Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс- это обмен информацией между двумя и более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение информацией.

Сам  факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Обмен информацией осуществляется во всех основных видах  управленческой деятельности, поэтому коммуникации называют  связующим процессом.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне.

Организации подчиняются государственному регулированию и заполняют  письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.

Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путём подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом информирует  подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Например, банковский служащий заметил, что новая программа  вынуждает  клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде.  Служащие сделали  вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов.

Банк  проинформировал каждого служащего о том, что «обслуживание клиента - первая наша забота».
В этом случае служащие должны  сообщить своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме. В  свою очередь, этот начальник,  информирует  высшее руководство.
Передача информации с низших уровней на высшие заметно влияет  на  производительность.

Коммуникации по восходящей, то есть снизу вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях.
Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

Например, работники отделов в организации периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности, в сбытовой и снабженческой сфере,  и обслуживание потребителей.

Аналогичным образом в больнице медицинский  персонал различных отделений обменивается  информацией о новых методах лечения.

Одним из  компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным.
Этот  вид обмена информацией считается отдельным видом коммуникации, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя.

Обмен  информацией между руководителем и подчиненным связан  с прояснением задач, приоритетов, с обсуждением проблем эффективности работы.