Концепция делопроизводства Кыргызской Республики

Улан Дуйшеналы

КОНЦЕПЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Направлена:
1. В Архив Президента КР за входящим № 01-3/34 от 16.11.2016 г.
2. В Правительство КР за входящим № ОП-871 от 16.11.2016. Интерес не проявлен, проблемы не решены. Позвонили и спросили «Что Вы хотите?», так как вероятно растерялись и не знали, что делать.
3. В Архивное агентство при Государственной регистрационной службе при Правительстве КР за входящим № 01-17/639 от 15.11.2016 г.

Некоторые соображения по правилам телефонограммы построены на основе моего чтения советской книги «Секретарское дело» Т.Н. Бондырева, изданной издательством «Высшая школа» в 1989 году. Соображения о видах справки и правилах их оформления построены на основе изучения делопроизводства Российской Федерации.

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОБЩИЕ ПРОБЛЕМЫ
2. ОБ ЭКОНОМНОМ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЛОЩАДИ БУМАГИ
2.1. Параметры бланка письма
2.2. Адресат
2.3. Собственно интервалы
2.4. В протоколе
2.5. В приказах
3. НЕ УЧТЕННЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛА В ТИПОВЫХ ИНСТРУКЦИЯХ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО НИМ
3.1. Заявление
3.2. Служебная и докладная записки
3.3. Протокол
3.4. Справки
3.5. Телефонограмма
3.6. Формы акта
3.7. Проблемы единообразия
3.8. Правила переноса
3.9. Экономия бумаг учреждения
3.10. Когда ставится печать?
3.11. Правила регистрации
3.12. Способы утверждения документа
3.13. Заголовок приказа: Об Иванове или Об отпуске господина Иванова?
4. ХАРАКТЕРНЫЕ СПОРЫ
4.1. «Разослать в дело»
4.2. Ознакомление с приказом
4.3. Виза
4.4. НАЗНАЧИТЬ или назначить?
4.5. Уволить Иванова или Иванова уволить?
4.6. Все приказы контролируются?
4.7. Уважаемый или неуважаемый?
4.8. Заголовок к распоряжению
4.9. Заголовок письма
4.10. Протокол планерки
5. НЕЯСНЫЕ ПЛАВИЛА ИЛИ ПОЛОВИНЧАТЫЕ МЫСЛИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ОТ 3 МАРТА 2020 ГОДА № 120
5.1. О заверении копий
5.2. По центру или кто во что горазд?
5.3. Кто исполнитель?
5.4. А сверху слева?
5.5. А если не захватит при печати?
5.6. Что такое исходящий документ?
5.7. 12 и 14. А 13 нельзя?
5.8. В каких случаях нумеруются страницы?
5.9. Формат обязательно альбомный?
5.10. «ПРИКАЗЫВАЮ» было красивее чем «приказываю»
5.11. Нужно ли доставлять письмо за факсограммой?
5.12. Факсово-копировальный глазоцид

1. ОБЩИЕ ПРОБЛЕМЫ

Известно, что со времени обретения суверенитета Кыргызской Республикой, постановлением Правительства Кыргызской Республики от 25 августа 1995 года № 370 утверждена Типовая инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике. Когда пишущие машины заменены компьютерами, долгие годы не разрабатывалась новая инструкция с учетом преимуществ электронной техники. Лишь в 2012 году  постановлением Правительства Кыргызской Республики от 23 июля 2012 года № 517 утверждена новая Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике. С тех пор Типовая инструкция обновлялась утверждением новых редакций. Затем Постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года № 120 принята новая Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике.
Однако о существовании таких правил делопроизводства основная масса населения, в том числе организации не знают – о Типовой инструкции знают в основном в государственных и муниципальных органах. Таким образом, в частных организациях творится хаос, царят ошибочные знания, именно ошибочные знания передаются не инструктивно от поколения в поколение, в том числе устаревшие советские стандарты делопроизводства. Увидевшие документы государственных органов представители частных организаций считают, что они составлены с ошибками, так как представители частных организаций отстали от жизни, не зная о новых правилах делопроизводства. Типовая инструкция после ее принятия абсолютно не пропагандируется и даже не сообщается населению по телевидению в качестве новости. Она не распространяется среди населения, среди организаций. Но Типовая инструкция, по сути, провокационна, то есть из-за недоработок часто провоцирует споры между людьми, между проверяющими и проверяемыми, что иногда споры перерастают в нежелательные конфликты, особенно среди государственных служащих, тем более не секрет, что государственным служащим характерны интриги.       
Во всех случаях разработки и принятия инструкций по делопроизводству существует масса проблем, которые перечислены ниже:
1. Неполнота мыслей, нарушение логики, вынуждающие с трудом домысливать самим людям.
2. Разночтения.
3. Разрушение общепринятых традиционных знаний людей, которое порождает несуществующие новые условные знания и является одной из объективных причин незнания правил делопроизводства.
Объясним на примерах.
Пример первый: У обычного образованного человека после реквизита «Утверждено» логически возникает вопрос в творительном падеже «кем»? И не знающий условия, придуманные в правилах делопроизводства, допускает ошибки в падежах, к примеру, написав министерством, тогда как согласно Типовой инструкции от 1995 года нужно было писать в именительном падеже просто «Министерство», то есть тот или иной документ утвержден не министерстВОМ, а утвержден министерсТВО – налицо противоречие обычным правилам грамматики. Но ведь не каждый человек будет знать о том, что слово «Утверждено» расположено как отдельное самостоятельное предложение и поэтому, наверное, дальше пишется отдельное самостоятельное слово «министерство» в именительном падеже. Благо, что данная проблема инструкцией № 120 от 3 марта 2020 года устранена и будем надеяться, что при дальнейшем принятии новой инструкции такое не повторится.
Пример второй: Также обычный нормальный человек, когда заверяет копию того или иного документа, так и норовит написать «Копия верна», тогда как правила делопроизводства опять-таки неумолимо разрушают нормальные традиционно сформированные знания людей и требует писать «Верно», как будто копия верно в среднем роде, но не в женском роде. Или копия ВЕРНО воспроизведена? Тогда почему нет обоснованного пояснения? Тоже введение в заблуждение традиционно сформированных знаний даже образованных людей. С учетом массовой статистики таких фактов, где повсеместно люди пишут «Копия верна» вместо «Верно», в некоторых государственных органах и даже в министерствах, где, казалось бы, правила делопроизводства должны знать и подавать пример своим территориальным государственным органам, изготовили штамп «Копия верна», предлагается ввести вариант «Копия верна», чтобы, во-первых, не допускать ошибки людей, во-вторых, искусственно не разрушать традиционные знания людей.
Пример третий: Философия краткости, лаконичности и особенности официально-делового стиля хороши. Тем не менее. Приведем пример о реквизите ссылки на исходящий номер отправителя. Хотя данный реквизит заранее наносится как постоянная информация, и который, якобы, невозможно его трогать, так как, казалось бы, что все титульные листы готовятся в типографии и берутся на строгий учет. Но это в идеале. Но на самом деле титульные листы готовят сами организации и даже каждый конкретный исполнитель залезает в область постоянной информации официального бланка. Это ни удивительно и всем известно. Так, обычный здравомыслящий человек при подготовке ответного письма при ссылке на исходящий номер респондента, так и норовит написать «На Ваш исх. №» или «На Ваш №». Однако правила делопроизводства велят писать сокращенно: «На №» без лишних слов вроде как «На Ваш исходящий». Здесь опять-таки разрушается обычная человеческая логика. Тогда давайте будем весьма краткими и при составлении текста письма вместо «Просим предоставить информацию» писать еще короче: «Просим информацию». Или предложение «О принятом решении просим сообщить по телефону» писать еще короче: «О решении по телефону». Или предложение «предоставить очередной трудовой отпуск И.И. Иванову» писать короче: «Отпуск И.И. Иванову». И как всё это будет выглядеть?
Также правило делопроизводства не предусматривает писать слово «Исполнитель» и вместо этого велит писать просто фамилию в инструкции от 23 июля 2012 года № 517 и в действующей инструкции от 3 марта 2020 года № 120 фамилию и инициалы исполнителя без слова «Исполнитель». Зачем принижать заслуги исполнителя? Ведь если не разрушать обычную человеческую логику и допускать закономерно возникающие мысли дописывать полнее, то обычный обыватель легче будет усваивать правила делопроизводства, соответственно в документах меньше будет ошибок, так как условно придуманные условные знания были бы ликвидированы. При этом стоит добавить, что на самом деле почти везде игнорируют условно выдуманными правилами и всё равно пишут робко либо «Исп.», либо смело и решительно «Исполнитель» и правильно делают.
Пример четвертый: Отсутствие в Типовых инструкциях очень многих правил:
1) правила написания заявления. Грубейшее упущение, так как заявление является самым распространенным социальным явлением и образом нашей жизни, с которым повсеместно сталкивается каждый человек всех уровней статуса и образованности. Мигранты в Российской Федерации ПОЗОРЯТ кыргызстанцев, не зная об элементарных правилах написания заявления. В советском делопроизводстве (ЕГСДОУ) было такое правило, где в заявлении предлог «от» не пишется. И в нашем современном обществе распространено спорное мнение о том, что в написании заявления предлог «от» не пишется, также в конце слова «Заявление» якобы ставится точка, где слово заявление пишется со строчной буквы. А в типовых инструкциях абсолютно отсутствует решение этой наболевшей проблемы. Но не все люди знают, что предлог «от» не пишется по той причине, что слово заявление как бы переставлено в другое место, вроде как: Директору школы Иванову Ивану Ивановичу заявление Петрова Пётра Петровича. Для решения этой проблемы п;;;;;;;;;ся либо внести разъяснение этих правил в типовые инструкции, либо «упростить жизнь» и дать людям волю их традиционно правильному мышлению и писать «от кого». Также предлагается слово «Заявление» писать с большой буквы и без точки, иначе это на фоне общепринятых традиционных знаний будет выглядеть абсурдно и некрасиво, так как не все люди будут знать, что слово «заявление» пишется с маленькой буквы и ставится точка по той причине, что это якобы является окончанием одного предложения вроде: Директору школы Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Пётра Петровича заявление (конец предложения и поэтому точка). Также необходимость внесения правил написания заявления в Типовую инструкцию связано с тем, что почему-то когда заявление пишут на кыргызском языке, очень многие люди пишут следующим образом:
«Менин арыз жазганымдын себеби т;м;нк;ч;» –  «Причина написания мною заявления следующее». И в конце заявления пишут «Арыз ээси» – хозяин или владелец заявления. Как заметно допускают много лишних слов, тогда как на русском языке пишут гораздо проще без вышеизложенных лишних слов. Или заявление не относится к делопроизводству?;
2) служебной записки. Об отличии от докладной записки. Однако уже в действующей инструкции от 3 марта 2020 года № 120 определение о служебной записке дано. Традиционно служебную записку писали горизонтально не только между подразделениями, но и вертикально вышестоящему руководителю. А теперь в новом правиле указано, что служебная записка это внутренняя информационно-справочная переписка между структурными подразделениями организации и работниками. Как часто приходится трансформировать знания, опыт, навыки и менять привычки. Этого могло бы не быть, если бы все правила раз и навсегда были разработаны и определены тогда, когда впервые за годы независимости в 1995 году приняли Типовую инструкцию. Вообще докладные и служебные записки пишут кто во что горазд, кто-то с обращением «Уважаемый Иван Иванович!». Кто-то требует в служебной записке заранее проставить реквизит «Согласен». А что делать, если руководитель прочитает служебную записку и выразит несогласие, то заново переписывать служебную записку? Или все-таки докладные и служебные записки нужно оформлять в свободной форме? При этом больше не будет традиционных споров между госслужащими. Или всё же есть определенная форма? И в каком авторитетном источнике ее найти?; 
3) о телефонограмме; Если в авторитетной и централизованной Типовой инструкции о правилах делопроизводства, утверждаемой Правительством Кыргызской Республики, нет правил о реализации телефонограммы, где прочитать о ней?;
4) о составлении акта. К примеру, нет разъяснений по поводу того, в каких случаях составляется простой стихийный акт без образования комиссии вроде: «Мы, нижеподписавшиеся…» или акт всегда нужно составлять по вертикально построенной схеме: «Основание», «Составлен: комиссией», «Председатель», «Члены комиссии» и так далее?
5) о постановлении. Где и как расположить реквизит «Постановляет»? К примеру, к слову «приказываю» разъяснение дано.
6) о видах справки, в каких случаях составлять официальную справку (на титульном листе), а в каких случаях неофициальную справку (на маленькой бумажке формата А 5). Важность или неважность указания куда представляется справка или можно ли писать «По месту требования?». В Российском делопроизводстве эти правила для россиян разъяснены, а для кыргыстанцев в Кыргызстане ничего не разъясняются. В Российском делопроизводстве также написано, что такие слова как «действительно проживает», «действительно имеет» являются архаичными и больше не применяются. Также не дается разъяснение о сути справки. Вполне резонно возникает вопрос о том, зачем требовать справку с места жительства, если и без того в паспорте указано место регистрации (прописки)? Тогда смысл справки заключается в том, чтобы установить факт проживания или не проживания человека? Всё это необходимо разъяснить. Иначе в органах местного самоуправления возникает двойной стандарт: не выдавать справку без регистрации, даже если фактически проживает, либо выдавать. В период моей практической работы ответственным секретарем в айыл окмоту замечены следующие относительные факторы: для школы регистрация (прописка) ребенка и его родителей не имеет значения, лишь бы ребенок фактически проживал и его примут в школу со справкой с места жительства, чтобы ребенок не стал бродягой. Для каких-то родильных домов не имеет значение регистрация (прописка) беременной женщины и ее примут на учет. В каких-то больницах имеет значение регистрация (прописка), так как медицинские препараты распределены по республике с учетом статистики регистрации (прописки). Для некоторых банков регистрация (прописка) не имеет значения, лишь бы человек фактически проживал, чтобы ему выдать небольшой кредит. Для иных банков важна регистрация (прописка).
В связи с вышеизложенными проблемами предлагается определить суть справки как предназначение для того чтобы определить проживает ли фактически, но не для определения факта регистрации, так как регистрация и так отмечена в паспорте. И тогда в органах местного самоуправления исчезнет двойной подход к выдаче справки. ХОТЯ НЕТ ГАРАНТИИ, ЧТО В СОВРЕМЕННОМ МИРЕ ВЫСОКОГО ТЕМПА МИГРАЦИОННОГО ПРОЦЕССА, ОРГАН МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ВСЕГДА МОЖЕТ ТОЧНО ЗНАТЬ ИЛИ УСЛЕДИТЬ, ПРОЖИВАЕТ ЛИ ФАКТИЧЕСКИ КОНКРЕТНО ВЗЯТЫЙ ГРАЖДАНИН? В идеале предлагается упразднить такое бюрократическое явление как «Справка с места жительства»;
7) термина о заявке (существует ли такой вид документа как заявка?);
8) о правилах переноса словосочетаний, где многие допускают характерные ошибки, разделив тесно взаимосвязанные словосочетания, к примеру, разделив словосочетание «Кыргызской Республики», слово «Республики» «отправив» на следующую строку, несмотря на то, что на данной строке хватает места;
9) размер шрифта реквизита исполнитель. В результате возникают споры между людьми. Предлагается в правилах делопроизводства указать размер шрифта 10, так как это уже оформилось стихийно и стало традицией без всякой помощи пресловутых правил делопроизводства (благо, что уже в действующей инструкции от 3 марта 2020 года № 120 этот недостаток устранен и указан размер шрифта 10). Также предлагается, чтобы на экземпляре письма, остающейся в учреждении, возле или под реквизитом «исполнитель» (не важно, возле или ниже) исполнитель расписывался, это усилит его ответственность за подготовленную информацию;
10) об автобиографии. Или автобиография не относится к делопроизводству?;
11) о характеристике. Характеристика И.И. Иванова? Характеристика об И.И. Иванове? Или Характеристика на И.И. Иванова? Как располагают реквизиты? Или характеристика не относится к делопроизводству?;
12) о представлении. Как располагают реквизиты представления? Как пишут правильно, представление на И.И. Иванова или представление И.И. Иванова к государственной награде? Или представление не относится к делопроизводству?;
13) о составлении договора;
14) о рапорте. Известно, что рапорт применяется, скажем так, в военном делопроизводстве. То есть если сотрудник в гражданской организации пишет заявление, то военный человек в воинской части пишет рапорт. Однажды замечено в одной гражданской организации (мною реально) применение рапорта. То есть эта организация в своем делопроизводстве рапорт сделала универсальным видом документа и его применяли и вместо заявления, и вместо заявки, и вместо служебной и докладной записок;
15) предлоги согласно чему или чего? Согласно статье или статьи? Согласно постановлению или постановления? Согласно положению или положения? Эти вопросы тоже вызывают затруднения и неприятные споры, особенно в государственных органах, где характерны интриги. И необязательно в Типовой инструкции специально писать эти, казалось бы, элементарные грамматические правила: хотя бы нужно отразить предложения с приведением примеров, используя словосочетания «Согласно приказу», «согласно статье», «согласно договору»;
16) Слово «договор» во множественном числе: «договора» или «договоры»? Хотя правильно будет «договоры». Но вместо «договоры» люди ошибочно привыкли применять «договора».

При постановке вопроса о том, что в Типовой инструкции многие проблемы не разъяснены, поступает стереотипный ответ о том, что, якобы, невозможно всё предусмотреть. Предусмотреть всё реально возможно и для этого созданы благоприятно сопутствующие условия. Так, имея уже разработанные типовые инструкции, можно ее всего лишь усовершенствовать и добавлять всё то, что перечислено выше как отсутствие многих правил.
Другой общей проблемой существующих типовых инструкций является то, что после их появления возникает почти объективная необходимость разработки каждой организацией своего регламента работы с документами, что в свою очередь порождает два новых проблем: первое, дополнительную волокиту разработки. Второе: из-за индивидуальных регламентов работы с документами, у каждой организации могут возникнуть свои собственные стандарты. И для чего тогда нужно в государстве вести политику единых правил делопроизводства? Также замечено, что некоторые умные авторы разрабатывают свою книгу по правилам делопроизводства и какие только ужасающие стандарты не придумывают. Почему такое происходит? Потому что утверждаемые Правительством типовые инструкции бессильны, неполны и от них мало помощи в самые нужные моменты или в случаях возникновения споров.
В случаях, когда каждая организация разрабатывает свои регламенты работы с документами пусть даже на основе официальной правительственной Типовой инструкции или когда некоторые авторы пишут свои книги о правилах делопроизводства, создается риск формирования шаблонных знаний гражданами, отклоненных от основных правил. Имеющий шаблонные знания гражданин рано или поздно поступит на работу в другие организации и он столкнется с другими стандартами.
Поэтому нужно отметить, что хорошо, полно и качественно разработанная инструкция по делопроизводству с полноценными, но не половинчатыми мыслями, вполне может стать таким исчерпывающим документом, что может отпасть необходимость разработки своих регламентов работы с документами организациями и учреждениями, даже если та или иная организация имеет свои особенности и тогда инструкцию можно не называть «Типовой», а «Единой». Всего лишь необходимо дать небольшое разъяснение об особенностях организации, в том числе о разнице между министерством и айыл окмоту, где в айыл окмоту в отличие от министерств нет управлений, отделов, количества сотрудников значительно меньше, от чего меняются особенности применения тех или иных правил.
В заключение отметим, что принимаемые Правительством типовые инструкции половинчаты – как сказано выше, очень многие правила абсолютно отсутствуют. Также вместо того чтобы способствовать решению проблемы, создают новые проблемы.
 
2. ОБ ЭКОНОМНОМ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЛОЩАДИ БУМАГИ

2.1. Параметры бланка письма

Официальная часть титульного листа занимает чуть ли ни половину площади бумаги. Так, в Типовой инструкции написано, что наименование нижестоящего учреждения отделяется от наименования вышестоящего учреждения ДВУМЯ межстрочными интервалами. Это слишком большой интервал. В целях решения этой проблемы предлагается уменьшать интервалы и заполнять оставшуюся свободную часть, образовавшуюся под гербом по центру.
Иначе создается такое впечатление, что важнее официальная часть листа, нежели само излагаемое содержание письма.

Ниже следует пример для сравнения:

По Типовой инструкции:

КЫРГЫЗ РЕСПУБЛИКАСЫ
Ч;Й ОБЛУСУ
СОВЕТ РАЙОНУ
СОВЕТ АЙЫЛ АЙМАГЫ
СОВЕТ АЙЫЛ ;КМ;Т;

720000, Совет айылы,
Центральная к;ч;с;, 100

Sovetokmotu@mail.ru
э/э 0000000000000000
ИНН 00000000000000
АКК «РСК-Банк»
Совет филиалы
БИК 000000
Тел/факс + 996 (312) 000000
НЕ
ИСПОЛЬ-
ЗОВАННАЯ

ПУСТАЯ ПЛОЩАДЬ КЫРГЫЗСКАЯ РЕСПУБЛИКА
ЧУЙСКАЯ ОБЛАСТЬ
СОВЕТСКИЙ РАЙОН
СОВЕТСКИЙ АЙЫЛЬНЫЙ АЙМАК СОВЕТСКИЙ АЙЫЛ ОКМОТУ

720000 с. Советское,
ул. Центральная, 100

Sovetokmotu@mail.ru
р/с 0000000000000000
ИНН 00000000000000
Советский филиал
ОАО «РСК-Банк»
БИК 000000
Тел/факс + 996 (312) 000000

Новое предложение (заметьте, здесь высота не так уж большая):

КЫРГЫЗ РЕСПУБЛИКАСЫ
Ч;Й ОБЛУСУ
СОВЕТ РАЙОНУ
СОВЕТ АЙЫЛ АЙМАГЫ
СОВЕТ АЙЫЛ ;КМ;Т;
КЫРГЫЗСКАЯ РЕСПУБЛИКА
ЧУЙСКАЯ ОБЛАСТЬ
СОВЕТСКИЙ РАЙОН
СОВЕТСКИЙ АЙЫЛЬНЫЙ АЙМАК СОВЕТСКИЙ АЙЫЛ ОКМОТУ
720000, Совет айылы, Центральная к;ч;с;, 100

Sovetokmotu@mail.ru / э/э 0000000000000000
ИНН 00000000000000 АКК «РСК-Банк»
Совет филиалы БИК 000000
Тел/факс + 996 (312) 000000 724402 с. Советское / ул. Центральная, 100

Sovetokmotu@mail.ru / р/с 0000000000000000
ИНН 00000000000000 / Советский филиал
ОАО «РСК-Банк» / БИК 000000
Тел/факс + 996 (312) 000000

Разумеется, что линии таблицы по компьютерной команде делают невидимыми, чтобы они не выходили на печать: здесь линии таблицы отображены специально, чтобы понять, как это достигнуто.

2.2. Адресат

В Типовой инструкции написано (необдуманно унаследовано от ЕГСД СССР), что в адресате интервалы должны быть полуторными, чтобы, якобы, строки не сливались. А почему тогда для самого текста письма установлен одинарный, но не полуторный интервал, чтобы текст тоже не сливался? Полуторный интервал в адресате занимает много места и остается мало места для текста письма, особенно когда адресат длинный. В адресате строки между собой не сливаются, поэтому предлагается установить одинарный интервал для строк в целях экономного использования площади бумаги.

2.3. Собственно интервалы

В Типовой инструкции установили слишком большие интервалы между реквизитами. К примеру, два интервала между пунктами приказа, два интервала между заголовком и текстом. Это нелогично, не эстетично и нерационально текст отделять от заголовка двумя интервалами. Наоборот даже по типографским правилам текст от заголовка не отДАляют – они тесно взаимосвязаны. Так, по типографским правилам заголовок могут отдалить от предыдущего текста, но ни в коем случае от своего следующего текста – еще раз повторим – они тесно взаимосвязаны. А из-за больших двойных интервалов между пунктами в приказах текст приказа увеличивается до следующих страниц, когда объем приказа большой.

2.4. В протоколе

Типовая инструкция требует, чтобы речь выступающего отступили на ширину его инициалов и фамилии. Это вовсе не эстетично, не логично и оставляет весьма много пустых площадей на бумаге, также усложняет работу на компьютере, если сотрудник плохо владеет работой на компьютере и не знает, как делать отступление на ширину фамилии.

2.5. В приказах

Еще раз повторим, что в Типовой инструкции установили, чтобы интервалы между пунктами приказа были двойными. Это слишком большой интервал, также портит эстетичность. Достаточно одного интервала. Но в случае, если текст приказа не вмешается в расчетную одну, или, скажем, две страницы, нужно внести два варианта правила с условиями. Так, при условии, если текст приказа вмешается в расчетную, к примеру, одну страницу с одинарными интервалами между пунктами, то предлагается создавать интервал. При условии, что текст созданием интервалов между пунктами не вмешается в ту же расчетную одну страницу и мог бы вписаться в ту же одну страницу без интервалов, то предпочтительно было готовить приказ без интервалов между пунктами.
Лучше всего ликвидировать интервал, так как это НЕ СОЗДАЕТ трудности воспринимать, читать и понимать текст приказа.

3. НЕ УЧТЕННЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ
И ПРАВИЛА В ТИПОВЫХ ИНСТРУКЦИЯХ
И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО НИМ

3.1. Заявление

Предложение:
Заявление бывает внешнее и внутреннее. Внешнее заявление – это заявление, которое адресуется в организацию от постороннего человека, не являющегося сотрудником этой организации. Внутренне заявление – это заявление, которое пишется от сотрудника своему руководству внутри организации.
Внешнее и внутреннее заявления пишутся от руки либо набираются на компьютере в зависимости от возможности заявителя. Чтобы текст легко читался, предпочтение отдается компьютерному набору. При компьютерном наборе адресат заявления располагается также как и в письме на расстоянии 100 мм от левого края текста и выравнивается по левому краю. При написании заявления от руки заявитель визуально располагает адресат по середине листа (линейкой не мерит). В заявлении обязательно ставится предлог «от кого». Во внешнем заявлении фамилия, имя и отчество заявителя пишется полностью. При написании внутреннего заявления руководителю сотрудником, фамилию, имя и отчество можно писать сокращенно, так как ФИО своих сотрудников известны или можно узнать.
При написании внешнего заявления при наличии телефона указывается номер телефона. При компьютерном наборе заявления слово «Заявление» набирается прописными буквами. Набирать адресат и слово «Заявление» полужирным шрифтом или нет, определяется общими правилами набора адресата писем, докладных, служебных записок и других документов и общими правилами оформления заголовка других общепринятых документов. При написании заявления ручкой – первая буква прописной буквой, остальное строчными буквами: «Заявление». В конце слова «Заявление» точка не ставится.
Дата заявления пишется либо цифровым способом, либо словесно-цифровым способом. Словесно-цифровой способ сложнее подделать.

Ниже приводится образец внешнего заявления:


Мэру г. Бишкек (а?)
И.И. Иванову
от Иванова Ивана Ивановича,
проживающего по адресу:
7150000, г. Бишкек,
ул. Космическая, дом № 00,
телефон: 000000


ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас оказать мне материальную помощь в связи с обстоятельствами, сложившимися в результате…


00.00.0000              подпись                И.И. Иванов

Ниже приводится образец внутреннего заявления:

Мэру г. Бишкек (а?)
И.И. Иванову
от ведущего специалиста
по ЖКХ
И.И. Иванова


ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с семейными обстоятельствами прошу Вас…


00.00.0000                подпись                И.И. Иванов

Или:

Ведущий специалист          подпись                И.И. Иванов

00.00.0000

Рабочей группе по разработке правил делопроизводства предлагается продумать о таких деталях как, писать ли снова должность, инициалы и фамилию при подписи, если должность, ФИО указаны в адресате? Этот же вопрос касается проблем написания служебной и докладной записок.
Текст заявления пишется в свободной форме с соблюдением официально-делового стиля.
Реквизит «Приложение» к заявлению оформляется общими правилами реквизита приложение.

3.2. Служебная и докладная записки

В Типовой инструкции от 2012 года не было определения о служебной записке. В действующей инструкции уже есть. Однако без правил оформления реквизитов. Либо нужно разработать общие правила оформления реквизитов для заявления, докладной записки, служебной записки, объяснительной записки или утвердить правила о свободной форме оформления, чтобы в обществе, а на госслужбе особенно и среди проверяющих и проверяемых не возникали споры.

3.3. Протокол

В Типовой инструкции:
31. Протоколы могут издаваться в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В этом случае повестка дня не пишется; список присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В советской книге «Секретарское дело» Т.Н. Бондырева, изданном издательством «Высшая школа» в 1989 году очень хорошо написано:
«В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой его части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводятся. Такие протоколы не дают представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому предпочтительнее полные протоколы, содержащие выступления всех участников работы коллегиального органа, дающие возможность судить не только о характере самого собрания, совещания, но и о деятельности организации в целом. Краткие протоколы могут вестись на оперативных производственных совещаниях, а также в тех случаях, когда заседания стенографируются или записываются с помощью звукозаписывающей аппаратуры, подписанные председателем и секретарем стенограммы прилагаются к протоколу».

Как видно текст книги «Секретарское дело» дает человеку больше знаний о составлении протокола нежели наши типовые инструкции. Действительно, в Типовой инструкции нужно написать текст относительно краткости или полноты речи выступающих.
Аргументы:
Прочитавший действующую Типовую инструкцию человек может подумать, что протокол бывает кратким и полным, где при полном протоколе я обязан писать речь выступающего обязательно полностью, даже если его та или иная конкретная речь далека от существа вопроса повестки дня. Поэтому нужно дать такое пояснение, что вопрос решения писать речь выступающего полностью или не писать, ЯВЛЯЕТСЯ ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫМ ДЕЛОМ УЧРЕЖДЕНИЯ, А НЕ ТРЕБОВАНИЕМ ПРИДИРЧИВЫХ ПРОВЕРЯЮЩИХ, которые могут придти на проверку и императивно диктовать свои правила, что речь выступающего надо было писать полностью. Исходя из этих соображений, пишущий протокол секретарь, самостоятельно или по указанию своего руководства должен решать, писать не имеющие отношения к делу пустые слова выступающего или нет?      
К примеру, логично, чтобы на конкурсе на собеседовании речь конкурсанта, отвечающего на вопросы членов конкурсной комиссии, обязательно нужно писать полностью. Это позволит дать сравнительную оценку между конкурентами и защитит секретаря и членов конкурсной комиссии, если проигравший конкурсант пожалуется относительно итогов конкурсного отбора. И зачем писать речь выступающего полностью, если он отклонился от рассматриваемого вопроса или его речь превратился в популистский характер?
Предлагается следующая редакция с дополнением:
31. Протоколы могут издаваться в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В этом случае повестка дня не пишется; список присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Вопрос о необходимости писать речь выступающего полностью решается по усмотрению секретаря заседания в зависимости от степени привязанности и значимости речи выступающего или по указанию председательствующего (руководства).
О сроке изготовления протокола.
Немногие знают, что для подготовки протокола дается пятидневный срок. Также многие не знают, где эту норму искать. Предлагается в Типовой инструкции написать о сроке, причем дни указывать в рабочих днях, чтобы сотрудника не заставляли доделывать протокол в выходные или праздничные дни.

3.4. Справки

Справки подразделяются на служебные и индивидуальные. Эти правила не отражены в Типовой инструкции, утвержденной Правительством Кыргызской Республики.
Служебные справки выдаются при официальном запросе с других учреждений и организаций, вышестоящих государственных органов и обязательно исполняются на фирменном бланке формата А 4, регистрируются и обязательно заверяются печатью.
Такие справки как о зарплате, о месте работы и другие, выдаваемые сотрудникам, называются индивидуальными. Также называются индивидуальными справки о месте жительства, выдаваемые органами местного самоуправления гражданам. Индивидуальные справки готовятся на простой бумаге (полбумаги – формат А-5).  Индивидуальные справки тоже регистрируются и заверяются печатью.
Такие слова как «действительно» (действительно проживает), «настоящая» (настоящая справка) считаются архаичными и в тексте справки не применяются.

3.5. Телефонограмма

Для срочной отправки информации, к примеру, о запланированных встречах, предстоящих конференциях, для отмены ранее запланированного совещания, при возникновении неожиданных фактов применяются телефонограммы. Заводится специальный журнал телефонограмм. Текст телефонограммы составляется в журнале от руки, указывается дата, время отправки, исходящий номер.
Обязательные требования при отправке телефонограммы:
– об отправке телефонограммы указывается время отправки с точностью до минуты;
– точное указание фамилии, имени и должности получающей стороны;
– отправивший телефонограмму, сообщает свою фамилию, имя и должность.
После отправки телефонограммы необходимо попросить получателя полностью продублировать текст телефонограммы во избежание ошибок, особенно в указании даты, времени и места предстоящего события.
Вышеизложенные требования соблюдаются и при получении телефонограммы. Общее количество слов телефонограммы не должно превышать 50 слов. Сложные предложения заменяются простыми предложениями. Трудно воспринимаемые на слух слова заменяются четко воспроизводимыми словами. Особое внимание обращается на фонетически схожие рискованные слова. К примеру, чтобы «не отправить» человека на джайлоо (пастбище) вместо шайлоо (выборы), к таким сходно звучащим словам делается внимательный подход.

3.6. Формы акта

Акты могут составляться в двух форматах: образованием комиссии и без образования комиссии. Комиссия образуется решением руководителя: устным указанием либо приказом (распоряжением). В случае образования комиссии в акте указываются такие реквизиты как «Основание» (основание составления акта), «Составлен» (составлен такой-то комиссией), «Председатель комиссии», «Члены комиссии».
Второй формат акта может иметь место в случае необходимости фиксирования определенных фактов без образования комиссии.

3.7. Проблемы единообразия

Вопросы единообразия оформления документов в конкретной организации не могут быть самоцелью, догматом, которые могут ошибочно формироваться из-за заумной разработки регламента работы с документами и создавать бюрократический формализм.
Так, правилами делопроизводства должно допускаться самостоятельно выбирать исполнителем письма или проекта распоряжения размер шрифта 12 или 14 в целях достижения эстетичности оформления конкретного документа и экономного использования площади бумаги. Так, если текст документа помешается в одну страницу, то рекомендуется набирать 14 размером шрифта (чтобы не напрягать зрение). Наибольший размер шрифта предпочтителен и при отправке факсового сообщения, чтобы уменьшить вероятность искажения букв при распечатке письма факсовым аппаратом.
Эстетичность оформления писем. Одной из характерных ошибок является случай, когда текст письма набирают размером шрифта 12, на следующую вторую страницу переходит всего одна строка или один абзац и вся остальная часть бумаги второй страницы остается пустой. В целях достижения эстетичности вида письма в таких случаях рекомендуется увеличить шрифт до 14 и восполнить пустующую часть бумаги. Причем такое решение вправе принимать конкретный исполнитель в каждом конкретном случае, но не так, чтобы бюрократически догматические правила единообразия запрещали применять размер шрифта 14.
ЕСЛИ УЖ НА ТО ПОШЛО, ДАВАЙТЕ ТОГДА ТРЕБОВАТЬ ОТ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ ПРИСЫЛАТЬ НАМ ПИСЬМА ТОЛЬКО ДВЕНАДЦАТЫМ ИЛИ ЧЕТЫРНАДЦАТЫМ ШРИФТОМ, ТАК КАК В НАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИНЯТ ЕДИНООБРАЗНЫЙ РАЗМЕР ШРИФТА 12 ИЛИ 14 И ЕЩЕ, ПРЕЖДЕ ЧЕМ НАПИСАТЬ И ОТПРАВИТЬ ПИСЬМО В ДРУГУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ, ПОЗВОНИТЬ ИМ И СПРОСИТЬ: КАКИМ РАЗМЕРОМ ШРИФТА ВАМ НАПИСАТЬ ПИСЬМО?

3.8. Правила переноса

Ошибка переноса. Рекомендуется по возможности не переносить тесно взаимосвязанные слова. К примеру, при подготовке различных документов (планов, приказов и  других документов) встречаются такие тесно взаимосвязанные словосочетания как «Кыргызская Республика», ошибочно слово «Кыргызская» оставляют на первой строке и, несмотря на то, что остается свободное место для слова «Республика», его переносят на вторую строку.
Пример второй, заголовок:

Об утверждении Рабочего
плана комиссии

Заметно, что словосочетание «Рабочего плана» тесно взаимосвязано, но несмотря на то, что хватает места, их ошибочно разделили в разные строки.

Правильно будет:

Об утверждении Рабочего плана комиссии

Или:

Об утверждении
Рабочего плана комиссии


3.9. Экономия бумаг учреждения

В связи с тем, что исходящие письма хранятся в службе делопроизводства или у секретаря-делопроизводителя и в целях экономии бумажных средств, заведение отдельных папок каждым сотрудником самим исполненных писем не является его обязанностью. Для этого каждый сотрудник может хранить электронную версию самим исполненных писем (если умеет не терять и беречь свои файлы), узнавать номера исходящих писем в службе делопроизводства (у секретаря-делопроизводителя) после регистрации и вносить в электронные письма.
Аргумент создания в Типовой инструкции данного правила:
Чтобы проверяющие не лезли во внутрихозяйственные дела организации, не ругали и не требовали подшивать каждое письмо в папку еще у себя в кабинете. Иначе каждое письмо придется распечатывать в трех экземплярах вместо двух: первое для папки исходящих документов службы делопроизводства, второе для отправки, третье «для себя».

3.10. Когда ставится печать?

В Типовой инструкции даны разъяснения о том, что печать ставится в случае необходимости особого удостоверения документа и приведен перечень документов, на которых ставится печать (гербовая печать).
Однако многим непонятно традиционное понятие о том, что на титульных листах печать не ставится. Об этом нет никаких разъяснений в правилах делопроизводства, в связи с этим многие люди не владеют полноценными твердыми знаниями по этому вопросу. Так, многие эту проблему смутно растолковывают следующим образом: как и написано в Типовой инструкции в идеале титульные листы изготавливаются в типографии и на них штампуются номера. Именно поэтому, видимо, не ставится печать, так как их, якобы, нельзя подделать. Однако в реальной жизни редки организации, которые титульные листы заказывают в типографиях (дорогое удовольствие или просто лишние хлопоты). Также редки организации, которые штампуют номера на титульных листах. Но в век компьютерной технологии титульные листы любого качества можно изготовить на компьютере.
В связи с этим, чтобы не вводить в заблуждение людей, пора в корне пересмотреть этот вопрос и выработать понятные людям четкие правила о том, почему печать не всегда ставится: по причине того, что нет необходимости особого удостоверения простого письма или по причине того, что бланки письма готовятся в типографии и их невозможно подделать?
 
3.11. Правила регистрации

В Типовой инструкции:
9) дата документа – это дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. Например: датой постановления, решения, приказа, распоряжения, письма является дата их подписания; протокола и акта – дата события; датой плана, сметы, штатного расписания и других документов, требующих утверждения, – дата их утверждения.
41. …Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
Мнение:
Реальная обстановка, отражающая низкую образованность работников учреждений, организаций, сотрудников айыльных окмоту, создает необходимость давать упрощенные объяснения относительного того, что проставление номера и даты (писем, приказов и так далее) делается только после подписи. Также о том, что печать ставится только после подписи.
Часты случаи, особенно в отдаленных регионах, где документы сначала регистрируют и передают на подпись. А когда объясняешь, что так нельзя, получаешь ответ «какая разница?». А разница в том, что если руководитель учреждения не одобрит и не подпишет документ, то его уже девать некуда, так как документ юридически зарегистрирован и записан в журнале регистрации, который невозможно заменить.

3.12. Способы утверждения документа

В Типовой инструкции от 1995 года простыми словами написано, что документы утверждаются двумя способами: либо на самом документе либо изданием приказа при необходимости дополнительного разъяснения. А в новых инструкциях от 23 июля 2012 года № 517 и от 3 марта 2020 года № 120 тоже самое написано так, что малообразованные люди не поймут так хорошо, как просто и доступно написано в инструкции от 1995 года. Так, в новой инструкции: «Документ утверждается должностным лицом или распорядительным документом».
Поэтому важно в новых Типовых инструкциях написать так просто, понятно и доходчиво как в Типовой инструкции от 1995 года. Иначе малообразованные люди, а их в нашем обществе очень много, будут сидеть и гадать, утвердить приказом или без него.

3.13. Заголовок приказа: Об Иванове или Об отпуске господина Иванова?

Известно, что заголовок приказа должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос о чем? Однако при издании приказа по личному составу возникает непонятный вопрос о том, в заголовке нужно указывать фамилию сотрудника или о том, ЧТО по отношению к сотруднику издается? К примеру, необходимо издать приказ об отпуске Иванова. Что нужно писать в заголовке: «Об И.И. Иванове», «Об отпуске И.И. Иванова» или просто «Об отпуске»?
Рассмотрим варианты. Так, при варианте заголовка «Об И.И. Иванове» никакой информационной нагрузки о представлении содержания приказа не замечается. Так как еще неизвестно, пока не прочитать текст приказа: Иванова увольняют? Отправляют в трудовой отпуск? Наказывают? Или что еще решено делать с сотрудником Ивановым? Вариант второй: «Об отпуске». Возникает вопрос о том, кого отпускают? Вариант третий: «Об отпуске И.И. Иванова». Этот вариант дает максимальное представление о приказе, пока его не прочитаешь. Этот вариант  наиболее приемлем, дает знать, о чем пойдет речь.
Предложение членам Рабочей группы по разработке инструкции по делопроизводству: необходимо чётко утвердить один из вариантов, чтобы не было беспорядка и споров в способе издания приказов, распоряжений, указов и постановлений по личному составу.

4. ХАРАКТЕРНЫЕ СПОРЫ

4.1. «Разослать в дело»

Об этих правилах в правилах делопроизводства ничего не написано.
Распространена практика в конце приказа применять слова «разослать в дело». Ведь очевидно, что приказы делятся на производственные и по личному составу. Здесь итак ясно, что приказы не выкидывают, а подшивают приказ по основной деятельности в папку «Приказы по основной деятельности», а приказы по личному составу в папку «Приказы по личному составу».
Поэтому предлагается в правила делопроизводства внести правило об исключении этих излишних слов «Разослать в дело». Также по пунктам приказа видно, кому предписываются те или иные поручения. Поэтому, казалось бы, что нет необходимости в конце приказа расписывать рассылки вроде, Иванову, Петрову, Сидорову. Однако в случаях, когда текст приказа большой, действительно возникает объективная необходимость указать о том, кому или в какие службы или в какие организации разослать. Это необходимо и потому, чтобы рассылающий копии приказов секретарь не тратила времени на чтение текста приказа чтобы разузнать, кому разослать и не упустила рассылку тому или иному лицу, службу или организацию. Поэтому в правилах делопроизводства необходимо допустить правило писать или не писать «ИСХОДЯ ИЗ НЕОБХОДИМОСТИ».

4.2. Ознакомление с приказом

В Типовой инструкции:
26. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются оттиском печати службы делопроизводства и направляются адресатам службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю.
Выписки из приказов (распоряжений) по кадровым вопросам или копии этих приказов заверяются подписью сотрудника по кадровым вопросам и оттиском печати.
Мнение:
Бесспорно, что получить копию приказа гораздо лучше, чем просто ознакомиться, а потом забыть о содержании приказа. К примеру, если задание простое и краткое, зачем на каждого исполнителя или всему составу тратить бумаги, раздавая всем копии приказа. Поэтому степень необходимости раздать копии или просто ознакомить должна определяться в каждом конкретном случае отдельно. О получении копии приказа или об ознакомлении с приказом необходимо указать о том, где нужно расписаться в получении копии приказа или об ознакомлении.
В связи с этим предлагается написать в правилах делопроизводства о простом подходе к этому делу: Сотрудник (исполнитель) ознакамливается с приказом, в случае необходимости получает копию приказа с подписью об ознакомлении или получении копии приказа на обратной стороне подлинного экземпляра приказа.

4.3. Виза

В правилах делопроизводства написано, что виза проставляется ниже реквизита подпись. Но не дописана мысль о том, на каком расстоянии и каким размером шрифта и этот фактор тоже вызывает споры между сотрудниками и проверяющими. Также распространена практика перед визами вставлять слово «согласовано», тогда как в правилах делопроизводства об этом не написано. Чтобы людей не вводить в заблуждение и не вызывать споры, в правилах делопроизводства необходимо четко устранить этот пробел написав, что слово «согласовано» не пишется. Но проблем будет гораздо меньше, если в правилах делопроизводства в визах допустить слово «согласовано», так как к этому общество привыкло, в том числе образованные госслужащие и это вполне логично.

4.4. НАЗНАЧИТЬ или назначить?

В обществе возник двойной стандарт, к примеру, в приказе слова «назначить», «освободить» и так далее писать прописными и строчными буквами. В правилах делопроизводства об этом ничего не написано. Необходимо поставить точку такому двойному стандарту и спорам между умными людьми.
Предлагается «упростить жизнь» и внести правило писать обычными строчными буквами, ибо человек итак поймет, о чем идет речь.

4.5. Уволить Иванова или Иванова уволить?

Также существуют споры о том, что вначале пишутся слова «принять», «назначить», «уволить», «предоставить», а потом только остальные части предложения. Как будет правильно?
Уволить инженера технического отдела И.И. Иванова…
или:
Инженера технического отдела И.И. Иванова уволить…
Ведь в зависимости от грамматической ситуации слово «уволить» можно писать и в начале и в середине предложения.
Или это мелочи жизни? Если да, то в Типовой инструкции «нужно написать», что это «мелочи жизни», чтобы вообще не возникали подобные вопросы.

4.6. Все приказы контролируются?

В Типовой инструкции:
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Просьба к членам Рабочей группы:
Некоторые проверяющие делают замечание, если в конце приказа не будет пункта о контроле исполнения приказа. Возможно не все виды приказов подлежат контролю. К примеру, зачем писать контроль исполнения настоящего приказа возложить на И.И. Иванова в приказе о назначении сотрудника? Или есть необходимость проконтролировать, выйдет ли по приказу на работу новый работник? Будет ли кадровая служба вносить в табель учета рабочего времени о выходе на работу нового сотрудника? Будет ли бухгалтерия выдавать новому сотруднику зарплату?
Также есть ли необходимость вносить пункт о контроле в приказ о командировке? Или всё-таки нужно проконтролировать, уедет ли утром сотрудник на командировку или не уедет? Или выдаст ли бухгалтерия командировочные расходы или нет? Поэтому считаю необходимым проработать этот вопрос и в правило предлагается внести слова «в случае необходимости»:
Последний пункт распорядительной части В СЛУЧАЕ НЕОБХОДИМОСТИ может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

4.7. Уважаемый или неуважаемый?

В Типовой инструкции не даны никакие разъяснения по поводу того, в каких случаях пишут «Уважаемый Иван Иванович!» в начале письма и «с уважением» или «без уважения» по завершении текста письма.
Казалось бы, что это мелочи или элементарные вопросы этики. Но люди желают знать об этих элементарных понятиях. Также желают знать о том, после «Уважаемый Иван Иванович» ставится восклицательный знак или запятая?

4.8. Заголовок к распоряжению

В Типовой инструкции написано, что распоряжения заголовок не имеют. Но на практике повсеместно заголовки к распоряжениям пишут и это вполне логично и вызвано практической необходимостью. Необходимо срочно исправить эту ошибку, допустив, что распоряжения заголовки имеют.

4.9. Заголовок письма

В Типовой инструкции написано, что заголовки к письмам набираются прописными буквами с левой стороны без отступа. Но когда доставляешь письма в вышестоящие госорганы, часто делают замечание о том, что набран слишком большим шрифтом, хотя он набран тем же шрифтом, что и текст письма. Логически правильное замечание. Поэтому вполне достаточно набирать заголовок письма строчными буквами с полужирным шрифтом и это обязательно нужно указать в Типовой инструкции.

4.10. Протокол планерки

Существуют спорные требования проверяющих о том, что протоколы планерок нужно готовить в журналах или тетрадях, но не набирать на компьютере, иначе, якобы, лист протокола в любое время можно подменить. Тогда давайте запретим все приказы и другие документы набирать на компьютере и писать в тетрадях, чтобы их тоже невозможно было подменить?
Во избежание таких споров и конфликтов с проверяющими, в правилах делопроизводства важно обязательно написать об этом, причем допускать набор протокола планерки на компьютере.

5. НЕЯСНЫЕ ПЛАВИЛА ИЛИ ПОЛОВИНЧАТЫЕ МЫСЛИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ОТ 3 МАРТА 2020 ГОДА № 120

5.1. О заверении копий

В Типовой инструкции:
24) отметка о заверении копии. Копия документа – воспроизведение всех реквизитов документа. Она выдается по резолюции руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения.
Учреждение может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат). Вместе с тем, при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, учреждению разрешается заверять копии выданных другими учреждениями документов (копии дипломов, трудовых книжек и свидетельств о рождении).
Проблемы:
Из общих юридических правил известно, что при приеме, к примеру, документов конкурсантов, принимающая организация вправе заверить копии диплома, трудовой книжки и других документов, если конкурсант представит подлинник диплома, трудовой книжки и других документов. Но в этом деле много споров и часты случаи, когда принимающая организация отправляет конкурсанта в нотариус для нотариального заверения. А это с точки зрения финансовой возможности может оказаться не по карману конкурсанту, тем более если у него много документов. Существует две психологические причины отправки в нотариус:
1. Принимающий специалист отдела кадров не знает, что имеет право заверять сам, если воочию увидел подлинные документы конкурсанта. Потому что как видно выше из Типовой инструкции, эти мысли недоработаны.
2. Принимающий специалист отдела кадров боится ответственности перед правоохранительными органами (прокуратурой), что подлинный документ может стать поддельным, тогда как за подлог заведомо ложных документов несет ответственность конкурсант, а не некомпетентный, робкий и не жалеющий конкурсантов инспектор отдела кадров, обременяя их визитом в нотариат.
Имеют место случаи, когда прокуроры «пугают» инспекторов отдела кадров, задавая каверзный вопрос: А ВЫ ДАЁТЕ СТТТОПППРОЦЦЕНТНУЮ ГГАРРРАНТИЮ, ЧТО ДИПЛОМ КОНКУРСАНТА НЕ ПОДДДЕЛЬНЫЙ, а? Поэтому, мол, не жалейте конкурсантов и отправляйте их в нотариус. Хотя инспектор отдела кадров НЕ ОБЯЗАН гарантировать подлинность документов конкурсанта.
Также из общих юридических правил допускается заверять документы конкурсанта по месту его работы. Но много споров, если конкурсант заверил свои документы по месту последней работы, когда он уже там не работает.
Предлагается:
1. В правилах делопроизводства чётко написать о разрешении заверять копии документов конкурсантов принимающей организацией.
2. Также в правилах делопроизводства чётко разрешить, чтобы копии документов заверяли и по последнему месту работы.

5.2. По центру или кто во что горазд?

В Типовой инструкции:
14) гриф утверждения располагается в верхней правой части первого листа документа, с отступом от левого поля 100 мм, печатается полужирным шрифтом.
В Типовой инструкции, где речь идет об адресате, написано, что адресат выравнивается по левому краю. А почему здесь не написано, по левому краю выравнивается или по центру? Хотя традиционно люди привыкли выравнивать по центру. Разумеется, не по середине бумаги, а по центру самого реквизита об утверждении. Или пускайте люди терзаются в догадках и спорят? Или и то и другое выравнивание будет правильным? Тогда нужно дописывать мысли. Только тогда Типовая инструкция будет оформлена полноценно, грамотно и гармонично.

5.3. Кто исполнитель?

В Типовой инструкции:
«В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы».
Здесь стоит напомнить, что на практике традиционно используется слово «созыв», проставляемый перед фамилией. Почему Типовая инструкция молчит об этом? Типовая инструкция должна либо подтвердить его право на существование как альтернативный вариант первой фамилии или признать нарушением правил делопроизводства.

5.4. А сверху слева?

В Типовой инструкции:
«Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без изменения по родам и числам), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагается после реквизита "Подпись" с левой стороны без отступа:».
Вопрос:
Ведь существует и такой реквизит согласования, который располагается в верхнем левом углу документа, в котором реквизит утверждения располагается в верхнем правом углу. Или все реквизиты согласования должны располагаться только внизу текста? Эти оба вида согласования нужно отразить в инструкции, а то возникает какое-то заблуждение, угроза возникновения двойного стандарта.
 
5.5. А если не захватит при печати?

В Типовой инструкции:
Оттиск печати на документе должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.
Предложение новой редакции:
В случае, если диаметра печати не хватит для захвата части наименования должности и подлинную подпись, то предпочтение отдается подписи. То есть печатью заверяется, прежде всего, подпись должностного лица.
Такое правило не распространяется на бланках, где отмечено место печати буквами «МП».

5.6. Что такое исходящий документ?

В Типовой инструкции:
25) отметка об исполнителе состоит из фамилии и инициалов исполнителя, наименования структурного подразделения, номера его телефона и печатается размером шрифта № 10. Эту отметку имеют только исходящие документы. Она располагается в левом нижнем углу, без отступа, на лицевой стороне документа:
Уточнение:
«Эту отметку имеют только исходящие ДОКУМЕНТЫ». Важно уточнить, какие исходящие документы, письма или еще все исходящие документы? Ведь исходящими документами могут быть приказы, решения, постановления для нижестоящих учреждений? В жизни имеют место случаи, когда на приказах, которые отправляются нижестоящим учреждениям, ставили фамилию исполнителя видимо для того, чтобы в случае возникновения вопросов, по телефону обращались к исполнителю за разъяснениями.
Поэтому весьма важно слова «исходящие документы» уточнить. Ведь нетрудно членам Рабочей группы конкретизировать свои мысли. Также стоит отметить, что в предыдущей Типовой инструкции от 1995 года было написано такое предложение, которого в действующей Типовой инструкции уже нет:
«Наличие данного реквизита важно для оперативной связи с тем, кто готовил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов» – прекрасное пояснение для тех, которые не знают сути реквизита исполнитель. Предлагается вернуть данное пояснение в интересах качественного просвещения населения в проблемах делопроизводства.

5.7. 12 и 14. А 13 нельзя?

В Типовой инструкции:
– шрифт гарнитуры – Times New Roman (Times New Roman Cyr) или Arial, обычный, размер 12-14. В таблицах допускается уменьшение до 10 (когда текст не вмещается);
Возникающие вопросы:
Ели размер шрифта 12-14, то как это нужно растолковать? Строго только 12 или строго 14 и всё. Шаг влево, шаг вправо запрещается? Или плавный диапазон от 12 до 14, где допускается выбирать размер шрифта 12,5 или 13 или 13,5 с таким расчетом, чтобы весь объем набранного текста рационально легло на площадь бумаги? Если нет, то мысль нужно написать точнее: «Размер шрифта ДВЕНАДЦАТЬ ИЛИ ЧЕТЫРНАДЦАТЬ» или ОТ ДВЕННАДЦАТИ ДО ЧЕТЫРНАДЦАТИ.
Повторение предложения из раздела «Проблемы единообразия»:
Вопросы единообразия оформления документов в конкретной организации не могут быть самоцелью, догматом, которые могут ошибочно формироваться из-за заумной разработки регламента работы с документами и создавать бюрократический формализм.
Так, правилами делопроизводства должно допускаться самостоятельно выбирать исполнителем письма или проекта распоряжения размер шрифта 12 или 14 в целях достижения эстетичности оформления конкретного документа и экономного использования площади бумаги. Так, если текст документа помешается в одну страницу, то рекомендуется набирать 14 размером шрифта (чтобы не напрягать зрение). Наибольший размер шрифта предпочтителен и при отправке факсового сообщения, чтобы уменьшить вероятность искажения букв при распечатке письма факсовым аппаратом.
Эстетичность оформления писем. Одной из характерных ошибок является случай, когда текст письма набирают размером шрифта 12, на следующую вторую страницу переходит всего одна строка или один абзац и вся остальная часть бумаги второй страницы остается пустой. В целях достижения эстетичности вида письма в таких случаях рекомендуется увеличить шрифт до 14 и восполнить пустующую часть бумаги. Причем такое решение вправе принимать конкретный исполнитель в каждом конкретном случае, но не так, чтобы бюрократически догматические правила единообразия запрещали применять размер шрифта 14.

5.8. В каких случаях нумеруются страницы?

В Типовой инструкции:
– номера страниц проставляются с правой стороны нижнего колонтитула (первая страница не нумеруется).
В старой Типовой инструкции от 1995 года:
«Документы, составленные на двух или более листах, должны быть пронумерованы».
Прекрасное пояснение о том, что нумеруются страницы в случае, когда количество листов два и более. И почему это прекрасное пояснение убрали с новой Типовой инструкции? Имеют место случаи, когда проверяющие госорганы делают замечание, диктуют и требуют, что если количества листов два, то номер не ставится. Поэтому недописанные мысли в Типовых инструкциях провоцируют споры и замечания со стороны проверяющих.

5.9. Формат обязательно альбомный?

В Типовой инструкции:
25. Приказы (распоряжения) издаются на двух языках – государственном и официальном, допускается печатать оба варианта на одном бланке. Вначале располагается текст на государственном языке, затем на официальном.
Вопрос:
Традиционно сложилась такая практика как текст документа на двух языках печатать в альбомном формате бумаги А 4, где слева располагают текст на государственном языке, а справа текст на русском языке. Так, если текст приказа на двух языках набрать на одном бланке в книжном формате, есть ли гарантия, что вышестоящие проверяющие люди не сделают замечание, что нужно было набирать в альбомном формате? Гарантии, конечно, нет. Поэтому рекомендуется мысли довести до гармоничной полноты в следующей редакции:
«25. Приказы (распоряжения) издаются на двух языках –  государственном и официальном, допускается печатать оба варианта на одном бланке В КНИЖНОМ ИЛИ АЛЬБОМНОМ ФОРМАТЕ (как удобно в каждом конкретном случае). Вначале располагается текст на государственном языке, затем на официальном.

5.10. «ПРИКАЗЫВАЮ» было красивее чем «приказываю»

В Типовой инструкции:
Констатирующая часть (преамбула) в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается полужирным шрифтом.
Мнение:
В старых правилах было красивее, так как слово «ПРИКАЗЫВАЮ» выделялось в отдельную строку прописными буквами. А новое правило, где слово «приказываю» пишется со строчной буквы, мало кто будет соблюдать, так как инструкции по делопроизводству не доходят до всех, особенно в частные организации. Люди традиционно привыкли слово «приказываю» выделять в отдельную строку прописными буквами.

5.11. Нужно ли доставлять письмо за факсограммой?

В Типовой инструкции:
40. Обработка исходящих документов осуществляется службой делопроизводства. Документы, отправляемые учреждением, передаются почтовой и электрической связью, а также доставляются курьером.
Вопрос:
Зачем один и тот же документ отправлять трижды: и по почте, и по факсу и курьером? Во всяком случае так можно растолковать вышеизложенное предложение. Это предложение с двузначным смыслом грозит порождением споров. А чтобы такого не было, текст нужно изложить в следующей редакции:
40. Обработка исходящих документов осуществляется службой делопроизводства. Документы, отправляемые учреждением, передаются ЛИБО почтовой, ЛИБО электрической связью, ЛИБО доставляются курьером.
Далее в Типовой инструкции:
С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, которые передаются по каналам электронной связи, необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, порядок отправки определяются инструкцией по делопроизводству учреждения.
Мнение:
У отправляющего письмо учреждении согласно ИХ инструкции по делопроизводству может быть определено, к примеру, не досылать бумажного оригинала, если письмо передано по факсу. Ведь у получающей стороны могут быть свои условия, где они могут попросить, а если вышестоящее учреждение, потребовать досылку бумажного оригинала. Хуже того, если представитель вышестоящего учреждения по своей прихоти будет отрывать сотрудника нижестоящего учреждения, заставив его еще и оригинал сегодня же (по почте долго) им привезти, тогда как бегающего штата курьера не предусмотрено.
Предлагается в инструкции написать о том, что доставка бумажного оригинала осуществляется, если получающая сторона на свое усмотрение обоснованно попросит или потребует доставить оригинал, скажем, если письмо требует особого удостоверения, если от очевидной факсовой подделки письма зависят серьезные или другие рискованные финансовые вопросы.

5.12. Факсово-копировальный глазоцид

Добрая половина писем и документов, отсылаемые из Бишкека в районы и айыльные аймаки по факсу, невозможно прочитать, так как буквы совершенно бледные, мелкие и даже покрываются черными полосками. К примеру, если письмо было предназначено для айыльных окмотов из Государственного агентства местного самоуправления, то это письмо по факсу отсылается в областную государственную администрацию, далее письмо по факсу отсылается в районные государственные администрации, районные государственные администрации либо отсылают их в айыльные окмоту по факсу либо размножают и передают в айыльные окмоту.
Пройдя все эти этапы по факсовому аппарату письмо, в конечном пункте теряет свое качество и сотрудники айыл окмоту никак не могут прочитать его. Такая же картина складывается, если письмо было изготовлено в областной государственной администрации и отослано в районные государственные администрации, которые в свою очередь размножают их и отсылают в айыльные окмоту.
Некоторые письма в конечном пункте ничего не напоминают кроме как красивую мозаику расплавленных и искаженных бледных буквотипов. Особенно ужасное происходит, когда шрифт был мелким, к примеру, десятого размера.
Верхи качественно исполнить или повторить факсовую передачу не хотят, а низы панически боятся требовать и защищать свои права и терпят глазоцид зрения. Такая страшная трагедия действительно существует, но никто не хочет требовать не допускать такое жестокое административное насилие, так как почти все государственные или муниципальные служащие боятся говорить лишнее слово.
Что делать?
1. Категорически запретить исполнять письма или иные документы размером шрифта меньше 12, в том числе табличные информации, если письмо или документ предназначены для отправки по факсовой связи.
2. По мере возможности письма и иные документы, предназначенные для отправки по факсовой связи, готовить наибольшим шрифтом, к примеру – 14 и желательно полужирным шрифтом.
3. Письма и иные документы, искаженные факсово-копировальным фактором, разрешить не принимать! Не регистрировать! Не исполнять!
Если члены Рабочей группы не верят существованию таких ужасающих проблем, рекомендуется поработать в государственных (муниципальных) органах районного или аильного уровня.
 
Улан ДУЙШЕНАЛЫ, Лауреат Международной литературно-общественной премии Международной академии русской словесности (Москва), Обладатель диплома Финалиста Московской литературной премии в номинации "Фантастика" за научно-фантастический роман "Звёздный факел", совместного Диплома (лонг-лист) Интернационального Союза писателей и Союза писателей Луганской Народной Республики за научно-фантастический рассказ "Созвездие пирамиды", Диплома номинанта Московской литературной Премии-Биеннале 2020-2022 за научно-фантастический рассказ «Якутский женский электромонтаж» и рассказ «Вечное ожидание Елены», Лонг-листа Московской литературной премии-биеннале 2022-2024 за научно-фантастические рассказы «Звездолётно-космолётный вектор-вальс», «Созвездие пирамиды», «Кибернетический Алтай», «Якутский женский электромонтаж», фантастический рассказ «Кыргызско-Алтайский звездопад» и рассказ «Вечное ожидание Елены». Специалист государственного и муниципального управления, инспектор госслужбы 3 класса.