Эффективное совещание в режиме удалённого доступа

ЭФФЕКТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ В РЕЖИМЕ УДАЛЁННОГО ДОСТУПА

МЕТОДИКА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ

Групповая работа является одной из форм коллективного рассмотрения текущих и иных вопросов деятельности  коллектива и может проходить в режиме удалённого доступа с использованием ИТ и современных средств связи.

Периодичность:
- планово-ежедневно по рабочим дням по установленном регламенту (с __:__ до __:__).
- внепланово – по заявке-приглашению инициатора организации или рабочей группы.

Площадка оперативного заседания/совещаниия в режиме удалённого доступа должна соответствовать следующим техническим характеристикам (ТХ):
1. Синхронизация с мобильными устройствами.
2. Возможность голосовой конференции.
3. Возможность видео-конференции.
4. Возможность совместной  работы в текстовых, графических, монтажных и других форматах.

Оповещение о каждом изменении направляется каждому участнику заседания в виде СМС-RSS-рассылки, а также в личных сообщениях в мессенджерах и на электронную почту.

Организатор-координатор заседания:
1. Создаёт мероприятие в электронном календаре (личном или корпоративном): определяет состав участников, тему и планируемый результат.
2. Создаёт в облачном сервисе формы/проекты документов  и открывает доступ участникам группы с возможностями разного уровня работы: чтения, комментирования, редактирования.
3. Рассылает приглашения участникам со ссылкой на облачные документы и дублирует информацию о рассылке в мессенджере группы и личных сообщениях.
4. При отсутствии подтверждения об участии со стороны приглашенных использует все возможные средства связи для уточнения их участия в событии (телефония, видеосвязь и т.п.)

Во время события координирует группу,  соблюдая технологию и регламент.


Участник заседания:
1. Подтверждает прочтение приглашения путем нажатия одной из кнопок “Да”, “Нет”, “Возможно”.
2. При невозможности принять участие онлайн, информирует группу через форму обратной связи приглашения и группу в мессенджере.
3. Использует правило “24-х часов” для внесения своих предложений.


Регламент проведения:
1. Регистрация-присоединение участников.
2. Объявление тем и вопросов -  установка инициатора на максимально возможный результат.
3. Работа по выбранной теме.
4. Подведение итогов, принятие итоговых договоренностей и соглашений, договоров.
4. Договоренность и о следующей встрече.
5. Согласование личной ответственности участников по сопровождению принятых решений и проектов.
6.Рефлексия.

После мероприятия:
1. Информирование об итогах работы в мессенджере группы и профильных комитетах, комиссиях, группах.
2. Размещение открытой части информации с утверждёнными хештегами в СМИ, медиа-ресурсах и  социальных сетях участников группы.