблюдение данного порядка обязательно, при обращении с исковым заявлением в арбитражный, хозяйственный суды должно быть подтверждено документально.
При претензионном порядке урегулирования споров кредитор в силу законодательства или договора обязан предъявить к должнику требование (претензию) об исполнении лежащей на нем обязанности, а должник - дать на нее ответ в установленный срок. Указанное требование облекается в форму претензии, т.е. письменного документа, составляемого в соответствии с требованиями законодательства, устанавливающего претензионный порядок урегулирования данной категории споров, а в остальных случаях - в произвольной форме в соответствии с условиями договора и (или) юридическими обыкновениями. В претензии могут содержаться, например, требования об изменении или расторжении договора, исполнении предусмотренных им основных обязательств должника, о возмещении убытков, уплате неустойки, процентов за пользование чужими денежными средствами, применении иных мер гражданско-правовой ответственности. При полном или частичном отказе должника от удовлетворения претензии или неполучении от него ответа в установленный срок кредитор вправе предъявить иск.
В настоящее время претензионный порядок урегулирования споров, как уже отмечалось, регламентируется условиями договора или нормами законодательства. Это связано, в частности, с необходимостью расширения возможностей судебной защиты гражданских прав, а также с тем, что указанный порядок в значительной степени определяется спецификой конкретного обязательства, из которого возникают соответствующие споры. Поэтому сегодня отсутствует единообразное правовое регулирование претензионного порядка разрешения споров.
В прежние годы большинство споров разрешалось с обязательным использованием досудебного (претензионного) порядка, поскольку советский законодатель исходил прежде всего из необходимости освободить суды, органы государственного и ведомственного арбитража от рассмотрения споров, которые могли быть разрешены без участия судебных органов. Судебная защита гражданских прав тогда не являлась приоритетной. После введения в действие АПК РФ и ХПК Республики Беларусь большинство участников договорных отношений отказалось от использования претензионного порядка урегулирования споров в тех случаях, когда этот порядок не являлся обязательным в силу требований законодательства. В связи с этим возросло количество споров, передаваемых на рассмотрение в хозяйственные и арбитражные суды. Естественно, такое положение прямо и непосредственно повлияло на оперативность, полноту и качество судебных решений.
Акцентируем внимание на том, что соблюдение досудебного порядка урегулирования споров обязательно не только в случаях, когда такой порядок предусмотрен непосредственно законодательным актом. Так, законодательный акт может содержать отсылочную норму, предусматривающую, что претензионный или иной досудебный порядок урегулирования определенной категории споров регламентируется подзаконным правовым актом, например, постановлением Правительства РФ или актом федерального органа исполнительной власти, осуществляющего руководство определенной отраслью или сферой управления.
Примерами таких отсылочных норм могут служить правила, установленные в ст. 122 Федерального Закона от 10.01.2003 г. «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» и в п.п.136-138 Устава Железнодорожного транспорта общего пользования, утверждённого Постановлением Совмина Республики Беларусь от 02.08.1999 г. № 1196. Указанные нормы предусматривают, порядок предъявления и рассмотрения претензий грузоотправителей, грузополучателей. Поэтому в случаях, когда досудебный порядок урегулирования споров регламентирован подзаконным правовым актом при условии, что такая возможность прямо предусмотрена законодательством, для обращения в хозяйственный или арбитражный суд необходимо соблюдение указанного порядка.
В остальных случаях (если досудебный порядок не предусмотрен договором) спор может быть передан на рассмотрение хозяйственного или арбитражного суда без соблюдения данного порядка.
Нужно ли устанавливать претензионный порядок урегулирования споров в договоре? С одной стороны, использование досудебного порядка целесообразно. Дело в том, что судебная процедура разрешения споров достаточно длительна и связана с дополнительными материальными затратами истца, например, на оплату государственной пошлины. С другой стороны, эффективность претензии сводится к нулю, если должник апатичен в хозяйственной деятельности, и, соответственно, соблюдении договорной дисциплины. Но статистика показывает, что таких не более 25%. Так например, по итогам претензионной работы юридической службы одного из предприятий, в 2006 году при предъявлении 61 претензии было удовлетворено 45 претензий.
Мы будем исходить из того, что предъявление претензии, как правило, побуждает должника к надлежащему исполнению лежащей на нем обязанности без обращения в суд. В этом случае часть, а нередко и все возникшие разногласия удается разрешить быстрее и дешевле, чем в судебном процессе. Поэтому можно рекомендовать предусматривать в договорах условия, вводящие претензионный порядок урегулирования споров, которые могут возникнуть в отношениях сторон. При этом необходимо помнить, что если указанный порядок установлен договором, то он должен быть обязательно реализован. В противном случае обращение в хозяйственный или арбитражный суд с иском не повлечет рассмотрения исковых требований в судебном процессе.
При заключении договора либо впоследствии, при изменении договора, стороны могут установить в нем, что любые споры и разногласия между ними подлежат урегулированию в претензионном порядке. Вполне допустимо также предусмотреть в договоре, что претензионный порядок применяется лишь для определенных видов споров, а прочие споры разрешаются в судебном порядке.
Например, можно рекомендовать включать в договоры следующие формулировки условий, устанавливающих претензионный порядок разрешения определенных категорий споров:
«Для разрешения споров, связанных с нарушением сроков поставки и оплаты партии товара, применяется досудебный (претензионный) порядок разрешения споров. В этих случаях сторона, право которой нарушено, до обращения в хозяйственный (арбитражный) суд обязана предъявить другой стороне претензию с изложением своих требований.
Претензия направляется по электронной почте и (или) по факсимильной связи и одновременно высылается по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Датой получения претензии считается день ее передачи по электронной почте и (или) по факсимильной связи. Срок для ответа на претензию устанавливается 15 рабочих дней со дня ее получения.
Ответ на претензию направляется по электронной почте и (или) по факсу и одновременно высылается по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В случае, если в указанный в претензии разумный срок претензионные требования не удовлетворены (полностью или частично), сторона, право которой нарушено, вправе обратиться с исковым заявлением в хозяйственный (арбитражный) суд
Для разрешения иных споров сторон претензионный порядок не применяется».
Претензия предъявляется в письменной форме и подписывается руководителем организации или лицом, уполномоченным на совершение претензионных действий.
В претензии указываются:
-требования заявителя. Такие требования формулируются чётко и конкретно, например, «предлагаем вам до 1 сентября 2006 года погасить неустойку, вызванную просрочкой оплаты поставленного товара в сумме 42 675 802 рубля. В противном случае мы вынуждены обратиться в суд с иском о взыскании 42 675 802 рублей. При этом сумма претензии может состоять из суммы основного долга (например, стоимости поставленной, но не оплаченной партии товара) и сумм, отражающих денежную оценку мер имущественной ответственности должника (например, неустойки в виде пеней или штрафа, процентов за неправомерное пользование чужими денежными средствами, обязанности возместить причиненные убытки в определенном размере). Расчет претензионной суммы может содержаться в тексте самой претензии. В случаях, когда расчет является сложным и значительным по объему, он оформляется в виде самостоятельного документа, являющегося приложением к претензии;
-обстоятельства, на которых основываются требования, и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой на соответствующее законодательство;
-перечень прилагаемых к претензии документов и других доказательств. К претензии в случаях, прямо предусмотренных законодательством, прилагаются подлинные документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования, а в остальных случаях - надлежаще заверенные копии этих документов либо выписки из них (если эти документы отсутствуют у другой стороны);
-иные сведения, необходимые для урегулирования спора.
Претензия отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления, либо вручается под расписку. Зафиксировать факт направления претензии особенно важно, поскольку если претензионный порядок урегулирования спора предусмотрен законодательством или договором, в случае последующего обращения к судебной процедуре разрешения спора к исковому заявлению будет необходимо приложить доказательства соблюдения истцом претензионного порядка. В таких случаях в самом исковом заявлении необходимо, в частности, указать сведения о соблюдении истцом досудебного (претензионного) порядка.
Отсутствие ответа на претензию в установленный срок и отказ в ее удовлетворении (полный или частичный) признаётся как соблюдением досудебного порядка урегулирования спора. Доказательствами соблюдения истцом претензионного порядка служат копия претензии и документ, подтверждающий факт ее направления (вручения) ответчику. Независимо от того, была ли претензия фактически получена адресатом, досудебный порядок будет считаться соблюденным.
Очень важно учесть, что документами, подтверждающими направление претензии, могут являться, в частности, почтовая квитанция об отправке заказного (ценного) письма с описью вложения; уведомление о вручении такого письма; подлинный экземпляр претензии с отметкой (входящим номером, датой, печатью и подписью должностного лица) адресата о получении претензии и приложенных у ней документов.
Сроки рассмотрения претензий не установлены, за исключением тех сроков, которые прямо указаны в законодательстве.
Под исковой работой понимается совокупность действий организации, ее структурных подразделений и работников по подготовке исковых материалов и предъявлению исков, а также по защите против предъявляемых исков. Другими словами говоря, это юридическое средство защиты нарушенного или оспариваемого права или охраняемого законом интереса, обращенное к суду требование вынести решение о признании судом субъективного права истца и о присуждении ответчика к совершению определенных действий или воздержанию от неправомерных действий (например, о возврате имущества из чужого незаконного владения, возмещения убытков, устранения препятствий к пользованию имуществом), либо о подтверждении судом наличия или отсутствия определенного гражданского правоотношения между истцом и ответчиком (например, о признании сделки недействительной), либо об изменении или прекращении правоотношения между ними (например о расторжении договора).
Автор не ставит целью рассмотреть здесь правила судопроизводства или теоретические аспекты предмета и основания иска, и их видов. Характеристику этих вопросов можно найти как в учебниках по процессуальному праву, так и в процессуальном законодательстве, и не составят труда разобраться даже неопытному юристу. Но исходя из опыта организации исковой работы на предприятии, предлагаю несколько полезных советов.
1. Все поступающие в адрес предприятия и предъявленные к предприятию, организации претензионные письма и иски регистрируются в книгах входящей и исходящей корреспонденций предприятия с указанием номера и даты. При поступлении претензии, иска в адрес предприятия сохраняется конверт как одно из основных доказательств, применяемых при разрешении хозяйственных споров. (Золотое правило вообще: храните все конверты при любой переписке!).
 2. Юридическая служба предприятия, ведет учет исков, заявленных предприятиями, организациями, а также поступающих в их адрес (в журнальном или компьютерном варианте).
 3. Учет претензионных писем, поступающих в адрес предприятия и исходящих от него, а также подготовка ответов на претензионные письма должны быть возложены на руководителей структурных подразделений ( за исключением случая, когда претензионная работа ведётся юридической службой, имеющей в штате специалиста по претензиям).
 4. Претензионные письма, подготовленные структурными подразделениями, направляются в адрес предприятий после согласования с юридической службой.
 5.Хранение материалов по искам, заявленных в адрес предприятий, в удовлетворении которых отказано, хранятся в юридической службе в течение 3 лет, после чего подлежат уничтожению в соответствии с правилами по делопроизводству. Претензионные материалы хранятся в течение 3 лет в структурных подразделениях предприятий, организаций.
6. Документы, необходимые для предъявления иска, должны быть переданы в юридическую службу по описи под роспись ответственного работника структурного подразделения и зарегистрированы в журнале. Экономический расчет, калькуляцию, необходимые для предъявления претензионных писем, исковых заявлений осуществляет экономическая служба предприятия. Предпочтительно для таких целей в штате юридической службы иметь должность экономиста. Многие юристы удивятся, ведь расчёт сумм иска, в том числе и пени и процентов осуществляют юристы. В принципе и автор сам садится с калькулятором. Но всё-таки, давайте заглянем в квалификационный справочник должностей, служащих для всех отраслей промышленности, где в обязанности экономистов по сбыту вменено производить расчёты при подаче претензий.
  7.Принимая документы для предъявления исков, юридическая служба предприятия обязана проверить их подлинность, правильное оформление (наличие печатей, подписей, регистрацию и другие необходимые реквизиты).
 8. По полученным материалам юридическая служба готовит заключение о целесообразности и юридической обоснованности предъявления исков к должнику, а также о прогнозируемых результатах рассмотрения дела в суде на основании имеющихся материалов. Если юридическая служба сделала вывод о нецелесообразности предъявления иска в суд, то в отрицательном заключении необходимо подробно указать обстоятельства, препятствующие предъявлению иска, в том числе список материалов, которые необходимо подготовить и представить дополнительно, а также способы устранения выявленных нарушений и недоработок со стороны соответствующих служб и отделов предприятия. В необходимых случаях ставить вопрос о привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства.
9. Если исковое заявление подписывает не руководитель, а другое лицо, не забудьте приложить к исковому заявлению копию доверенности, удостоверяющую полномочия этого лица на подписание иска!
На предприятии желательно разработать соответствующее положение о претензионно-исковой работе. В качестве образца с таким положением предлагаем ознакомиться в приложении.
Как быть, если иск предъявлен вашему предприятию? В этой ситуации также существуют ряд правил.
В случае получения искового заявления, директор предприятия направляет заинтересованной службам, бухгалтерии, юридической службе для рассмотрения и принятия решения о принятии (непринятии) заявленных требований.
Заинтересованная служба вносит заключение о причинах неисполнения (ненадлежащего исполнения) обязательств предприятием.
Решение вопроса о признании заявленных в суд исков к предприятию, заключении предприятием мирового соглашения по указанным искам и отказе от исковых требований должно быть отнесено к компетенции исполнительного органа (директора, общего собрания или правления).
Юридическая служба выносит заключение о перспективах спора. В том случае, если сделано заключение о законности требований кредитора-истца, с целью избежания излишних денежных издержек руководством предприятия может быть согласован график погашения задолженности.
В том случае, если из заключения можно сделать вывод о спорности иска, юридическая служба запрашивает в бухгалтерии, заинтересованной службе первичную документацию, обосновывающую позицию предприятия, для подготовки мотивированного отзыва.
Юридическая служба, в целях недопущения причинения предприятия убытков, обязана использовать все предусмотренные законодательством способы защиты имущественных прав и интересов, в том числе посредством предъявления встречных требований.
Юридическая служба осуществляет представительство интересов предприятия в судах общей юрисдикции, хозяйственных и (или) арбитражных судах, государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов, ведение судебных дел, анализ и обобщение материалов, связанных с практикой заключения и исполнения договоров, рассмотрения претензий и судебных споров. Вопрос заключается в том, как юридическая служба осуществляет функцию представительства и, прежде всего представительства в арбитражных судах.
Гражданское материальное и процессуальное право в ряде случаев предписывает тем или иным лицам обязанность действовать в конкретных ситуациях, пользоваться принадлежащими им правами «добросовестно». Однако понятие «добросовестность» является скорее нравственной, чем правовой категорией. В арбитражных судах нередки случаи злоупотребления процессуальными правами. Это выражается, в частности, в противоречивом поведении стороны по делу, когда она в процессе разбирательства опровергает обстоятельства, изложенные ею в исковом заявлении или в отзыве, неоднократных ходатайствах об отложении слушания дела или изменении порядка ведения хозяйственного или арбитражного процесса, если они не мотивированы и преследуют цель как можно дольше затянуть процесс, безосновательные жалобы, направленные на затягивание процесса и т.п. Однако в процессуальное право на этот счёт адекватно отвечает нарушителям судопроизводства. Так в соответствующих законах предусмотрено, что лица, участвующие в деле, должны добросовестно пользоваться всеми принадлежащими им процессуальными правами. Злоупотребление процессуальными правами лицами, участвующими в деле, влечет за собой для этих лиц неблагоприятные последствия (ст. 55 ХПК Республики Беларусь, п.2 ст.43 АПК РФ).
Задача юридической службы– добиться максимального результата при рассмотрении судебных дел посредством консолидации профессиональных и материальных ресурсов, минимизации взыскания с предприятия денежных средств, и наоборот, в случае подачи иска предприятием, необходимо добиваться полного взыскания денежных средств в размере заявленных требований.

Глава 4. Функция координации связи

Сотрудничество юридической службы со структурными подразделениями стало неотъемлемой и важнейшей частью жизнеобеспечения предприятия. Собственно все направления такого сотрудничества отражены в Положении о юридическом отделе, которое приводится в приложении. Динамичное сотрудничество юридической службы с другими подразделениями требует координации и согласования действий всех сотрудников. Заметьте, указанная функция звучит не как «координации и связи», а «координации связи». Связь на предприятии бесспорно должна быть налажена, а вот координировать эту связь, как предполагается, необходимо юридической службе.
Приведу пример. Для того чтобы обоснованно отказать в требованиях энергоснабжающей организации в вопросе цены отпускаемой энергии юридической службе, возглавляемой автором, приходилось привлекать планово-экономический отдел и службу главного энергетика. После того как юридической службе были предоставлены техническое и экономическое обоснования, служба составило полноценное заключение. Вот некоторые выдержки из этого заключения.
Общество с ограниченной ответственностью «Омега» сообщает, что в соответствии с п. 3.3.2 договора от 04 октября 2006 г. №27 в случае не поступления от «Абонента» предоплаты в течение трёх рабочих дней с начала расчётного периода «Энергоснабжающая организация имеет право направить в банк платёжное требование для взыскания платы в размере 20 % от договорного объёма отпуска тепловой энергии в расчётном периоде по последней согласованной цене. Однако Ваша организация предпочла не выполнять условия вышеназванного пункта, а сослаться на несуществующие грубые нарушения со стороны Абонента, которые не предусмотрены условиями договора.
Поскольку ПУ «Газпром» не является стороной по договору от 04 октября 2006 г. №27, постольку ООО «Омега» не имеет права производить предварительную оплату за природный газ этому предприятию, и, соответственно, не является ответственным за режим ограничения подачи газа Вашей организацией.
 Сообщаем, что Положение о порядке ограничения или прекращения подачи природного газа, электрической и тепловой энергии потребителям, не обеспечившим своевременную их оплату, утверждённое Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.11.2002 г. №1578 не распространяет своё на действие на договорные отношения между нами и Вашей организации, в связи с тем, что п.1 вышеназванного положения определяет последовательность действий газо- и энергоснабжающих организаций, входящих соответственно в состав Белорусского концерна по топливу и газификации и Белорусского государственного энергетического концерна. К сожалению, Ваша организация в систему указанных концернов не входит.
Не является обоснованным увеличение стоимости 1 Гкал на 41 %. Цена на природный газ увеличилась не на 100% как указано в Вашем письме, а на 88,9 %, на электроэнергию - 21,3%.
Также ставим вас в известность, что утечка тепловой энергии из тепловой сети незамедлительно предотвращена.
Дополнительно извещаем, что в соответствии с п. 82 Правил пользования тепловой энергии, утверждённых Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 19.01.2006 г. №9 в случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору теплоснабжения сторона, нарушившая обязательство, обязана при наличии ее вины возместить причиненный этим реальный ущерб и несет ответственность в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 20 марта 1996 г. N 109 "О мерах по повышению эффективности использования электрической и тепловой энергии". Согласно п.1 вышеназванного Указа не допускается отключение электрической и (или) тепловой энергии, если оно может создать угрозу национальной безопасности, общественному порядку, здоровью населения, экономической и политической стабильности, соблюдению охраняемых законом прав и свобод граждан, а также в случаях, когда ущерб, нанесенный государственному имуществу отключением электрической и (или) тепловой энергии, превысит ущерб от совершения перечисленных действий. С лиц, виновных в совершении действий, настоящим Указом, взыскивается штраф в 5-кратном размере от суммы причиненного ущерба.».
Координация обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой.
  Функция координации играет в управлении роль, которую образно можно сравнить с ролью дирижера в оркестре. Именно благодаря ей обеспечивается динамизм административной системы предприятия, создается гармония взаимосвязей структурных подразделений, осуществляется маневрирование трудовыми ресурсами внутри предприятия. Координация призвана обеспечить единство действии всех подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на хозяйственно-экономические (финансовые) процессы предприятия.
Не надо игнорировать и неформальные связи. В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры.
В любом процессе управления имеет место как прямая, так и обратная связь. Координация деятельности немыслима без обратной связи. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Информация, полученная по каналам обратной связи, позволяет осуществить регулирование хода производства. Например, если увеличилась дебиторская задолженность, необходимо разработать систему мер, направленных на её снижение. В этом случае функция координации в конечном итоге обеспечивает достижение цели исполнителя, группы и организации в целом.
Наверно всё-таки задаёте себе вопрос, а причём здесь юрист или юридическая служба? Не удивляйтесь, юрист прежде всего управленец, координатор. Попробуйте убедить директора в том, что это ваша работа. Поднимите свой статус до уровня заместителя руководителя предприятия или хотя бы начальника управления, курирующего вопросы координации хотя бы некоторых служб. Получите солидную прибавку к зарплате. Сомневаетесь, что это не входит в компетенцию юриста? На примере разработки системы управления дебиторской задолженностью на предприятии, попробую доказать обратное, где такая система мероприятий входила в компетенцию юридической службы. Тем более, что в обязанности юридической службы входит участие в работе по ликвидации дебиторской задолженности.
Запомните юриста легче научить экономическим вопросам, нежели наоборот. И если юрист изначально вооружён экономическими знаниями, ваш имидж и авторитет только повысятся. И в последствии будет непоколебим.
 Управление дебиторской задолженностью охватывает весь процесс получения своевременной оплаты от покупателей. Управление дебиторской задолженностью — это комплекс мер, направленных на предотвращение ее появления путем тщательного анализа и ранжирования контрагентов.
Дебиторскую задолженность следует рассматривать как коммерческий кредит покупателю. Коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости (ресурсы компании предоставляются в пользование на платной основе) и срочности (срок использования предоставленных денежных средств ограничен).
Систему управления дебиторской задолженностью условно можно разделить на два крупных блока (направлений): кредитную политику, позволяющую максимально эффективно использовать дебиторскую задолженность как инструмент увеличения продаж, и комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности.
Кредитная политика формируется службами заместителя директора по финансовым вопросам (финансового директора) и может строиться на следующих условиях коммерческого кредитования:
-Стоимости коммерческого кредита. При установлении цены коммерческого кредита необходимо руководствоваться не только затратами, связанными с его предоставлением, но и стратегическими целями предприятия и рыночными условиями. Методику и варианты расчета стоимости определяют служба заместителя директора по финансовым вопросам (финансового директора).
-Срока кредитования. Здесь следует учесть фактор оборачиваемости дебиторской задолженности: средняя оборачиваемость дебиторской задолженности должна быть ниже аналогичного показателя по кредиторской задолженности. В противном случае возникает дефицит денежных средств.
-Размера дебиторской задолженности. При формировании кредитной политики необходимо определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для компании, так и по каждому контрагенту (кредитный лимит). Рассчитывая эти показатели, предприятие в первую очередь должно ориентироваться на свою стратегию (увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование свободных денежных средств). При этом нужно поддерживать достаточную ликвидность компании и учитывать кредитный риск (риск полной или частичной утраты выданных средств).
К некоторым техническим мерам проведения кредитной политики могут относиться следующие меры, осуществляемые отделом сбыта, работу которого координирует юридическая служба (но только этот вопросу, а не вопросы сбыта продукции!):
1.Депозит вместе с заказом. При поставках товаров или услуг, производимых по специальному заказу клиентов, необходимо внести требование о внесении задатка.
2.Выставление промежуточного счета. Включение в условия договоров выставление промежуточных платежных требований.
3. Кредитные лимиты. Установление кредитных лимитов на каждого корпоративного клиента, определяющих максимальный размер разрешенного кредита, так как нет уверенности в том, что клиент выполнит свои обязательства (т.е. существует риск возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности).
Например, при установлении лимита в размере 10 000 000 рублей и отгрузки продукции и ее оплате на сумму 5 000 000 рублей, покупатель имеет право в пределах лимита отгрузить продукцию.
Одним из эффективных способов оценки платежеспособности покупателя — анализ накопленного опыта работы с ним, в том числе нарушений договорных условий. Далее идет анализ статистики по объемам отгрузки в кредит. К примеру, в течение прошлого года данный покупатель ежемесячно отгружал товар в кредит на сумму 100 тысяч рублей. Зная, что поставки данному клиенту осуществляются два раза в месяц, разовый лимит отгрузки для него будет установлен в 65 тысяч рублей, то есть в размере среднего объема отгрузки за прошлый год, увеличенного на 30%, при сроке оборачиваемости 15 дней. Иначе говоря, дается возможность покупателям наращивать объемы реализации и самим расти вместе с ними. Однако такая ситуация рассматривается отдельно как «высокорисковая».
Нормирование объема отгружаемой в кредит продукции осуществляется как в целях минимизации рисков, так и для поддержания ликвидности компании на запланированном уровне. То есть наряду с прочими статьями баланса компании планируется также дебиторская задолженность.
4.Скидка за быструю оплату. При непосредственном участии юридической службы на предприятии разрабатывается система скидок и утверждается положение о скидках.
Второе направление, заключается в проведении комплекса мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности. Проведение указанного комплекса мер может быть сосредоточено в одном структурном подразделении в целях минимизации риска возникновения просроченной дебиторской задолженности, которая может обернуться для предприятия убытками.
Управление дебиторской задолженностью охватывает весь процесс получения своевременной оплаты от покупателей. Управление дебиторской задолженностью — это комплекс мер, направленных на предотвращение ее появления путем тщательного анализа и ранжирования контрагентов.
Выделим, что к основными причинам возникновения просроченной дебиторской задолженности относятся главные и факультативные.
Среди главных автор выделил:
1.Слабая работа экономистов одела сбыта: нет системы организации работы с дебиторами (работа ведется хаотично по мере возникновения просроченной дебиторской задолженности; отсутствие заинтересованности экономистов, которое заключается в боязни потерять клиентов; поощрение недисциплинированности клиентов (скрытое, неосознанное); отсутствие планирования дебиторской задолженности).
2.Недисциплинированность клиентов.
Список факультативных причин по объёму такой же:
1.Неплатежеспособность клиентов. Отсутствие у экономистов навыков определять фирмы-однодневки.
2.Отсутствие спроса, слабый маркетинг.
Исходя из анализа причин возникновения просроченной дебиторской задолженности необходимо разработать комплекс мер (стратегию), направленных на управление дебиторской задолженности, снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности.
Для реализации указанного направления необходимо разработать регламент управления дебиторской задолженностью, который включал бы:
- методику оценки финансового состояние контрагентов, которым предоставляется отсрочка платежа;
-формирование условий договоров, чтобы они побуждали контрагентов избегать нарушения сроков оплаты;
-планирование объема дебиторской задолженности и мотивация на его достижение сотрудников предприятия, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью;
- конкретные права и обязанности сотрудников, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью;
-разработка (приобретение) информационной системы по управлению дебиторской задолженностью;
-сбора информации о финансовом положении должника и изучения документов, подтверждающих возникновение задолженности;
-мониторинг (ранжирование) покупателей;
-реструктуризация дебиторской задолженности;
-претензионная работа (внесудебное погашение просроченной задолженности);
-исковая работа.
С этой целью на предприятии возможно создать Управление правовой работы и контроля дебиторской задолженности либо аналогичный департамент. Название структуры не имеет значения. В состав такого департамента входят:
- начальник департамента, имеющий юридическое образование и соответствующий стаж работы в области юриспруденции, который находится в прямом подчинении руководителя организации.
-Группа экономической безопасности (руководитель группы –ведущий экономист; экономист группы)
-Группа кредитного контроля (руководитель группы- ведущий экономист; экономист группы)
-Правовая группа (Руководитель группы –ведущий юрисконсульт; юрисконсульт).
Исходя из этой структуры, алгоритм работы департамента правовой работы и контроля дебиторской задолженности складывается из определённых этапов.
1-й этап – финансовый анализ деятельности организации поставщика. Этот этап характеризуется следующими направлениями работы.
1) оценка кредитоспособности контрагента (определение степени риска неплатежеспособности покупателей). Один из методов оценки финансового состояния контрагента, основывается на анализе финансовой (бухгалтерской) отчетности. При этом рассчитываются стандартные финансовые коэффициенты (ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости и др.), отслеживается динамика основных показателей.
Включает также последующую оперативную оценку финансового и имущественного состояния организации (первоначальную осуществляет экономисты отдела сбыта), а также деловую активность и платежеспособность предприятия.
У компании можно запросить баланс, справку об оборотах, расшифровку отдельных статей баланса и на основании этих данных достаточно быстро оценить ее платежеспособность. Такой способ может оказаться неэффективным в работе с клиентами, т.к. большинство компаний продолжают оставаться абсолютно непрозрачными, что делает их кредитование крайне рискованным.
При оценке платежеспособности можно использовать также отраслевые базы данных, содержащие информацию о компаниях-неплательщиках, или заказать оценку контрагента специализированному агентству.
Использование методики экспертной оценки платежеспособности контрагентов также актуально: сбор сведений о контрагенте из любых доступных и надежных источников информации, в частности выезд к потенциальному покупателю (иногда инкогнито) и оценить выгодность его места расположения (важно для торговых предприятий), уровень цен, ассортимент продукции и т. д. Собранная информация анализируется, и по результатам проведенной оценки принимается соответствующее решение. Недостатком экспертного метода оценки платежеспособности контрагента является сравнительно невысокая точность полученного результата, что увеличивает риски предприятия.
2) создание банка данных (специализированной информационной системы). В этой системе размещается информация о контрагентах, нарушающих условия оплаты. С одной стороны, информация используется для принятия решения о возможности предоставления коммерческого кредита, а с другой — это серьезный стимул для дебиторов платить вовремя.
3) мониторинг контрагентов, который можно осуществлять исходя из таблицы «Шкала оценки показателей надежности клиента».

Показатели Баллы
1 2 3 4
Срок работы с клиентом, лет 1 1-2 2-4 4
Объем продаж клиенту в общ. объеме продаж % До 10 10-15 15-20 20
Объем просроченной задолжен. На конец периода, % от объема отгрузки 50-100 20-50 5-20 0-5

4) анализ дебиторской задолженности, служащий для создания системы бальной оценки надежности контрагентов, которые могут быть выделены в четыре группы по уровню надежности:
-риска;
-повышенного внимания;
-надежных клиентов;
-«золотых» клиентов.
Оценка надежности контрагентов производится на основании срока работы с клиентом, объема продаж клиенту и объема просроченной задолженности данного клиента на конец периода.
Отнесение контрагента к той или иной группе осуществляется на основе интегральной оценки, которая рассчитывается как произведение балльных оценок по всем трем показателям. К группе риска относятся предприятия с интегральным баллом от 1 до 4, к группе повышенного внимания — предприятия с 5—12 баллами, к надежным клиентам — с 12—27, к «золотым» — с 28—64.
Например, фирма «В» уже год является клиентом компании «А», объем продаж этой фирме в общей доле продаж составляет 16%, а объем просроченной дебиторской задолженности не превышает 5%. Соответственно при оценке она получит баллы 2, 3, 4. Интегральная оценка будет равна 24, следовательно, фирму «В» нужно отнести к группе надежных клиентов. Это означает льготные условия предоставления кредита, высокие скидки, большой размер кредитного лимита.
Учитывая, что все перечисленные методы имеют как преимущества, так и недостатки. К оценке платежеспособности контрагента должен применяться комплексный подход. При этом необходимо периодически проводить переоценку платежеспособности контрагентов.
5) контроль за финансовым состоянием контрагентов. Контроль за финансовым состоянием контрагентов является последним этапом в управлении дебиторской задолженности. Однако данный этап целесообразно включить в финансовый анализ деятельности организации поставщика, так как сотрудники, осуществляющие работу в данном направлении, будут обеспечивать цикличность и последовательность работы департамента.
Указанные мероприятия обеспечиваются группой экономической безопасности. Работа группы основывается на непосредственном внешнем взаимодействии - с отделом сбыта, и внутреннем - с группой кредитного контроля и правовой группой.
2-й этап – разработка кредитной политики организации. Второй этап включает в себя:
1) разработку политики авансовых расчетов и предоставления коммерческих
кредитов.
Предоставление коммерческого кредита сопровождается оценкой конкурентоспособности предприятия, текущих экономические условий. Осуществляется дифференцированный подход к выработке условий кредитной политики (ослабление либо ужесточение, в зависимости от спроса и предложения товара). Анализируется кредитная политика и ее составляющие и проводится оценка кредитной политики (оценка эффективности инвестиций в дебиторов; оценка риска продаж без предоплаты и немедленной оплаты; стимулирование за досрочную оплату счетов.
2) анализ дебиторской задолженности и прогнозирование параметров исполнения долговых обязательств.
Анализируется структура, качество и динамика дебиторской задолженности. В дебиторской задолженности: оборачиваемость и операционный цикл.
Осуществляется расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам. Проводится разграничение дебиторской задолженности по периодам, а также оценка колебаний дебиторской задолженности - по группам клиентов, по территориям, во времени. Выявляются различные показатели дебиторской задолженности. При этом количественная оценка колебаний зависит от:
- объема задолженности и колебаний оборота;
- объема товарного кредита клиента и сроков возврата задолженности;
- прироста товарного кредита и прироста оборота.
Проводится анализ причин изменения дебиторской задолженности, оценка качества и ликвидности дебиторской задолженности, скорость инкассации дебиторской задолженности. Создаётся резерв по сомнительным долгам, определяется сомнительный и безнадежный долг.
3) Принятие решения о страховании дебиторской задолженности. Проводится оценка возможности и целесообразности страхования коммерческих рисков (дебиторская задолженность органично входит в состав коммерческого риска).
4) Планирование дебиторской задолженности.
Планирование дебиторской задолженности начинается с учета договоров по продаже готовой продукции, который ведётся по форме, приведенной в табл. 1. Однако целесообразно разработать специальную компьютерную программу. Такой способ учета позволит оперативно отслеживать состояние расчетов по заключенным договорам, планировать платежи, прогнозировать возможные штрафные санкции за нарушение договоров, а также легко сопоставить информацию о расчетах с покупателями и расчетах с поставщиками.



 
Таблица 1. Оперативный учет расчетов с покупателями

№ Поку-
патель № договора Дата Сумма по договору Состояние расчетов Срок платежа Штрафные санкции
общая аванс отгружено оплачено задол-
женность условия сумма
1
2
...               


Для планирования задолженности и управления ею составляется ведомость, примерный вариант которой представлен в табл. 2.

Таблица 2. Ведомость расчетов по дебиторской задолженности

№ Поку-
патель № договора На начало месяца Месяц: август На конец месяца
I неделя II неделя III неделя IV неделя
план факт план факт план факт план факт
1.
2.
... Итого               

Анализ информации, собранной в ведомостях расчетов, позволит определить «неблагополучные» договоры, платежи по которым «отстают» от плановых, и своевременно принять меры для изменения сложившейся ситуации.
На основе данных о сроках оплаты полученных из условий договоров о продаже продукции, оперативного учета расчетов с покупателями и ведомостей расчетов по договорам и рассчитываются коэффициенты инкассации. Для их определения часто используются статистические методы, основанные на анализе данных за прошлые годы.
Затем составляется план погашения дебиторской задолженности, который также представляется в виде таблицы.
Поскольку величина дебиторской задолженности зависит от объема продаж, ее планирование начинается с составления прогноза сбыта. Как правило, компании разрабатывают такой прогноз на год с поквартальным разделением. Потом определяются коэффициенты инкассации. Эти коэффициенты показывают, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в текущем периоде, какая в следующем и т. д.
Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% от стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% - в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего - 20%.
Приведём пример опыта других компаний, реализующих программу управления дебиторской задолженностью.
При определении возможного объема денежных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность (ИДЗ), одним из предприятий используется следующая формула:
ИДЗ = ОРК х КСЦ х (ППК + ПР),
где ОРК — планируемый объем реализации продукции в кредит;
КСЦ — коэффициент соотношения себестоимости и цены продукции;
ППК — средний период предоставления кредита покупателям (в днях);
ПР — средний период просрочки платежей по предоставленному кредиту (в днях).
К примеру, торговая компания покупает товар по цене 35 у.е. за единицу, несет затраты на перевозку и хранение этого товара в размере 5 у.е. за единицу и перепродает товар по цене 46 у.е. за единицу. Поскольку ежедневный объем реализации товара в кредит составляет 100 единиц, а период с момента реализации до момента получения дебиторской задолженности равен 40 дням, то допустимый размер дебиторской задолженности торговой компании составит 160 000 у.е. (46 у.е. х 100 ед. х 40 у.е. : 46 у.е. х 40 дней = 160 000 у.е.).
При изменении целей компании, ее стратегии, рыночных условий и других значимых факторов кредитная политика естественно пересматривается.
На другом предприятии при оценке эффективности кредитной политики пришли к выводу, что с точки зрения инвестиционного анализа вложения в дебиторскую задолженность ничем не отличаются от инвестиций в производственные мощности. Поэтому к дебиторской задолженности вполне применимы все основные показатели, используемые для оценки эффективности капиталовложений: чистый дисконтированный доход (NPV), внутренняя норма доходности (IRR) и индекс рентабельности (PI). Однако широкому применению такого подхода препятствует следующая проблема. Дело в том, что точно оценить дополнительные денежные потоки, которые будут сгенерированы в результате предоставления покупателям отсрочки платежа, достаточно сложно.
Например, компания решила увеличить долю рынка за счет предоставления клиентам возможности оплачивать продукцию с большей рассрочкой платежа. В результате возросла дебиторская задолженность, но при этом неясно, как новая схема влияет на ее рентабельность. По мнению автора, наиболее достоверно оценить подобного рода изменения можно, рассчитав значение показателя среднедневной маржинальной прибыли. Под маржинальной прибылью в данном случае понимается торговая наценка, за исключением переменных расходов.
Показатель среднедневной маржинальной прибыли (Pn) рассчитывается по следующей формуле:
Pn = P : dn,
где P — маржинальная прибыль, полученная за период оборачиваемости дебиторской задолженности;
dn — период оборачиваемости дебиторской задолженности (в рабочих днях3).
Наиболее эффективной будет такая кредитная политика, при которой значение показателя Pn максимально. Использовать этот показатель удобно не только при пересмотре кредитной политики компании в целом, но и при оценке эффективности работы с разными контрагентами.
Например, период оборота торговой компании составляет 25 рабочих дней, маржинальная прибыль — 800 тыс. руб. Для привлечения большего количества клиентов компания планирует увеличение отсрочки, предоставляемой покупателям, до 32 рабочих дней. При этом согласно расчетам маржинальная прибыль увеличится до 1000 тыс. руб.
Среднедневную маржинальную прибыль на текущий момент рассчитывается:
Pn = 800 тыс. руб. : 25 = 32 тыс. руб.
Затем рассчитывается этот же показатель в случае изменения кредитной политики:
Pn = 1000 тыс. руб. : 32 = 31,25 тыс. руб.
Очевидно, что изменение кредитной политики неэффективно и от него следует отказаться.
Применяя предложенные подходы к формированию кредитной политики, следует помнить, что проблема кредитования покупателей является частью более широкой задачи — выбора стратегической позиции фирмы на рынке, то есть определения приоритетов деятельности компании. Именно от стратегии зависят характер работы компании с дебиторами, кредитная политика и подходы к оценке инвестиций в дебиторскую задолженность.
Кстати, альтернативой тщательному анализу платежеспособности клиента может стать предоставление соответствующих обеспечительных мер (банковской гарантии, высоконадежных векселей, поручительства компаний с хорошей деловой репутацией).
5) создание кредитной комиссии, в которую входят юристы и представители службы безопасности, отдела продаж, маркетингового отдела и финансовой службы. Полномочия комиссии включают оценку возможности предоставления товарного кредита по запросу клиента. Вопрос кредитования решается коллегиально: служба безопасности оценивает наличие залога под товарный кредит и его принадлежность, юристы проверяют правомерность предоставления того или иного залога, финансисты оценивают возможность предоставления кредита, служба продаж выступает от имени клиента. Как правило, решение о кредитовании принимается в течение двух-трех дней.
Таким образом, контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, контроль расчетов с дебиторами, оценка реального состояния дебиторской задолженности будут обеспечиваться группой кредитного контроля. Работа группы будет основана на непосредственном внешнем взаимодействии - с отделом сбыта ( в части оценки клиентов и воздействия на них: предоставление скидок, товарного кредита), с финансовым отделом ( в части установления баланса дебиторской и кредиторской задолженности) и внутреннем - с группой экономической безопасности и правовой группой.
3-й этап – претензионная и исковая работа, осуществляется непосредственно юридической службой, который состоит из:
1) работы по предупреждению возникновения задолженности на предприятии. Кроме ведения претензионной работы, проводится разработка условий договоров, обеспечивающих исполнение обязательств. Применяются правовые способы ликвидации задолженности на предприятии: ликвидация долга в добровольном порядке, ликвидация задолженности в гражданско-правовом порядке, обеспечение возвратности долгов уголовно-правовыми средствами воздействия на недобросовестных должников (общие направления и конкретные составы преступлений), самозащита прав кредитора.
2) при неисполнении договорных обязательств правовая группа последовательно проводит следующие мероприятия:
-телефонные переговоры и напоминания о необходимости погашения задолженности;
-рассылка претензий;
-временное прекращение обслуживания клиентов;
-взыскание задолженности в судебном порядке.
Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.
Указанные мероприятия будут обеспечиваться правовой группой. Работа группы будет основана на непосредственном внешнем взаимодействии - с отделом сбыта ( в части оценки клиентов) и с бухгалтерией ( в части состояния дебиторской задолженности, подготовки условий договоров, обеспечивающих исполнение обязательств) и внутреннем - с группой кредитного контроля и группой экономической безопасности.
Если говорить о положительном эффекте от внедрения единой системы управления дебиторской задолженности, то к нему относятся: отсутствие материальной заинтересованности сотрудников отдела сбыта от контрагентов; мотивация сотрудников отдела сбыта направлена только на выполнение плана по продажам; исключается фактор недоброжелательности по отношению к экономисту отдела сбыта в случае неисполнения обязательств по договору; централизация решения задачи управления дебиторской задолженности; исключение возможности повторного заключения договора с контрагентом при наличии дебиторской задолженности, взыскиваемой в порядке претензионной или исковой работы. Но есть и отрицательные последствия. Например, как не странно, но положительный эффект может быть отнесён и к отрицательным. Например, мотивация сотрудников отдела сбыта направлена только на выполнение плана по продажам. Кроме того, при организации такой системы может начаться разрыв экономической связи между заключением договора и его ненадлежащим исполнением.
Однако заметим, главное при управлении дебиторской задолженностью — создание четких правил, которых предприятие будет жестко придерживаться. Важно, чтобы эти правила были понятны не только менеджерам компании, но и ее клиентам.

Глава 5. Аналитическая функция
Под аналитической работой понимается, в основном, периодическая распечатка и представление руководству нескольких десятков таблиц, содержащих первичные, расчетные, структурные показатели в различных разрезах: по количеству предъявленных претензий, исков, исполненных решений судов и находящихся в исполнительном производстве. В целом получается значительный объем информации, требующий немалого времени для его просмотра и анализа, которое трудно выделить в условиях постоянной текущей загруженности руководителей. В аналитике наиболее ценным является информация о критических, в определенном смысле аномальных, значениях показателей. Если один и тот же показатель, например, исполнительное производство по конкретной фирме не завершено или неисполненная претензия фигурирует в отчётных справках и эти показатели переходят из года в год, то происходит изменение знака тенденции с положительного на отрицательный, т.е. будет разрушаться паритет соотношения количества предъявленных претензий или исков с качеством их исполнения. Если вы предъявили 100 претензий, а исполнено одно, возникает вопрос, а обоснованно ли вы предъявили претензии и вообще стоило предъявлять их, не говоря уже о исках? Именно в этих случаях авторитет юридической службы может упасть. В этом случае следует устанавливать причины изменения тенденции. Конечно, при неисполнении судебных решений можно сослаться на слабую работу судебных исполнителей или судебных приставов. Но это не является выходом из критической ситуации. С судебными приставами (исполнителями) также необходимо работать. Возможно им необходима прямая помощь о предоставлении какой-либо информации о должнике или достаточно одного письменного напоминания о завершении исполнительного производства. Но при неисполнении претензии целесообразно проанализировать ситуацию по другим параметрам.
Проведению аналитической работы предшествует глубокий мониторинг показателей, т.е. отслеживания поведения показателей с целью выявления их критических значений. В связи с этим необходимо предварительно выделять группы показателей, которые могут повлиять на ситуацию в целом или в части. Приведём пример такого мониторинга. За 2006 год предъявлено претензий 25 на сумму 20 000 000 рублей, удовлетворены 21 претензия на сумму 15 000 000 рублей, что составляет 75% от предъявленной суммы, не удовлетворено 5 претензий, что составляет 15 % от предъявленной суммы.
Из этих 5 неудовлетворённых претензий можно выделить такие показатели как «претензии оставлены без ответа», «претензии в стадии рассмотрения», нерассмотренные претензии». Эти показатели являются аналитическими и требуют глубокого изучения, рассмотрения причин и последствий неисполнения претензий. Говорить о том, что это для предприятия критично или нет, мы не вправе пока не сформулирована его экономическая цель и стратегия ее достижения. Даже при одной цели, но при различных выбранных стратегиях ее достижения одно и тоже значение (последствия) может иметь при одной стратегии оценку «хорошо», при другой – «плохо».
Так, например, для одного должника напоминание об обращении в суд для разрешения проблемы является стимулом, а у другого вызывает апатию, и как следствие, самоустранение от исполнения обязательств.
Таким образом, юридической службе необходимо придать особое значение аналитической работе, под которой понимается изучение отчетов, обзора арбитражной практики, то есть ретроспективный анализ экономической деятельности компаний и фирм. Анализ опыта партнеров, конкурентов и просто субъектов предпринимательской деятельности позволяет отыскать пути оптимизации бремени исполнения обязательств до обращения в суд.
В практике работы юридической службы можно применять специальные методы, которые позволят направить должников на выбор оптимального варианта по погашению возникшей задолженности. К ним относятся: мониторинг, метод замены отношений, метод разделения отношений и метод отсрочки платежа.
Мониторинг начинается тем, что бухгалтерская служба предприятия, представляет юридической службе сведения по дебиторской задолженности с приложением всех необходимых документов. После проведения сверки дебиторской задолженности по претензиям и искам юридическая служба проводит анализ по каждому структурному подразделению с отражением количества претензий и исков полученных, предъявленных, удовлетворенных, отказанных и предъявленных по качественному признаку, по соблюдению сроков заявления и рассмотрению. При этом результаты мониторинга могут быть отражены по следующим параметрам.

Примерная форма журнала регистрации претензий, предъявленных ООО «Омега»


№п/п Дата предъявления претензии ответчик содержание претензии сумма претензии Результат рассмотрения претензии № ответа на претензию Дата ответа на претензию Примеч.
1 2 3 4 5 6 7 8 9



Примерная форма журнала регистрации претензий, предъявленных к ООО «Омега»


№п/п дата получения претензии № претензии Дата претензии Заявитель основание Сумма Валюта Количество продукции Результат рассмотрения № ответа на претензию Дата ответа на претензию Примеч
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Метод замены отношений. Как правило, одна и та же экономическая цель (в данном случае речь идёт о получение суммы задолженности) может быть достигнута несколькими путями. Действующее законодательство практически не ограничивает хозяйствующего субъекта в выборе формы и отдельных условий сделки, выборе контрагента и т.д. Предприятие вправе самостоятельно выбирать любой из допустимых вариантов, принимая во внимание эффективность операции как в чисто экономическом плане, так и с правовой точки зрения.
На этом и базируется метод замены отношений: первоначальные отношения, заменяется на операцию, позволяющую достичь ту же или максимально близкую цель, например, замена требования о взыскании денежных средств на требование на поставку имущества на ту же сумму. Необходимо особо отметить, что заменяться должны именно правоотношения (весь комплекс прав и обязанностей), а не только формальная сторона сделки (например, название договора). То есть замена не должна содержать признаков притворности или фиктивности - в противном случае контролирующие органы самостоятельно или через суд могут провести переквалификацию сделки и осуществить действия, последствиями которых будет признание судом недействительной сделки. предпорядок налогообложения, соответствующий фактическому содержанию операции. Замене подлежит весь договор, и все фактические действия сторон должны свидетельствовать об исполнении именно этого договора.
 Метод разделения отношений базируется на методе замены. Только в данном случае заменяется не все отношения, а только их часть, либо отношения дробятся на несколько. Метод разделения применяется, как правило, в случаях, когда полная замена не позволяет достичь результата, близкого к целям первоначальных отношений. Например, можно дать согласие на перевод части долга на нового должника, более платежеспособного, часть долга заменить поставкой товара, необходимого для производства вашего предприятия.
Метод отсрочки платежа. Метод отсрочки, используя элементы прочих методов (методы замены, разделения и их прочие формы: перевод долга, уступка требования, зачет однородных требований), позволяет перенести момент возникновения задолженности на последующий период, выгодный как вам, так и должнику.
В современных экономических условиях и при значительных размерах задолженности отсрочка уплаты позволит должнику существенно экономить оборотные средства, при этом увеличивается платежеспособность должника и повышается вероятность исполнения обязательств.

Глава 6. Функция контроля.

Контроль - одна из функций, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.
В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений фирмы, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения. Важной функцией контроля является разработка стандартной системы локальной документации и отчетности, проверка этих документов и их анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа. Конечно всю такую работу не осилить юридической службе, но используя в комплексе все функции деятельности, можно достичь весьма высоких показателей в управленческой деятельности предприятия, направленной на мобильность и слаженность всех подразделений.
Все объекты контроля можно разделить на две основные группы: данные для оперативного контроля и данные для стратегического контроля предприятия. Соответственно весь контроль осуществляемый юридической службой предприятия можно разделить на два направления:
1. Оперативный контроль.
Оперативный контроль - это проверка соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов и других документов нормативного характера, их визирование.
Данные оперативного контроля в основном базируются на том, что при обнаружении нарушений законности в деятельности предприятия, юридическая служба докладывает об этом руководителю предприятия для принятия необходимых мер по их предупреждению и устранению.
В рамках данного контроля юридическая служба проводит аналитическую работу включающую: анализ эффективности работы подразделений, по такому параметру как применение законодательных актов, регламентирующих производственно-хозяйственную, финансовую деятельность предприятия; анализ поведения работников при получении информации о введении того или иного нормативного акта, которым сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности; анализ эффективности работы всех подразделений предприятия.
Цель данного контроля - установить несоответствие выполняемых служебных обязанностей сотрудниками законодательным и нормативным актам, регулирующих производственно-хозяйственную, финансовую деятельность предприятия. Такой контроль проводят не только сотрудники юридической службы, но и руководители подразделений и ведущие специалисты предприятия.
2. Стратегический контроль.
Стратегический контроль - это проверка соответствия основных законодательных актов целям и задачам предприятия с учетом меняющихся факторов в законодательной сфере. В данном случае осуществляется критическая оценка эффективности локальных нормативных актов, действующих на предприятии.
К объектам стратегического контроля относятся: Законы, Декреты и (или) Указы Президента, Постановления Совмина, регулирующие экономическую, финансовую, хозяйственную деятельность предприятия, а также основные стратегии деятельности, планирование, направления деятельности, состояние локальных нормативных документов на предприятии.
В рамках стратегического контроля проводят аналитическую работу включающую: анализ всех локальных нормативных актов, действующих на предприятии (фактически осуществление ревизии); анализ состояния информационной базы предприятия; анализ перспектив развития локальных нормативных документов; проверка актуальности поставленных целей и задач предприятия, а также их реальная достижимость; проверка эффективности и соответствия выбранных стратегий предприятия поставленным целям; анализ организационной структуры (штатное расписание) на предприятии
В основе стратегического контроля может также лежать и ситуационный анализ действующих приказов, положений на предприятии.
Стратегический контроль осуществляется руководством предприятия при помощи юридической службы.
Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть сведен к трем этапам:
1. Установление норм в локальных нормативных актах;
2. Измерение соответствия выполнения этим нормам;
3. Коррекция отклонения от норм. Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований:
А). Контроль должен быть всеобъемлющим. Он не является прерогативой какого-то отдельного подразделения. Каждый руководитель должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если этого ему не поручали.
Б). Контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным. Главным в контроле является вопрос, что, а не как контролировать. Он должен быть операционным.
В). Контроль следует сосредоточить на результатах. Контролировать можно лишь измеряемые явления. Контроль должен быть экономичным. Суммарные затраты на него не должны превышать достигаемых с его помощью результатов. Чем меньше требуется контроля, тем эффективней он является.
Г). Система контроля должна быть простой. Избыточная сложность создает беспорядок.
Д). Контроль должен быть непрерывным во времени. В связи с этим на предприятии может быть создана группа контроллинга, которая совместно с юридической службой (желательно такую группу включить в состав юридической службы) осуществляла бы учёт анализа состояния дел для принятия соответствующих решений. Суть этой системы заключается в умении мыслить с позиции рядового сотрудника. Исходя из этого можно сформулировать правило: делать то, что знаешь лучше всего, никогда не заниматься тем делом, в котором вы не знаете, что делать.
Контроллинг как целостная система ориентирован на выявление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.
Е). Одновременно мягкий и жесткий контроль. Хорошо управляемые фирмы выбирают несколько ключевых параметров и жестко их контролируют, разрешая гибкость в других местах. Попытка контролировать слишком много параметров сразу ведет к развалу. Вот несколько правил:
-Главное не зарываться в бумагах - действовать.
-Не усложнять организационной структуры предприятия, иначе предприятие станет неуправляемым.
-Контактировать с людьми.
-Люди - ключ к производительности.
-Необходимо дать возможность подчиненным быть создателями.
-Делать упор на несколько основных ценностей.
-Делать то, что знаешь лучшим образом.
-Контролировать, но не давить.
Эти основные правила будут служить как руководителю мелкой фирмы, так и руководителю крупной корпорации.
В системе управления фирмой контроль решает несколько задач. Во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить появление во внешней и внутренней среде фирмы факторов, которые могут оказать на ее развитие или функционирование серьезное влияние, и своевременно отреагировать на них. Поэтому контроль не должен привязываться к строго определенному сроку, а охватывать период, и, чем последний больше, тем больше должно быть в нем точек контроля. Кроме того, с помощью контроля отслеживаются недостаточно четко выраженные тенденции развития фирмы, их направление, глубина и т.п. Все это позволяет создавать более обоснованные и надежные планы, особенно на перспективу.
Во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой фирмы изъяны, ошибки, промахи и по горячим следам принять необходимые меры для их устранения.
В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы фирмы и ее персонала в ключевых областях за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею, сравнения ее с другими фирмами.
В целом контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности фирмы и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала.
Цели контроля будут достигаться только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципам.
Прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим, держать в поле зрения все основные сферы деятельности фирмы, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Речь не идет о тотальности, мелочности, фиксации любых событии - это дорого и практически невозможно и ведет к потере самостоятельности людей, освобождает их от ответственности, а о разумном, научно обоснованном подходе, позволяющем получить достаточно полную и объективную картину происходящего.
Такой контроль, не может быть уделом одного лица или небольшой группы лиц; к нему нужно привлекать весь персонал фирмы или его значительную часть, ибо лучший контроль - это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому, чтобы получить надежный контроль, нужно от него отказаться, «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей и проверять лишь самое важное – результаты.
Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, отражать общие приоритеты развития фирмы. Второстепенные же сферы часто проверять не стоит, тем более докладывать руководству обо всех мелочах; а над простыми операциями контроль вообще вряд ли имеет смысл, так как отвлекает много сил и средств.
Контроль осуществляется не ради него самого, не ради выявления проблем, какими бы интересными они ни были, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. Поэтому информация, не предназначенная для корректировки деятельности фирмы, бесполезна и собирать ее нецелесообразно. В то же время необходимо точно знать степень отклонения реальных процессов, происходящих в фирме, от научно обоснованных стандартов, анализировать их причины и возможные последствия. Обнаружить возможные ошибки и способствовать устранению их причин значительно дешевле, чем ликвидировать последствия. Это делает контроль неотъемлемым элементом процесса планирования.
Таким образом, контроль должен быть своевременным - «в нужном месте и в нужный час», с тем, чтобы обнаружить отклонения и устранить их, пока не поздно. Удобный момент для ревизии самого процесса выполнения плана определяется не спонтанно, а в зависимости от стадии его выполнения, скорости протекания соответствующих технических, технологических и хозяйственных процессов.
Эффективный контроль требует соответствия его организации структуре и системе управления фирмой, ее планам (но без жесткой к ним привязки). Поскольку все вокруг стремительно меняется, система контроля должна к этим изменениям своевременно приспосабливаться, а поэтому отличаться гибкостью, иначе контроль будет вечно «опаздывать», что сделает невозможным использование его результатов на практике.
Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо минимизировать все сопряженные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Любой контроль, который требует на свое осуществление больше затрат, чем приносит прибыли, не улучшает степень владения ситуацией руководством фирмы, а ухудшает, направляет его действия по ложному пути.
Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты, учета личных качеств людей, их должностного положения, связей в коллективе, благожелательного подхода к людям.
Таким образом, эффективный контроль невозможен без учета человеческого фактора. Поэтому он должен быть не только объективным, но и доброжелательным, не допускать скрытого наблюдения за сотрудниками, значительно ухудшающего морально-психологический климат в фирме, исключать поиск «козлов отпущения», что невозможно без максимальной открытости, гласности.
Вообще следует избегать чрезмерного контроля над людьми, ибо это, кроме растраты средств и излишних эмоций, ничего не даст. С другой стороны, продолжительное отсутствие контроля воспринимается как проявление безразличного отношения руководства к делу и людям, свидетельство малой значимости их самих и выполняемой ими работы. Возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним более тесный контакт, переговорить по всем возникающим проблемам, не опасаясь негативного отношения с его стороны, соответствует интересам и желаниям большинства исполнителей.
В заключении предлагаем читателю несколько методов контроля, применяемых юридической службой на предприятии.
Методы контроля — это способы, с помощью которых определяется результативность деятельности структурных подразделений. Основные методы контроля: повседневное наблюдение поможет составить правильное суждение об отношении к работе, доступности локального нормативного материала; неформальный устный опрос, при котором выясняется несовершенство действующего локального документа.
Существуют множество видов контроля. Автор предлагает в качестве примера показать реализованную комплексную систему контроля на предприятии над активами, которые можно использовать для поддержания финансовой и отчетной дисциплины в компании. Представленный перечень содержит наиболее распространенные меры контроля, имеющиеся в большинстве организаций. Однако такие меры проводились комплексно финансистами совместно с юридической службой. Такой перечень может быть дополнен добавочными контролирующими мерами в случаях, когда потенциал потери активов считается чрезмерно высоким, причем обратное справедливо в других случаях.
Итак, направления контроля следующие:
1. Нормативная база. Изучается вся нормативная база ( как законодательная так и локальная) регулирующая финансовую деятельность предприятия.
2. Деньги. Считается, что работа с наличностью изобилует проблемами контроля, что приводит к, возможно, чрезмерным мерам контроля. Хотя ниже перечислены многие потенциальные направления контроля, где следует пытаться создать такой набор мер, который сбалансирует затраты на него с достигнутым повышением его уровня контроля. Меры следующие:
  Проводите внезапные проверки сейфа с деньгами.
  Лимитируйте суммы наличности на мелкие расходы.
  Проводите выверку банковских счетов.
  Обновляйте карточки подписей.
3. Инвестиции. Увод инвестиционных фондов является той областью, где некая личность имеет наилучшую возможность украсть крупные суммы финансовых средств компании или разместить их в несоответствующие инвестиции с высоким риском потерь. Следующие меры контроля призваны ограничить эти риски:
  Устанавливайте лимиты на инвестиции.
  Требуйте разрешений на перевод средств с одного счета на другой.
4.Кредиторская задолженность. Меры контроля необходимы в области кредиторской задолженности для того, чтобы знать, что служащие не получают плату от клиентов и затем скрывают это должностное преступление, подчищая записи о кредиторской задолженности этих клиентов. Наиболее распространенные меры контроля следующие:
  Сравнивайте полученные оплаты с проводками кредиторской задолженности.
  Сверяйте остатки кредиторской задолженности, периодически высылая бланк подтверждения клиентам, удостоверяющий сумму, которую они заплатили компании.
  Требуйте разрешения на списание просроченной задолженности.
  Требуйте одобрения кредитов.
Кредиторская задолженность - это одна из самых распространенных областей, где происходит неправильное использование активов, а также область, в которой наиболее вероятно возникновение транзакционных ошибок. Поэтому:
  Сравнивайте произведенные платежи с полученными накладными.
  Сравнивайте номера счетов, полученных от поставщиков.
  Устанавливайте ограничения на покупки по кредитным картам.
  Требуйте одобрения руководством всех заимствований и погашений долга
5. Инвентаризация. Компания может иметь так много товара, что надежная система контроля необходима просто для того, чтобы обеспечить некую степень защиты вообще. Таким образом, практически все нижеследующие меры контроля рекомендуются для обеспечения высокого уровня точности учета товаров:
  Проводите инвентаризацию. Если никто и никогда не проводил учет товарно-материальных запасов, то постепенно их действительное количество будет отклоняться от учетных записей, и со временем накопленные разночтения будут нарастать.
  Контролируйте доступ к учетным данным о состоянии товарных запасов.
  Требуйте заполнения форм на списание в отходы и передел брака.
  Ограничивайте доступ на склад.
  Отделяйте запасы, принадлежащие клиентам.
6. Авансы служащим. Служащие могут просить авансы в счет очередной зарплаты или для оплаты расходов в предстоящей командировке. В любом случае, легко потерять след аванса. Перечисленные ниже меры контроля необходимыми того, чтобы обеспечить в конечном счете возвращение аванса:
  Постоянное отслеживание всех выданных авансов.
  Требуйте разрешений на выплату всех авансов работникам.
7. Основные средства. Покупка и продажа основных средств требует особых мер контроля, при получении соответствующих разрешений на проведение сделки, а также надлежащий учет средств, связанных с основными фондами. Все нижеследующие меры контроля следует применять для достижения этих целей:
  При закупках основных средств должны иметься надлежащие предварительные разрешения.
  Удостоверьтесь, что проводятся правильные расчеты амортизации.
  Удостоверьтесь, что списание основных средств надлежащим образом санкционировано.
  Удостоверьтесь, что все платежные документы, связанные с продажей основных средств, правильно оприходованы.
  Удостоверьтесь, что основные средства утилизируются.
8. Выручка. Основной проблемой контроля, связанной с выручкой, является обеспечение того, чтобы все отгрузки сопровождались своевременной отправкой счетов. Сбой контроля в этой области может привести к крупной недостаче выручки и угрозе общей ликвидности компании.
  Сравнивайте все выставленные счета с реестром отгрузок.
  Сравнивайте использованные скидки с разрешенным возвратом товаров.
  Выявляйте отгрузки товарных образцов в реестре отгрузок.
9. Себестоимость проданных товаров. У компании есть много способов потерять контроль над своими издержками в области себестоимости проданных товаров, поскольку она имеет многочисленный персонал и самую крупную часть издержек компании. Применение предлагаемых ниже мер контроля в производственной сфере будет сильно зависеть от предполагаемых выгод, которые будут получены от их использования, по сравнению с теми масштабами, в которых они будут мешать плавной работе производственного подразделения.
  Сравнивайте стоимость всех выполненных работ с плановыми затратами.
  Сравнивайте плановую потребность в рабочей силе с фактическим производственным персоналом.
10. Выдача со склада согласно спецификациям. Надежным видом контроля над материальными издержками является требование использования спецификации сырья и материалов для каждого производимого изделия, а также требование выдавать ресурсы из сырьевых запасов, предназначенных для производства этих изделий, исходя из количеств, указанных в спецификациях сырья и материалов.
  Делайте закупки на основе рамочных закупочных ордеров и связанных с ними поставок.
  Отклоняйте все покупки, которые не были заранее одобрены.
11. Расходы на поездки и развлекательные мероприятия. Отчеты служащих о расходах могут включать десятки позиций, по которым они просят возместить затраты, причем некоторые из них могут противоречить политике компании в отношении компенсации затрат. Чтобы выяснить, что эти статьи «серых расходов» выявлены, многие бухгалтеры затрачивают необоснованно много рабочего времени на детальное изучение отчетов о расходах. В действительности, чтобы сделать эти отчеты «честными», в целом будет достаточно несколько меньшей формы контроля, например, аудита отчетов о расходах:
  Выборочно проверяйте отчеты о расходах.
  Издайте инструкцию, касающуюся разрешенных расходов.
  Требуйте визирования руководителями всех отчетов о расходах.
12. Расходы на заработную плату. Меры контроля, используемые в отношении заработной платы, охватывают две области — предотвращение переплат служащим и предотвращение мошенничества, связанного с выпиской платежных чеков на несуществующих работников. Для обеих видов контроля:
  Требуйте одобрения всех сверхурочных часов, отработанных персоналом с повременной оплатой.
  Требуйте одобрения всех изменений в оплате.
  Выдавайте деньги непосредственно получателям.
  Направляйте списки выплат по зарплате руководителям подразделений.
13. Расходы на офис, мебель. Хотя это относительно небольшая статья, следующий вид контроля призван выяснить, что служащие благоразумны в своих приобретениях обстановки для офисных помещений:
  Сравнивайте стоимость мебели и другого имущества служащих с нормами компании. Служащие могут приобрести мебель по цене, намного превышающей ту, по которой ее может купить благоразумный менеджер. Эту проблему можно решить, издав инструкцию, устанавливающую максимальную стоимость мебели для одного служащего, и проводя ее в жизнь посредством периодических внутренних аудитов фактических затрат. Другим средством ее реализации является санкционирование стандартного набора мебели, приобретаемого снабженцами, причем любая мебель вне этого списка требует специального разрешения.
И последнее, о главном. Некоторые регулярные платежи поставщикам базируются на долгосрочных контрактах. Большинство следующих мер контроля связано с наличием полного представления об условиях этих контрактов, чтобы компания не делала неправильных по размеру платежей:
  Отслеживайте изменения в контрактных издержках.
  Отслеживайте время возобновления контрактов.
  Требуйте одобрения для различных уровней денежных обязательств, вытекающих их контракта.
Представленный набор рекомендуемых мер контроля охватывает только наиболее распространенные из них. Их следует дополнять, анализируя процедуры, используемые компанией, чтобы увидеть, есть ли необходимость в дополнительных мерах контроля (или в их сокращении), в зависимости от того, как структурированы эти процедуры. Меры контроля будут также значительно различаться по отраслям: например, банки устанавливают многоуровневый контроль за обработкой наличности, поскольку это совершенно иной бизнес.
Таким образом, представленные меры контроля следует рассматривать только как основу для всеобъемлющего комплекса мер контроля, которые должны удовлетворять специфическим нуждам каждой компании.

Глава 7. Работа по укреплению и предупреждению нарушений законности
Законность традиционно понимается как неукоснительное исполнение законов и соответствующих им иных правовых актов всеми организациями и должностными лицами. Деятельность юридической службы в этом направлении начинается с проведения правовой экспертизы тех или иных возможных хозяйственных решений, подготовки заключений руководству предприятия (устно или письменно) по вопросам применения законодательства. Эта функция имеет весьма важное значение, т.к. правильно выбранная хозяйственная стратегия предприятия является одним из условий его успешной работы. Очевидно, что эта стратегия должна быть основана на строгом соблюдении требований законодательства. И наоборот, стратегия, основанная на обходе правовых норм, рано или поздно приводит к ощутимым материальным потерям и даже к краху, банкротству предприятия.
Защита прав и законных интересов предприятия начинается с момента глубокого анализа юридической ситуации, последствием которой явится рассмотрение её в суде и неблагоприятное решение по ней. В связи с этим юридическая служба должен принять меры к предупреждению судебных споров, а если такой спор все же возникает - содействовать заключению мирового соглашения. Юридическая служба должна заботится об устранении всего, что препятствует мировому соглашению.
Специфика деятельности юридической службы предприятия заключается в том, что она объективно располагает возможностью рассмотреть проект локального акта - решения общего собрания, постановления совета директоров, приказа или распоряжения исполнительного органа предприятия еще до принятия, подписания или утверждения соответствующего акта. Тем самым юридическая служба может реально способствовать предотвращению принятия незаконных управленческих решений.
Проверка законности локальных (внутренних) документов предприятия - это один из наиболее сложных участков работы юриста. Сложность состоит в том, что юристу нужно не только знать законодательство, чтобы обеспечить соответствие ему издаваемых в организации локальных актов, но и принять правильное решение, когда он сталкивается с противоречиями между федеральными и региональными правовыми актами, между федеральными законами и ведомственными инструкциями, между актами законодательства и актами местного нормотворчества.
Понятно, что законы имеют верховенство на всей территории государства. При применении норм законодательных актов необходимо учитывать решения Конституционного Суда, его оценку актов или их отдельных положений, которые в случае признания их неконституционными утрачивают силу и не подлежат применению.
Весьма важное значение имеют локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, принятие которых работодателем предусмотрено Трудовым кодексом. Особенность таких актов в том, что при их принятии работодатель обязан в установленных случаях учитывать мнение представительного органа работников. К числу таких актов относится определение порядка индексации заработной платы, введение, замена и пересмотр норм труда, правила внутреннего трудового распорядка и т.п. Юридическая служба, работая с проектами локальных нормативных актов по труду, должна учитывать требования законодательства о том, что акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. Предусмотрено, что в таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие соответствующие нормы трудового права.
Большинство действующих в стране коммерческих организаций создано в виде акционерных обществ или обществ с ограниченной ответственностью, правовое положение которых регламентировано специальными законодательством и уставами конкретных предприятий. Для таких предприятий характерна высокая степень саморегулирования в пределах компетенции органов управления, предусмотренной соответствующими законами.
Работа юриста, связанная с правовым анализом локальных актов, однако, не завершается проверкой их законности. На предприятии должна быть выработана система подготовки, издания и признания утратившими силу локальных актов. Если такой порядок в организации определен, то можно избежать появления не согласованных друг с другом документов, своевременно отменять устаревшие документы, вовремя реагировать на изменения законодательства.
В тех случаях, когда на предприятии имеется множество локальных актов, изданных в разные годы, и работа по их упорядочению не проводилась, целесообразно создать комиссию во главе с руководителем организации для проведения инвентаризации и, соответственно, отбора действующих локальных актов и признания утратившими силу (полностью или частично) устаревших и не соответствующих законодательству внутренних документов. При этом роль юридической службы в работе такой комиссии является весьма важной, поскольку одним из основных критериев этого отбора является соответствие или несоответствие законодательству того или иного локального акта.
Другим критерием является степень полноты реализации полномочий данного юридического лица в соответствующих локальных актах.
Результатом этой работы мог бы быть реестр действующих локальных нормативных актов предприятия (см. главу 3), который позволит учесть все изданные здесь нормативные документы правового характера. Создание такого реестра значительно облегчит работу юридической службы по приведению проектов решений общих собраний, приказов генерального директора и иных документов правового характера в соответствие с законодательством. Это даст возможность одновременно с принятием нового локального акта ставить вопрос о признании утратившими силу (полностью или частично) ранее действовавших документов по данному вопросу, внесению в них изменений и дополнений.
Предприятие обязано приводить свои учредительные документы и локальные акты в соответствие со вступившими в силу новыми законодательными актами, постановлениями Правительства, другими обязательными для исполнения правовыми актами. Смысл всей этой работы в том, чтобы все виды деятельности предприятия осуществлялись в правовых рамках. Это, в свою очередь, позволяет избежать применения экономических санкций за нарушения законодательства.
Учитывая, что работа с локальными актами на предприятии должна вестись регулярно, целесообразно издать приказ (постановление, распоряжение и т.п.) по предприятию, утверждающий положение о порядке подготовки локальных нормативных актов в соответствующей организации. В таком положении можно определить систему работы с внутренними документами предприятия, порядок их визирования, пересмотра, участия отдельных служб и должностных лиц в этой работе. Примерный образец указанного положения приводится в приложении.
В условиях рыночных отношений получает развитие принцип юридического дозволения, когда предприятие по собственной инициативе вправе принимать любые решения, не противоречащие законодательству. Очевидно, что именно юрист предприятия, как специалист по праву, обладает наибольшей компетентностью в вопросах подготовки таких решений, которые бы не противоречили законодательству. В условиях, когда действуют многочисленные законы, указы, постановления, акты министерств и ведомств, местных органов власти, от юридической службы зависит многое и прежде всего она должна объективно информировать руководство предприятия о действующем законодательстве, о тех последствиях, которые могут наступить в случае нарушения законов или иных нормативных актов. Актуальным остается древнее латинское изречение: «Scire leges non est verba tenere sed vim ac mentem» (Знание законов заключается не в том, чтобы помнить их слова, а в том, чтобы понимать их силу и смысл).
Глава 8. Участие в планировании сделок и договорная работа
Специалисты юридической службы не всегда привлекаются к планированию сделок и нередко узнают о необходимости заключить договор с контрагентом тогда, когда этот вопрос уже решен руководством предприятия. Бывает и так, что к ним обращаются лишь тогда, когда договор заключен без участия юридической службы, но возникла конфликтная ситуация с контрагентом по договору.
Убедите руководителя в том, что на стадии планирования будущих сделок целесообразно привлекать юридическую службу. Для чего? На этой стадии оцениваются правовые последствия возможного неисполнения обязательств со стороны будущего контрагента, судебные перспективы споров, которые могут возникнуть. Это касается практически всех видов сделок, включая кредитные договоры.
На следующей стадии - заключения договоров (контрактов) - роль юридической службы трудно переоценить. Для коммерческих организаций договоры (контракты) - это основные документы, в которых реализуется вся основная деятельность предприятия. От качества текста договора (контракта) зависит многое. Однако визированием договора не ограничивается участие юридической службы в договорной работе. Не менее важно обеспечить юридическое сопровождение договора (контракта), имея в виду использование правовых средств для обеспечения выполнения договорных обязательств.
Юридическая служба организует работу или участвует в работе по предъявлению претензий к нарушителям договорных обязательств в тех случаях, когда предъявление претензий является обязательным по закону или по условиям договора. Если в претензионном порядке не удается достичь разрешения спора, то юридическая служба обеспечивает предъявление иска в судебные органы.
В тех случаях, когда к предприятию предъявляются претензии или иски, юридическая служба готовит самостоятельно либо с участием других подразделений отзывы по предъявленным требованиям.
Как правило, предприятие имеет множество договоров (контрактов) со своими контрагентами, поэтому целесообразно регламентировать порядок прохождения документации, связанной с подготовкой и заключением договоров (контрактов) и осуществлением контроля за их выполнением. Такая регламентация возможна в виде специального положения, примерный образец которого прилагается в конце книги.
Локальный акт предприятия, регламентирующий организацию договорной работы и деятельность подразделений и должностных лиц, должен быть связан с подготовкой, прохождением, порядком визирования, подписания, отправления договоров, рассмотрением разногласий, контролем за их реализацией. При этом следует учитывать требования гражданского законодательства, в частности Федеральный Закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и Федеральный Закон "Об акционерных обществах", Закон Республики Беларусь «О хозяйственных обществах» о порядке совершения крупных сделок.
Важно понять, что речь идет не о бюрократизации процесса заключения договоров (контрактов), а о том, чтобы исключить случаи подписания некачественных документов, когда устанавливаются нереальные обязательства, отсутствуют сроки их выполнения, договоры (контракты) подписываются лицами, не имеющими соответствующих полномочий, не согласовываются цены на те или иные виды товаров, подлежащих поставке и т.п.
В случаях, когда законодательством предусматривается государственная регистрация договоров (контрактов), необходимо в локальном акте отразить, какое именно подразделение или должностное лицо будет заниматься подготовкой и представлением соответствующих материалов для государственной регистрации.
Слабое место многих локальных актов по вопросам организации договорной работы - это недостаточная урегулированность или полное отсутствие упоминаний о контроле за выполнением договорных обязательств. При этом речь идет как о собственных договорных обязательствах, так и об обязательствах партнеров по договору. Для контроля за выполнением собственных договорных обязательств необходимо определить конкретные службы, отвечающие за снабжение сырьем, материалами, оборудованием, производство и реализацию товаров, подлежащих поставке. Для контроля за выполнением обязательств контрагента по договору следует определить те службы, которые обязаны незамедлительно информировать руководство предприятия о случаях срыва поставок продукции на предприятие, подготавливать и передавать юридической службе материалы для предъявления претензий и (или) исков. В зависимости от конкретных условий возможен вариант, когда соответствующие службы готовят претензионные материалы самостоятельно.
Учитывая, что на многих предприятиях объем претензионно-исковой работы большой, можно рекомендовать подготовить локальный акт (приказ, распоряжение, стандарт предприятия и т.п.), регламентирующий порядок организации и ведения этой работы или предусмотреть такой порядок в указанном локальном акте о ведении договорной работы. Цель такой регламентации - определить функции структурных подразделений и должностных лиц предприятия по учету, подготовке, визированию, подписанию и направлению претензионных и исковых материалов. Роль юридической службы в этой работе определена одной из ее основных обязанностей - защитой законных интересов предприятия. Следовательно, именно юридическая служба должна разработать методику претензионно-исковой работы на данном предприятии с учетом конкретных условий его деятельности. Что же касается участия в этой работе других структурных подразделений или должностных лиц, то регламентация их обязанностей обусловливается теми основными функциями, которые они выполняют (например, строительное подразделение - по договорам строительного подряда, выполнения проектных работ, служба главного механика - по договорам на ремонт оборудования, административно-хозяйственная служба - по договорам аренды нежилых помещений, транспортная служба - по договорам на эксплуатацию подъездных путей, техническое обслуживание и ремонт техники и т.п.).
Юридическая служба также принимает участие в рассмотрении материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью выявления долгов, требующих принудительного взыскания. В настоящее время функция юридической службы, связанная с ликвидацией долгов, очень актуальна.
В повседневной хозяйственной практике следует учитывать такие явления, как юридические риски (риск случайной гибели имущества, страховые случаи), недобросовестность партнеров по бизнесу и т.п. Все это требует тщательного учета и анализа при заключении договоров (контрактов) и их исполнении, а также при осуществлении иных актов хозяйственной деятельности. Основной формой хозяйственных связей между Предприятием и внешними организациями (по поставкам, подряду, перевозкам, услугам, аренде и др.) является договор, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Вышеназванное показывает, что существует определённая технология заключения договоров. Поэтому по порядку заключения договоров автор предлагает 20 рекомендаций, которые можно отразить и в локальном акте.
1.Оформление договорных отношений путем обмена письмами, телеграммами, по факсимильной связи допускается только в исключительных случаях – при поставках, услугах и других обязательствах, носящих разовый характер, и если согласованы все необходимые условия: предмет договора, наименование, ассортимент, качество, количество, цель приобретения, цена и сроки.
2.Договорные отношения оформляются от имени Предприятия. Поэтому в преамбуле договора, заключаемого руководителем филиала предприятия должна быть следующая фраза: «ООО «Омега» в лице директора филиала, действующего на основании доверенности…». Директор филиала, действует в рамках полномочий, оформленных в доверенности. При этом ссылка на номер и дату доверенности, по которой предоставлены данные полномочия на заключение договора, в заключаемых договорах обязательна.
3.Договоры заключаются на срок, необходимый для исполнения договорных обязательств, по усмотрению сторон. Стороны вправе продлить действие заключенного договора на тех же условиях на новый срок.
Если срок договора определен исходя из решения компетентных органов, обязательного для обеих сторон, то последние не вправе переносить сроки действия договора без согласования с этими органами.
4.Примерные формы договоров разрабатываются юридической службой и утверждаются руководителем предприятия.
5.Должностные лица, оформляющие договоры, обязаны поддерживать постоянную связь с юридическим отделом.
Составление проекта договора, подготовка к подписанию, отправка его другой стороне осуществляется подразделением, к сфере деятельности которого относится данный договор.
6.Оформление договора включает в себя:
-подготовку проекта или заполнение всех реквизитов имеющегося проекта договора;
-согласование (визирование) проекта договора со всеми заинтересованными подразделениями:
-присвоение номера договора и его регистрацию;
-составление и рассмотрение протокола разногласий.
7. Все договоры обязательно визируются. Виза является пометкой должностного лица на договоре, означающей согласие с содержанием этого договора. Визирование осуществляется в следующем порядке: - руководитель подразделения-исполнителя; главный экономист (в договорах на поставку продукции, и спецификациях или протоколах согласования цен); главный бухгалтер; специалисты юридической службы.
Визирование договора производится руководителем подразделения или лицом замещающим по приказу, с проставлением даты и расшифровкой подписи.
При отказе в визировании договора, руководитель подразделения обязан, не визируя договор, изложить свои доводы и возражения письменно на отдельном листе.
Договоры, разработанные и предложенные контрагентами (второй стороной) направляются в соответствующие подразделения, анализируются специалистами юридической службы и визируются в вышеуказанном порядке.
8. Договор составляют, как правило, в двух экземплярах. В трех экземплярах договор составляют только в случаях, предусмотренных законодательством. Подразделение должно иметь копию договора для оперативной работы в случае отправки двух экземпляров договора для подписания контрагенту.
При решении вопросов о целесообразности заключения договора с фирмами и индивидуальными предпринимателями подразделение-исполнитель обязано проверить финансовое положение стороны по договору, их правовой статус.
Для подтверждения правового статуса от стороны по заключаемому договору необходимо истребовать:
- паспорт (копия паспорта) и доверенность лица, уполномоченного заключать договоры.
- копии учредительных документов;
-свидетельство (копия) о регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя;
-извещение о присвоении УНН, (для РФ–ИНН), извещение (свидетельство) о постановке на учет в налоговые органы.
- доказательства места нахождения контрагента (гарантийное письмо, договор аренды, технический паспорт собственника помещения и т.д.).
При необходимости подразделение-исполнитель обязано убедиться в сроках действия и подлинности предъявленных документов, а также потребовать от контрагента подтверждения его платежеспособности (представление мемориального ордера о движении денежных средств, выписки из реестра и т.д.) и наличия имущества на балансе стороны по договору.
При подготовке к заключению договора подразделение-исполнитель обязано принять меры к тому, чтобы сторона по договору сообщила в договоре свое полное наименование с расшифровкой аббревиатур; полный юридический адрес (почтовые, платежные и отгрузочные реквизиты, телефон, факс); наименование продукции с указанием марки, артикула, типа, ассортимента и других ассортиментных показателей; количество поставляемой продукции с разбивкой по периодам поставки; порядок расчетов (в том числе бартер); цену или порядок ее установления. Кроме того, сторона по договору должна обеспечить представление подписанной и скрепленной печатью спецификации на продукцию.
При отсутствии вышеуказанных сведений подразделение-исполнитель обязано дополнительно запросить и получить их до согласования (визирования) договора.
Проект договора или подписанный обеими сторонами договор с приложением в необходимых случаях спецификаций и других документов направляют другой стороне для оформления.
В исключительных случаях для оперативного решения вопросов допускается обмен договорами по факсимильной (электронной) связи. Дополнительно договор, заключенный по факсимильной (электронной) связи, обязательно должен быть подтвержден договором, который будет иметь подлинную подпись и подлинную печать.
Получение подлинных дополнительных соглашений, спецификаций и других документов договорного характера, переданных по факсимильной связи, также обязательно.
9.При несогласии с отдельными пунктами договора заинтересованная сторона с целью изменения условий договора составляет протокол разногласий. Внесение каких-либо изменений в текст договора не допускается.
Протокол разногласий составляют в трех экземплярах, два из которых высылают другой стороне заказной корреспонденцией вместе с экземпляром оформленного договора. На всех экземплярах договора в этом случае перед подписью директора филиала или другого лица, подписывающего договор, делается надпись: «С протоколом разногласий». О высылке протокола разногласий указывают в сопроводительном письме при возврате договора.
Получив возвращенный другой стороной оформленный договор с протоколом разногласий, подразделение-исполнитель обязано обобщить результаты рассмотрения и в пятидневный срок принять меры к согласованию разногласий со стороной по договору путем составления протокола согласования разногласий, обмена письмами, телеграммами и т.д.
Следует иметь в виду, что, если в процессе заключения договора стороны не придут к соглашению, договор считается незаключенным. Это не касается договоров, заключаемых на основании актов вышестоящих органов, которые являются обязательными для обеих сторон, и преддоговорные споры по которым подлежат рассмотрению в судах.
10. Подписание дополнительных соглашений к договорам производится в том же порядке, что и оформление, визирование и подписание договоров. Дополнительное соглашение может иметь место только в том случае, если договор уже заключен.
11.Договоры на аренду помещений должны иметь в качестве приложения дополнительное соглашение на коммунальные услуги арендуемого помещения.
12.В случае заключения договоров на длительный период без указания конкретного количества приобретаемых или поставляемых товаров, цены и суммы, со ссылкой на содержание этих сведений в спецификациях, спецификации подлежат оформлению, подписанию в том же порядке, что и договора.
13. Вся переписка, связанная с заключением и исполнением, как исходящих, так и входящих договоров, может осуществляться по факсимильной, электронной связи, заказной корреспонденцией. При этом заказной корреспонденции отдается предпочтение.
Сохранение конвертов с почтовым штемпелем, в которых доставлены документы, служащие основанием для заключения договоров, является обязательным.
14. Договор может быть изменен или расторгнут только по соглашению сторон.
Односторонний отказ от выполнения договора и одностороннее изменение его условий не допускаются, кроме случаев, прямо оговоренных в законодательстве. В случае необходимости изменить или расторгнуть договор подразделение-исполнитель направляет другой стороне по договору свои предложения с установлением срока для ответа; в установленный срок подразделение-исполнитель направляет материалы юридическую службу для передачи дела в хозяйственный или арбитражный суд.
15.Поскольку в договорных отношениях между сторонами отсутствие ответа не означает согласия, постольку всякого рода указания в договорной переписке на то, например, что «неполучение ответа в установленный срок считается согласием на наше предложение» или «данное письмо считать неотъемлемой частью договора», юридического значения не имеют. Во всех случаях требуется только письменно выраженное согласие.
16.Договоры хранятся в подразделении-исполнителе. Договор в течение четырехлетнего срока хранения находится в подразделении-исполнителе.
17.Контроль за исполнением договоров осуществляется подразделением-исполнителем. Учет исполнения договорных обязательств ведется в специальных журналах или на карточках специалистом подразделения-исполнителя с отражением объема сведений, необходимых для осуществления контроля и производства анализа эффективности договорной работы со стороны вышестоящего руководителя подразделения-исполнителя.
18.Подразделение-исполнитель ведет регистрацию всех договоров, как входящих, так и исходящих, по общим правилам делопроизводства.
Договоры регистрируются и представляются на подпись директору предприятия или лицу, уполномоченному осуществлять сделки.
19.Постоянный контроль за правильностью и своевременностью оплаты, за своевременным поступлением продукции, получаемой по предварительной оплате, за отгрузкой продукции осуществляет подразделение-исполнитель Предприятия.
20.Анализ эффективности договорной работы, производимой подразделениями, проводится руководителями подразделений и юридической службой.
Таким образом, договорная работа должна постоянно находиться в динамике, анализироваться, реализовываться посредством изучения законодательства о договорах и обучения всех сотрудников предприятия приёмам и методам правильного заключения и надлежащего исполнения договоров.

Глава 9. Обеспечение сохранности имущества предприятия.

На юридическую службу возлагается руководство подготовкой материалов о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении экологического законодательства для передачи их следственным органам и судам. Однако более важной задачей юридической службы является осуществление превентивных мер, использование всех имеющихся правовых средств с целью предупреждения и недопущения на предприятии таких хищений и растрат и других незаконных действий работниками предприятия.
В данном случае юридическая служба совместно с бухгалтерией обязана разработать соответствующий локальный акт, который предусматривал бы строгий учёт и контроль товарно-материальных ценностей.
Учет материалов на складах, в производстве и в бухгалтерии организуется и ведется под руководством главного бухгалтера.
Основными задачами учета материалов (сырья, основных и вспомогательных материалов, полуфабрикатов, топлива и запасных частей) на предприятии являются:
правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
систематический контроль за сохранностью и использованием материалов в местах хранения, в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования и на всех этапах их движения; за соблюдением установленных норм запасов;
своевременное выявление излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.
Учет материалов на складах, в производстве и в бухгалтерии организуется и ведется под руководством главного бухгалтера.
Скрупулёзный учёт достигается оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, систематическим контролем работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования, предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов, подтверждением связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета.
Юридическая служба должна понимать, что от созданных условий на предприятии, необходимых для нормальной работы и обеспечения сохранности материальных ценностей зависит судьба спора в суде в системе правоотношений, где субъектами являются работодатель – работник. Поэтому юридическая служба должна способствовать созданию этих самих условий.
К таким условиям, на наш взгляд относятся:
-наличие оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения),
-размещение материалов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и размерам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы можно было обеспечить возможность быстрых их приемки, отпуска и проверки наличия;
- прикрепление ярлыков с указанием данных о находящемся материале в местах хранения каждого вида материала;
-оснащение мест хранения материалов необходимым измерительными приборами;
-организация централизованного производства, там, где это необходимо и целесообразно,
-установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей и заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;
-определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со кладов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия (стройки) материальных ценностей.
-установление четкой системы документооборота и строгого порядка оформления операций по движению материальных ценностей;
-проведение систематических инвентаризаций;
Особое место в вопросах сохранности имущества принадлежит чёткой организации оформления операций по движению материалов. Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами, формы которых утверждаются в установленном порядке.
Работа юридической службы сводится к нормативному обеспечению всех соответствующих служб, связанных с приёмкой товара. Что же можно предложить включить в локальный акт регулирующий движение и учёт материальных ценностей?
Вот несколько рекомендаций на этот счёт.
1.Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:
-зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
-проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
-сделать в книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
-акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
-передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза; (перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером);
-передать документы в финансовую службу или бухгалтерию.
2. Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается доверенность на получение материала.
3.Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу для руководства при приемке и оприходовании материалов.
4.Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах. Порядок такого контроля определяется предприятиями в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.
5.Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами. Если в интересах производства целесообразно направить отдельные партии материалов непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом). Такой перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.
6. При установлении несоответствия поступивших материалов их ассортименту, качеству и количеству, указанным в документах поставщика, составляется акт о приемке материалов, в котором отражаются все недостатки. Акт оформляется в соответствии с положениями (инструкциями) и приёмке по количеству и качеству. Такой акт послужит весомым аргументом в споре с контрагентом за право получить товар надлежащего качества и в количестве соответствующим условиям договора.
7.Приемные акты и приходные ордера (если предприятие их использует) на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.
8.В некоторых случаях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или в силу отказа от акцепта счета) материалы принимаются на временное ответственное хранение. Такие материалы должны быть своевременно записаны заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу. Записи в этой книге ведутся с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки», «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», а внутри этих групп - в разделе отдельных партий материалов. Такие материалы хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.
9.Сдача цехами и участками из производства на склад материальных ценностей, изготовленных ими или переработанных, должна оформляться путем выписки накладных на внутреннее перемещение материалов. Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад или в кладовую цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака, от ликвидации основных средств, от разборки временных сооружений и т.п.
10.Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.
11. Списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть согласованы с главным бухгалтером и сообщены соответствующему складу.
12.Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов (Экономика должна быть экономной!). Лимитирование отпуска материалов на производство оформляется или лимитно-заборными картами, или групповыми ведомостями (картами) учета использования лимитов. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
13. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.
Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером.
14. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия следует оформлять составлением накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой на основании распоряжения отдела снабжения, или лимитными картами (ведомостями учета использования лимита) при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности (если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте).
Материалы, полученные со склада представителем цеха (участка), должны быть полностью сданы им в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика (прораба, мастера) на документах.
15.Отпуск материальных ценностей на сторону предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством. При этом отпуск материалов на сторону должен оформляться отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия или лиц, им на то уполномоченных, путем выписки приказа-накладной на отпуск материалов на сторону.
При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная.
16.При отпуске материалов на сторону, а также хозяйствам своего предприятия, расположенным вне территории предприятия, соответствующий отдел (сбыта, снабжения или др.) обеспечивает получателя ценностей пропуском, дающим право на вывоз или вынос с территории предприятия отпущенных материальных ценностей.
17. Аналитический учет материальных ценностей на складах и предприятия) и цехов (участков) должен осуществляться в сортовом разрезе, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.
Сортовой количественный учет движения материальных ценностей ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).
18. Учёт может вестись как посредством оформления карточек складского учета, так и книги сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета. Предпочтительней иметь соответствующую компьютерную программу по учёту материальных ценностей.
19. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т.п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).
20. На основе данных складского сортового учета материалов заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения.
21. Работники бухгалтерии предприятия обязаны систематически осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственными лицами.
22. Заведующий (кладовщик) склада, расположенного на удалённом расстоянии от администрации предприятия, обязан представлять в бухгалтерию в установленный для этого срок в двух экземплярах ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце. Эти ведомости должны быть подписаны также начальником (мастером) цеха, участка или производителем работ. Проверка правильности оформления документов и составления ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.
23. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шифров).
Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов и кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.
24.По окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов, бухгалтерия должна определить:
а) остатки материалов в пути и материалов, не вывезенных со складов поставщиков;
б) данные о «неотфактурованных» (поставили и забыли поставить!) поставках;
в) остатки задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам. Эти учетные данные используются для принятия соответствующих мер по розыску непоступивших грузов, затребованию счетов - фактур от поставщиков, для оплаты задолженности поставщикам, а также для отражения в бухгалтерском балансе.
25.В целях осуществления систематического контроля за сохранностью материальных ценностей могут проводиться контрольные выборочные проверки остатков отдельных видов материалов в натуре. Эти проверки производятся комиссией, назначаемой руководителем предприятия, и оформляются в соответствии правилами по инвентаризации.
Таким образом, на всех предприятиях должен быть организован учет и контроль за использованием в производстве сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей. При этом основой бухгалтерского учета служит количественный (натуральный) учет использования материалов в цехах и на участках. Юридическая служба обязана периодически контролировать соблюдение порядка списания имущества (денежных средств), законодательства в области приёмки товаров по количеству и качеству, анализировать причины, повлекшие за собой порчу материальных ценностей или их хищению, а также передавать в суд материалы, подтверждающие факт причинения ущерба и участвовать в деле в качестве представителя организации.


Раздел 2. Локальные нормативные акты на предприятии.

Глава 1. Система локальных нормативных актов на предприятии.
На одном из семинаров, проводимых для руководителей юридических служб, автору пришлось услышать слово «стандарт» применительно к какому-то локальному нормативному акту, действующему на предприятии. К большому удивлению, автор оказался в неведении, что сейчас очень модно разрабатывать стандарты на предприятиях.
Это прозвучало из уст коллеги так важно и гордо, что стоило задуматься, а действительно ли стандарт отвечает тому содержанию, что в деловой жизни мы называем обычными словами - инструкция или положение? По мере углубления размышления об этой категории слово стандарт приобретало негативный оттенок. И вот почему. Стандарт – это образец, что-то неизменное и не подлежит какому-либо толкованию. Стандарт – это шаблон и трафарет, который не заключает в себе ничего оригинального и творческого. При смене направлений деятельности предприятий, руководителя предприятия, введения новых должностей или подразделений, а также сокращения штатов, ваш стандарт, каждый раз необходимо будет приводить в соответствие с новыми правилами, т.е. попросту говоря менять. Теперь понимаете, почему приходится скептически относится к этому слову. Несомненно, слово «стандарт» красиво и благозвучно, но, к сожалению, для документа, определяющего всего лишь какие-либо правила поведения либо систему действий, такое название не будет соответствовать образцу в части его содержания.
Ещё более своим несоответствием поражает слово «процедура», применительно к названиям документов, регулирующим систему менеджмента качества. Знаете, что такое процедура? В толковом словаре С.И. Ожегова написано: «официальный порядок действия, выполнения, обсуждения чего-нибудь, и в скобках добавлено «книжн.». Это значит что слово «процедура» применяется в словосочетании с другим словом, например, процедура составления акта, и, предназначено для книжного стиля. Кстати и словосочетание «система менеджмента качества» построено не верно. Скажите, как можно управлять качеством? Правильно было бы сказать «менеджмент системы качества». Но именно так (система менеджмента качества) определили название этого документа соответствующие ведомства, курирующие вопросы политики качества на предприятиях
Впрочем, если вы решили у себя назвать какую-либо инструкцию стандартом или процедурой, называйте, смысл такого документа от этого не изменится. А изменять его содержание такого документа всё равно придётся. И знайте, что документы с такими названиями не соотносятся с правилами русского языка!
Итак, вы решили разработать систему локальных нормативных актов на предприятии. Да и разработка самих локальных актов без помощи юриста не обойдётся. Создание стройной системы должно осуществляться в несколько этапов.
Первый этап – составление структуры локальных нормативных актов. Второй - выбор тех документов, которые необходимы вашему предприятию. Такой выбор должен осуществляться по трём направлениям:
а) какие локальные документы существуют на предприятии в настоящее время, будут ли они существенны сейчас и в будущем;
б) какие локальные документы отсутствуют, и будут ли они существенны в дальнейшем;
в) сроки подготовки таких документов и ответственных за их разработку.
Третий этап – определение иерархии локальных документов по их важности (значительности), и соответственно срочности подготовки.
Четвёртый - составление графика подготовки и согласования документов, введения их в действие. Очень важным моментом на данном этапе является согласование морально-этических норм, которые содержатся в коллективном договоре и правилах внутреннего трудового распорядка. С такими документами коллектив не просто должен согласиться, но и выразить солидарность с ними. Запомните очень важное правило: сотрудник, причастный к разработке и внедрению корпоративных норм, такие нормы будет выполнять с рвением.
И, наконец, пятый этап – это введение документов в действие. На этом этапе в разработанные документы могут быть внесены коррективы. С этой целью для обсуждения подготовленных документов можно использовать электронные средства связи, я имею ввиду, внутрикорпоративный сайт, который в принципе существует на каждом предприятии. В этом случае необходимо дать возможность каждому работнику познакомиться с документами, высказать свое мнение и внести предложения.
Вообще все документы, в том числе и приказы могут доводиться до работников также через сайт – уже в утвержденном виде. Однако следует помнить, что документы на бумажном носителе являются предпочтительней. Во-первых, потому что они читаются легче, а во-вторых, подчёркивает важность документа, где стоит непосредственная подпись директора, пусть даже и на копии.
Все локальные документы необходимо согласовать с юристом и руководителями структурных подразделений.
Если руководитель предприятия сам выступает за упорядочение структуры локальных документов, то вам повезло. Это хороший руководитель, потому что он любит определённую систему в работе, а не хаос.
Если инициатива исходит от руководителей среднего звена, то, необходимо заручиться поддержкой первого лица предприятия, поскольку на всех этапах разработки и внедрения локальных документов придется взаимодействовать с руководителями высшего и среднего звена, а для них создание таких документов, если цели локальных документов ими не поняты и не приняты, зачастую представляет собой пустую работу.
Хуже, когда первое лицо предприятия приходиться убеждать в целесообразности того, или иного локального документа.
Для того, чтобы достаточно быстро убедить руководство в разработке локального документа, необходимо поставить цель и последствия внедрения системы локальных документов. Цель создания системы локальных документов состоит в том, что она должна отражать как требования законодательства, так и логики определённых действий всех сотрудников на основании уже сложившейся практики в организациях.
Упорядоченная система локальных актов позволит убрать все те негативы, споры, и ругань между сотрудниками структурных подразделений по поводу того, делать или не делать ту или иную работу, и соответственно, быстрее начать процесс оздоровления атмосферы в коллективе. Упроститься процесс адаптации новых сотрудников. Даже, поверьте моему опыту, снизится количество уволенных по различным основаниям.
Всю система локальных нормативных актов можно сформировать из определённых групп документов. К первой группе можно отнести документы, связанные с трудовыми отношениями. Вторая группа документов не менее важна и определяет отношения, связанные с финансовыми (экономическими) и бухгалтерскими вопросами. К третьей группе можно отнести документы вспомогательного характера, которые обеспечивают основную деятельность предприятия.
Среди всех трёх групп локальных документов есть как обязательные, так и необязательные. Например, без документов системы менеджмента качества, штатного расписания, трудового договора не обойтись, потому что наличие таких документов требует действующее законодательство. А вот без положения о ведении договорной работы или положения о претензионно-исковой работы некоторые небольшие предприятия обходятся и успешно работают.
Понятно, что в некоторых из вышеперечисленных документов предприятие не нуждается, в других случаях документы в качестве приложений включены в коллективный договор. Так или иначе, руководство предприятия и его сотрудники будут сами определять важность внедрения определённого вида локального документа, регламентирующего корпоративную деятельность предприятия.

Глава 2. Учредительные документы организации

Как успел заметить читатель, учредительные документы автор не отнёс ни к одной из групп существующих документов. Почему? Учредительные документы - устав и (или) учредительный договор, документы которые в иерархии всех локальных документов предприятия занимают главенствующее положение. Без этих документов в принципе невозможно начать деятельность предприятия.
Напомню читателю, что учредительным документом для товариществ (полных или коммандитных) является учредительный договор, для обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью и учредительный договор и устав, для других организационно-правовых форм юридических лиц только устав.
В соответствии со ст.48 ГК Республики Беларусь ( ст. 48 ГК РФ) юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица. Действующая законодательная и нормативная база, предписывает учредителям юридического лица предусмотреть те или иные положения (нормы) в учредительных документах юридического лица. Если законодательством предусмотрено присутствие того или иного требования с указанием на учредительные документы юридического лица, значит, такие нормы могут содержаться либо в уставе, либо в учредительном договоре. К учредительным документам юридического лица относятся исключительно такие документы как устав и учредительный договор. При этом положение филиала, представительства или другого структурного обособленного подразделения, а также договор по созданию акционерного общества учредительным документом не является.
Законодательством урегулированы обязательные (императивные) требования к содержанию учредительных документов, без которых регистрирующий орган не может произвести регистрацию юридического лица, а также диспозитивные нормы, согласно которым учредители имеют право предусмотреть отдельные положения в учредительных документах, но не обязаны этого делать.
Отметим, что регистрации учредительных документов предшествует трудоемкая работа над ними.
При образовании и, соответственно, регистрации фирмы можно пойти по простому пути – использовать шаблоны, разрабатываемые многочисленными юридическими фирмами, только в этом случае нет гарантии, что новая компания будет работать на протяжении многих лет без каких-либо проблем, возникающих из-за ошибок в учредительных документах. Проблемы могут быть разные – от конфликтов между участниками и невозможности принимать решения по вопросам деятельности компании до высокой степени риска поглощения недружественными фирмами.
Прежде всего, перечислим те положения, которые обязательно должны содержаться в учредительных документах любого юридического лица:
1) наименование организационно-правовой формы; 2) способ образования; 3) наименование; 4) местонахождение; 5) цели и предмет деятельности; 6) состав органов управления; 7) полномочия каждого из органов управления; 8) порядок формирования каждого органа управления; 9) порядок деятельности каждого органа управления; 10) кто может являться участником данного юридического лица; 11) как выйти из состава участников; 12) права и обязанности участников.
Отсутствие в учредительных документах вышеуказанных положений или использование расплывчатых формулировок приводят к конфликтам между учредителями или не позволяют в полной мере защитить интересы юридического лица или его участников/акционеров. Недостаточно составить учредительные документы, не противоречащие законодательству, они должен способствовать стабилизации общества. Из опыта знаю, что когда начинаются споры между участниками компании, все вдруг начинают вспоминать о правах и обязанностях, предусмотренных в уставе и (или) учредительный договор. Напомним, что в законодательстве, регулирующим статус учредительных документов содержится большое количество диспозитивных норм. Это значит, что учредители должны сами определиться и прописать в Уставе именно то, что необходимо учредителям и самой компании для определенной деятельности и дальнейшего развития. Поэтому нельзя ограничиваться простым переписыванием статей из закона или использованием шаблона.
Ещё один немаловажный факт. Прописывая в уставе раздел, регулирующий компетенцию органов управления, необходимо помнить, что наблюдательный совет или другой исполнительный орган (совет директоров либо директор) в хозяйственных обществах в зависимости от организационно-правовой формы вправе принимать решения только по тем вопросам, которые перечислены в Уставе, поэтому перечень вопросов должен быть полным и исчерпывающим.
В целом Федеральный Закон «Об акционерных обществах», Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Закон республики Беларусь «О хозяйственных обществах» предоставляет возможность учредителям компании определить, каким быть отношениям между участниками/акционерами, какова структура управления обществом, насколько широки полномочия исполнительного органа и множество других условий. Не воспользоваться такой возможностью – значит совершить самую глупую ошибку при создании компании.
В уставе рекомендуем указывать виды деятельности в соответствии с классификатором видов экономической деятельности.
Точно также необходимо следовать рекомендациям и при внесении изменений в учредительные документы. При этом необходимо помнить, что устав утверждается общим собранием участников, а учредительный договор заключается между участниками.
Устав общества является основным учредительным документом общества. Устав общества это локальный нормативный акт, который имеет обязательное значение для всех участников общества. Учредительный договор регулирует отношения, возникающие на стадии создания компании, устав определяет деятельность после регистрации. Поэтому в смысле прав и обязанностей участников можно говорить о первичности учредительного договора.
Положения устава общества обладают большей юридической силой, нежели положения учредительного договора. Это положение вытекает из пункта 5 статьи 12 Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью (ст.14 Закона Республики Беларусь «О хозяйственных обществах»), согласно которому с случае несоответствия положений учредительного договора и положений устава общества преимущественную силу для третьих лиц и участников общества имеют положения устава общества. Это связано с тем, что заключение учредительного договора в основном направлено на обеспечение создания самого общества, в тоже время устав - это документ, на основании которого строится вся деятельность общества, закрепляющий основы организации общества.


Глава 3. Локальные документы, связанные с трудовыми отношениями

К группе документов, связанных с трудовыми отношениями относятся:
а) трудовые договоры;
б) штатное расписание;
в) должностные инструкции;
г) положение об отпусках и график отпусков;
д) коллективный договор;
е) правила внутреннего трудового распорядка;
ж) положение об аттестации и (или) оценке персонала;
з) положение о компенсациях, льготах, премировании;
и) положение о мотивации и оплате труда персонала;
к) положение о коммерческой тайне и режиме ее соблюдения;
л) положение о персонале;
м) положение о внутриобъектовом режиме;
н) положения о бригаде;
о) положения об учёте рабочего времени.
Автор не ставит перед собой цель ссылаться на законодательную и нормативную базу, регулирующую данные виды документов. Грамотный юрист, даже без опыта работы очень легко справится с этой задачей. Благо в стране достаточно компьютерных программ, содержащих практически полный спектр законодательной и нормативной базы. Хотя полагаю, что полностью избежать ссылок на действующее законодательство не удастся. Кроме того, достаточно трезво оцениваю положение юриста на предприятии, более того, осознаю сложность составления локальных нормативных актов. Поэтому пришлось взять на себя смелость в конце книги опубликовать некоторые примерные образцы положений. Хочу сразу предупредить читателя, что они не являются догмой и естественно подлежат глубокой трансформации применительно к сложившейся ситуации на предприятии. Однако соответствующий стиль этих документов, если вы всё-таки решились их разрабатывать и внедрять, можно принять за основу.
Также не ставлю перед собой цель дать характеристику всех мною перечисленных видов локальных документов, тем более комментировать спорные вопросы, касающиеся их правоприменения. Это вызвано тем, что в настоящее время имеющаяся юридическая литература содержит как комментарии к таким документам, так и сами непосредственно примерные образцы документов. Например, такой локальный документ, как трудовой договор, рассматривается в средствах массовой информации и имеет исчерпывающую содержательную часть и официальное толкование компетентных органов.
Трудовые отношения сотрудника не строятся на основании учредительных документов. Однако в некоторых случаях устав и (или) учредительный договор определяют правомочность нанимателя. Поэтому учредительные документы непосредственно связаны с трудовыми отношениями.
В соответствии со ст.4 Трудового кодекса Республики Беларусь (ст.20 Трудового кодекса РФ) иные трудовые и связанные с ними отношения, не перечисленные в указанной статье, могут быть установлены в учредительных документах и локальных нормативных актах этих организаций. Норма диспозитивная, поэтому требование не обязательно. Допустим обязательность включения в Устав регламента проведения тендеров с установлением режима рабочего времени тендерной комиссии будет решать учредители организации.
Статус руководителя организации, его функции, права и обязанности должны быть указаны в учредительных документах, как правило, в уставах организаций (ст.ст. 252,253 Трудового кодекса, ст.274 трудового кодекса РФ).
Процедуры (конкурс, избрание на должность и т.д.), предшествующие заключению контракта с руководителем, а также заключение такого контракта с собственником имущества организации либо уполномоченным им органом на соответствующий срок, устанавливается учредительными документами или соглашением сторон (ст.254 Трудового кодекса республики Беларусь, ст.275 Трудового кодекса РФ).
Учредительные документы могут быть содержать особенности регулирования труда членов коллегиального исполнительного органа (ст.261 Трудового кодекса Республики Беларусь, ст. 284 Трудового кодекса РФ).
Иные трудовые и связанные с ними отношения, как работников-граждан Республики Беларусь, так и иностранных граждан в организациях с иностранными инвестициями могут быть урегулированы как учредительными документами, так и локальными нормативными актами.
И, наконец, ст.355 Трудового кодекса Республики Беларусь, (ст. 33 Трудового кодекса РФ) отражено представительство интересов нанимателя, которое оформляется в соответствии с учредительными документами соответствующей организации.
Коллективный договор - документ, без которого невозможно представить себе не только порядок премирования и установление различного рода надбавок, но и социальное обеспечение работников организации. Поэтому принятие коллективного договора – важный и значимый этап в деятельности предприятия.
Заинтересованным субъектом по разработке коллективного договора конечно же выступает соответствующий профсоюзный орган предприятия. Он же и предлагает проект содержания коллективного договора. Однако не следует забывать и то факт, что юридическая служба представляет интересы нанимателя, а не профсоюзной организации. поэтому роль юридической службы заключается в организации такой помощи в разработке коллективного договора, которая была бы направлена на точное, безусловное и правомерное толкование норм коллективного договора.
Трудовой кодекс содержит большое количество норм, которые отсылают к правилам, которые должны быть установлены в коллективном договоре. Поэтому именно работа юридической службы обязана осуществить в Трудовом кодексе поиск ссылок на коллективный договор и указать профсоюзным органам и админитсрации предприятия весь перечень статей трудовового кодекса, в которых содержатся отсылочные нормы к коллективному договору.
Из вышеперечисленного наиболее важными являются Правила внутреннего распорядка и Положение о персонале, так как они в самой большой степени должны задавать «правила игры» между персоналом и руководством компании. В таких правилах обычно отражаются:
-порядок приема и увольнения работников;
-режим рабочего времени;
-перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем,
-время предоставления перерыва в работе для отдыха и питания;
-специальные перерывы для обогревания и отдыха для определенных видов работ;
-дополнительный выходной день;
-продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска;
-дни выдачи заработной платы;
-дополнительные виды поощрений.
Некоторые организации, в большинстве своём коммерческие иностранные компании разрабатывают Положения о персонале. В таком положении наниматель старается охватить более широкий круг вопросов, норм и аспектов жизни и работы сотрудника в компании (например, особенности костюма и макияжа, которые приветствуются).
Однако не следует забывать, что Положение о персонале – это в большей степени требование рынка труда, а Правила внутреннего трудового распорядка – требование законодательства. Правила гораздо уже, но более логико-причинно обусловлены законодательством.
Тем не менее, сочетание этих двух документов позволяет корректно с этической и правовой точки зрения осуществлять менеджмент персонала.
 «Высшим пилотажем» является принятие таких желательных (но не обязательных!) документов как «Миссия компании», где указываются основные принципы деятельности вашего предприятия, стратегия и задачи развития, а также Кодекс компании, отражающим ее цели и принципы взаимоотношений с партнерами по бизнесу, клиентами и своими сотрудниками. Кодекс составляется с целью поддержания такой рабочей атмосферы, которая способствовала бы взаимному уважению, честности и открытости. В Кодексе может быть указано, каким требованиям должен отвечать сотрудник, работающий в компании. Её цель, например, осуществление своей деловой деятельности в соответствии с действующим законодательством, этическими нормами и потребностями клиентов. К общим принципам деятельности предприятия некоторые «продвинутые фирмы» относят: соблюдение законов; экологическую ответственность; честную конкуренцию; условия труда; ведение документации и отчетность; конфиденциальность и частную информацию; жалобы и предложения; ответственность.
Например, исходя из вышеуказанных принципов, кодекс компании будет выглядеть следующим образом.
1. Соблюдение законов.
Компания "Омега" работает в соответствии с действующим законодательством.
2. Экологическая ответственность.
Компания "Омега" использует в своей работе только экологически чистые и сертифицированные материалы, требуя того же от своих партнеров и поставщиков..
3. Честная конкуренция.
Компания "Омега" основывает свою деятельность на уважении как к клиентам и партнерам, так и к конкурентам, соблюдая принцип честности и открытости.
4. Условия труда.
Здоровье и безопасность, личностный и профессиональный рост каждого сотрудника избраны главными приоритетами кадровой политики компании. Компания приветствует открытый обмен мнениями, идеями и критическими замечаниями.
Компания "Омега" предоставляет равные возможности по трудоустройству всем лицам.
5. Ведение документации и отчетность
Все финансовые документы и записи, бухгалтерская книга и счета компании - как в электронной, так и в бумажной форме - должны полностью отражать все сделки или изменения и соответствовать требованиям законодательства и правилам ведения бухгалтерского учета.
6. Конфиденциальность и частная информация.
Компания "Омега" использует личную информацию о партнерах, клиентах, поставщиках и сотрудниках в конфиденциальном порядке.
7. Жалобы и предложения
Жалобы или предложения по вопросам, изложенным в Кодексе, можно представить анонимно, конфиденциально или любым другим способом.
8. Ответственность.
Все сотрудники обязаны следовать предписаниям Кодекса. В случае нарушения какого-либо пункта может быть принято решение об освобождении от должности и расторжении трудового контракта.
На одном из сайтов я обнаружил весьма занимательный «Корпоративный кодекс чести компании», который стилистически не совсем правильно был составлен. Однако я рискну его дословно воспроизвести, так как уже само название (кодекс чести!) заслуживал внимания.
1.Быть честным с самим собой, со своими партнерами и конкурентами.
2.Никакая выгода не стоит того, чтобы добиваться ее любой ценой.
3.Не участвовать в незаконном деле и предпринимать все возможное, чтобы не допустить этого.
4.Дорожить интересами клиента и партнера, как своими собственными.
5.Держать в сохранности тайну и конфиденциальные сведения.
6.Хранить верность данному слову.
7.Не распространять негативную информацию о ком бы то ни было.
8.Давать только реалистичные обещания.
9.Четко определять свою роль в проекте.
10.Давать только реально выполнимые рекомендации.
11.Заниматься вопросом только при уверенности в собственной компетентности
12.Заниматься вопросом только при уверенности, что будем способны выполнить свои обязанности.
13.Своевременно информировать клиента о любом риске оказываемых услуг
14.Не идти на конфликт интересов с клиентом.
15.Сообщать клиенту о подходе к проекту и методологии его выполнения.
Вы спросите, зачем они нужны, если не обязательны? Позволю себе не согласиться с противниками введения такого документа.
Во-первых, с помощью кодекса задаются определенные модели поведения и единые нормы отношений и совместной деятельности.
Во-вторых, потребность в таких кодексах возникает в связи с тем, что универсальных норм недостаточно для регулирования человеческого поведения в специфических ситуациях. Такие частные нормы конкретизируют общие нравственные принципы применительно к особенностям той или иной деятельности.
В-третьих такие кодексы регламентируют поведение специалиста в сложных этических ситуациях, характерных для данной профессии, повышают статус профессионального сообщества в социуме, формируют доверие к представителям данной профессии.
В-четвёртых, кодекс усиливает значимость принадлежности к профессии, его принятие косвенно может являться обрядом инициации, актом «обращения в профессию» (например, принятие клятвы Гиппократа и допуск к лечебной работе у врачей).
В-пятых, кодекс сотрёт противоречия в интересах заинтересованных групп. Бизнес включает в себя экономические отношения между многими группами людей: клиентами, наемными работниками, акционерами, поставщиками, конкурентами, правительствами и сообществами – заинтересованными сторонами. Для наиболее эффективного управления современный менеджер должен учитывать всю совокупность интересов, а не только интересы акционеров.
В-шестых, кодекс корпоративной этики может выполнить три основные функции.
Авторитетная (или «имидживая») функция кодекса заключается в формировании доверия к компании со стороны внешних групп (описание отношений с клиентами, поставщиками, подрядчиками и т.д.). Таким образом, кодекс, являясь инструментом корпоративного PR, повышает инвестиционную привлекательность компании. Кстати, наличие у компании кодекса корпоративной этики становится общемировым стандартом ведения бизнеса.
Административная (или менеджментовая) функция кодекса состоит в регламентации поведения в сложных этических ситуациях. Повышение эффективности деятельности сотрудников осуществляется путем регламентации приоритетов во взаимодействии со значимыми внешними группами, определения порядка принятия решений в сложных этических ситуациях, указания на неприемлемые формы поведения.
И третья функция развития корпоративной культуры. Кодекс корпоративной этики – значимый фактор развития корпоративной культуры. Кодекс может транслировать ценности компании всем сотрудникам, ориентировать сотрудников на единые корпоративные цели и тем самым повышать корпоративную идентичность.

Глава 4. Локальные документы, связанные с бухгалтерскими и финансовыми (экономическими) вопросами.

Составляющая всех бухгалтерских документов - учётная политика, разработанная на предприятии. Учётная политика – это стратегия предприятия. Однако на предприятии должна быть разработана тактика, определяющая подробный бухгалтерский учёт. Через учётную политику реализуется бухгалтерский учёт, который ведётся определёнными методами (отражение, обобщение и соизмерение в денежном выражении фактов хозяйственной деятельности предприятия).
Учетная политика являющаяся инструментарием реализации способов (приемов) метода бухгалтерского учета (первичного наблюдения, стоимостного измерения текущей группировки, итогового обобщения), может отличаться на разных предприятиях.
Учетная политика предприятия формируется на основе совокупности основополагающих принципов и правил, выбор для использования которых требует системного подхода с целью максимальной оптимизации. Поэтому следует при выборе учетной политики учитывать влияющие факторы, которые предпочтительно ( но не обязательно!) закрепить в соответствующем локальном акте, определяющем учётную политику:
1) форму собственности и организационно-правовой статус предприятия (государственное, частное, акционерное общество, товарищество и т.д.); отраслевую принадлежность и вид деятельности (промышленность, строительство, торговля, сельское хозяйство и т.д.); организационную структуру управления и наличия структурных подразделений; размеры (масштабы деятельности, объема продаж, численность персонала и др.);
2) текущие и долгосрочные цели предпринимательства (привлечение дополнительных финансовых ресурсов, укрепление конкурентных позиций на рынке, осуществление инвестиционных программ, повышение котировок акций и др.);
3) особенности деятельности – производственной (технологическая структура, потребляемые ресурсы), коммерческой (организация снабжения и сбыта, системы и формы расчетов, взаимоотношения с покупателями), финансовой (взаимоотношения с банками и другими финансовыми институтами, налоговой системой), управленческой (структура, независимость от собственников, отчетность перед ними, уровень технического обеспечения, в том числе компьютерной техникой);
4) кадровое обеспечение – уровень квалификации персонала (опыт, навыки, степень понимания стоящих перед ним задачи и проблем, способность их разрешать);
5) хозяйственная ситуация – развитость инфраструктуры рынка, состояние хозяйственного, налогового, бухгалтерского законодательства, благоприятность инвестиционного климата и т.д.
Учетная политика формируется на основе совокупности основополагающих принципов и правил, исполнение которых представляется безусловным. Наличие таких принципов и правил объясняется самим предназначением бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики, который призван формировать полные и достоверные данные об имущественном и финансовом положении предприятия, выступать способом общения деловых людей, быть составляющей общегосударственной системы формирования макроэкономических показателей. Все это становится возможным лишь на основе единых подходов и правил ведения учета.
Общие принципы и правила установлены нормативно-правовой документацией, регламентирующей систему бухгалтерского учета. При их реализации в учетной политике конкретного предприятия целесообразно исходить из допущений об имущественной обособленности предприятия, непрерывности его деятельности, последовательном применении учетной политики, временной определенности фактов хозяйственной деятельности.
При формировании учетной политики предполагается, что: имущество и обязательства предприятия существуют обособленно от имущества и обязательств собственников этого предприятия и других предприятий (допущение имущественной обособленности предприятия); предприятие будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем, и у него отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сохранения деятельности и следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке (допущение непрерывности деятельности предприятия); выбранная предприятием учетная политика применяется последовательно, от одного отчетного года к другому (допущение последовательного применения учетной политики); факторы хозяйственной деятельности предприятия относятся к тому отчетному периоду (и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете), в котором они имели место независимо от факторного времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими факторами (допущение времени определенности факторов хозяйственной деятельности).
Учетная политика предприятия должна обеспечивать: полноту отражения в бухгалтерском отчете всех факторов хозяйственной деятельности (требования полноты); большую готовность к бухгалтерскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская создания скрытых резервов) (требование осмотрительности); отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой); тождество данных аналитического учета на первое число каждого месяца, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета (требование непротиворечивости); рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия (требование рациональности).
При формировании учетной политики предприятия по конкретному направлению (вопросу) ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного варианта из нескольких допускаемых законодательными и нормативными актами, входящими в систему нормативного регулирования бухгалтерского учета. Если указанная система не устанавливает варианты ведения бухгалтерского учета по конкретному вопросу, то при формировании учетной политики разработка предприятием соответствующего варианта осуществляется исходя из Положений по бухгалтерскому учету. В обоих случаях должно быть выдержано одно важнейшее условие – единство учетной политики на предприятии. Это означает, во-первых, применение избранных способов, всеми структурными подразделениями предприятия, включая выделенные на отдельный баланс, независимо от места их расположения. В противном случае формируемая разными подразделениями учетная информация будет несопоставимой и несводимой. Во вторых, в отношении какого-то одного конкретного вопроса предприятие должно использовать один выбранный способ, если иное установлено системой нормативного регулирования учета. Кроме того, формирование учетной политики целесообразно осуществлять в тесной взаимосвязи с налоговым планированием.
Принятая учетная политика предприятия должна обеспечивать целостность системы бухгалтерского учета. Поэтому она должна охватывать все аспекты учетного процесса: методический, технический и организационный.
Методический аспект учета предусматривает способы оценки имущества и обязательств, начисления амортизации по различным видам имущества, методы исчисления прибыли, дохода и т.п.
Методический аспект включает:
1. Критерий отнесения предметов к основным средствам и малоценным быстроизнашивающим предметам (МБП).
2. Способ погашения стоимости находящиеся в эксплуатации МБП.
3. Порядок начисления износа (амортизации) основных фондов.
4. Порядок начисления амортизации по нематериальным активам.
5. Порядок финансирования ремонта основных средств.
6. Метод оценки сырья, материалов и других ценностей (производственных запасов).
7. Формирование учетных групп материальных ценностей.
8. Способ отражения на счетах операций заготовления и приобретения материальных ценностей.
9. Способ учета выпуска продукции.
10. Сроки погашения расходов будущих периодов.
11.Перечень резервов предстоящих расходов и платежей.
12.Метод определения выручки от реализации продукции (работ, услуг).
13.Порядок создания резервов по сомнительным долгам. Необходимость, порядок создания и использования фондов специального назначения.
Технический аспект – как реализуются эти способы в учетных регистрах, схемах отражения на счетах учета.
Технический аспект предполагает следующие ее составляющие:
1. План счетов бухгалтерского учета.
2. Форма бухгалтерского учета.
3. Технология обработки учетной информации.
4. Организация внутрипроизводственного контроля.
5. Организация составления отчетности.
6. Инвентаризация имущества и обязательств.
Организационный аспект - как осуществляются эти способы с точки зрения построения бухгалтерской службы, ее место в системе управления, взаимосвязи и взаимодействие с другими элементами и звеньями этой системы, взаимосвязи с подразделениями, характерными для становления и формирования рыночной экономики.
Учетная политика, избранная предприятием, подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией. Основное назначение этой документации состоит в том, чтобы зафиксировать составляющие учетной политики, обеспечить единообразную и по возможности точную реализацию их в практике предприятия всеми структурными подразделениями и каждым исполнителем. Необходимость в этом обусловливается двумя факторами. Во-первых, нормальная деятельность предприятия невозможна без упорядоченности его внутренней жизни, одним из аспектов которой является бухгалтерский учет. Во-вторых, влияние учетной политики на результаты работы предприятия столь существенно, что требует решения первого руководителя предприятия.
К числу документов, оформляющих учетную политику, относятся приказы и распоряжения руководителя предприятия, внутренние правила, инструкции, положения, регламенты и процедуры, решения собственников (общего собрания акционеров и др.) и т.п. Выбор конкретного типа документа зависит от внутреннего распорядка предприятия и характера вопроса учетной политики.
Большое значение для оформления учетной политики имеют разного рода проектные материалы по организации бухгалтерского учета. Среди них – графики документооборота, план организации бухгалтерского учета, рабочие проекты автоматизированного ведения учета, должностные инструкции. Цель их издания – оформить порядок применения тех или иных способов, избранных предприятием, определить то, как технически должны использоваться различные элементы учетной политики.
Помимо документов, специально посвященных учетной политике, следует отметить важность учредительных документов (устав, учредительный договор), закладывающий основы построения всей хозяйственной и управленческой системы предприятия.
Различные составляющие учетной политики оформляются документами разного уровня. Методические, организационные и, вероятно, отдельные технические способы ведения бухгалтерского учета должны быть зафиксированы в приказах и распоряжения руководителя предприятия, ибо согласно действующему законодательству именно на руководителе лежит вся полнота ответственности за организацию бухгалтерского учета и создание необходимых условий для правильного его ведения. Большая же часть технических способов ведения учета может регламентироваться инструкциями и правилами, установленными главным бухгалтером, а также проектными материалами по организации учета на предприятии.
Создаваемые предприятия должны оформлять свою учетную политику по возможности в кратчайшие сроки, непосредственно сразу после государственной регистрации предприятия.
 В процедуре формирования учетной политики на предприятиях должны участвовать специалисты не только бухгалтерской службы, но и других подразделений и служб, в том числе финансовой, юридической, отдела внутреннего аудита, ревизионной комиссии.
Особое внимание необходимо уделять соответствию учетной политики хозяйственной ситуации, под которой понимается внутренние и внешние условия функционирования предприятия. В частности, на учетную политику могут оказать влияние такие события в хозяйственной жизни, как: запрет или ограничение той или иной деятельности; изменение условий договора, заключаемых с потребителями продукции работ, услуг, в том числе с государственными органами, и поставщиками материально-технических ресурсов, услуг; введение и отмена государственного регулирования цен на продукцию; реструктурирование источников формирования финансовых ресурсов; изменение условий внешнеэкономического режима; уровень инфляции и др.
Другим немаловажным фактором, влияющим на хозяйственную деятельность предприятия является формирование системы экономических и финансовых аспектов.
К экономическому аспекту деятельности предприятия относится бизнес-планирование. Бизнес план – это один из основных документов предприятия. Он позволяет выйти на новые рынки, подобрать персонал, оценить риски, сформировать структуру доходов и расходов предприятия.
Для составления бизнес плана необходимо затратить большое количество времени, потребуется собрать большой объем информации, а иногда и провести дополнительные исследования. В настоящее время существует масса литературы, которая описывает методы составления бизнес-плана. На рынке действуют многочисленные консалтинговые компании, предметом деятельности которых является бизнес-планирование. Поэтому в данном вопросе ограничимся лишь некоторыми рекомендациями.
Работа по составлению бизнес плана включает этапы:
-комплексное маркетинговое исследование рынков;
-оценка текущих затрат;
-оценка инвестиционных потребностей;
-разработка структуры предприятия;
-разработка схемы привлечения инвестиций;
-оценка риска;
-финансовая оценка проекта;
Составление бизнес-плана требует личного участия руководителя предприятия или человека, собирающегося открыть свое дело. Включаясь в эту работу, он как бы моделирует свою будущую деятельность, проверяя на крепость и сам замысел, и себя: хватит ли у него сил обеспечить успех проекту и продвинуться дальше. Овладение искусством составления бизнес-плана сегодня становится крайне актуальным. Во-первых, в нашу экономику входит новое поколение предпринимателей, которые никогда не руководили никаким коммерческим предприятием. Во-вторых, меняющаяся хозяйственная среда ставит и опытных руководителей перед необходимостью по-иному просчитывать свои будущие шаги и готовиться к борьбе с конкурентами.
В-третьих, рассчитывая получить иностранные инвестиции для подъема нашей экономики, необходимо уметь обосновывать свои заявки и доказывать инвесторам, что мы способны просчитать все аспекты использования таких инвестиций не хуже бизнесменов из других стран.
Стоит особо сказать о том, что бизнес-план - документ перспективный и составлять его (даже для простейшего проекта) рекомендуется на три - пять лет вперед.
Второй аспект- финансовый. К нему относится организация бюджетной системы (бюджетное планирование или бюджетирование) на таких принципах её построения как единство, полнота, реальность и самостоятельность всех бюджетов структурных подразделений, входящих в бюджетную систему предприятия. Поэтому можно сделать вывод, что разработка концепции финансового бюджетирования прямо и непосредственно касается крупных предприятий и корпораций с разветвленной структурами управления. Кроме того, необходимость составления бюджетного плана связана с неопределенностью будущей законодательной базы, экономической ситуации в стране. Бюджетированию также принадлежит и координирующая роль, так как любое рассогласование деятельности структурных подразделений требует финансовых затрат на его преодоление.
В широком смысле слова бюджетное планирование представляет собой процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера (что делать) и определение эффективных мер по их достижению (как делать).
Под бюджетом (англ. budget) в экономической англоязычной литературе принято понимать денежное выражение сбалансированной системы доходов и расходов на определённый период. Поэтому нельзя смешивать термин «бюджет» как категорию государственного управления с категорией бюджетного планирования на предприятии. В связи с этим, ведутся, как представляется, бессмысленные дебаты по поводу отличия понятия «план» от понятия «бюджет». План – это система целей и стратегий по их достижению. Программа – это комплекс мероприятий по реализации стратегий. Бюджет – это финансовое выражение целей, стратегий и намеченных мероприятий, реализующихся в сметах, графиках поступлений и расходов. Несомненно усматривается определённая тавтология в дефинициях (план, бюджет, программа).
 Объектами бюджетирования могут быть: бизнес, цех, участок, компания в целом, следовательно, бюджеты являются основой для принятия решений руководством об уровнях финансирования различных бизнесов из внутренних и внешних источников, обеспечивают постоянный оперативный контроль за финансовым состоянием компании.
Итак, финансовый план- это документ, в котором отражаются финансовая стратегия и способы ее реализации, обеспечивающей прибыльность, платежеспособность и финансовую устойчивость предприятия, а в целом – увеличение доходов собственника. Концептуально просматриваются два уровня финансового плана: стратегический и тактический. Состав показателей, степень их детализации зависят от планового периода.
Стратегия – это компас, указывающий путь, вектор направления развития предприятия, она формируется высшим руководством и формулируется на качественном уровне или в виде общих количественных ориентиров.
Термины «стратегический» и «долгосрочный» не тождественны. В системе долгосрочного планирования предполагается, что будущее может быть предсказано путем экстраполяции (распространение очевидной тенденции за пределы фактических наблюдений, на которых эта тенденция базируется) сложившихся структурных пропорций и тенденций. В системе стратегического планирования идут от настоящего к будущему заменяя экстраполяцию анализом перспектив организации. Методологической основой при стратегическом подходе являются системный и ситуационный подходы (разработка сценариев будущих ситуаций, экспертные оценки и др.) эти подходы отличает гибкость, адаптивность, маневренность.
Стратегический финансовый план представляет собой систему целей финансовой деятельности, направленных на максимизацию стоимости предприятия. В качестве целевых стратегических нормативов могут быть установлены:
-среднегодовой темп роста собственных финансовых ресурсов, формируемых из внутренних источников;
-минимальная доля собственного капитала, в общем объеме используемого капитала предприятия;
-коэффициент рентабельности собственного капитала предприятия;
-соотношение оборотных и внеоборотных активов предприятия;
-минимальный уровень денежных активов, обеспечивающих текущую платежеспособность предприятия и т.д.
Философия финансовой политики должна обосновать наиболее важные аспекты финансовой деятельности по следующим направлениям:
-инвестиционная политика;
-управление оборотным капиталом, кредиторской и дебиторской задолженностью;
-разработка учетной и налоговой политики;
-выработка кредитной политики;
-выбор дивидентной политики.
Целью стратегического финансового планирования является обеспечение финансовой устойчивости на длительный период.
Критерием эффективности финансовой стратегии может служить «золотое правило» экономики: ТPТVТAТK, где: ТP – темп роста прибыли, ТV – темп роста объема продаж (выручки), ТA – темп роста активов, ТK– темп роста собственного капитала
Если в результате разработки руководством финансовой идеологии и финансовых нормативов нарушается данное соотношение, то стратегию нужно корректировать до тех пор, пока она не будет удовлетворять критерию эффективности. Только в этом случае цель считается достигнутой.
Назначение бюджетов – ответить на вопросы как, где, когда необходимо использовать финансовые ресурсы, чтобы обеспечить повышение общей эффективности развития фирмы. Итоговым документом тактического финансового планирования является генеральный или мастер-бюджет, состоящий из: бюджета дохода и расхода (позволяет прогнозировать эффективную финансовую деятельность), бюджета движения денежных средств (позволяют прогнозировать текущую платежеспособность), бюджета расчетного (прогнозного) баланса (позволяют прогнозировать финансовую устойчивость).
Консолидированный бюджет необходимо составлять корпорациям, в структуре которых имеются дочерние предприятия, имеющие статус юридических лиц. Консолидированный бюджет не есть механическое суммирование одноименных статей бюджетов отдельных юридических лиц. В этом документе не отражаются сделки между членами корпорации, он включает только доходы и расходы, активы и обязательства, возникающие с третьими лицами.
Таким образом, документами, связанными с бухгалтерскими и финансовыми вопросами являются документы, отражающие:
-управленческий и бухгалтерский учет и отчетность;
-учетную политику;
-бюджетирование.

Глава 5. Локальные документы вспомогательного характера

В основе любой экономической системы лежит информация. Именно она является отправной точкой для любого производства, будь то товары, работы или услуги. В условиях рыночной экономики, базирующейся в том числе и на принципе конкуренции, информация становится весьма важной составляющей экономического успеха.
Именно важность производственной информации обусловливает необходимость принятия локальных документов, обеспечивающих хозяйственно-финансовую деятельность предприятия.
Основное назначение локального правового регулирования не в восполнении пробелов, а в конкретизации и дополнении действующего законодательства.
Хотя локальные нормативные акты стоят на низшем уровне юридической иерархии нормативных правовых актов и имеют ограниченную сферу действия, они, тем не менее, занимают важное место среди источников и позволяют отразить всю специфику регулирования трудовых и социально-¬экономических отношений на предприятии.
Локальные нормативные акты вспомогательного характера – это принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие производные от трудовых и связанных с ними отношений у конкретного нанимателя. К числу таких локальных нормативных актов вспомогательного характера можно отнести:
-документы системы менеджмента качества;
-положение о ведении договорной работы;
-положение о претензионно-исковой работы;
-положение о скидках;
-положение об оплате труда работников службы сбыта;
-положение о подготовке (обучение) персонала;
-положение о персональных данных и их защите ( о защите коммерческой тайны);
-положение о бригаде;
-положения о бесплатной выдаче спецодежды, спецпитания;
-штатное расписание;
-положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю;
-положения о тендерах.
-некоторые образцы кадровой документации, которые необходимо вести на предприятии (например, шаблоны анкет кандидата, сотрудника компании, тесты, воинский учет, обходной лист, который не является обязательным документом);
-документы, регламентирующие механизм получения материальных ценностей, исключения задолженности по различным направлениям работы (особенно в случае увольнения или ухода в отпуск) – акты сдачи-приемки, обходные листы.
Это неполный перечень. Список можно продолжить в зависимости от характера деятельности предприятия, его организационной структуры, и, соответственно, прав и обязанностей работников, наличия коллективных органов управления, профсоюзов и т.д.
Вопрос обеспечения деятельности предприятия не кажется однозначным и простым. Ведь помимо набора организационных мер, направленных на обеспечение тех или иных поставленных целей и задач перед предприятием, существует целый юридический инструментарий, применение которого нередко вызывает вопросы и различного рода затруднения. Достаточно привести пример с дисциплинарной ответственностью в виде увольнения работника за разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, установленную Трудовым кодексом РФ (п.5. ст. 81). Практике уже известны трудовые споры работников и работодателей по этому вопросу. Кстати, решения судов по этим спорам принимались не в пользу работодателей, что было обусловлено их различными нарушениями и упущениями при установлении режима коммерческой тайны.
Каковы основные и первоочередные действия работодателя, направленные на создание механизмов по разработке и введению локальных актов, регулирующих вышеназванные вопросы?
Работодатель (наниматель) с помощью юридической службы в своих интересах при подготовке и утверждении пакета локальных нормативно-правовых актов, в основу разработки содержания того или иного акта определяет (устанавливает):
-законодательный акт, регулирующий данные отношения
-состав информации, относимой работодателем к объекту (предмету) отношений;
-порядок обеспечения той или иной деятельности в трудовых и гражданско-правовых отношениях;
-права, обязанности и ответственность работников при исполнении обязанностей, связанных с объектом отношений;
перечень организационных и правовых мер по обеспечению той или иной деятельности.
-другие положения, которые предусмотрены законодательными актами.
Наличие внутреннего документа является необходимым как для решения правовых вопросов обеспечения производства или иной основной деятельности, так и в целях доведения до сведения работников основ установленного на предприятии обычных правил, обеспечивающих деятельность предприятия.
В процессе разработки таких внутренних документов необходимо учитывать определённую информацию, содержащуюся в учредительных документах юридического лица, информацию, о численности, составе работников; информацию о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест и т. д.
Работодателю следует обратить особое внимание на содержание разрабатываемого локального акта. Это позволит решить как минимум две серьезные задачи. Во первых, довести до сведения работников, какие именно правила являются обязательными. Это повысит степень эффективности исполнения обязанностей сотрудником. Во вторых, четкое определение правил, и ознакомление с ними работников гарантирует возможность правомерного привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Как показывает практика, суды при решении вопросов о правомерности привлечения работников, в частности, к дисциплинарной ответственности за неисполнение обязанностей устанавливают прежде всего факт ознакомления работника с конкретным локальным актом, регулирующим такие обязанности. Позиция судов основана на логике, в соответствии с которой работник не может быть привлечен к ответственности за неисполнение обязанностей, если до него письменно не доведен ее перечень.
Локальные нормативные акты могут приниматься самостоятельно работодателем, либо с участием коллегиальных органов управления, а также профсоюзов или по согласованию с ними.
Роль юридической службы предприятия заключается в том, что она не только участвует в разработке локальных актов, но и осуществляют контроль за их исполнением Одной из основных задач юридической службы является обеспечение соответствия действующему законодательству издаваемых на предприятии локальных нормативных актов, а в случае издания данных актов, противоречащих действующему законодательству, – принятие мер к их отмене в установленном порядке.
 









Раздел 3. Правила составления юридического документа

Глава 1. Юридический язык и стиль официального (делового) письма

Юридический язык и стиль делового письма принципиально отличаются от личных писем. В связи с тем, что в официальном письме руководитель, подписывающий деловое письмо, представляет интересы организации, содержание писем базируется на праве и может служить предметом правовой оценки, в частности судебных органов. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык. В разных областях правоотношений они имеют свои особенности и специфические стандарты и традиции (дипломатический стиль и язык, язык организационно-распорядительного письма и т.д.). Но стиль изложения всегда должен быть формально-логическим, то есть из содержания письма достаточно ясно должны усматриваться последовательные действия необходимые с точки зрения установленного порядка при выполнении либо осуществлении (оформлении) чего-нибудь. Данное обстоятельство является определяющим признаком правовой логики, предъявляет особые требования к стилю и языку служебных документов: нейтральность, унифицированность, отрицание литературных речевых оборотов, стандартизация терминов, повторяемость отдельных языковых форм на определённых участках текстов документов.
В деловом письме при его составлении важно и целесообразно разместить такое количество информации, которая несла бы в себе не только сообщение о некоторой ситуации, но и по которой можно было бы понять и оценить модель поведения. Письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает составителя письма учитывать последовательность изложения и полезное размещение такой информации.
Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограничению содержательной части. Как правило, деловые письма составляют по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.
Письмо, как правило состоит из двух частей: основания письма, в котором раскрывается суть описываемого (его содержание), излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления документов и резолютивная часть, где подводится итог сказанному - выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения. Резолютивная часть начинается словами: «поэтому», «таким образом», «в результате этого», «резюмируя вышесказанное» и т.д.
Основание письма может состоять из нескольких логически-связанных частей. Изложение каждой части содержания следует начинать с нового абзаца (с красной строки). Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие!
Составление самого абзаца также требует определённого мастерства. В абзаце сначала формулируется тема, т.е. сообщается, о чём пойдёт речь дальше. Далее помещается основная информация абзаца. И в заключительной, так называемой комментирующей части подводится итог сказанного в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится теми же словами, что и резолютивная часть всего письма: «поэтому», «таким образом», «в результате этого» и т.д. Однако формальные границы между частями абзаца провести не всегда представляется возможным. Здесь большую роль играют интуиция и логическая культура составителя письма.
Предполагается, что средняя длина абзаца 4 – 6 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Запомните, чем больше предложений в абзаце, тем более вероятность того, что ваше письмо читать не будут! Предложения также не могут быть очень длинными, так как теряется визуально-эмоциональное восприятие читаемого текста. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. В текстах официальных документов в середине абзаца не может быть предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста.
Различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В последовательном контексте одно предложение вытекает из другого, иначе говоря, то, что было новым в предыдущем предложении, становится субъектом следующего предложения (т.е. известным). Например: В соответствии со ст. ст. 973, 974 ГК Республики Беларусь, а также частями 2-4 пункта 8 Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 19.05.2005 г. №20 «Об отдельных вопросах практики рассмотрения споров, возникающих из арендных правоотношений» имущество, составляющее неосновательное обогащение приобретателя, должно быть возвращено потерпевшему в натуре. При этом лицо, неосновательно временно пользовавшееся чужим имуществом без намерения его приобрести либо чужими услугами, должно возместить потерпевшему то, что сберегло вследствие такого пользования, по цене, существовавшей во время, когда закончилось пользование, и в том месте, где оно происходило».
В параллельном контексте несколько последующих предложений поясняют с разных сторон предыдущее предложение, т.е. у них одинаковые субъекты (известное) и разные новые сказуемые. Например: «В связи с тем, что полномочие – это предоставленное общим собранием участников право руководителя юридического лица совершать определенные действия, ссылка на обязанность юридического лица зарегистрировать изменения в учредительных документах в части определения дополнительных полномочий, несостоятельны. Данное обстоятельство априори подтверждается и тем, что деятельность юридического лица не может быть ограничена сторонней организацией при заключении сделок на определенную сумму, равно как и указанием на вид сделок. Предполагается, что если устав юридического лица не содержит ограничения на совершение сделок, то руководитель юридического лица имеет право заключать любые виды сделок и на любую сумму».
Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или изменённом виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения посредством повторения одинаковых или однокоренных слов; использованием в последующем предложении местоимения, часто с существительным предыдущего предложения; употребления слов, в которых происходит повтор некоторой совокупности смысловых признаков (например, употребление в двух соседних предложениях синонимов или антонимов).
Кроме того, связь между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связи. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «ввиду вышеизложенного»; «поэтому»; «в результате этого»; «следовательно»; «поскольку» и др.
При составлении письма определённую сложность вызывает синтаксическая грамматика официального письма, где тяжело правильно соединять слова и строить предложения. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность содержания письма в целом.
Для официально-делового стиля речи характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним именным словом, а целостным по значению сочетанием слов.
Вот несколько правил при составлении официального письма.
1. При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа, т.е. происходит согласование по грамматическому принципу. Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащего неправильно. Например, правильно будет сформулировано предложение «В 2004 году на предприятие был принят 31 специалист», а не « В 2004 году году на предприятие были приняты 21 специалист».
2. При подлежащем, имеющем в своём составе числительное «два» и более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа, например: На заседании общего собрания участников будут обсуждены (будет обсуждено) три доклада.
Сказуемое в форме единственного числа подчёркивает внутреннюю нерасчленённость, целостность того множества, которое обозначает вес, размер, время, штуки и т.д., например: Предприятию выделено двенадцать автомашин; на склад будет отправлено пять тонн кирпича. Форма единственного числа придаёт сообщению безличную окраску, подчёркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенному сказуемым действию или признаку, например: Будет премировано сто рабочих; было продано четыре костюма.
При обозначении большого числа чего-либо, как правило, употребляется форма единственного числа, например: ООО «Омега» будет выделено две тысячи тонн удобрений.
Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда пишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каждого лица (предмета), входящего в группу, например: Десять сотрудников отдела сбыта добились отличных показателей.
3. При подлежащем, которое содержит такие слова и словосочетания, как «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределённые местоимения «никто», «ничто», «кое-кто», сказуемое употребляется в форме единственного числа, т.е. в этом случае оно согласуется с подлежащим по грамматическому принципу, например: Ряд предложений экономиста не подкреплён расчётами.
4. При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа, например: Тот, кто представит лучший проект, будет награждён.
При местоимении «что» сказуемое ставится в форме единственного числа в том случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственного числа, например: ООО «Омега» информирует о том, что поможет завершить начатое строительство. Если слово, с которым соотносится местоимение «что», имеет форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также ставится в форме множественного числа, например: Те случаи, что имели место на фабрике, больше не повторятся.
Замена союза «которые» местоимением «что» носит разговорный характер и в официальных текстах неуместна, например: Правильно сформулировать «Рабочие, которые допустили брак…», а не «Рабочие, что допустили брак…».
5. Сказуемое в форме единственного числа может быть употреблено при перечислении в тех случаях, когда фразе придаётся намеренно безличный характер, например: В продаже имеется: ткани шёлковые и хлопчатобумажные; готовое платье разных фасонов…
С однородными подлежащими сказуемое, как правило, согласуется в форме множественного числа, например: В президиум были избраны директор и другие сотрудники.
6. Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространённом предложении должно стоять прилагательное или причастие, например: Документ, подготовленный группой специалистов…
7. В обычном тексте существительное следует за числительным, при табличной или анкетной записи - наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады, но в таблице количество штатных единиц – 15.
8. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство главных, ведущих слов в деловой письменной речи употребляется с одним словом или с ограниченной группой слов, например: приказ – издаётся; контроль – возлагается на какое-либо лицо или осуществляется; должностные оклады – устанавливаются; выговор – объявляется, порицание – выносится и т.д.
9. Необходимо помнить, что выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:
а) практикой употребления языкового оборота, т.е. степенью его употребления;
б) правильностью его с грамматической точки зрения;
 в) степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.
Широко используются так называемые расщепленные сказуемые, например: оказать помощь вместо помочь; провести проверку вместо проверить и т.д.
10. Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Грамматическая форма его должна соответствовать
принятой и для языка служебной документации, и для официального письма.
Недопустимы искажения термина или замена его синонимическими формами, например, замена термина акцепт выражением встречное предложение. Употребляемые термины должны допускать только одно толкование или определение. В том случае, когда термин может оказаться непонятным адресату, но без него нельзя обойтись в данном официальном письме, требуется дать его объяснение в тексте, например: В договоре предусмотрена паушальная цена (цена всего количества товара независимо от его сорта, качества).
Неправильное использование синонимов в юридических документах может исказить, сузить или расширить смысл документа. Например, термин «соглашение» применяется к международным актам, «контракт» - к трудовым отношениям, а «договор» – к гражданским. Или сравните: «субъект РФ» и «регион РФ».
Следует учитывать, что в русском языке достаточно много омонимов – слов, имеющих одинаковое написание или произношение. Например: «отвод судьи», «отвод земли». Такие слова необходимо сопровождать ударением либо адаптировать с содержанием текста документа
11.Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов.
Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой, например: Дефектных изделий должно быть не более трёх.
Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды, например: Испытания должны продолжаться три – пять дней.
Если однозначное число сопровождается обозначением меры, оно пишется цифрой, например: Требуется 2 кг гвоздей.
Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение, например: Двадцать пять изделий было забраковано (но: было забраковано 25 изделий).
Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы, например: 10 000 т, 288 310 рублей.
Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведётся арабскими цифрами, порядковые числительные вводятся в текст с указанием падежных окончаний, например: Шероховатость поверхности – по 6-му классу точности.
При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только одни раз, например: Изделия 1, 2 и 3-го сорта.
Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.
С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим некоторые формы числительных, например: 100-процентный, 20-километровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-км, 5-мм.
Глава 2. Юридическая аргументация делового письма

Ни одно письмо, даже самое короткое, не будет дочитано до конца, если первая же фраза не вызовет у читателя устойчивого интереса.
Интерес к тексту письма могут вызвать: показ практической значимости информации; его аргументация; нестандартная подача материала (новизна эстетики, дизайна бланка, композиционные сдвиги);
От делового письма, как от любого документа, требуется точность в передаче фактов и интерпретация их. Требование убедительности относится ко всей деловой корреспонденции – деловым официальным письмам и рекламным письмам в равной мере.
Убедительность достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью.
К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты и т.п.
Доказательной должна быть и мотивация. Немотивированная просьба в деловых письмах выглядит менее убедительно, чем мотивированная.
Мотивация должна быть истинной и соразмерной, не нарушающей представление о причинно-следственных связях. Нельзя, например, построить фразу так: «Ввиду невыполнения обязанностей нашими контрагентами по поставке комплектующих мы вынуждены задержать перечисление денег за последнюю партию товара». Это высказывание построено с нарушением причинно-следственных отношений, так как следствием описанной в мотивационной части причины становятся претензионные отношения между сторонами по договору поставки комплектующих, а не информирование по задержке оплаты товара.
Главное требование к тексту официального письма – текст документа должен быть понятен адресату. Следует стремиться к максимальной унификации текстов делового письма. В этом плане в деловом письме следует выделить постоянную и переменную информацию. Постоянную информацию располагают перед переменной. На базе постоянной информации можно разработать трафаретные и типовые тексты, а для переменной информации оставлять пробелы для заполнения в каждом конкретном случае.
Типовые тексты и тексты-трафареты широко используются при составлении официальных писем с однотипной информацией и дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатанию письма.
Типовой текст – это стереотипный текст, на основе или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот.
Трафаретная форма – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения из переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов – бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений и др. Процесс создания трафаретных писем – выделение для группы однородных писем постоянных частей текста или реквизитов и определение объёмов пробелов для вписывания меняющихся сведений.
Процесс составления трафаретного делового письма можно свести к трём операциям: а) выбор стандартных готовых синтаксических конструкций; б) заполнение бланка письма; в) построение предложений на основе моделей.
При составлении текстов трафаретов нужно помнить следующую закономерность порядка слов: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения. Та часть информации, которая подразумевается в вопросе и повторяется в ответе, будет служить постоянной информацией, остальная – переменной.
«Трафаретизация» писем наиболее продуктивна, когда она содержит более половины постоянной информации от всего объёма текста. Однако на практике «трафаретизируют» тексты и меньшим объёмом постоянной информации, если таких документов создаётся большое количество. Прежде, чем составлять трафаретные тексты, необходимо проанализировать каждый вид официального письма, чтобы установить степень повторяемости постоянной информации, количество подобных писем, отправляемых в течение года.
Деловое письмо желательно посвящать одному вопросу. Основное правило составления документа – коротко и просто. Нельзя перегружать текст второстепенными деталями. Следует отбирать только самые необходимые, самые важные цифры и факты. По возможности не стоит усложнять и состав документа. Надо стремиться к тому, чтобы письмо занимало не более одной страницы. Это достигается целенаправленностью сообщения, точностью и краткостью (лаконичностью) речи, отсутствием повторений, тавтологии, многословия, правильным порядком слов в предложении, подбором коротких слов.
На трудоёмкость или лёгкость восприятия письма влияет не только сложность слов и оборотов, но и длина предложения. Для того, чтобы текст не показался монотонным и примитивным, в него следует включать предложения разные по длине и структуре: простые предложения должны соседствовать с составными.
При составлении текста письма должны учитываться психологические факторы его восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, создающие определённые рамки корректности и вежливости, и задающие общению определённую тональность. Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего (говорящего).
Нам всем хорошо известно, что одну просьбу исполнять приятно, а другую – нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а вот форма и тональность – нет. Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной фразы, которая многое меняет в восприятии текста, создавая дополнительный стимул для принятия положительного решения по обсуждаемому вопросу. К сожалению, очень часто этой одной фразы в деловых письмах как раз и не хватает.
В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагает большой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту (отправителю) оставаться вежливым.
Деловое письмо всегда имеет определённую цель и определённую направленность. Его задача – побудить адресата к нужным действиям, получить желаемую ответную реакцию. В основе письменного материала должны лежать следующие четыре принципа: привлечь внимание тех, кому Вы пишете; исходить из их интересов; не упускать из вида их желания; побудить их к определённым действиям.
Ожидаемая реакция адресата на письмо может быть разной. Возможна удовлетворённость или неудовлетворённость информацией, интерес (без удовлетворённости и неудовлетворённости) и никакого интереса к информации. Исходя из ожидаемой реакции адресата, автор может использовать для составления письма либо дедуктивный, либо индуктивный метод.
В дедуктивном методе все факты (глав¬ная идея) сооб¬щают в первом абзаце, далее из¬лагают только детали. При этом методе усматриваются такие преимущества как легкость в формулиро¬вании первого предло¬жения, и соответственно привлечения внима¬ния к изложенному вашего оппонента. Кроме того, следует учитывать такой психологический аспект: хорошие новости вначале письма по¬вышают настрой на восприятие последую¬щих деталей самого письма, а также экономится время оппонента на ознаком¬ление с главной идеей.
Индуктивный метод составления деловой корреспонденции характеризуется постепенным изло¬жением содержания и раскрытия подроб¬ностей, например, в хронологическом порядке. При этом второсте¬пенные детали изла¬гаются вначале тек¬ста. И здесь существует ряд преимуществ. Во-первых, предварительно осуществляется подготовка адресата к отрицательным новостям, что существенно смягчит воздействие отрицательного ответа и восприятие причин от¬каза. Во-вторых, повышается вероятность продолжения деловых контактов.
Какой метод выбрать? Здесь необходимо иметь представление о тех, кому пишете (их интересах, потребностях, желаниях, склонностях, пристрастиях, предрассудках, предубеждениях) и использовать тот уровень языка, который адресат поймёт; решить, что и как Вы хотите сказать и какой ответ получить; выбрать форму письменного сообщения, которая наилучшим образом могла бы послужить Вашим целям в данное время и в конкретных обстоятельствах.
Для того, чтобы максимально добиться точности выражения в письме, целесообразно сделать набросок текста, отредактировать и переписать письмо.
На практике официальное письмо строят исходя из определённой формы его изложения.
Например, при написании искового заявления используют несколько типов изложения. Повествование, как изложение о событиях в хронологической последовательности. Такой тип изложения характеризуется динамичностью повествования, которому придают глаголы и обстоятельственные слова. А также рассуждение, как исследование в строгой логической последовательности предметов и явлений с раскрытием их признаков, доказывание определённых положений.
Существует такой тип изложения как описание - детальное изображение действительности с перечислением объектов и их признаков. Описание статично и может строиться по схеме, например, в отчётах. В описании преобладают прилагательные и глаголы несовершенного вида.
Такой тип как определение раскрывает понятия, его родовые и видовые признаки в сжатой и обобщающей форме. Такой тип изложения должен строиться чётко и логически последовательно. Излагать текст в виде определения труднее всего, так как понятия, которые должны быть раскрыты, является формой мышления, отражающей существенные признаки однородных предметов. Именно определение чаще всего необходимо при формулировке нового знания. Поэтому рекомендую определение использовать тогда, когда специалисты юридической служба составляют соответствующее правовое заключение или пояснение.
В реальных условиях повествование, описание, рассуждение и определение сочетаются в тексте делового письма.

Глава 3. Этика официального письма

Юридический документ не должен содержать оскорбительных или унижающих человеческое достоинство фраз, слов и выражений. Для юридического документа не приемлемы жаргонизмы, сленговые выражения и метафоры. А юридическая этика крайне негативно относится к использованию льстивых и комплиментарных выражений.
Юридическая этика характеризуется принципиальностью, неподкупностью и требует от представителей юридических профессий верности духу и букве закона. Юристам всегда стоит следовать «золотому правилу» – поступай по отношению к другим так, как ты хотел бы, чтобы они поступали по отношению к тебе. Это правило существует между партнёрами, когда каждый из них действует согласно принципам, против применения которых к себе они не возражают. Юридическая этика строится на вежливом, уважительном и доброжелательном отношение к партнёру, соблюдении определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение, умении говорить «да» и «нет», не обижая партнёра, в том числе и руководителя предприятия, и не задевая его самолюбия; терпимости к чужому мнению, не совпадающим с вашим, умении признать свои ошибки и быть самокритичным; умении использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
Юридическая этика понятие широкое, включающее в себя вопросы этики делового письма. Поэтому в деловой письменной речи не допускается ирония, сарказм, оскорбления. В рамках деловой этики составителю делового письма не рекомендуется:
-побуждать адресата к спешному решению фразами – «срочно», «незамедлительно», «в возможно более короткие сроки»; лучше употреблять формулы «Прошу Вас ответить до … числа» или «Убедительно просим Вас сразу же сообщить о своём решении»;
-навязывать адресату желательное для вас решение вопроса: «Прошу решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
-намекать на невнимательность, проявленную к вашей проблеме, фразами «Предлагаю внимательно изучить…».
Нарушением этических норм, выражением неуважения является размещение ответной информации, написанной к тому же от руки, на письме-запросе или письме-предложении (о классификации писем см. ниже). Ответную информацию нельзя дописывать от руки и в таком виде посылать. Обязательно следует оформлять ответ в виде самостоятельного письма.
Чтобы произвести на адресата хорошее впечатление, необходимо следовать следующим нормам деловой переписки:
-бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
- все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
-перенос слов по возможности не допускается;
-письмо должно заканчиваться словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
-письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные письма не сгибаются и посылаются в больших плотных конвертах;
-подпись под деловым письмом всегда ставится от руки ( даже клише или факсимиле использовать не рекомендуется);
-на все письма следует давать ответ. Если адресат затрудняется с ответом, то именно это он должен написать – «затрудняюсь с ответом»;
-сроки ответа должны выдерживаться. Отсутствие ответа или нарушение сроков воспринимаются как неумение вести дела.
Читая письмо, написанное с соблюдением этикета, адресат сделает вывод, что автор является аккуратным, деловым человеком и профессионалом высокого уровня. Удачно составленный и подготовленный документ поднимает престиж организации, помогая ведению дел, а неудачно составленный – подрывает доверие к ней, свидетельствуя о некомпетентности сотрудников. Нужно всегда помнить, что письмо идёт от организации и является отражением её политики. Квалифицированная деловая переписка позволяет не только успешно решать повседневные вопросы, но и создавать имидж организации.
Как начать письмо? Давно известно, что самым сладостным и самым важным звуком для любого человека является его имя. Но при этом следует учитывать, что результат делового общения в значительной мере определяется речевым этикетом. В речевом этикете при общении с партнёром следует учитывать его социальный статус, место в служебной иерархии, профессию, национальность, вероисповедание, возраст, пол, характер.
История свидетельствует, что Российской империи было благозвучное обращение Ваше Высочество, Ваше Сиятельство, Ваша Светлость. Ваше Высокоблагородие Ваше Высокопревосходительство, Ваше Превосходительство, или господин капитан, господин полковник.
В наши дни возвращаются старые обращения – речь идёт прежде всего об чопорном обращении «Господин» - «господа», имевшем до 1917 года статус официального. Однако его употребление ещё не стало системным. Оно широко используется в сфере политики, в среде предпринимателей, деятелей искусства, реже в среде чиновников.
Автору достаточно долго пришлось выяснять, как можно было обратиться к руководителю фирмы, являющимся по национальности литовцем и проживающем в Литве. Ведь там уже не принято обращаться по имени-отчеству. А выражение «Уважаемый Антанас» неприемлемо для деловой переписки. «Уважаемый господин Иванаускас!» - вот правильное обращение. Однако следует помнить, что даже сведённое до индекса вежливости при пофамильном обращении или адресации слово это не будет иметь того значения, которое включало бы представление о социальном статусе адресата.
Если не знаете, как начать письмо, употребите следующую фразу: Общество с ограниченной ответственностью «Омега» сообщает (информирует, просит)...
Самыми распространёнными обращениями сегодня являются «Уважаемый господин… (фамилия)!», «Уважаемая госпожа… (фамилия)!», «Уважаемые господа!», «Уважаемый господин мэр!», « Г-н (фамилия)», «Г-жа (фамилия)», «Уважаемый товарищ… (фамилия)!», «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые друзья!», «Уважаемый доктор!», «Уважаемый мэр!», «Уважаемый судья!».
Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подчёркивает дистанцию и придаёт письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчёркивает налаженность деловых отношений.
Отсутствие пофамильного или поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.
Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей.
Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и т.д.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность: «С наилучшими пожеланиями…», «С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество…», «Всегда рады оказать Вам услугу…», «Добро пожаловать на наш семинар!», «Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в…».
Корректность и оптимизм определяют тональность деловых писем. В деловой переписке совершенно исключаются насмешки, колкости, проявление грубости и иронии.
Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность требования.
Сравните: «Считаем, что договор № 219 от 01.01.1999 должен быть заключён в нашей редакции» и «Считаем целесообразным (надеемся), что мы смогли Вас убедить заключить договор № 219 от 01.01.1999 в нашей редакции».
С помощью этикетных средств можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать деловой речи при необходимости экспрессивные оттенки: «Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным…», «Учитывая Ваш вклад в развитие нашего проекта…», «Примите наши искренние поздравления…».


Глава 4 . Коллизии юридического письма

Коллизии юридического письма – это противоречивые положения в содержании письма, различные ошибки, возникающие как умышленно, так и в связи с отсутствием квалификации составителя письма.
К типичным коллизиям, которые необходимо выяснять, относятся следующие:
- документ подписан лицом, не имеющим на то полномочий;
-в письме имеются взаимоисключающие и противоречивые положения;
-ссылка на несуществующие акты;
-расширительное либо ограничительное толкование норм;
-неточное использование терминологии либо незнание терминов;
-синтаксические, морфологические, лексические, стилистические ошибки и технические препятствия.
Коллизии выявляются достаточно просто, если адресат имеет высокую квалификацию. Чтобы не допустить коллизий следует придерживаться рекомендаций, позволяющих избежать ошибок при работе с текстом юридического документа:
1.Необходимо проанализировать законодательство в аспекте рассматриваемых отношений. При этом стоит остановиться на изучении бланкетных и отсылочных норм. Часто в письмах ссылаются на несуществующие положения, в том числе, на якобы предусматривающие ответственность лица.
2.Внимательно изучайте документ, полученный от адресата. Коллизии могут быть в соответствующих приложениях (инструкциях, актах, справках и т.д.).
3.В письме взаимоисключающие и противоречивые фразы сразу «бросаются в глаза». Поэтому все положения юридического документа должны рассматривать как равноценные.
4.Фразы, не имеющие существенного значения, неопределённость или многозначность юридических терминов позволяют предположить, что автор письма пытается ввести адресата в заблуждение.
5. Письмо должно быть построено исходя из причинно-следственных связей.
6. Ошибки, опечатки, технические препятствия используются недобросовестной стороной в своих интересах. И не так то просто найти сразу такие ошибки. Например, как толковать фразу в договоре «штраф в размере 0,5 % от просроченной суммы за каждый день просрочки», если юридический термин «штраф» означает санкцию в твёрдой сумме?
К техническим препятствиям относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста при передаче – надрывы, склеивание с конвертом и др. Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объём сообщения, т.е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность описок и ошибок. Это может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых типовых бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.
Наиболее часто встречаются ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.
Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированных документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.
В связи с тем, что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
К синтаксическим ошибкам относятся:
1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.
Одно и тоже предложение по смыслу может толковаться по разному. Например, в предложении «К 15 декабря ООО «Омега» выполнило план» констатируется, что общество план выполнило. В предложении «ООО «Омега» выполнило план к 15 декабря» содержится указание, к какому сроку общество выполнило план. И, наконец, в предложении «К 15 января выполнило план ООО «Омега» указывается, какое общество выполнило план.
2. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.
Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу, например: Учитывая… ; Считая…; Руководствуясь… и др. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Однако составители деловых писем часто допускают ошибки в употреблении деепричастных оборотов, например: Проработав два месяца, у юриста возникли осложнения с руководителем предприятия (правильно: Проработав два месяца, юрист испортил отношения с руководителем предприятия).
3. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
В деловых письмах сложноподчинённые предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того, что», «как». Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим словом, например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие…
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения, например: Ввиду того, что организация тендера проводилась ускоренным методом, конкурс длился два дня; Конкурс длился два дня ввиду того, что…
4. Неправильное использование предлогов.
Авторы деловых писем часто не различают случаев, когда речь идёт об учреждении, а когда о здании, например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие…).
 В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решения о кадрах и т.д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», например: Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса. Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.
5. Неправильное согласование в падеже.
Наиболее частой ошибкой является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
Неправильно: Согласно распоряжения.
Правильно: Согласно распоряжению.
Слово в творительном падеже согласуется именно так: «руководство практикой осуществляется главным технологом предприятия», а не «руководство практики осуществляется главным технологом предприятия».
Морфологические ошибки градируются в следующем порядке.
1. Отступление от правил согласования определений.
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа: «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова. Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на общем собрании заместитель директора Петрова.
2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имён прилагательных.
Краткие формы имён прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, например, правильно «Выводы комиссии обоснованы и справедливы, а не «Выводы комиссии обоснованные и справедливые».
3. Употребление количественных числительных в деловых письмах.
При этом следует помнить, что все количественные числительные склоняются, изменяются: с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями.
Чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями количественных числительных необходимо писать их словами, например: Директор встретился с 766 (семьюстами шестьюдесятью шестью) рабочими завода.
Лексические ошибки в деловом письме подразделяются на:
1. Неправильное использование слов и терминов.
Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьёзной бессмыслице, но и абсурду.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определённой профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка и в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение. Если в лёгкой промышленности употребляется термин «сдир» (лёгкая стёртость кожи) и допускается в переписке среди предприятий этой же отрасли, то для потребителя слово «сдир» ничего не значит.
2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.
Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплён русский эквивалент, например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлён). Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
3. Неправильное употребление иностранных слов
Например: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами («форсировать» означает «вести ускоренными темпами»).
4. Тавтологию.
Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова, например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.
5.Неправильное использование близких по звучанию родственных слов, различающихся по смыслу: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить и т.д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.
6. Ошибки в употреблении слов-синонимов.
Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести – построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идёт о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены.
Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном их значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения – порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.
К стилистическим ошибкам относят, например, ошибки, связанные с искусственным удлинением речи, например: «абсолютно новый» вместо «новый». Либо неправильным употреблением оборота, например, «в этой связи», вместо «в связи с этим». Часто употребляются архаизмы получившие распространение в деловой переписке. К ним следует отнести слово «каковой» вместо «который», «вышепоименованный» вместо «указанный выше», «на предмет» вместо «для».


Глава 5. Характеристика некоторых типов юридических документов и писем

К юридическим документам можно отнести приказ, распоряжение и протокол. Кроме того юридическая служба подготавливает в соответствующих случаях исковые заявления и жалобы.
Исковое заявление – это внешняя форма выражения исковых требований к ответчику. Исковое заявление подаётся в письменной форме и должно соответствовать процессуальным нормам, закреплённым в ХПК Республики Беларусь или АПК РФ.
Жалоба – это документ-обращение в государственный либо иной орган по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица. Жалобы являются как процессуальным документом (апелляционная, кассационная, надзорная), так и документом, в котором обозначено требование о восстановлении прав, свобод или законных интересов гражданина, нарушенных действиями (бездействием) должностных лиц государственных органов, иных организаций или граждан.
Приказ – юридически документ или правовой акт, в котором содержится официальное распоряжение руководителя организации. Приказ составляется в соответствии с правилами делопроизводства и не может противоречить действующему законодательству. Работа юридической службы заключается в проверке не только законности приказа, но и его грамотности и правильной стилистике.
Распоряжение и приказ в делопроизводстве различаются тем, что распоряжение может издавать не только руководитель, но и его заместители для решения оперативных вопросов.
Чтобы не погрязнуть в хаосе применяемых терминологий на предприятии целесообразно издать приказ, который ( см. главу 3 раздела 1) разграничивал понятия приказа и распоряжения и круг лиц, их издаваемых.
Необходимо помнить, что распорядительная часть приказа начинается словами «приказываю» (без кавычек и прописными буквами), а распоряжения – «обязываю» либо «предлагаю».
В качестве примера, предлагаем читателю ознакомиться с двумя вариантами приказа.

Неправильный вариант
ПРИКАЗ №_____
«25» февраля 2006г. г. Минск
Об утверждении учетной политики
ООО «Омега» на 2006 год

В соответствии с п. 3 ст. 5 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить учетную политику предприятия для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения на 2006 год. (Приложение №1, №2.)
2.Ввести в действие положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика» с 01 января 2006 года.
3.Утвердить Положение о бухгалтерии. (Приложение №3.)
4.Утвердить Рабочий план счетов бухгалтерского учета предприятия на 2006 год. (Приложение №4.)
5.Установить, что предоставленное право подписи на учетных документах, порядок применения наценки, порядок учета, хранения и использования бланков строгой отчетности, распределение транспортных расходов, номенклатура дел бухгалтерии осуществляется согласно приложениям №5.6.
6.Указания и распоряжения главного бухгалтера по вопросам соблюдения правил ведения учета, оформление и предоставление для учета необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и работников предприятия.
Данная учетная политика является неисчерпывающей и при внесении в законодательные акты, регулирующие порядок ведения бухгалтерского и налогового учета, значительных изменений может дополняться отдельными приказами по предприятию. Коррективы могут вноситься при реорганизации предприятия и изменении условий деятельности.
Директор А.А.Кутанеев
Приказ подготовил:
Главный бухгалтер А.А.Петрова

Правильный вариант
ПРИКАЗ №_____
«25» февраля 2006г. г. Минск
Об утверждении учетной политики
ООО «Омега» на 2006 год

С целью организации бухгалтерского учёта и создания необходимых условий для правильного его ведения
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика» (Приложения №1, №2.)
2.Ввести в действие положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика» с 01 января 2006 года.
3.Утвердить Положение о бухгалтерии (Приложение №3).
4.Утвердить рабочий план счетов бухгалтерского учета на 2006 год (Приложение №4).
5.Установить, что порядок применения наценки, учета, хранения и использования бланков строгой отчетности, распределение транспортных расходов, номенклатура дел бухгалтерии осуществляется согласно приложениям №5,6.
6. Установить, что учетные документы подписываются лицами, перечень которых определен в приложениях №5,6.
7. Установить, что учетная политика подлежит корректировке в связи с изменением законодательных актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского и налогового учета, а также условий деятельности предприятия и его реорганизацией.
Директор А.А. Кутанеев
Приказ подготовил:
Главный бухгалтер А.А.Петрова

Протокол - документ с записью всего происходившего на собрании или заседании, документ, которым удостоверяется какой-либо факт. Протокол также составляется в соответствии с правилами делопроизводства и распорядительная часть его начинается словами «решили».
В зависимости от назначения и содержания письма могут быть инициативные и ответные. К инициативным письмам относятся: письма-запросы, письма-просьбы, письма-рекламации, письма-напоминания, письма-извещения, письма-предложения, письма-разрешения, письма-подтверждения, гарантийные письма и другие документы. К ответным письмам относятся информационно-разъяснительные письма и запретительные письма.
Письма-запросы направляются в вышестоящие инстанции подведомственными предприятиями, учреждениями, организациями. Кроме того, такие письма могут быть направлены в министерства, комитеты. Инспекции и другие органы государственной власти для разъяснения какого-либо вопроса или удостоверения факта.
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами.
Как правило, запрос состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст письма вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.
Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов. При этом письмо-ответ выступает как зависимый по тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать объём информации, содержание, последовательность их изложения, терминология, система ссылок.
Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортёра к экспортёру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
В запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортёру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.
Письмо запрос характеризуется такими стандартными фразами как В соответствии с…, На основании…, Согласно…, Ссылаясь…, Просим прислать нам предложение на поставку…, Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…, Не откажите в любезности сообщить нам о…, Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить нам…, Мы были бы признательны ( благодарны), если…, Мы хотели бы знать, когда (в какой срок) Вы можете…, Мы хотели бы знать, по какой цене (когда и на каких условиях) Вы можете…, Просим Вас сообщить о возможностях поставки…, Желательно, что поставка была произведена в течение…, Мы заинтересованы в срочной поставке…, Просим повременить с поставкой до…, Обращаемся к Вам с просьбой сделать (выслать, прислать) нам предложение…, Не откажите нам в любезности сообщить нам по телексу (по телефону, с обратной почтой), можете ли Вы приобрести у нас…
При ответе на запрос в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в которой указывает принятие вопроса к рассмотрению, выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара; отказ поставить интересующий покупателя товар; изменение условий запроса (например, изменение количества товара, модели, марки, сроков поставки и др.); обещание направить предложение на поставку интересующего покупателя товара.
В письмах-просьбах содержится требование совершить какое-то определённое действие или закончить его. При этом может быть обращено внимание на заинтересованность предприятия, организации в исполнении такого требования.
Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени учреждения, фирмы, предприятия, практически беспредельно, поэтому письма-просьбы занимают значительное место в документообороте. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного или множественного числа, от третьего лица единственного или множественного числа, например: «Прошу Вас принять приглашение…», «Вторично просим погасить задолженность…»
В то же время сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать глагола «Просить», например: «Мы надеемся, что Вы сочтёте возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок».
Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб. Техника написания такого письма может выглядеть следующим образом: « Просим…», «Также просим…».
В письмах-просьбах могут быть употреблены следующие стандартные выражения:
-обращаемся к вам с просьбой, Просим Вас…, Мы просили бы Вас…,Не могли бы Вы…,Не откажите (нам) в любезности… (сообщить, подтвердить);
- Мы будем благодарны (Вам), если Вы…, Будем весьма признательны, если Вы…, Мы были бы весьма обязаны Вам, если Вы… (пришлёте, направите, сообщите, Подтвердите);
-Мы были бы весьма обязаны за…, Позвольте обратиться к Вам с просьбой о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Мы хотели бы получить… (участие, ответ, согласие );
- Нам хотелось бы привлечь Вас к…, Мы надеемся, что Вы сочтёте возможным…, Желательно было бы ознакомиться с…, Сообщите нам, пожалуйста…, Мы будем рады, если Вы…
Претензионные письма или письма-рекламации содержат требования возместить убытки либо иные требования, возникшие в результате нарушения договорных обязательств.
Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракт у обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора).
Рекламация должна содержать следующие данные:
Основание для предъявления претензии;
Доказательства – ссылки на нормативные акты и документы, например на технические условия, акт экспертизы, акт приёмки, акт испытаний и т.п.
Рекламация предъявляется в письменном виде с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон.
При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:
-если решение ещё не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;
-если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается срок и способ её удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указываются признанная сумма, номер и дата платёжного поручения;
-если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсимильной связи – при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов – при отказе в удовлетворении претензии.
Примерный образец оформления претензии выглядит следующим образом:

«Директору ООО «Омега»
_______________________________
Иванову И.А.
210015, г.Минск, ул.П.Бровки,20


Претензия

По договору №16/250 от 26 февраля 2006 г. ООО «Виват» осуществляло поставки товара по взаимным согласованным ценам и условиям договора. В нарушение п.6.1. договора оплата за поставленный товар осуществлялась с просрочкой. В связи с этим, условия заключенного договора исполнены ненадлежащим образом, что противоречит ст.290 ГК.
В соответствии с п.8.1. договора за несвоевременную оплату поставленного товара в соответствующие сроки, Покупатель уплачивает пеню в размере 0,15% от суммы задолженности за каждый день просрочки платежа.
С момента заключения договора и по состоянию на 14.12.2006 г. пеня за просрочку оплаты товара составила 42 675 802 рубля.
Исходя из вышеизложенного, предлагаем вам до 1 января 2007 года погасить неустойку, вызванную просрочкой оплаты поставленного товара в сумме 42 675 802 рубля. В противном случае мы вынуждены обратиться в хозяйственный суд с иском о взыскании 42 675 802 рублей, а также процентов за пользование чужими денежными средствами и оплаты расходов по государственной пошлине.

Приложение:
1. Расчет пени на 2 листах

Генеральный директор И.И.Петров


Сидоров С.Н.
11111111».

Письма-напоминания являются официальными документами, направляемыми с целью побуждения к действиям, которые ещё не исполнены. Как правило, в таких письмах после напоминания указываются меры, которые будут приняты в случае неисполнения.
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личных контактов получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения .
Ключевыми словами письма-напоминания являются слова, образованные от глагола «напоминать».
Пометка «Вторично», помещаемая на поле письма, уже подчёркивает факт напоминания. Такая пометка ставится тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. В конце письма обычно указываются меры, которые будут предприняты в крайнем случае.
Письма –напоминания характеризуются следующими однотипными выражениями: Напоминаем (Вам), что…, Напоминая о сроках…, Напоминая о…, просим…, Вторично ставим Вас в известность…, Несмотря на неоднократные напоминания…, Ещё раз прошу (просим)…, Считаем необходимым ещё раз обратить Ваше внимание…, По истечении… срока наше предложение теряет силу…
Сопроводительные письма применяются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Назначение этих писем – дать дополнительные разъяснения к приложенным документам и подтвердить факт их отправки.
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительные письма необходимы в случаях, когда они содержат дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам или если прилагаемые документы содержат несколько страниц. В остальных случаях адрес, дата и индекс документа указываются на документе.
Поскольку сопроводительное письмо подтверждает факт отправки каких-либо документов, оно является надёжным средством для контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Характерные фразы для сопроводительного письма: В ответ на Ваше письмо от… (на Ваш запрос, на Вашу просьбу)…Ссылаясь на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на нашу договоренность, на наш телефонный разговор)…Согласно Вашей просьбе…Согласно нашей договоренности… В соответствии с дополнительным протоколом (с нашей договоренностью, с Вашей просьбой)…На основании дополнительного протокола (соглашения)…,В связи с Вашей просьбой (нашей договоренностью)… В подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора)…
Необходимо употреблять связующие глаголы к вышеназванным фразам: направляем, посылаем, высылаем, препровождаем.
Письма-предложения в большинстве случаев представляют собой предложения для заключения сделки с указанием её существенных условий. Кроме того, указанные письма могут направляться в качестве ответа на полученный запрос. В качестве образца письма предлагаем следующее содержание текста:
Уважаемый г-н Иванов!
Мы рады представившейся возможности предложить Вам образцы нашей продукции.
В наличии есть следующие модели: _,_._. К сожалению, модели _ в наличии нет.
Цена на все виды продукции одинакова и составляет:
600 руб. за изделие при покупке до 20 изделий,
550 руб. при покупке от 20 до 100 изделий,
500 руб. — свыше 100 изделий.
При покупке свыше 200 изделий цена договорная. Доставка бесплатная. Оплата производится в течение 30 дней со дня доставки.
Кроме того, хотелось бы обратить Ваше внимание, что если Вы закажете товары до конца января, Вы получите дополнительную 10% скидку. Для ускорения процедуры заказа заполните бланк, прилагаемый к письму.
Если потребуется дополнительная информация, всегда буду рад Вам помочь.
С уважением, директор Иванов А.А.

В письмах-разрешениях адресату даётся положительный ответ на просьбу выполнить что-либо. Примерный образец такого письма.

  «Директору ООО «Омега»
  О.Н. Иванову
 на N 12505-4143/124 от 19.12.2006
 О согласовании вывоза
 Продукции в США

 Общее собрание участников рассмотрело Ваше письмо и не возражает против отправки продукции собственного производства (70 шт. изделий) в США через транспортную организацию «Express».

 Председатель Общего собрания участников А.К.Петров».

Письма-подтверждения сообщают о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, продукции или других материальных ценностей) либо об оставлении в силе ранее составленных документов (договора, инструкции и т.п.).
Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.
В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.
В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д.
В письмах-подтверждениях употребляются следующие стандартные выражения: Подтверждаем…, (С благодарностью) подтверждаем получение…, Ваше письмо от… нами получено…, Мы получили…, Благодарим за каталог, который мы получили…, Посылаем (Вам) наше подтверждение…, В подтверждение своего согласия с…, ООО «Омега» подтверждает…
Информационные письма информируют другие предприятия, учреждения, организации об имеющих место фактах и содержат необходимые разъяснения. Содержание такого письма может выглядеть, к примеру, так:

  «Директору ООО «Омега»
Иванову И.И.
 
Общество с ограниченной ответственностью «Тур» организует бизнес-тур на комфортабельном теплоходе "Эстония" по маршруту «Таллинн – Каир». Здесь бизнесмены могут завязать контакты с деловыми людьми из Европы, США, Канады, Австралии, Германии, Китая.
По индивидуальному выбору участники тура могут получить знания и практические навыки предпринимательской деятельности в условиях свободного рынка; прослушать лекции по малому и среднему бизнесу, банковскому делу, защите коммерческой информации.
Для участия в бизнес-туре переведите по безналичному расчету 20 рублей на расчетный счет 01 в «Агропромбанке».
 Справки по телефону 0101010 в рабочее время.
Директор В.Г. Кутанеев

Козлов
1111111».

В запретительных письмах на полученную просьбу дают отказ аргументированным обоснованием причин отказа.
Вот образец такого письма:

Ликвидатору
АО «Faktoringas»
Ангелине Барткене
________________________________
LT-76200, г. Вильнюс, ул. Тильжес, 5


На исх.2006-01-15 №5

Общество с ограниченной ответственностью «Омега» сообщает, что в соответствии с п.1 ст. 6.101 Гражданского кодекса Литовской Республики уступка права требований не должна нарушать права должника и, прежде всего, ограничивать его обязанности. Передача требования новому кредитору, а именно АО “iauli bankas», будет ограничивать наши права и препятствовать исполнению обязанностей по договору о взаимном погашении долга от 15.04.2006 г., который заключался на доверительных личных отношениях руководителей предприятий.
В связи с этим предлагаемая Вами передача требований противоречит п.5 ст.6.101 Гражданского кодекса Литовской Республики, согласно которой запрещено переуступать права требования без согласия должника, если личность нового кредитора имеет для должника особое значение.
Исходя из вышеизложенного, информируем вас о невозможности исполнении обязательств новому кредитору.

Директор В.Г. Кутанеев

Козлов
1111111».

Письмо-сообщение отправляется при необходимости сообщить (известить, уведомить, проинформировать) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.д.). Такие письма наиболее ярко представляют разновидность информационного письма.
Объём информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.
К разновидностям информационных писем относят рекламно-информационные письма, письма-заявления, письма-напоминания и другие, которые начинаются стандартными выражениями: Сообщаем, что…, Извещаем (уведомляем) информируем Вас о том, что…, Ставим Вас в известность…, Считаем необходимым поставить Вас в известность о…, Сообщаем к Вашему сведению, что…, Доводим до Вашего сведения, что…, Нам приятно сообщить (Вам), что…, Имеем честь сообщить (Вам), что…, С радостью сообщаем (Вам) о…
Если есть необходимо сослаться на какое-либо действие, то рекомендуем использовать следующие фразы: Ссылаясь на телефонный разговор…, В ответ на Ваше письмо…, В дополнение к нашему письму…
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определённых обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.
Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.
Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки её выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п.
Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.
К сожалению, в понимании обеспечения исполнения обязательств, гарантийные письма юридической силы не имеют, но могут дисциплинировать исполнителя договорных обязательств. Фразы «Гарантируем…, Гарантируем, что…, Фирма «Омега» гарантирует…», могут использоваться при написании данного вида документа.
 1.Г.Ф. Шершеневич. Учебник торгового права. - М., 1994, с. 88-92.
 2.СУ РСФСР, 1927, № 36, ст. 238.
 3.Постановление Совета Министров СССР от 22.06.1972 г. №467.
 4.В работе автор не разграничивает понятия «юрисконсульт» и «юридическая служба». В зависимости от численности работников предприятия на нём может создаваться как юридическая служба (отдел, сектор), состоящая из штатных юристов, экономистов, так и из одного юрисконсульта. О рекомендуемых нормативах численности работников юридической службы см. Постановление Минюста СССР от 10 июля 1990 г. №К-14-440 « Об утверждении численности работников юридической службы».
5.Пугинский Б. И., Неверов О. Г. Правовая работа: Учебник.- М.: ИКД « Зерцало-М», 2004.-с.14.