IV. Автоматизация учета или учет на ее базе

Главная цель, а также первый результат системной автоматизации в области организационного управления - учет.
Сейчас отчетливо проявилась эта самая больная проблема быстро растущих коммерческих фирм.
Все фирмы, которые уже приобрели нашу систему, на первое место среди причин, побудивших их это сделать, поставили проблему с учетом.
Типичные ее следствия - воровство на складах, многократные продажи одного и того же товара, путаница во взаиморасчетах, штрафы за срыв сроков поставок, завышение цен продавцами в коммерческих магазинах и т.п.
Несмотря на то что со школьной скамьи мы знали, что «социализм - это учет и контроль», в период развивающегося капитализма это понятие пришлось осваивать заново.
Основное предназначение учета - сформировать базис данных о состоянии предприятия.
При этом речь идет не только об учете товаров, но в более широком понимании - о состоянии всех данных, характеризующих предприятие:
сколько товара на складе,
сколько в пути,
сколько заказано,
сколько оплачено,
сколько выписано,
сколько разрешено к отпуску,
сколько отпущено,
сколько отпущено в кредит,
сколько за наличную оплату,
сколько возвращено по рекламации и т.д. и т.п.

И этот далеко не полный перечень относится только к товарно-материальным ценностям.
А ведь есть еще
основные средства,
малоценка,
производственные запасы,
договорные отношения с вытекающими из них обязательствами,
отношения с персоналом,
отношения с представителями бюджета,
частные отношения руководителя фирмы...
«и много, много... и всего - припомнить не имел он силы!»

Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отображение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Разве только покурить во время работы можно так, чтобы информация не поступила в бухгалтерию.
А вот, как отображается в бухгалтерии жизнь предприятия, зависит от того, насколько верным и чистым является это зеркало.
Подчас «зеркала» новых фирм представляют собой «комнату смеха», что доставляет немалое удовольствие налоговым инспекторам.
Попробуем представить себе некоего субъекта, который пытается исправить свою внешность путем искривления зеркала, в котором эта внешность отражается.
Невольно мы придем к выводу, что у субъекта вследствие очевидной неадекватности его действий есть отклонения в психике.
Однако совершать подобные действия с бухгалтерией считается в порядке вещей.
Так же, как женщине нужно зеркало для того, чтобы припудрить носик, тем самым скрыв какой-то недостаток, так и предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в своей работе и устранить их (или хотя бы «припудрить»).
Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии - отражать фактическое(!) состояние предприятия.
Идеальным отражением была бы фотография моментального состояния с максимально возможным разрешением. Но такую фотографию создать в бухгалтерии практически
невозможно из-за естественного запаздывания в прохождении информации от источника возникновения факта хозяйственной деятельности до регистра учета этого факта.
Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе и планирование, и прогнозирование, и расчет затрат и др., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей.
Когда же разрабатываются средства автоматизации, необходимо эти функции различать.
Не зря на крупных предприятиях помимо бухгалтерии существуют еще плановый, финансовый, экономический и договорный отделы.
Однако вернемся к вопросам учета на предприятии безотносительно к бухгалтерии.

Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада.
Один из основных циклов, включающих данную процедуру, заключает в себе следующие взаимосвязанные операции:
• выписка счета на интересующий покупателя товар,
• оплата этого счета клиентом,
• учет в бухгалтерии факта оплаты,
• выписка расходной накладной на склад, где хранится товар,
• расходование данного товара со склада,
• учет в бухгалтерии израсходованного товара.

Теперь попробуем проанализировать возможные ситуации по каждой из операций указанного цикла.

Криминальные аспекты деятельности предприятий остаются за рамками обсуждения в
этой статье.
Приходилось неоднократно слышать от руководителей небольших предприятий, что их вообще не интересует, что делает бухгалтерия. Бухгалтерам говорят, какую надо показать прибыль и «пусть делают свою отчетность как хотят».
Если что-то не сойдется, мы заплатим проверяющим. Так будет дешевле.

1. Что такое счет
Раньше однозначно понималось, что счет - это фактура с указанием плательщика и получателя, способа доставки, стоимости товара и некоторых других вспомогательных сведений.
Существовало правило оплаты счета в течение 10 дней и, поскольку на каждый товар существовал наряд на отгрузку, никого особенно не заботило, как быть с товаром, на который выписан счет.
Теперь ситуация радикально изменилась.
Есть ли у кого-нибудь из коммерсантов уверенность, что если на товар выписан счет, то он будет оплачен? Конечно, нет.
Как быть с товаром, на который выписан счет?
Очевидно, что товар надо зарезервировать.
Но следом возникает вопрос: на какой срок?
Предположим, 10 дней. Однако деньги могут идти больше 10 дней.
В счет включается следующее условие - подтвердить оплату, прислав копию платежного поручения в течение 3 дней.
А если товар валютный, а оплата производится в рублях?

В 1994 году был случай, когда курс рубля по отношению к доллару за один день упал на одну треть. Правда, потом правительство его восстановило. Поэтому операции с валютным товаром были в высшей степени рискованными.

И вот все эти и многие другие условия покупки товара вносятся в счет.
«Но ведь это уже не счет» - скажете Вы, и будете совершенно правы.
Может быть, это договор?
В наших рыночных условиях простой договор покупки по сложности условий и риску приближается к биржевому фьючерсному контракту. Здесь впору учитывать форс-мажорные обстоятельства и вносить в договор требования следовать правилам «Инкотермс», а наши коммерсанты норовят обойтись простым счетом.
Конечно, никому не хочется на каждый недорогой товар оформлять договор, и это понятно.
Но должно быть понятно и другое.
Если продавец, выписывая счет, берет на себя обязательство отпустить покупателю товар после оплаты, то он должен иметь этот товар на складе.
В то время как покупатель, получив счет, может не оплатить его, ведь его подписи на счете нет.

Во время написания статьи еще не было счетов-фактур и многих других учетных форм и правил учета, которые позже были введены Правительством.

Таким образом, то что сейчас называется счетом, по сути является коммерческим предложением, а не счетом и не договором.
Ответственность по коммерческому предложению определяет продавец, указав на нем срок его действия. Ни один коммерсант на Западе не будет резервировать товар, если в течение срока действия коммерческого предложения он не получил от
заказчика договора, соответствующего этому предложению.

2. Оплата
Следующая коллизия возникает с оплатой.
Коммерческое предложение, строго говоря, не является основанием для оплаты.
Вот если оно подписано покупателем, с указанием о принятии условий предложения, то предложение превращается в договор.
Предвижу возражения:
что же, на продажу каждой бутылки «Колы» заключать договор? Конечно, нет.
Потому и существует розничная продажа, что при одномоментной процедуре обмена товара на деньги вероятность невыполнения условий обмена стремится к нулю.
Однако и здесь есть необходимость в договорных отношениях, которая вытекает из соображений качества.
На эту тему много написано и у нас, и у них, но, к сожалению, коммерсантам в наше время некогда читать…

3. Оплата счета
Если счет оплачен наличными, сразу после выписки, то его незачем выписывать.
Это обычная продажа, скажем, со склада-магазина.
Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход этого товара со склада.
Кстати, однажды мне довелось услышать от молодых аудиторов(!) упрек, почему наша программа так не делает.
Да потому, что бывают ситуации, когда покупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца.
Конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать кредиторскую задолженность по товару, которую погашать после возвращения накладной со склада.
Пока мы будем рассматривать идеальный вариант, когда все схемы проводок выработаны и отлажены, хотя это и верно, вопрос о целесообразности останется спорным.
Однако если вспомнить мудрость древних – Errare Humanum est, - будет понятно, что ввести дополнительный цикл проводок означает допустить возможность появления дополнительных ошибок в бухгалтерии, где их и так бывает достаточно.

4. Отпуск товара
Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно соответствующий выписанной накладной.
Но кто из коммерсантов не сталкивался с клиентом, который в момент отпуска не изменил своего решения получить тот товар, который он выписал и оплатил?
Признаюсь, я сам, придя на склад одной из торговых фирм, вдруг увидел товар, который мне был более необходим, чем тот, который я оплатил.
Моя просьба произвести замену и принять от меня доплату наличными привела сотрудников фирмы в оцепенение.
- «Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата и
выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии?!»
И только старший менеджер, скрепя сердце, разрешил произвести замену.
Думаю, он мысленно проклинал меня и мне подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят.
Причиной этому была автоматизированная система, в которой был реализован стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.
В другой фирме такая же ситуация не вызвала никакого замешательства.
Мне тут же переписали счет с тем же номером, приняли доплату на основании того же счета и выдали товар по новой расходной накладной с тем же номером.
Предыдущие документы уничтожили.
В этой фирме не было никакой системы автоматизации.

Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха? Нет.
Плоха такая автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им решения.
Но это к слову.
Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой.
Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям придется принимать человеку.

Еще раз сформулируем вопрос, вынесенный в заголовок.
Что более эффективно?
Автоматизация учета или ведение учета на базе автоматизации организационного управления?
При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром.
В ней концентрируются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении.
Однако, характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде.
Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии.
Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена.
Почему это так, и долго ли это будет так - Бог знает…
Но пока это так.
Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока документ хозяйственной жизни предприятия будет порождаться сам по себе (накладная - в ОМТС или на складе, счет - в торговом или коммерческом отделе, договор - в плановом или производственном отделе, и т.д.), как ни автоматизируй бухгалтерию - всегда останется проблема ручного ввода документа.
Отсюда пойдут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей не введенного документа, и много тому подобного.
Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним.

Тогда мы сделали заключение, что эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе. Система должна формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии.
Если все документы на предприятии будут порождаться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача - учет - будет решена автоматически!
Когда все данные, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической.
Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т.е. способной к развитию.
К примеру, в системе ЛокОФФИС в момент ее создания (1992г.) было 750 полей (т.е. атрибутов базы данных).
В версии 1.5, которая сейчас (1993г.) находится на рынке, этих полей 1200.
К моменту выхода из печати журнала с данной статьей (1994г.) в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей.

К моменту опубликования книги "Те же 10 вопросов..." (2016г.)в базе данных системы «ЛокОФФИС» версии 5.90 - более 3600 полей.
В настоящее время (2021г.) в версии 6.25 около 4000 полей.

При этом для пользователя системы переход на новую версию «прозрачен», так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных.
Все справки, которые он мог получить в предыдущих версиях, он получит и в новых версиях.
Обеспечивается поддержка «снизу-вверх».
Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую.
Сам факт развития системы в течение 30 лет и отсутствия препятствий к ее развитию в будущем утверждает нас в правильности выбранного подхода.

Отличие нашего подхода от традиционного можно показать на примере бухгалтерии.
Если большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые использовались и до сих пор используются бухгалтерами, безотносительно к целевой функции предприятия, то эти программы, помогая в той или иной степени бухгалтерам на предприятии, ускоряют их труд, но не изменяют характера труда.
Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и в автоматизированном учете.
И это не потому, что плохие программы - иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия.
Если вспомнить о том, что бухгалтерия отражает факты хозяйственной жизни предприятия в денежных единицах, то становится ясно, что многие виды учета логичнее вести не преломленными через бухгалтерскую запись, а в естественном виде, на месте возникновения этих фактов.
Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар - в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического
учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем. Но это возможно только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него одновременно доступны и актуальны.
Не надо долго объяснять, что такой способ учета проще и точнее.
Однако для того чтобы его реализовать, необходимо ВСЕ факты хозяйственной жизни предприятия реализовывать в одной автоматизированной системе.
Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и в тот же момент становиться доступными для анализа.
Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных.
Теперь зададимся еще одним вопросом: какой способ автоматизации предпочесть?

Комплексная или системная автоматизация?