Сохраним документальное наследие лекция

Тема лекции:
«СОХРАНИМ ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ НАСЛЕДИЕ – СОХРАНИМ ИСТОРИЮ»

План изложения:
     Вступление.
1. Документальное наследие – составная часть историко-культурного наследия.
2. Как создается документальное наследие?
3. Где хранится документальное наследие?
4. Научно-практическое использование архивных документов.
5. Что хранится в государственных архивах Гродненщины?
Заключение.

Основные цели лекции:
1. Дать сведения о документальном наследии, его хранении и научном использовании.
2. Кратко сообщить, какие документы хранятся в гродненских архивах.
3. Привлечь внимание о важности создания, архивирования и хранения документов.

ТЕЗИСЫ ИЗЛОЖЕНИЯ:

Вступление.
Людская память, в отличие от компьютерной, соединяет прошлое с настоящим. Она многообразна. Говорят: надо помнить прошлое, жить настоящим и верить в будущее. «Пока я помню, я живу», - поется в одной из популярных песен. Можно выделить  виды памяти: зрительная, музыкальная, математическая, документальная и др.
Что такое документальная память? Это – «рождение» документа на бумаге или электронном носителе, его своевременное и правильное архивирование, заботливое хранение  и разумное научное использование.
Документальная память, как и документальное наследие, зависят от уровня социально-экономического развития страны, воспитания населения и политики, проводимой государством. Правильно говорят, если хочешь изменить историю, уничтожь архивы. Этого нельзя допускать никогда. В годы Великой Отечественной войны немецко-фашистские захватчики старались вывезти часть архивных документов. В планах их было не только истребление людей, но и уничтожение архивов.


1.
Документальное наследие является составной частью всего историко-культурного наследия. Его можно разделить на духовное и материальное. Документальное наследие относится и к материальному и духовному одновременно.   Как известно,  документ  на бумажной основе или в электронном виде является материальной ценностью, а  его содержание всегда  несет  духовную или идейную нагрузку.
Документальное наследие – это документы различных эпох и видов: уникальные, особо ценные, постоянного и длительного срока хранения, секретные и несекретные, по личному составу, другие документы  государственных и негосударственных организаций.
Можно выделить  виды документов: организационно-распорядительные (указы, приказы, распоряжения, указания, решения, постановления),  информационные (справки, докладные, служебные записки, информации), отчетно-статистические, по личному составу  и др. 
Нельзя отдельно не сказать об   электронных документах. Они бывают  с электронной цифровой подписью и без нее. За ними -  будущее.
Электронный документооборот – это веление времени,  активное внедрение новых информационных технологий в практику документационного обеспечения деятельности организации. К сожалению, в хранении документов на электронных носителях у нас  много нерешенных проблем: пока не ясно, на чем хранить, где хранить, как обновлять информацию на электронных носителях и т. д.
 
2.
По вопросам правильного оформления документов  существует в нашей республике достаточно большая  нормативно-правовая база: Государственный стандарт СТБ 6.38-2004, Инструкции по ведению делопроизводства, Правила подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденные Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 года № 359, Альбомы форм документов, различные Методические рекомендации,  разъяснения, образцы,  шаблоны и т.п.
Очень важно  выполнение их требований, ибо в дальнейшем от этого  зависит  правильное архивирование и сохранность документов. Для этих целей в организациях ежегодно утверждаются номенклатуры дел, образовываются экспертные комиссии по отбору документов к уничтожению, уничтожение документов ведется комиссиями  по актам.   Ответственность за делопроизводство как и за архив организации согласно законодательства Республики Беларусь несет руководитель. Им издается приказ о назначении конкретного ответственного лица за ведение делопроизводства и содержание архива.
В нашей республике действуют четыре основные Инструкции по ведению делопроизводства: общая, по административным процедурам, по обращениям граждан и по секретному делопроизводству.
(Показать  и прокомментировать три Инструкции, Гостандарт, Правила и др.)


3.
Всем известно, что документы должны храниться в архивах;   вначале – в архивах организаций, а затем - в государственных архивах. Этого требует Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». В статье 13 его конкретно указываются виды архивов:
- республиканские,
- областные,
- зональные,
- городские или районные,
- архивы государственных органов и организаций.
Требования данного Закона распространяюся  как на государственные, так и негосударственные, коммерческие организации и индивидуальных предпринимателей.
В Законе четко определены ответственные за создание и хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. Статья 20 Закона определяет сроки временного хранения документов в архивах организаций и передачи их на хранение в государственные архивы: для организаций республиканской формы собственности (подчиненности) – 15 последних лет, областной – 10, городской, районной – 5, научно-технической документации- 25 лет, актов ЗАГС, нотариата, по личному составу  и похозяйственных книг  -75 лет. 
(Показать и прокомментировать Закон Республики Беларусь).
В каждой организации должны быть помещения  или хотя бы отдельные шкафы для хранения архивных документов.  Документы в архивах организаций должны быть обработаны и располагаться по годам в соответствии с описью дел. Приказом должен быть определен ответственный за архив. Доступ в  архив должен быть ограничен. А условия  должны обеспечивать надежность сохранности документов без повреждений и утерь.
К сожалению, в отдельных организациях эти требования нарушаются, и приходится применять полномочия Инспекции архивов и делопроизводства, которая призвана контролировать соблюдение законодательства по архивам и делопроизводству, используя как предупреждения, так и штрафные санкции.
4.
Архив не склад и не хранилище,
Живые судьбы здесь. Светилище.
И в нем история живет,
Которую создал народ.
Это четверостишье написал неизвестный архивист. Он, конечно,  не поэт. Он -  фанат архивного дела.  Сказано  им об архивах предельно точно.
В архивах хранятся тысячи документов с огромным объемом информации по самим различным темам. Далеко не все документы были у руках у исследователей. Многие ждут этого часа. Усложняет архивный поиск информации отсутствие в архивах компьютерных поисковых систем.
Несмотря на трудности, архивисты выдают тысячи архивных справок заявителям, оказывают помощь ученым в написании научных работ.
Читая старые документы, можно извлечь уроки на будущее.
В нашей области государственные архивы имеют Путеводители по фондам, создана АИС архива (по карточкам фондов). На сайте «Архивы Беларуси» можно узнать о местах хранения документов. На сайте главного управления юстиции в разделе «Архивное дело и делопроизводство» размещены сведения, что хранится в гродненских архивах: Национальном историческом архиве Беларуси в г. Гродно, двух областных, двух зональных (в Лиде и Новогрудке), 17 горрайархивах, архиве органов, регистрирующих акты гражданского состояния (ЗАГС), и нотариальном архиве Гродненской области.
В отдельных государственных архивах работают читальные залы, куда могут обратиться исследователи. Их работа регламентируется специальными Правилами и Инструкцией о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан. Инструкция утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24 мая 2012 года № 132. Ее можно прочитать в Интернете. Для работы в читальном зале необходимо письменное отношение организации или заявление посетителя.
Для популяризации хранимых документов госархивы издают сборники документов, печатают  обзоры и подборки. Ведется работа по сканированию архивных документов с записью на электронных носителях. Организуются выставки документов в читальных и выставочных залах, на  Интернет-сайтах.



5.
В Гродно на пл. А. Тызенгауза, 2 располагается государственное учреждение «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно». В нем хранится 1200 фондов, более 400,0 тыс. единиц хранения с ХУ1 века до начала ХХ века.  Это документы учреждений бывшей Гродненской губернии и бывших Виленского, Дисненского, Лидского, Ошмянского уездов Виленской губернии Российской империи. Особый интерес представляют документы Канцелярии гродненского губернатора и губернского правления, губернского по крестьянским делам присутствия, а также документы об Отечественной войне 1812 года, о восстании 1830-1831 годов, о событиях 1905-1907 годов в России. Имеются фонды статистического комитета, управления земледелия и государственных имуществ, дирекции народных училищ, врачебного отделения, депутатского собрания, религиозных конфессий и др. Фонды личного происхождения помещиков Быховцев, Слизней, Булгариных и «Инвентари помещичьих имений» часто используются при ответах на запросы генеалогического и имущественного характера. Эти запросы исполняются на платной основе. В архиве хранятся документы о деятельности Т. Костюшко, Э. Ожешко, А. Пашкевич (Тетки), И. Луцевича (Янки Купалы), М. Огинского, М. Богдановича, Л. Заменгофа и др. На хранении в архиве находятся инвентарные описания, планы, карты, чертежи, дневники, письма, метрические и похозяйственные книги периода Х1Х – начала ХХ веков. Если кто-то заинтересовался родословной своей семьи, то надо обращаться в этот архив. Сейчас на такой вид запросов уже имеется очередь более одного года. Архив готовится к переезду в новое здание на ул. Горького (бывшая столовая завода «Радиоприбор», напротив ООО «Молочный мир»). Сейчас архив располагает небольшим читальным залом.
В подчинении отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Гродненского облисполкома находятся два областных государственных архива и два зональных. В состав отдела входят также сотрудники архива органов, регистрирующих акты гражданского состояния (ЗАГС).
Ведущим в нашей области является учреждение «Государственный архив Гродненской области», которое находится в специальном здании по ул. Дзержинского, 84 в г. Гродно.  На хранении находится более 1600 фондов, более 500,0 тыс. единиц хранения  с 1919 года. Самые ранние документы относятся к периоду создания на Гродненщине первых органов Советской власти. Имеется значительный комплекс документов на польском языке учреждений Белостокского и Новогрудского воеводств Польши до 1939 года. Среди них – отчеты, донесения, информации, переписка, списки избирателей, учащихся, преподавателей, перечни имений, фольварков и их жителей, приговоры польского суда, документы о содержании в гродненской тюрьме Ф.Пестрака,  В. Тавлая,  М. Машары и др. Представлено также немало  документов на немецком языке периода немецко-фашистской оккупации. Они  хранятся без перевода и редко используются. Самый большой массив документов – документы советского периода о деятельности органов власти и организаций по различным направлениям народного хозяйства. Документы разнообразные по видам: протоколы, решения, постановления, приказы, отчеты, планы, уставы, штатные расписания, сметы расходов и доходов, материалы народного контроля, правоохранительных органов, налоговых инспекций и др. С 90-х годов ХХ века по документам можно проследить создание и деятельность кооперативов, открытых акционерных обществ, предпринимательских структур. В фондах личного происхождения – документы философа, члена-корреспондената АН СССР, уроженца           г.Гродно А.О.Маковельского, профессоров Гродненского государственного университета имени Янки Купалы Я.Н.Мараша и В.Н.Черепицы, писателя А.Н.Карпюка, директора архива, заслуженного деятеля культуры БССР А.Н.Плешевени, доктора медицинских наук профессора Гродненского государственного медицинского института В.И.Бжеского, участников Октябрьской социалистической революции, гражданской войны, Великой Отечественной войны, передовиков социалистического строительства. В архиве хранятся также секретные документы органов власти и организаций. Архив ежегодно комплектуется документами более 500 организаций г. Гродно, Берестовицкого, Гродненского, Зельвенского, Волковысского, Мостовского, Свислочского и Щучинского районов. В архиве имеется лаборатория по реставрации документов, работает читальный зал. Действуют локальная компьютерная сеть, компьютерная программа по контролю за рассмотрением обращений граждан и организаций. Свыше 1000 дел сканировано и переведено на электронные носители (диски CD и DVD).
В нашей области сохранен бывший архив обкома партии, который сейчас называется «Государственный архив общественных объединений Гродненской области» и находится на ул. Замковая, 20 в   г. Гродно. Здесь на хранении более 1,0 тыс. фондов, свыше 250,0 тыс. дел периодов 1918-1920, 1939-1941, 1944-2002 годов. Значительная часть  секретных партийных документов сейчас рассекречена. Архив хранит партийные и комсомольские документы Белостокского и  Гродненского обкомов партии, городских и районных партийных органов, партийных и комсомольских организаций, политотделов военкомата и МТС, воспоминания ветеранов партии, войны и труда. Документы 1918-1920 годов рассказывают об установлении Советской власти в Западной Белоруссии, 1939-1940 годов – о вхождении Западной Белоруссии в состав БССР. Документов периода немецкой оккупации не много. Они повествуют о партизанском движении, гродненском подполье, освобождении Гродненщины от немецко-фашистских захватчиков. Полно и хорошо сохранились документы послевоенного периода: протоколы партийных конференций и пленумов, заседаний бюро, отчеты, справки, информации, уставы, доклады, списки, штатные расписания, бухгалтерские документы. В архив поступают документы политических партий и общественных объединений, женских, молодежных организаций, национальных обществ и благотворительных фондов. Среди документов личного происхождения – фонд доктора исторических наук, профессора, бывшего первого секретаря партии КПБ В.П.Верхося. Имеется коллекция фотодокументов (негативы, пленки) по истории Гродно и Гродненской области в 1920-1939 и 1944-1990 годах. Архив располагает небольшим читальным залом. В связи с предстоящей реконструкцией комплекса зданий Нового замка по указанию руководства облисполкома в  настоящее время изучается вопрос о переносе фондов архива в другое помещение. С 2013 года часть малоиспользуемых фондов переведена в архив Пенсионного фонда Гродненской области по ул. Дзержинского, 88 в г. Гродно.
С 1963 года на Гродненщине работают зональные государственные архивы в г. Лиде и г. Новогрудке. В них хранятся документы организаций закрепленных районов с 1944 года. В лидском архиве – Лидского, Вороновского, Ивьевского, Островецкого, Ошмянского и Сморгонского районов, в новогрудском – Новогрудского, Дятловского, Кореличского и Слонимского районов. В связи с реконструкцией и возведением пристройки лидский архив временно не комплектуется.
В области работают Гродненский городской и 16 районных территориальных архивов, в которых находятся на хранении документы ликвидированных организаций и индивидуальных предпринимателей, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Названия фондов и перечни хранимых документов можно узнать на сайте главного управления юстиции Гродненского облисполкома в разделе «Архивное дело и делопроизводство».
Кроме вышеназванных архивов, на территории Гродненской области действуют архив органов, регистрирующих акты гражданского состояния (ЗАГС), который располагается в г. Гродно на ул. Социалистическая, 35,  и нотариальный архив Гродненской области на проспекте Космонавтов, дом 37-а в г. Гродно. В их деятельности имеются отличия по сравнению с государственными архивами, как по комплексу хранимых документов, так и по порядку их комплектования. Справки о выдаче ими сведений можно получить по телефонам: 77 09 54 (архив ЗАГС) и 75 21 93 (нотариальный архив).

Заключение.
В целом архивы различных уровней решают важнейшую задачу. Они  обеспечивают отбор и хранение документального наследия государства и принеманского края. Без архивов невозможно сохранить историю народа, обеспечить социальные права граждан, решать их запросы и обращения.
Какова перспектива архивного дела?
Бережно сохраняя и разумно используя архивные документы на бумажной основе, необходимо активнее внедрять новые информационные технологии в архивную практику, развивать поисковые системы, смелее переходить на электронный документооборот, создавать архивы для хранения электронных документов, не допуская  их повреждений и потерь документов.
 Сохраняя документы, мы сохраняем историю.