I. Почему возникает желание автоматизироваться

На выставке «SofTools-91” заказала разработку системы фирма, руководимая перспективно мыслящим директором.
Получить такой заказ от молодой частной фирмы было неожиданно.
На вопрос, почему фирма хочет заказать столь дорогостоящую разработку, генеральный директор ответил: потому что для развития фирмы необходимо создать структуру, т.е. упорядочить ее деятельность, иначе, при стремительных темпах роста, через некоторое время может наступить хаос.
Такую структуру можно было бы создать с помощью служебных инструкций и обучения персонала, как этого и требуют стандарты качества ISO 9001 и т.п.
Но тогда в период развития эти инструкции придется постоянно переписывать, а смена персонала сведет “на нет” все усилия. Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя на фирму, самопроизвольно будут адаптироваться в существующей системе.
Такой взгляд на системную автоматизацию выявляет основное ее свойство: способствовать систематизации труда персонала на предприятии.

Систематизировать свой труд - это одно из естественных и потому порой безотчетных стремлений человека.
Даже если со стороны кажется, что рабочая среда человека беспорядочна, то это не значит, что в ней нет системы (если, конечно, деятельность этого человека производит какой-нибудь положительный результат).
Попробуйте организовать иначе эту среду и встретите активный протест человека, оперирующего в ней.
Происходит так потому, что среда отображает внутреннюю организацию конкретного человека, которая, в свою очередь, зависит от специфического развития его возможностей. У кого хорошо развита память, тот будет меньше уделять внимания формированию структуры хранения информации, т.е. внешнему порядку. И наоборот...
Это относится к человеку, который работает в условиях повторяющихся циклов, то есть, когда в течение какого-то периода времени ему приходится совершать определенную повторяющуюся последовательность действий.
После накопления фактического опыта о диапазоне отклонений в процессе реализации операций в цикле человек перестает обращать внимание на способ реализации операции, так как в его памяти фиксируется ее алгоритм.
Тогда говорят, что его действия стали автоматическими.
Отсюда следует вывод:
     Автоматизация начинается не тогда, когда в процессы человеческой деятельности включаются технические устройства, а когда деятельность человека систематизируется, т.е. подчиняется какому-либо алгоритму, который ему известен и зафиксирован в его памяти или инструкциях.

Многие из руководителей предприятий, поставившие своим сотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего, приведут другие резоны: наладить учет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т.п.
Однако легко показать, что все эти задачи сводятся к одной - систематизировать труд на предприятии.
При кажущейся простоте в постановке - это самая сложная задача для любого предприятия, и тем более нового, которое к тому же взаимодействует с такими же «новичками».

Нередко случается, что руководство, не сумев организовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизации обеспечит решение этой задачи.
В большинстве случаев такие надежды не сбываются.

Образно выражаясь, система автоматизации предприятия - это система с положительной обратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо, будет работать, если не хуже, то, во всяком случае, не лучше.

Поэтому руководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимо ответить на первый вопрос:
«Почему у меня возникло такое желание?»
Варианты ответов на него - «потому что так делают другие» или «для солидности» - можно не рассматривать, так как они подробно исследованы предшествующим опытом внедрения АСУ.
Когда деньги перестали быть «чьими-то», такие мысли редко приходят в голову.
Более часто предпосылкой автоматизации служат жалобы бухгалтерии на то, что они «зашиваются», или складских работников, что выписывают накладных больше, чем товара есть на складе и накладные теряются, или менеджеров, что те не знают, можно ли выписывать товар клиенту.
Такие жалобы порождают естественное стремление «расшить узкие места» с помощью компьютера и при этом - подешевле.
Пойдя таким путем, через некоторое время руководство узнает, что большинство проблем так и остались неразрешенными.
С помощью компьютера люди стали что-то делать быстрее, но мало что изменилось на предприятии, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении взаимодействия сотрудников и обеспечении их вовремя необходимой информацией.

     Здесь необходимо вспомнить о базисных свойствах систем:
     Система, организующая взаимодействие своих элементов, даже без использования технических средств, способна сама выявлять и отчуждать элемент, не отвечающий ее целевой функции.

Если, к примеру, на хорошо работающем предприятии с приходом на склад нового сотрудника начали пропадать накладные или обнаруживаться недостачи товара, то руководителю не долго придется размышлять, в чем причина.
Но если на предприятии на различных участках спорадически возникают проблемы, то руководству трудно кого-либо винить, потому что в данном случае причина не столько в нерадивости отдельных сотрудников, сколько в отсутствии систематизации труда на предприятии. И вина за это может лежать только на руководстве.

Понимание этого породило в цивилизованном мире целый класс менеджеров, т.е. организаторов трудового процесса.
Мы же только сейчас внедряемся в пространство самоорганизующегося взаимообусловленного взаимодействия.
    (Хотя на таком определении можно язык сломать, но, как мне кажется, оно наиболее точно описывает характер системных отношений на свободном рынке.)

Ввиду отсутствия необходимых знаний и заменяющего их опыта, сумятица в умах естественным образом порождает сумятицу в терминах.
В результате продавца называют менеджером, магазин - складом, а программу, решающую одну задачку - системой.
Рано или поздно приходит осознание необходимости уделять специальное внимание организации труда на предприятии.
Приходит понимание того, что менеджер не принимает участия в процессе производства (торговля - это тоже производство услуг по продаже товара), а организует этот процесс.
И вот, когда необходимое понимание реализовалось на предприятии в конкретные решения, когда на предприятии появляются менеджеры в истинном понимании этого термина, тогда начинается осмысленная деятельность руководства, направленная на систематизацию труда.
Возникает желание автоматизировать не отдельные рабочие места, а технологические цепочки, после чего встает вопрос об автоматизации деятельности всей фирмы.
Однако наивно было бы понимать под этим, что по всему офису будут бегать шустрые роботы и делать всю работу, а сотрудники будут с умилением за ними наблюдать.
К сожалению, с похожими представлениями об автоматизированном офисе приходилось встречаться, когда во время выставок рассказывали о нашей программе.
Здесь опять может возникнуть путаница в терминах.
Нарисованная картинка соответствует автоматическому офису, а не автоматизированному.

Автоматизированная система помогает человеку выполнять свои операции, а не выполняет их за него.

Главное при создании систем такого рода – определить, в каких точках технологического процесса должен принять решение человек-оператор.
Для этого необходимо отчетливо представлять весь технологический процесс.
После чего следует организовать труд людей в соответствии с этим знанием, а затем можно ставить вопрос об автоматизации.
И здесь самое время задать следующий вопрос:

Какова степень готовности к автоматизации?