Методика организации проведения Презентации

Презентация - это публичное мероприятие, посвященное какой-либо компании, продукции, услуге, авторскому произведению, впрочем, чему угодно. Как и любое мероприятие, она требует тщательной подготовки.

  Абсолютное знание Объекта презентации позволит компетентно и профессионально представить слушателям преимущества, его отличительные особенности, целесообразность взаимодействия с ним. Для успешного проведения презентации разрабатываются и проводятся ряд организационных и творческих мероприятий,
а именно:
 
 1)написание литературной записи-текста презентации, т.е."Сценария презентации";
 2)составление "Плана подготовки и организации проведения презентации"
 3)само проведение презентации;
 4)проведение анализа прошедшей презентации с целью устранения недочетов;
 
  Композиционное построение эпизодов сценария выстраивается по всем требованиям драматургического канона. Непосредственное воплощение действия связано с речью. Ведь речь - это речевое действие, в нашем случае воздействие. Любое действие - это цикл: начать, развить, закончить. Поэтому грамотно составленный сценарный план включает в себя тот же цикл:

1) Вступительная часть презентации -начало:
 
   а)приветствие участников презентации;
   б)представление ведущего презентации;
   г)ознакомление с предметом презентации;
   д)озвучивание регламента работы по содержанию и по времени;

2) Основная часть презентации - описание развития содержания презентации, представленное в комплексе с демонстрационными материалами и творческим участием всей команды в реализации необходимых действий в презентации во время  представления:
 
  а)компании;
  б)продукции;
  г)преимуществ и отличительных особенностей бизнеса;
  д)коммерческого предложения;

3) Завершающая часть презентации - завершение:
 
  а)анонсирование следующего мероприятия;
  б)материализация вышеизложенного (приглашения, визитки, адреса мест встречи и
    т.д.);
  г)пожелания, прощание;
 
  Чтобы реализовать замысел действия по сценарию, необходимо грамотно и  последовательно организовать это действие, назначив  ответственных и исполнителей. В этом случае, каждый будет знать за что он отвечает и что он должен делать?

  Детально разработанный план позволит охватить все аспекты организации действия презентации в пространстве зала и регламенте времени, что очень важно.

                   План подготовки и организации презентации.

 1) Организационная часть:
    
     а)утверждение Организационного комитета по проведению мероприятий в составе
       -руководителя по общим вопросом
       -администратора по финансово-хозяйственной деятельности
       -технического руководителя по техническому обеспечению
       -руководителя сектора обучения и практики проведения мероприятий
     б)утверждение места проведения, сроков и времени, назначение ответственных и
       исполнителей
     в)обеспечение приглашений, встреча и проводы  участников презентации
     г)выбор зала, подготовка зала к работе, обеспечение пожарной безопасности
       людей.
     д)обеспечение фото и видео съемок
     е)обеспечение питьевой водой
 
2) Организационно-творческая часть:
     
     а) подбор материала и написание "Сценария презентации".
     б)организация репетиций хода презентации, монтировочных репетиций - монтаж видео ряда демонстрационных материалов с текстовым, музыкальным сопровождением.
     г) организация съёмок, сбор, обработка и хранение фото-видео материалов для архива офиса.

3 )Художественно-техническое обеспечение
     
     а)-оформление зала
       -расстановка столов,стульев
       -установка света
       -подключение аппаратуры (компьютера, проектора, микрофонов)
     б)-выполнение эскизов, издательство и тиражирование раздаточного материала

4) Финансовая часть
     
     а)обеспечение оплаты аренды зала
     б)обеспечение оплаты расходных и раздаточных материалов.
     в)оплата ГСМ используемого  транспорта.
 
  Хорошо организованное действие, ответственный подход к выполнению пусть даже маленького поручения всех членов сплоченной команды - залог успешной презентации.

  Поэтому руководителю необходимо взять за правило и приучить всех партнеров проводить на следующий день после мероприятия анализ качества проведенной работы.

  Любое массовое мероприятие носит импровизированный, творческий характер, требует от организаторов и исполнителей немало интеллекта и находчивости. Это означает, что все, хотят-не хотят, но должны быть компетентными.

  Компетентность достигается выполнением требований:

 1-овладеть знаниями  о методиках проведения публичных мероприятий
 2-приобрести навыки к  самостоятельной организации подобных мероприятий
 3-уметь проводить эти мероприятия, овладев мастерством публичного выступления;

Руководитель должен проводить аналитический обзор проведённых мероприятий не только  с целью выявления и устранения недочётов, что само по себе очень важно, но и с целью поддержать, поощрить партнеров за помощь и поблагодарить.

Необходимо учесть очень важный момент. Прежде чем поручать что-либо и требовать качественного исполнения, опытным партнерам необходимо обеспечить новичкам системное, методически грамотное, спланированное обучение.

На данном этапе этот материал поможет партнерам овладеть знаниями о методиках проведения мероприятий. В следующем материале произойдёт ознакомление  с методикой составления сценария мероприятия.


                                         Материал подготовлен Раиной Яковлевой.