Осторожно - Кадровик

А зачем?
Мой совсем не крошка сын как-то произнес буквально следующее: «Маманя, ты кадровик, жена у меня кадровик, сестра тоже, а я понятия не имею, чем вообще занимаются кадры. Раз уж ты вышла на пенсию и не желаешь работать, то, может, хоть книжку для людей напишешь? Такую - чтобы нормальным человеческим языком, чтобы даже непосвященным стало понятно, на фига вы там вообще нужны.»
Написанная мной ранее книга «Я руководитель Отдела» его совершенно не впечатлила, потому что она хоть и написана на примере Отдела кадров, но в большей степени ориентирована на тех, кто сталкивается с проблемами взаимоотношений «начальник – подчиненный». Дитятко настаивал, что необходима книга, рассказывающая о жизни рядовых кадровиков.
После некоторого размышления я поняла, что он прав. После более двадцати лет работы в кадровом делопроизводстве, мне пришлось столкнуться с тем, что большинство людей, в том числе мой собственный сын, слабо представляет, для чего нужен Отдел кадров – в простонародье Кадры. Хотя каждый, кто хоть раз устраивался на работу, никак не мог пройти мимо кадровиков.
Народные поверья говорят, что Кадры – это сварливые тетки, которые не понятно чем занимаются, вечно ворчат и явно не хотят работать – справок от них не дождешься, в документах идиотские ошибки, объяснить толком ничего не могут, а скорее всего не хотят. Им бы только чаи гонять, да печеньками закусывать.
Ну да, возможно, бывает и так. Но, поверьте, далеко не всегда.
Наверно поэтому я и взяла на себя труд просветить некадровое сообщество о деятельности небольшого подразделения, которое, вроде, у всех на слуху, но реально мало кто интересуется, а зачем оно вообще нужно.
Пара слезинок о тяжкой доле Отдела кадров
Теоретически, Отдел кадров занимается юридическим оформлением взаимоотношений работника и его работодателя. Наверное, лучше перевести на нормальный язык. Отдел кадров делает документы для приема, перевода на другое место, а также для отпуска, учета рабочего времени и увольнения. Так, пожалуй, лучше. Конечно, деньги (и отпускные, и командировочные, и зарплатные, и больничные пособия) рассчитывает и выплачивает бухгалтерия. Но чтобы правильно рассчитать бухгалтерии необходимо знать, кто с какого числа работает, с каким окладом; кто и когда уходит в отпуск или заболел; кто, когда и на каких условиях увольняется. Всю эту информацию, весь этот учет ведут кадры и на бумаге, и в общей с бухгалтерией программе.
Это, так сказать, база общая для всех отделов кадров и отдельных кадровиков. Дальше начинаются расхождения, которые зависят от размера Компании и фантазии руководства.
Небольшие, но претендующие на официальность, компашки выделяют отдельного кадровика, который помимо основной чисто кадровой работы часто еще ищет людей на образовавшиеся вакансии, организует мероприятия, занимается социальными вопросами (материальная помощь, путевки), премиями, выговорами, благодарностями, обучением. Но в совсем мизерных фирмочках, случается, нет самостоятельного кадровика, его обязанности выполняются офис-менеджером, бухгалтером, юристом или Генеральным директором. Возможны различные вариации. Как известно, народ наш неистощим на выдумки. Общее одно - кадровые дела для них вторичны.
К нам часто приходили устраиваться с испорченными трудовыми книжками. Бывало, что в качестве трудовой книжки приносили какие-то блокноты, купленные в переходах, и лишь отдаленно напоминающие официальный документ, являющийся, кстати, бланком строгой отчетности. Нам приносили книжки без печатей, с непонятными записями. Когда было возможно, то мы отправляли людей на их прежнее место работы с краткой консультацией, что именно должно было быть в книжке у них написано. Если ошибки были в прошлых «затертых» годах, то предупреждали, что при оформлении пенсии могут быть проблемы.
Честно говоря, я рада, что трудовые книжки начали переводить в электронный формат. С одной стороны, работы кадровикам несколько прибавилось, а с другой – порядка будет больше, а проблем людям меньше.
Я немного отвлеклась, на свое на «девичье». Продолжаю.
В крупных компаниях, как правило, Отдел кадров – это небольшая часть большого подразделения. Там существует условно Департамент персонала, состоящий из отдела, занимающегося поиском персонала, отдела, занимающегося социалкой и премиями, отдела обучения, возможно, еще парочки каких-нибудь отделов типа охраны труда и/или организации внутренних мероприятий и, наконец, Отдела кадров.
Именно так. В самом конце.
Что поделать, Отдел кадров – нелюбимое дитя, причем не только у руководства Компаний, но даже и у руководства Департамента персонала. Почему? На то есть несколько причин. Все достаточно прозрачно.
1. Отдел кадров абсолютно бесполезен для бизнеса. Возьмем рекрутеров. Чем быстрее и чем более профессиональных людей найдут рекрутеры, тем лучше будет работать бизнес. Логично? Полезно? Да! Или, например, мотивационщики. Чем более качественные схемы премирования придумают те, кто занимается премиями, тем сильнее люди будут мотивированы на бизнес, и тем лучше этот самый бизнес будет работать. Тоже логично? Тоже полезно? Естественно! А обучение?! Чем лучше отдел обучения научит людей работать, тем лучше будет их результат в бизнесе. Логичность и полезность данного утверждения также не подвергается оспариванию.
А что же Отдел кадров? Чем лучше работает Отдел кадров, тем меньше его видно, тем меньше о нем думают. Это как воздух. Мы дышим и не думаем о нем. Вспоминаем, когда чувствуем, что дышать невозможно. Тогда начинаем метаться и думать, что делать.
Деятельность кадровиков никак не влияет на бизнес. Точнее, конечно, влияет. На хороший Отдел кадров не надо отвлекаться, и Генеральный может быть абсолютно уверен, что его тылы законодательно прикрыты. Но, к сожалению, чтобы это понять, руководителю надо сначала пройти через проблемы, штрафы и суды. Не у каждого руководства есть такой опыт.
Незадолго до моего ухода из одной околостроительной организации, в которой работало чуть менее ста человек, Директор нехорошо расстался с одним из начальников отдела. Предприятие это было бюджетное (то есть финансировалось из государственных средств), и его деятельность заключалась в распределении и контроле за осваиванием бюджетных средств строительными компаниями. Поэтому, когда директор понял, что его сотрудник, увольняясь, не предоставил ему кучу документов, а речь шла, напоминаю, о государственных средствах, то он (директор) не нашел ничего лучшего, как придержать трудовую книжку увольняющегося. Естественно, я была против, объясняла, как могла, все риски. Но у шефа страх перед государством за расход бюджетных средств был гораздо сильнее. Не слушая меня, он забрал из моего сейфа трудовую книжку работника, добавив, что всю ответственность берет на себя.
Каюсь, я тогда уже планировала уходить, поэтому достаточно спокойно смотрела на выкрутасы начальника, хотя по разговорам с самим работником я четко представляла последствия. А в его обращении в суд вообще не сомневалась.
Короче, работник вынужден был уйти без трудовой книжки. А вскоре уволилась и я. Сменившая меня женщина сначала была в ужасе от предстоящего судебного разбирательства, но выбора у нее не было, к тому же всегда все можно свалить на уволенного предшественника, то есть на меня.
Суд состоялся месяца через три. Поскольку мы со сменившим меня кадровиком были на связи, и я по доброте душевной помогала ей, чем могла, то и она держала меня в курсе событий. Компания была небольшая, юриста в штате не было, а потому на заседания суда пришлось ходить самому Директору. Мало того, что это огромная трата времени, плюсом сыпались насмешки уволенного работника, в пользу которого, естественно, и был решен вопрос, а также плюсом шли денежные потери. В общем, лучше опустить все, что мой бывший босс по этому поводу говорил, однако через мою коллегу он передал мне свои извинения и сказал, что теперь всегда будет прислушиваться к кадровикам.
Это был рассказ про небольшую компанию. Там же, где есть юристы, в суды ходят они и за приличную зарплату отдуваются за нарушения начальства, которое в большинстве своем свысока смотрит и на трудовое законодательство, и на кадровиков.
И поэтому при хорошей работе Отдела кадров, когда все процессы отлажены как часы, у руководства сразу же возникает вопрос, а зачем вообще они нужны, что они там делают? Надо бы их подсократить или подзагрузить. А дальше знаете что? Дальше либо убирают человека из отдела, либо добавляют околокадровый функционал. В любом случае Кадры начинают задыхаться, плодить ошибки, ворчать, превращаться в тех теток, которых все знают. И тогда руководство, а вслед за ними остальные работники, утомленно вздохнув, со спокойной совестью говорят: «Ох, уж эти кадры, опять они что-то там напортачили».
2. Отдел кадров мешает работать. Да-да, именно так. Отдел кадров не просто бесполезен для бизнеса, он еще и вставляет палки в колеса летящего вперед паровоза. Наверно, каждый хоть раз в жизни сталкивался с ситуацией, когда начальник, вне себя от бестолковости/нерасторопности/разгильдяйства своего сотрудника, восклицает: «Уволен! Чтобы ноги твоей здесь больше не было!». Это может звучать так, а может быть сказано раздраженным тоном Генерального директора: «Мне без разницы, как Вы это сделаете, но чтоб больше я этого … здесь не видел».
Я в течение своей кадровой карьеры слышала такие позывы в разных вариантах. Особенно мне нравилось, когда работник приходил в Отдел кадров с вопросом, заплатят ли ему деньги за отработанное время и можно ли получить свою трудовую книжку. Обычно нормальный кадровик пожимал плечами и объяснял, по каким числам выплачивается заработная плата и что трудовую книжку можно получить только при увольнении. На что работник удрученно сообщал, что начальник его уволил и отправил в Кадры за трудовой. Первая наша реакция была: «Раз начальник сам уволил, так пусть сам платит и сам выдает трудовую».
На всякий случай для информации. Компания не может просто так уволить работника. В Трудовом кодексе строго прописаны все основания для увольнения – собственное желание (заявление об увольнении), соглашение сторон (обычно с работником договариваются о деньгах за «спокойное» расставание), однократное грубое нарушение (в ТК РФ есть уточнение, к чему это может относиться), неоднократное нарушение (после пары-тройки замечаний или выговоров, оформленных по всем правилам приказами) и т.д. Оснований для увольнения много, но не буду ими утомлять - остальные достаточно специфичны (здоровье, переезд Компании в другую местность, изменение условий труда, призыв в армию и прочее).
Так вот! Обычно начальники, когда хотят избавиться от нерадивого товарища, любят объявлять неоднократные нарушения. Они же по первости не догадываются, что для оформления дисциплинарки, которую потом не сможет никто оспорить в суде, надо перелопатить КУЧУ бумаг! Хотя об этом потом. В голове у неопытных «рукамиводителей» Замечание – это когда он высказал работнику ФИ; Выговор – это когда он сильно поругался на работника.
На деле безграмотность бизнесового начальства приходилось разгребать Отделу кадров. И что характерно – всегда под недовольные вопли: «Эти Кадры, как всегда, ничего не могут сделать!»
Такова участь Отдела кадров. Так и хочется нарисовать грустный смайлик для тех, кто мечтает топать по этой тропе. Государство силами кадровиков пытается удержать злостных эксплуататоров от третирования бедных работников. Громко сказано? Да только зарплату Отделу кадров платят сами эксплуататоры. И им очень не нравится, когда кадровики напоминают, что даже Генералитет не может делать некоторые вещи в своей почти собственной Компании. Вот и бухтит Генералитет на бедные Кадры, что те мешают ему работать.
3. Отдел кадров плодит тонны бумаги. Страсть кадровиков к бумагам — это совсем отдельная песня. К счастью, наше законодательство тихо-тихо поворачивается в сторону модной нынче цифровизации. Ряд отчетов в государственные органы сдается в электронном виде. Уже начался постепенный переход на электронные трудовые книжки, поговаривают об электронных подписях.
А пока законодательство обязывает на каждый чих – прием, любое изменение условий, отпуск, увольнение – иметь «живую» подпись работника. Причем документы (приказы, трудовые договоры со всеми допниками) в массе своей хранятся несколько десятков лет! За исключением приказов на ежегодные отпуска - те всего лишь пять лет.
Наверно стоит немного отвлечься и  пояснить, что после зверского нападения на нас Ковида и массового перехода на удаленку кадровики стали довольствоваться сканами живых подписей с надеждой, что пандемия – это достаточно весомый аргумент, и их никто не накажет за отсутствие оригиналов.
Но до всех этих напастей самым любимым развлечением кадровиков было отвлечение от работы других. Вредные тетки настаивали, чтобы люди перлись в Отдел кадров поставить закорючку на очередном приказе или допнике.
А что было делать?! Я в свое время весьма успешно одолела некоторые документы. Например, документы о приеме подписывали при оформлении; об увольнении – при получении трудовой книжки (кстати, переход трудовой книжки в электронный формат делает необязательным приход работника в Отдел кадров при увольнении и подписи на приказах об увольнении повисают в воздухе); в отпуска мы отправляли только тех, кто принес подписанный приказ на отпуск. Нет приказа - нет отпуска. Такую постановку вопроса люди понимают прекрасно!
Проекты приказов мы рассылали из программы из Графика отпусков. Человек, собирающийся в отпуск, распечатывал приказ, подписывал и приносил. Кто не хотел идти в отпуск по графику просто игнорировал присланный проект приказа. Это было наше «know how». Пытались совместить отпуска строго по графику с системой заявлений. В итоге все заявления заполнялись на Портале, согласовывались в электронном виде и автоматически вносились в График отпусков.  Просто и изящно.
Я опять немного отвлеклась. Об отпусках подробно будет ниже. Данный пункт про обилие бумаг. Итак, я одолела приемы, увольнения и отпуска, но остались разные изменения. Вот с ними приходилось и приглашать людей, отрывая их от работы, и гулять по отделам самим, и договариваться с руководителями, чтобы они сами организовывали подписание документов подчиненными.
В любом случае высокоинтеллектуальная деятельность по генерированию, подписанию и хранению бумаг привлекает внимание абсолютно всех работников Компании, начиная от рядовых и заканчивая Генеральным директором, который емко охарактеризовал свой взгляд на работу кадровиков: «А что они там делают? Сидят, бумажки перебирают!»
4. Отдел кадров не может разобраться в законодательстве. И это правда: Отдел кадров опирается на путанное законодательство. Я уже писала про государство, которое действует руками кадровиков. Так вот если бы это государство хотя бы дало нам нормальный четкий закон. Так нет! Я не буду здесь вгрызаться в сам Трудовой кодекс — это слишком скучная и специфичная для непосвященных тема. Гораздо веселей региональное законодательство, связанное с минимальным размером заработной платы, праздниками, процентными надбавками.
У нас в стране нет единого порядка принятия подобных документов. По крайней мере не было на конец 2019 года. Каждый субъект может издать нормативный акт о праздничном нерабочем дне. Например, в некоторых областях (Пензенской, Саратовской и т.д.) таким праздником объявлена Радуница, в некоторых (Адыгея, Татарстан, Крым и т.д.) – Ураза-Байрам. Праздники могут быть объявлены указующим тоном, обязательным к исполнению, а могут и рекомендательным. Соответственно, кадровикам компаний, имеющим филиалы по всей России, необходимо знать, где какого рода документы изданы и умело применять.
Но ничто не может сравниться с процентными надбавками в регионах. Дело в том что ТК РФ устанавливает дополнительный отпуск в местностях с районными коэффициентами и процентными надбавками. И если районные коэффициенты устанавливаются на государственном уровне, то процентные надбавки устанавливаются местными органами. А это, на минуточку, десятки постоянно меняющихся местных (не федеральных!) нормативных документов – одни районы включаются в перечни, другие исключаются, у третьих меняется размер надбавки или наименование. И за всем этим разнообразием необходимо уследить.
Я еще не упомянула региональные МРОТ, которые меняются ежеквартально местными нормативными документами. Перед этой проблемой я сдалась сразу и настояла, чтобы минимальные оклады были чуть больше, чем самый большой МРОТ по России, чтобы не зависеть от региональных колебаний.
 Надеюсь, я достаточно разжалобила читателя? И всем стала понятна тяжелая участь бедного Отдела кадров?
Тогда можно переходить к следующей теме.
Чем занимается обычный Отдел кадров?
Хочу заметить, что само словосочетание ОТДЕЛ КАДРОВ еще с советских времен настолько приелось, что многие Компании стараются от него избавиться и развлекаются, изощряясь в создании новых более современных образов. Например, мой отдел в разные времена и в разных Компаниях назывался Отдел кадров, Кадрово-правовая служба, Отдел по работе с персоналом, Отдел кадрового администрирования и даже Управление персонала. А еще бывают Отдел кадрового делопроизводства, Отдел оформления трудовых отношений и прочее и прочее. Суть деятельности при этом не меняется - прием, перевод, отпуска, увольнения, учет рабочего времени плюс некоторый доп.функционал в зависимости от Компании и обстоятельств.
Ну что! Попробую на пальцах объяснить поподробнее. Хотя на самом деле это достаточно неблагодарная и трудная задача. Неблагодарная, потому что кто-то скажет, что объясняю примитивно, как последним идиотам, а кто-то скажет, что слишком заумно и скучно. Ну как смогу! А трудная задача – потому что в разных Компаниях и объем работы, и автоматизация сильно различаются, соответственно различается и функционал Отдела кадров.
Итак.
Прием. Танцы с бубнами
В моей последней Компании, в которой я проработала около десяти лет, новенькие приходили оформляться в Отдел кадров строго к указанному времени. За этим следили рекрутеры. Они же заранее предоставляли нам сканы документов кандидата. Условия приема – должность, подразделение, зарплата, согласовывались в специальной программе, так что нам не приходилось бегать с вопросами: «А кто это?», «Какой оклад устанавливать?». Иногда, правда, указывали не ту ставку, и программа не давала принять человека. Но это были редкие случайности.
В стандартном варианте кадровик принимает у новенького необходимые документы, сканирует (кто-то копирует) их, дает кандидату Локальные нормативные документы, с которыми тот должен ознакомиться под подпись, а также трудовой договор, обязательную карточку Т-2, какие-то еще местные документы, требуемые в разных компаниях, типа Договора о конфиденциальности и материальной ответственности. Мы все эти оформительские документы распечатывали при кандидате, после того как он предъявлял нам свою трудовую книжку.
Есть одна закавыка, о которой не все знают. Числиться по трудовой книжке можно только у одного работодателя. Некоторые наивные люди уходили с работы через отпуск с последующим увольнением, рассчитывая сразу же во время отпуска устроиться на другую работу. Что двигает этими людьми, затрудняюсь ответить. Но они появлялись у нас с завидной регулярностью по несколько раз в год. Конечно же, мы не могли их принять на работу. Не буду грузить, как мы выкручивались с такими товарищами. Мы практиковали индивидуальный подход, который зависел от важности человека для Компании. Но именно из-за таких «хитрецов» у нас действовало жесткое правило – сначала трудовая книжка, потом все остальное.
Дальше начинались те самые танцы с бубнами. Некоторые люди, к счастью - не все, вообще любопытны от природы, а уж устраиваясь на новую работу, где их всенепременнейше облапошат, они читают все бумажки от корки до корки. При этом абсолютно ничего не понимают. И не от того что глупые, а просто от волнения. Как результат, начинают сыпать вопросами, на которые кадровик вынужден отвечать, хотя все прописано в тех документах, которые принимаемый якобы прочитал.
Обычно стандартный прием занимал не более получаса, при том что все данные по новому работнику мы вводили в программу накануне. Но отдельные люди (так и хочется написать особи) третировали моих кадровиков по полтора, два часа и даже иногда дольше. Одни находили непонятки/ошибки/нестыковки в локальных нормативных актах (у нас их было около двадцати). Другие устраивали девочкам экзамен по тексту трудового договора, настаивая на внесении в него своих дополнений/изменений. Третьи, пока не устроились, пытались выведать заветные тайны Компании на предмет, законно ли она работает или является серым призраком. Четвертые, пятые, шестые не хотели фотографироваться на пропуск в виду отсутствия настроения; не помнили адрес своей прошлой Госслужбы, куда мы обязаны были отправить уведомление; не могли решиться, стоит ли показывать нам документ об инвалидности – и льготы хотелось получить, и не хотелось светиться.
Напоминаю, все это время кадровик терпеливо отвечает на вопросы, развеивает сомнения, помогает найти в Интернете нужный адрес. Поневоле начинаешь думать, а может правы те тетки, которые делают морду кирпичом, пресекая любые вопросы?
Что поделать, у людей есть разные проблемы, и они несут их в Кадры как к доктору. Всех своих проблемных работников мы знали наперечет. Прием же добавлял нам новых, еще не изученных. Поэтому мы всегда относились к приему очень настороженно.
В Компании, о которой сейчас речь, обычный прием составлял от 40 до 120 человек в месяц. Но я точно знаю, что есть Отделы кадров, исчисляющие сотнями не месячный, а дневной прием. Думаю, там эта процедура сильно упрощена по сравнению с описанной.
Когда вновь оформленного, наконец, забирал рекрутер, кадровик, облегченно выдохнув, аккуратно клеил «ляпочки» в нужных местах и клал подписанные новым работником документы на подпись руководителю.
После возвращения документов оставались самые мелочи: провести (утвердить) приказ в программе, отклеить стикеры, проставить печати, откопировать приказ для личного дела, повесить оригинал приказа в папку с приказами, а из трудового договора вместе с копией приказа и остальными документами создать новое личное дело и повесить его в картотеку к другим личным делам. В стародавние времена мы еще копировали приказы для бухгалтерии, записывали их в журнал и несли в коллегам-бухгалтерам, которые расписывались нам в журнале о получении копии в работу. К счастью, в последние годы мы от этого, наконец, отплевались. Мы же с бухгалтерией работаем в одной программе. Они видят все, что мы делаем.
Про прием, в общем-то, все. Если только пара веселых случаев, никак не связанных ни с чем, ранее написанным.
Как-то раз ко мне подошла моя девочка-кадровик с буквально круглыми глазами и предложила посмотреть на пришедшую оформляться женщину. Я заинтригованная пошла с ней. За столом для посетителей сидела милая улыбчивая молодая женщина от тридцати до сорока. Глядя на нее, я почувствовала, что моя челюсть медленно, но верно опускается вниз. Наверно, стоит пояснить, что в Компании действовал дресс-код – яркое нельзя, шорты нельзя, открытые плечи нельзя, кеды/слаксы нельзя, ничего вычурного тоже нельзя, джинсы можно по пятницам. И тут вдруг в наш строгий финансовый мир залетела яркая птичка-попугайчик в воздушном платье-размахайке с открытыми плечами, но главное, даже, не это, а цвет. Женщина была вся в сверкающих малиново-розовых тонах - платье, макияж, маникюр и даже волосы! Это дополнялось крупной яркой бижутерией с перьями.
Поскольку она как раз знакомилась с нашим Корпоративным кодексом, в котором и устанавливались требования к одежде, то я тактично обратила ее внимание на данный нюанс. Женщина прочитала, изумленно посмотрела на меня и спросила, неужели это реально соблюдается. Я предложила ей пройти по коридору. Встречающиеся нам работники не менее изумленно провожали женщину глазами. Поняв, что ее одеяние реально не подходит к нашей Компании, дама забрала трудовую книжку и отказалась устраиваться на работу.
Оказалось, что она работала в Доме моды, где такой стиль был абсолютно нормален. Прочитав про дресс-код, женщина для собеседования нашла у мамы самый старомодный и мрачный костюм, не подумав, что одним собеседованием дело не ограничится. Соответствовать нашим требованиям каждый день любительница прекрасного не была готова.
Мы долго еще вспоминали нашу залетную яркую птичку. Она стала для нас эталоном того, в чем у нас показываться ну никак нельзя.
И второй случай.
Раз в квартал директор нашего департамента устраивал нам собрания. При этом он требовал, чтобы приходили абсолютно все. Поэтому мы со спокойной совестью запирали свои кабинеты и шли в зал. Девочки мои на этих собраниях честно спали, а лично мне всегда было интересно послушать, чем занимаются смежные отделы (рекрутеры/ обучение/ мотивационщики/ HRпартнеры/ коммуникаторы), какие у них в работе программы. Плюс мне самой как начальнику отдела надо было рассказывать всем, чем занимается Отдел кадров. Естественно, я не впаривала о приемах и увольнениях. Практика показывает, что это никому не интересно. Поэтому я вела речь об автоматизации, оптимизации, судах и забавных/сложных случаях с работниками.
Так вот как-то раз возвращаемся дружно после такого совещания, а у нашего закрытого кабинета стоит незнакомый нам мужчина. Спрашиваем, по какому вопросу. Отвечает недовольно, что ждет уже почти час, пришел оформляться на работу. Ну мы-то точно знаем, что у нас на сегодня нет никаких приемов. Я уже писала, что все приемы нам ставили в календарь рекрутеры. И они никак, зная о совещании, не могли воткнуть нам прием.
Тем не менее, уточняем фамилию, смотрим в электронных согласованиях – такой нет. Объясняем товарищу, что не можем его принять. А у самих возникает вопрос, как посетитель смог пройти в здание? Обычно рекрутеры заказывают пропуска. Пока мои девочки бодались с достаточно настырным мужчинкой, который непременно хотел устроиться на работу, а в противном случае собирался жаловаться Генеральному директору, я быстро позвонила в Службу безопасности и сообщила, что в Отдел кадров с улицы проник вражеский лазутчик. Естественно, я говорила с ними не так. Но когда я им произнесла фамилию «лазутчика», они бросили трубку и через несколько секунд были у нас.
Оказалось, что это новый заместитель начальника Службы безопасности. Будущий, разумеется. Чтобы был понятен его уровень – начальник СБ подчинялся непосредственно Генеральному директору. А этот товарищ после окончательного собеседования и подтверждения приема решил сразу, не теряя времени, оформиться. Позже, через несколько дней, когда он уже нормально пришел приниматься на работу, этот небольшой скандал мы обратили в свою пользу. На пальцах объяснили ответственному лицу, что к нам муха не просочится без ведома Службы безопасности.
Изменение условий. Борьба с тенями.
Изменение должности, зарплаты, графика работы, фамилии оформляется дополнительным соглашением к Трудовому договору и кадровым приказом. Я мечтала поставить оформление условий на те же рельсы, что и прием. То есть сначала Отдел кадров получает в программе электронное согласование, делает в программе проект изменения и только, когда приходит работник, распечатывает текущей датой и дает работнику подписать. А дальше уже подписывает руководитель. Согласитесь, если бы работники знали, что пока они не подпишут доп.соглашение и приказ, зарплата им не прибавится, то они бы к нам еще накануне планируемого дня ломились бы.
На самом деле, к сожалению, все совсем не так. Электронные согласования по окладам и должностям нам присылали в специальной программе, заявления на изменение графиков и фамилий работники приносили сами или присылали по внутренней почте – у нас был не один офис. Дальше мы всё оформляли и в кадровой программе, и на бумаге подчас «задним числом». А потом включали форсаж и писали/звонили людям и их руководителям, чтобы приходили подписывать документы.
Надо сказать, что если неподписанные работником документы попадут в личное дело, то кадровик уже никогда не сможет вспомнить, что там нет подписи. Поэтому неподписанные доки вешались в «ознакомительную» папку, ждали прихода работника, и только после получения его подписи документы отправлялись в личное дело.
Конечно, такая куцая процедура сильно раздражала. Некоторые работники, обитающие в дальних офисах, являлись для нас загадочными тенями, и годами их ноги не ступали в Отдел кадров. Их документы скапливались в папке и подписывались только при увольнении и то, если кадровик не забывал заглянуть в «ознакомительную» папку.
Особенно тяжко было в период массового ежегодного повышения окладов. Количество доп.соглашений и приказов исчислялось сотнями, часто больше тысячи. Но я уже писала, что в таких экстренных случаях мы и сами ходили, и с руководителями договаривались, так как у них, разумеется, больше влияния на своих подчиненных, и им гораздо легче зазвать к себе ушедших в тень работников для подписания документов.
Пожалуй, эту часть я тоже разбавлю веселым случаем.
Бывает, человек меняет фамилию. Обычно это женщины, вышедшие замуж или разошедшиеся с мужем и страждущие вернуть себе свою родную фамилию. Отдел кадров в этом случае не только издает приказ и оформляет дополнение к Трудовому договору, но и делает запись в трудовую книжку на внутренней стороне обложки. При хорошем мелком почерке на обложке могут уместиться две такие записи. То есть теоретически на обложке в начале книжки и в конце книжки можно уместить не более четырех записей. А если любвеобильная дама выходит замуж три-четыре-пять раз? Да еще после каждого развода старается вернуть себе девичью фамилию! Как Вам такой вариант?
К нам как-то пришла одна милая и вполне молодая женщина, еще до сорока. Она в пятый раз вышла замуж, при этом записями об изменении фамилии уже были украшены внутренние поверхности обложек и основной трудовой книжки, и вкладыша. Самое смешное, что записи о работе были пока только в основной трудовой книжке, вкладыш был пуст. Поскольку законодательство ничего не говорит о таких брачноактивных дамах, то мы выдали ей еще один вкладыш и украсили его обложку записью об изменении фамилии.
Отпуска. Торжество цифровизации.
Поскольку техническое задание на автоматизацию оформления отпусков в нашей Компании разрабатывала я лично, то вполне естественно, что они (отпуска) относятся к одному из моих любимых направлений. Хотя в качестве некоторой похвальбы могу сказать, что тех.задания на электронное согласование приемов, переводов и многого другого также делала я.
Но вернемся к отпускам. Автоматизировано у нас было предоставление только части отпусков – оплачиваемых, за свой счет и учебных.  В моем отделе один сотрудник обрабатывал не только отпуска на две тысячи человек, но еще все командировки и больничные. Причем данный участок считался не слишком загруженным – при необходимости девочка брала на себя дополнительную работу по приему/переводу/увольнению/ознакомлению.
Часть отпусков («по беременности и родам» и «по уходу за ребенком») из-за обилия документов делалась по старинке – вручную. Чтобы получить пособия (разовое на рождение и ежемесячное до полутора лет) людям необходимо было предоставить справки от второй половины, что эта вторая половинка не получает у себя на работе данные пособия. Разнообразие жизненных ситуаций продолжало удивлять все время работы: у кого-то муж в бегах, у кого-то муж иностранец, у кого-то муж россиянин, но работает за пределами России в нероссийской Компании, у кого-то муж ИП, у кого-то самозанятый… Вариаций куча, и что делать в каждом конкретном случае, откуда брать справку и надо ли ее брать, решалось кадровиками совместно с бухгалтерией, а иногда еще и с ФСС.
То ли дело автоматизированные отпуска. Выше я уже писала, что люди на внутреннем Портале в электронном виде заполняли заявки на внесение изменений в График отпусков. Заявки переливались в специальную программу и там согласовывались руководителями, а затем закачивались в кадровую программу в График отпусков. Все это делалось автоматически. Из Графика отпусков Отдел кадров делал опять-таки автоматическую рассылку недели за три до начала отпуска. Работник, если ему нужен был отпуск, распечатывал проект приказа, подписывал и приносил в Отдел кадров. На всякий случай напоминаю, что рассказываю про доковидные времена. Сейчас кадровики в массе своей перешли на сканы.
В нашей Компании не было ограничений по количеству отпусков в год. Ограничения были по количеству дней. Все в точности по ТК РФ – двадцать восемь дней в год, обязательные непрерывные 14 календарных дней. Остальные 14 дней можно было разбивать теоретически только по 7 дней, но на практике как угодно. Такова была позиция руководства, и Отдел кадров вынужден был ее принять.
Что в этой схеме делалось вручную Отделом кадров? Когда работники приносили подписанные ими проекты приказов на отпуск, кадровик в программе собирал из них большой многочисленный приказ, распечатывал, прикладывал подписанные работниками проектики (часто пачечка была более ста штук) и отдавал на подпись. Скан подписанного приказа надо было отправить в бухгалтерию, а оригинал повесить в папку.
В главе об отпусках не могу не написать о минах, подложенных законодательством. В ТК РФ сказано, что отпуска предоставляются за все отработанное время по 28 дней в год. У каждого работника дата приема своя, соответственно, получается, что рабочий год у каждого свой. Один принялся 1 июня, значит, у него год с 1 июня по 31 мая следующего года, другой принялся 15 сентября – у него рабочий год с 15 сентября по 14 сентября. Вроде, все ясно. Но в ТК РФ написано, что отпуска должны предоставляться строго по Графику отпусков.
С какого числа делается годовой График отпусков в Компаниях? Правильно с 1 января по 31 декабря. И понеслась душа в рай! Впрочем, если человек берет отпуска во второй половине года, как правило, ничего страшного не происходит. А вот если работник внес в График отпусков полный отпуск в начале календарного года, а у него за ЕГО текущий год с июня по июнь все дни уже использованы, то что делать?  Предоставлять отпуск за еще не начатый год? Отказать, нарушив График отпусков? Это чревато последствиями в виде штрафов. Конечно, такие вещи надо смотреть при подготовке графика. Но! Автоматизировать такой анализ нам не смогли, а вручную проанализировать две тысячи человек параллельно текущей работе невозможно.
Подготовка Графика отпусков на следующий год – всегда запрограммированный аврал, т.к. сыпется много вопросов, приходится всем объяснять про обязательность графика, про обязательные 28 дней, про обязательные непрерывные 14 дней, про влияние праздников, про неиспользованные отпуска, про разбивку и прочее.
Отдельные особи, когда формируется График, настаивают внести в него все свои неиспользованные отпуска. Ну, например, скопилось у человечка четырнадцать лишних дней – ну не отгулял он их по какой-то причине. Так он требует в График на следующий год помимо обязательных двадцати восьми дней отпуска внести и эти четырнадцать. Вносим. Получается у него в Графике сорок два дня. Через месяц, в конце декабря, когда График на следующий год утвержден, и про него все благополучно забыли до начала следующего года, товарищ запрашивает пару-тройку-неделю перед Новым годом. Неиспользованные дни есть, имеет право, руководитель не против.  Оформляем. Все замечательно, кроме одного - в Графике у работника появляются лишние дни. Т.е. кадровику необходимо не забыть убрать их из Графика.
На моей памяти есть случай, когда один, как обычно, вполне приличный мужчина, слегка за сорок (ну то есть не зеленый юнец) отправился в отпуск в счет еще не начавшегося года. Дело было так. Он при подготовке Графика на следующий год подал сначала одни данные, а потом две недели перенес на другой период. Работник, который в подразделении собирал данные, новые даты внес, а старые убрать забыл. Опять-таки в Графике оказались лишние дни. Кадровиков сорок два дня в Графике не смутили, так как это была нормальная практика – люди часто вставляли в График все неиспользованные отпуска.
Начался год, на который был составлен График. Товарищ отгулял одну часть отпуска в две недели, вторую, третью. Во время ежемесячного контроля за остатками отпусков обнаружилось, что он ушел в минус на четырнадцать дней. Стали разбираться и тут обнаружили, что сначала косякнул работник подразделения, внесший слишком много дней, а потом косякнул и кадровик, который при подготовке Графика не проверил имеющиеся остатки. Дядечка-таки отгулял лишний отпуск.
Нам пришлось потом долго с ним ругаться, влиять через его руководителя. Фишка в том, что на следующий год мы были обязаны внести в График положенные двадцать восемь дней, из которых четырнадцать он уже попользовал. И когда мы ему объяснили, что вносим двадцать восемь дней, но использовать он сможет только четырнадцать, то товарищ страшно возбудился, объяснил нам доходчиво, что это наша ошибка, и мы сами должны ее исправлять. Исправили. Сторговались, что два года после того злополучного, он гулял не по четыре недели оплачиваемого отпуска, а по три. Неделю брал за свой счет.
Короче, в период с начала подготовки Графика до вступления его в действие, а это больше месяца, постоянно приходится быть начеку, проверять все-все-все.
Хорошо, что График отпусков – это относительно редкий аврал.
Первое место по вопросам и недопониманию системы предоставления отпусков занимают праздники. Самый распространенный вопрос всех времен и народов: «А если у меня отпуск с первого по четырнадцатое июня, и туда попадает праздник 12 июня, то это значит, что мой отпуск переносится на один день? То есть он у меня теперь с первого по пятнадцатое июня?»
Скажу по секрету, кадровиков от такого невинного вопроса начинает мелко потряхивать. Тем, кто осилил дочитать до этого места, в знак благодарности попробую объяснить, как влияют праздники на отпуск.
Для начала давайте сразу договоримся – есть рабочие дни и есть календарные. Рабочие – с понедельника по пятницу, за исключением праздников. Их количество в неделю, месяц и год бывает разное. Это зависит и от праздников, и от того, на какие числа попадают субботы и воскресенья. Можете ради интереса посмотреть в любом календарике. Ну а календарные дни – это триста шестьдесят пять дней в обычном году и триста шестьдесят шесть в високосном. Отпуска исчисляются в календарных днях, за исключением праздников, которые в соответствии с нашим законодательством в отпуска не включаются. Вроде все ясно. Идем дальше.
Период отпуска можно обозначить двумя способами:
- Первый способ – с какой-то даты на сколько-то календарных дней. Например, с первого июня на четырнадцать календарных дней. В этом случае кадровик (или автоматика) предоставят отпуск с учетом праздника, т.е. с первого июня по пятнадцатое, т.к. праздник не включается в дни отпуска. Этот способ мы использовали при подготовке Графика отпусков.  В Графике важно, чтобы было внесено необходимое количество календарных дней и правильно учтены все праздники. Но поскольку люди не всегда помнят про особенный учет праздников при отпуске, то мы и предлагали им указывать дату начала и количество дней отпуска. Дату окончания проставляла программа. Так легче было избежать ошибок, а также контролировать общее количество дней в Графике и наличие непрерывных календарных четырнадцати дней.
- Второй способ – с какой-то даты по какую-то дату включительно. Этот способ мы использовали при внесении изменений в График отпусков, т.е. в текущих отпусках. Работники писали четкие даты первого и последнего дня отпуска, а количество оплачиваемых календарных дней подсчитывала программа. Это было связано с тем, что в основном люди дробили оставшиеся четырнадцать дней, причем старались приплюсовать по два-три дня именно к праздникам. Он этого возникало много недопонимания.
Особенно забавны были надежды страждущих на новогодние каникулы. Они делали заявку на отпуск, допустим, с 25 декабря по 8 января. Напомню, что с первого по восьмое января – официальные праздничные дни, которые не входят в отпуск. Работник, написавший такую заявку, потом удивленно вопрошал, почему за две с лишним недели отпуска он получил такие крошечные отпускные. А дело-то просто! Ему оплатили только с 25 по 31 декабря, потому что праздничные дни, повторюсь, не включаются в отпуск - отпускные дни при этом не тратятся (остаются в копилке сотрудника) и, соответственно, не оплачиваются.
Поэтому, когда человек приходит и, называя даты начала и окончания отпуска, спрашивает про перенос последнего дня отпуска и при этом утверждает, что на прошлом месте работы ему всегда переносили, то приходится с разной степенью успешности вести просветительскую работу.
Правильный ответ: отпуск будет предоставлен в указанные в приказе даты, просто из-за праздника уменьшается количество используемых отпускных дней.  Кстати, в приказе это также отражено.
Второй по частоте вопрос от работников – это почему им не доплатили в тот месяц, когда они в отпуске. Там история несколько посложней.
Все дело в разности стоимости отпускного дня и рабочего дня. У окладников стоимость рабочего дня рассчитывается так: оклад, деленный на количество рабочих дней в месяце. Обычно их бывает 20, 21, 22 и даже 23.  Понятно, что чем больше рабочих дней в месяце, тем они дешевле. И наоборот, чем меньше рабочих дней, тем они дороже. Оклад-то месячный один и тот же! На этом фоне сильно выделяется январь – там целых восемь праздничных дней! Прибавьте еще субботы и воскресенья, и станет понятно, что на долю рабочих в зависимости от года выпадает – 18-16 дней, иногда бывает аж 15. Представляете, какова разница в стоимости рабочего дня в июле/августе/октябре когда может быть 23 рабочих дня, и в январе с его пятнадцатью днями?!
А теперь о стоимости отпускных, т.е. календарных дней. Там все по-другому. Берется средний заработок и делится на 30 (365 дней в год / 12 месяцев). При обычной окладной системе для упрощения средний заработок и оклад можно считать одинаковыми. 
Успели прикинуть? Рабочий день = оклад / на 20 дней, а отпускной день = оклад / на 30 дней. Результат – рабочий день практически в полтора раза дороже, чем отпускной. А в январе, когда может быть пятнадцать рабочих дней, эта разница может стать двойной!
Когда человек работает весь месяц, он этого не чувствует. Он получает целый оклад, не зависимо от количества рабочих дней в месяце. Но недаром я это объяснение включила в раздел отпусков! Решил товарищ устроить себе хороший зимний отпуск и прибавил к новогодним праздникам недельку. Допустим, у него оклад 90.000. Если бы он не брал отпуск, то за рабочую неделю он получил бы (90.000/15)х5=30.000 руб. Но он же взял 7 дней отпуска, т.е. его отпускные составили (90.000/30)х7=21.000.
Таким образом неделя отпуска в короткий месяц может дорого обойтись. В нашем примере плата за отпуск в месяце, в котором есть праздничные дни, составила 9.000 руб. Не слабо?
Конечно, я здесь взяла крайние значения, немного утрировала, для наглядности сильно упростила. Все исключительно для того, чтобы показать, как и почему не очень выгодно финансово брать отпуска (или болеть) в «короткие» месяца, т.е. в которых мало рабочих дней.
На это можно обращать внимание, можно не обращать. Но если в один прекрасный момент Вы удивитесь, почему, погуляв в оплачиваемом отпуске, Вы потеряли в деньгах, то, надеюсь, после моего объяснения у Вас не будет возникать слишком много вопросов.
И, наверное, последнее про отпуска. Люди часто пытаются «обмануть» работодателя и берут отпуска по рабочим дням, выкидывая субботы и воскресенья. Им кажется, что они «растягивают» свой отдых. Предлагаю рассмотреть данную ситуацию подробнее.
Закон предоставляет двадцать восемь оплачиваемых календарных дней отпуска в год, то есть четыре недели, включая субботы и воскресенья.  Допустим, работник берет семь дней отпуска (а мы помним, что они календарные) с понедельника по воскресенье. Он пропускает пять рабочих дней, но получает отпускные за семь календарных дней. Мы уже рассматривали, что без премий отпускные всегда дешевле, чем рабочие дни. Т.е. уже заложено, что работник получит чуть меньше. Но если работник берет семь дней, выкидывая выходные, т.е. с понедельника по пятницу, а потом еще понедельник и вторник, то он не пять, а семь дорогих рабочих дней заменяет «дешевыми» отпускными. Естественно, разрыв в деньгах только увеличится. По сути, он, не понимая того, просто берет два дня за свой счет. Тех, у кого в приоритете не размер отпускных, а количество дней отдыха, такое положение устраивает. Объясняют они это тем, что когда они берут в чистом виде пару дней за свой счет, то вообще за эти дни ничего не получают. А так удар по кошельку немного смягчается.
И в заключение небольшая историйка начала века с приветом из далеких девяностых.
В 2002 году я пришла единственным кадровиком в страховую компанию. Компания эта работала на рынке около десяти лет. Сразу скажу, я там была первым выделенным кадровиком, взятым вынужденно, т.к. Компания погрязла в судебном разбирательстве по трудовому спору.
Бардак в документах там был страшенный. Самая прелесть была с отпусками. Поскольку зарплата платилась по «серой» схеме, т.е. официальные оклады составляли 3-5% от реальных, то никто не запаривался вести учет использованных отпусков. Люди, естественно, отдыхали, но приказы на отпуска с выплатой отпускных делались через раз, а то и реже. Бухгалтер просто проставляла всем рабочие дни. Между тем, десять лет работы оставили свой след: каждый год у работников капало по 28 дней отпуска, а расходовалось, напомню, по документам очень мало.
Когда я стала приводить учет отпусков в порядок, то оказалось, что у самых высокооплачиваемых работников неиспользованных отпусков накопилось по 100-150-200 дней. Естественно, я подняла вопрос об обязательном оформлении отпусков. При этом мне пришлось долго убеждать Генерального директора в необходимости данного действия.
Теперь можете представить, как ехидничала (правда про себя) я, когда пришла разнарядка выводить зарплаты в «белую». Практически это был мой звездный час. Я опять пошла к Генеральному и показала ему количество неиспользованных отпусков его непосредственных подчиненных. Сначала он не въехал, зачем ему это. Объяснила на пальцах, сколько, в случае увольнения любого из них, Компания вынуждена будет выплатить им за неиспользованные за десять лет отпуска. Да не по символическим окладикам, которые у них были раньше, а по реальным средним заработкам, учитывающим огромные премии. По факту, буквально через год после обеления зарплаты увольнение любого из генералитета Компании грозило очень большими расходами. Ведь 150 дней неиспользованного отпуска это ориентировочно шесть средних заработков.
 Естественно, Генеральный схватился за голову и проконсультировался с юристами, которые подтвердили мои опасения. Дальше он по-простому обязал всех подчиненных, которые формально накопили кучу отпусков, написать заявления на их использование. Им выплатили отпускные из маленьких символических окладов, а сами они при этом ходили на работу. То есть отпуска были попросту «сожжены». Людям оставили отпуска только за текущий год.
На самом деле, все было не совсем так. Сначала они дружно вспоминали, сколько дней реально использовали. Естественно, всем хотелось побольше дней себе оставить. Поэтому они целую неделю, в шутку грозя мне кулаками, дружно вспоминали, кто куда в каком году ездил и на сколько дней. Самое смешное получалось, когда у некоторых выходило, что отдыхали они больше, чем 28 дней в году. Тогда они делали невинное лицо и говорили, что действительно, как сказал Генеральный, то пусть так и будет. Но пара человек сумели доказать, что неполностью использовали свои отпуска и отвоевали себе несколько десятков дней.
Обидно, что из сэкономленных Компанией денег мне не перепало ничего. До сих пор уверена, что премировать меня Генеральный вполне бы мог. Хотя и жаловаться тоже грех: вскоре мне выделили отдел, назначили его начальником с соответствующим увеличением оклада. Естественно, это было следствием признания моей работы.
Больничные. Хитрые ручки.
Листки нетрудоспособности, в простонародье – больничные раньше были чисто ручной работой. Лишь в последние годы поликлиники начали «выдавать» электронные листки.
Почему пишу выдавать, а не оформлять? Потому что во всем работает афоризм Виктора Степановича Черномырдина (он в девяностые годы прошлого века был Председателем Правительства): «Хотели как лучше, а получилось как всегда». О чем я?
Врачи оформляют больничные в системе ФСС (Фонд социального страхования). В эту электронную систему входят и работодатели. Казалось бы, что сложного: больничный выписывается на конкретного человека в конкретную Компанию, т.е. эта Компания должна видеть его. По моим понятиям – просто вводим СНИЛС (пенсионный номер) работника и на экране появляются все его больничные, выписанные на нашу Компанию.
Обознатушки! Так не получится. Чтобы кадровикам/бухгалтерам Компании увидеть больничный работника, необходимо ввести и СНИЛС, и номер больничного. Крутяк! А откуда кадровику/бухгалтеру да и самому работнику взять номер больничного? Так это же просто! Поликлиники выдают пациентам листочки с номерами. Кто-то распечатывает из программы, кто-то пишет ручкой, кто-то еще что придумывает. Называется автоматизировали. Люди ходят с этими бумажками.
Самое прикольное, что у нас в Компании бухгалтерия требовала от нас и эти бумажонки и распечатанные из базы ФСС больничные. То есть развлекалово шло по полной программе. Искренне надеюсь, что это были болезни новизны, и сейчас нет таких идиотских проблем.
Почему-то я сразу начала свой рассказ с современных электронных больничных, которые только-только входят в нашу жизнь. Хотя правильнее было бы начать с бумажных, ведь сколько лет мы жили с ними! Там была своя песня.
Работники приносили Листки нетрудоспособности в Отдел кадров. Кадровики вносили данные о больничном в систему, чтобы потом бухгалтерия их рассчитала, и чтобы пропущенные дни встали в табель. Также кадровики заполняли в Листке нетрудоспособности данные о Компании, о работнике, в том числе стаж.
Вот здесь и начиналось! Дело в том, что заполнять больничный можно исключительно черной ручкой и без ошибок. Ну а кто в наше время может обработать кипу больничных, ни разу не описавшись?! Роботов еще не изобрели. Зато производители ручек подумали о бедных сотрудниках Отделов кадров. Мы регулярно заказывали себе ручки, которые внешне писали, как гелиевые – хорошим черным цветом. Но у них была одна фишечка – написанное стиралось ластиком. Просто и удобно.
Единственное, что мы не знали об этих ручках, что от тепла написанное вообще исчезает. Ну например, если положить Листок нетрудоспособности на батарею, то через некоторое время он станет первозданно чистым. Потом, когда бумага остывает, написанное опять проявляется. Теперь можете представить изумление моего работника, когда она взяла с батареи пачку только что обработанных ею больничных. Они были незаполненные! Бедная потеряла дар речи. К счастью, пока она в панике носилась по кабинету, доказывая всем, что «только что их заполнила, а они пустые, а она точно не сошла с ума, а вообще у нас барабашка завелся», документы поостыли, и чернила начали проявляться. Собственно, так мы и обнаружили это свойство.
У нас больничные и отпуска вел один человек, потому что по году получались своеобразные качели – зимой валом идут больничные, ну а летом работники толпами отправляются в отпуска. В среднем нагрузка на человека оставалась плюс-минус постоянная.
Увольнение. Неразбериха с датами.
Честно говоря, неразбериха с датами часто встречается и в отпусках. Достаточно часто нас спрашивали: «Если у меня в приказе стоит, что отпуск по пятнадцатое июня, это значит, что пятнадцатого июня я должен прийти на работу?» Понятно, что с закрытыми глазами, во сне и даже в состоянии нестояния кадровики отвечают, что все даты в приказах указаны «включительно», т.е. если в приказе отпуск по пятнадцатое, то пятнадцатое – последний день отпуска, на работу шестнадцатого.
Никак не могу отойти от отпусков. В принципе, отпуска — это действительно наиболее частая операция. Прием бывает один раз, увольнение тоже, изменение условий у кого как, но точно не слишком часто. А отпуска каждый человек берет достаточно регулярно. Один раз в год – это минимум, а с учетом разбивки по 1-2-3 дня, могут оформлять шесть, семь раз в год и даже больше.
Но все! Переходим к увольнениям. В принципе, если увольнение оформляется по собственному желанию, то оно занимает не так много времени. Оформил приказ, в день Х выдал работнику книжку, подписал у него все нужные документы и все. Общая затрата времени – 20, ну 30 минут на все.
Хуже, когда увольнение идет по другим статьям.
Казалось бы – соглашение сторон, нормальная статья. Но люди почему-то начинают дергаться.
Кто-то волнуется, почему без денег, он слышал, что полагаются выплаты. Объясняем, что соглашение – это и есть соглашение. На что согласились и подписали, то и получите.
Кто-то волнуется, что обманут и не оплатят сумму, указанную в соглашении. Доводы, что человека ни разу не обманули с зарплатой, работают не всегда.
Кто-то, увольняясь по соглашению сторон, пытается договориться, чтобы в трудовую вписали собственное желание, т.к. боится, что на новой работе косо посмотрят, что человека выперли из Компании.
Тараканов в головах у людей много. И со всеми кадровикам приходится работать, убеждать, успокаивать.
А уж когда увольнение идет по проблемным статьям…Увольняемые по сокращению или не дай бог за нарушения зачастую устаивают целые спектакли. Отказываются подписывать документы, кричат, либо уходят в молчанку, не приходят в Отдел кадров, или, наоборот, приводят с собой кучу свидетелей, консультируются по телефону с юристами.
Спектр человеческих изобретений широк. Кадровикам приходится сильно-сильно держать себя в руках. К счастью, такие увольнения достаточно редки.
Главу про увольнение я назвала «Неразбериха с датами». Как Вы думаете, если работник пишет в заявлении «Прошу уволить с 14 июня», какого числа у него последний рабочий день? Эту простенькую задачку мы решали с завидной регулярностью. И ответы у людей были разные, хорошо, что возможны всего два варианта.
В нашей Компании мы сделали шаблон заявления на увольнение, в котором прописали фразу «Последний день работы - ………», специально чтобы исключить подобные казусы. Но поскольку по законодательству мы обязаны принимать от работников их волеизъявление в любом виде, то периодически все-равно нам приносили загадочные письмена собственного производства. Причем, одни с пеной у рта доказывали, что даже дуракам понятно, что, если в заявлении написана дата «С 14 июня», значит последний день работы 14 июня. А другие, не менее эмоционально, утверждали, что, если написано «С 14 июня», значит с 14 июня человек свободен, а последний день работы – 13 июня. Искать правду здесь было бесполезно, мы просто просили дописать фразу про последний день.
А теперь реальные историйки.
Первая. Не могу сказать, что веселая, но памятная. Достаточно давно, еще в первые годы моей работы, один уважаемый начальник отдела насмерть поссорился с Генеральным директором. До такой степени, что Генеральный пообещал выгнать его «по статье». Хочу заметить, что абсолютно все увольнения оформляются по статьям. Но в народе «по статье» означает - по плохой статье.
Я, понятное дело, ничего об этом не знала и знать не могла. Возраст у товарища был предпенсионный, и мужчина весьма сильно был обеспокоен состоянием своей трудовой книжки, а конкретно, статьями об увольнении. В один прекрасный день, когда его беспокойство достигло предела, он зашел в Отдел кадров и попросил показать его трудовую книжку. Сказал, что ему срочно надо что-то там посмотреть при мне. Мне, естественно, не жалко было показать приличному человеку (начальнику!) его трудовую. Однако, не успела я достать из сейфа книжку, как работник выхватил ее у меня и выбежал из кабинета.
В тот момент в кабинете кроме меня никого не было. Конечно, я выглянула в коридор и понаблюдала, как он стремительно спускается по лестнице на первый этаж, я даже полюбовалась в окно, как он выбегает из здания, но оставлять незапертый кабинет ради интереснейшей погони не стала. Больше с этим товарищем мы никогда в жизни не виделись. Понятно, я вынуждена была рассказать об инциденте Генеральному, он, в свою очередь, поделился со мной фактом ссоры.
Дальше мы с бухгалтерией и юристами долго думали, как оформлять работника и пропавшую книжку, но это уже другая история - наши кадровые дебри. А вот что мужчина собирался делать с украденной трудовой – не ясно. У него там была только запись о приеме двух- или трехлетней давности. Допустим, запись об увольнении сделать он мог и сам, но без печати запись недействительна! А печать хранилась у меня. Получается, что он по глупости потерял два-три года стажа. Раз уж все равно ушел с работы, то проще было написать заявление, уволиться по нормальному, получив бонусом деньги за неиспользованные отпуска. Ведь в те времена еще платили через кассу. И Компания физически не смогла заплатить исчезнувшему работнику.
Семен Петрович, столько лет прошло, а я как сейчас помню Вас убегающего по коридору. Зря Вы так! Если бы нормально мне все рассказали, мы обязательно придумали бы, как поступить, чтобы и стаж сохранить, и книжку не испортить. Эх!
Суть истории сводится к тому, что всегда лучше прийти посоветоваться с кадровиками. Хотя, что греха таить, к сожалению, не все мои коллеги идут на контакт. Но пытаться, все равно стоит.
История вторая. Она больше о людской глупости и лени.
В один прекрасный день звонит мне незнакомый молоденький юрист и хорошо поставленным голосом объясняет, что подает на нас в суд за незаконное увольнение одной дамы. Поскольку я твердо была уверена, что никаких незаконных увольнений у нас не было, то и разговаривать с товарищем особо не хотела, о чем сразу же ему и сообщила. Однако! Молодой человек предложил мне послушать запись. И что же! Оказалось, что недавно уволенная «по собственному желанию» новенькая девочка на самом деле действовала по принуждению. В предоставленной записи начальник отдела требовала от нее написать заявление об увольнении. Она даже называла причины, по которым хотела избавиться от работницы. Девочка не справлялась со своими задачами, не выполняла и половины того, что требовалось от нее на испытательном сроке.
Самое обидное для меня было то, что Лист постановки задач на испытательный срок девочкой был подписан. И если бы ее начальник просто сообщила бы девочке, указав все те же причины, что Компания расторгает трудовой договор через три дня, то все было бы законно. Работнику дали задачи на испытательный срок, он их не выполнил, за три дня просто его уведомили о том, что он не прошел испытательный срок, и спокойно расстались на законных основаниях. И все! Но начальник же вместо этого требовала написать заявление по собственному желанию! А вот это уже нарушение законодательства.
Девочку ту мы на работе восстановили. Благо, что даже с учетом пары недель после увольнения, пока она искала юриста, ее испытательный срок еще не закончился. И у нас было еще больше месяца на принятие решения. Понятно, что позже ее все-равно уволили. Только в этот раз со всеми «приседаниями» и именно как непрошедшую испытание.
Трудно сказать кто из них был глупее и ленивей: начальник, имеющая на руках все документы и поленившаяся проконсультироваться с Отделом кадров, или девочка, которая понимала, что ей не придется работать в Компании, но потребовавшая восстановления, в результате чего в ее трудовой книжке статья «Собственное желание» изменилась на «Не прошедшая испытательный срок». Ни та, ни другая, мягко говоря, не вызвали у меня уважения. Им обеим я высказала свое ФИ. Начальнице пригрозила в следующий раз саму подвести под дисциплинарку. А девочке на пальцах рассказала, что первое увольнение, которое по собственному желанию, ей было гораздо выгоднее.
Факт остается фактом, всегда надо думать, что делаешь. И если есть возможность, то консультироваться со знающими людьми. Я же понимаю, что молодому юристу очень хотелось показать, какой он крутой, что он сумел найти нарушение в действиях крупной Компании, что он сумел вынудить Работодателя исправить свое нарушение. Только он не подумал, что будет делать девочка дальше. Да, мы ее восстановили, даже оплатили вынужденный прогул (просто поставили и оплатили рабочие дни). Но трудовую книжку-то мы ей испортили! Причем не со зла, а просто уже выхода другого не было! Девочка реально была плохим работником, и оставлять ее у нас никто не собирался.
Единственное, в чем девочка была умницей – она успешно использовала технику для записи беседы с начальником. Только в ее случае ей это не пошло на пользу. А вообще, о возможностях современных гаджетов следует помнить и принимать на вооружение.
История третья, мучительная.
Так и хочется написать: «Не ходите, девки, замуж». И совсем не потому, что это плохо, а потому нам кадровикам от замужества работников часто бывают проблемы. Естественно, это шутка. Но именно об одной такой проблеме на нашу бедную голову и будет речь.
В департаменте персонала работала одна вполне приличная женщина основательно за сорок. Она была разведена, имела уже взрослую работающую дочь. И тут ей встретилось счастье! Дама решила выйти замуж, да не просто так, а за границу. А поскольку о таком счастье не принято громко говорить, то и она молчала до последнего. О том, что выехала из страны и больше не вернется, мадам сообщила нам в электронном письме.
Напомню, в данном случае уволить мы ее могли либо по письменному личному заявлению, либо за прогул по плохой статье, да и то, когда объявится. Именно об этом мы ей и сообщили. Но тут оказалось, что дама не сильно уверена в своем счастье и не хочет портить свою трудовую книжку, и очень просила изыскать способ вернуть ей книжку в нормальном виде без плохих записей.
И мы пошли ей на встречу, о чем в дальнейшем не единожды пожалели.
С заявлением мы разобрались. Она прислала нам скан, а вскоре через знакомых и оригинал. Нам осталось только разобраться с трудовой книжкой, которую мы обязаны в день увольнения либо выдать на руки, либо отправить по почте. Ну с «руками» понятно – их не было, а по почте мы могли выслать только на указанный в ее заявлении адрес. Что мы радостно и сделали. Однако, что-то там не срослось, и никто не получил на почте ее трудовую книжку. Одна подруга пыталась, но, поскольку сама подруга была прописана в другом месте, то ей наше письмо с трудовой книжкой бывшей работницы просто не выдали.
Письмо с трудовой книжкой месяц пролежало на почте, а затем вернулось к нам. Точнее не к нам в Компанию, а на почту рядом с нашей Компанией. А к нам пришло уведомление, что необходимо получить ценное письмо, отправленное нами и не доставленное получателю.
В нашей Компании для таких случаев существовали курьеры, имеющие доверенности на получение почтовых отправлений в адрес Компании. Курьер вернулся ни с чем. Сказал, что письмо почтовики отдадут только тому, кто его направлял. Что за бред? Ну да ладно! Девочка, отправлявшая письмо, была в отпуске. Дождались ее, пошла она. На почте ей показали вернувшееся письмо и объяснили, что ей необходима доверенность на его получение. Мы оформили доверенность. В нашей большой Компании это занимало не день и не два, но мы справились. И только с третьего захода смогли получить обратно трудовую книжку дамы, укатившей в заграницу.
Прикол в том, что почтовики, отдавая письмо, удивились, почему мы не прислали курьера. У нас же они ходят туда ежедневно.  Когда наша девочка объяснила, как прогнали курьера и ее, то все благоразумно решили, что на почте просто был неопытный работник и он в чем-то ошибся.
Ну а с нашей замужней заграничной дамой мы были постоянно на связи. Мадам вдруг очень озаботилась своей трудовой книжкой. Она внимательно следила из-за границы за развитием этой истории и посильно переживала. Поскольку мы отказались без оригинала заявления на другой адрес второй раз отправлять документ куда-либо, то в конце концов к нам пришел ее представитель с нотариальной доверенностью (переведенной по всем правилам на русский язык) на получение трудовой книжки, и история, наконец, закончилась.
И опять-таки старый как мир вывод – прежде чем сделать что-либо, посоветуйтесь с профессионалами. Неужели мы не придумали бы как оформить увольнение и выдать трудовую книжку, если бы она пришла к нам хотя бы за день до отъезда? Но вместо этого сама переживала, дергала своих подруг и нам добавила кучу дополнительной работы
И последнее, что хочу сказать об увольнениях. Люди увольняются очень по-разному. Одни радостно всех благодарят, приносят угощения. Другие изрыгают яд и хамят. Третьи вообще не появляются, и кадровикам приходится сначала их разыскивать по телефону, а потом идти на почту, чтобы отправить им их трудовые книжки. Четвертые мучают вопросами на пустом месте, и мы радостно вздыхаем, когда за ними, наконец, закрывается дверь.
Особенно интересно общаться при увольнении с высоким начальством. Важные, строгие, а иногда и высокомерные, они при получении трудовой книжки вдруг превращаются в обычных мужчин и женщин. Задают те же вопросы, что и все, - иногда разумные, иногда глупые, обнаруживая полное незнание Трудового Кодекса. Часто так и хотелось спросить, за что же вы себя на работе превратили в страшных монстров? Ведь в человеческом обличье жить гораздо легче.
Учет рабочего времени. И вечный бой…
Я не буду рассматривать здесь а-ля удаленку, свалившуюся на нас из-за пандемии. Этот дурдом, к счастью, я не застала. Смотрю на него со стороны и тихо фигею. Почему?
Года за два до пандемии я у себя в Компании начала пробивать тему удаленной работы. Вопрос был, что называется, на острие. И в Отделе кадров, и в других отделах были люди, которым работа в офисе только мешала. Весь их функционал укладывался в компьютер и телефон. Для чего они занимали рабочие места в офисе, тратили время на дорогу, отвлекались сами и отвлекали других сотрудников на болтовню и прочее – было совершенно не понятно. Мне тогда даже не надо было убеждать своего руководителя в назревшей необходимости перевода части сотрудников на удаленку. Ну например, в Кадрах были работники, которые взаимодействовали с филиалами. Им без разницы было, откуда разговаривать по телефону и писать письма по электронной почте. Два-три дня в неделю они совершенно спокойно могли не появляться в офисе. Тоже самое люди, которые согласовывали в электронном виде отпуска.
Готовя для Генерального служебную записку о плюсах и минусах удаленной работы для Компании, я достаточно глубоко погружалась в данную тему, и совершенно точно знаю, что по законодательству именно Работодатель обязан организовать рабочее место. А это значит, что ноутбуки должны быть не личные, а выдаваться на работе. Это, кстати, безопаснее и для самого работодателя – на таких ноутбуках работники не смогут установить свои программы и не смогут скачать файлы, соответственно, и риск схватывания вирусов и утечки информации минимален. Как в большинстве Компаний происходит всё на самом деле, тактично промолчу, читатель и сам в курсе.
К сожалению, тогда нам с моим руководителем не удалось убедить Генерального в выгоде удаленной работы. Когда из-за пандемии людей принудительно выперли работать по домам, я уже не работала. Но мне было жутко обидно, что наш Генеральный оказался столь недальновиден.
Однако, давайте ближе к нашим «баранам». Напоминаю, говорить буду об обычной работе в офисе.
С одной стороны, все получают заработную плату и понимают, что она платится за, как минимум, присутствие на работе. И тем не менее, в каждой Компании возникает вопрос, а кто же должен отвечать за учет рабочего времени? И автоматом вылетает ответ: «Естественно, Кадры».
Ой ли? Так ли?
Когда я работала в Компании, численностью менее двухсот человек, тамошний Генеральный требовал от меня лично выходить в вестибюль и встречать всех приходящих после 9 часов. Можно я не буду писать, как я ненавидела эти утренние стояния? Вдобавок, в течение дня я должна была лично проходить по кабинетам и смотреть, кто есть на месте. Все ничего! Да только каждый раз я сталкивалась с одними и теми же ситуациями: то работник в отъезде по рабочим делам, то вышел в туалет/ в другой отдел/ на совещание/ на обед и т.д., то руководитель отпустил работника домой. И начинались объяснялки. Причем я, как проверяющее лицо, радостно собирала весь негатив. Мне с ядовитым сарказмом сообщали, что имеют право на туалет/обед, что ради моего удовольствия могут не ходить на совещания или по рабочим делам, только пусть им об этом сообщит сам Генеральный. Ну в общем-то, это пример того, как верхнее руководство, плохо подумав, дает идиотские задания, которые мешают работе всей Компании.
В другой Компании учет рабочего времени вели автоматически по проходам через турникеты. Не спорю, имеет право быть. Только если кто-то забыл пропуск, то это выливается в большую головную боль с объяснительными записками, временными пропусками, ручным вмешательством в программу и пр. А если еще найдется дверь! При наличии турникета один прикладывает пропуск - один и проходит, а через дверь - один прикладывает пропуск, а пройти вслед за ним могут несколько. И в этом случае учет по проходам в принципе не работает. А если учесть, что часто бывают, например, пункты продаж на пару человек на территории огромных магазинов, где никак невозможно поставить турникеты, то легко понимается, что учет рабочего времени по проходам – это мало где используемая вещь.
В одной Компании работала умнейшая женщина - директор ИТ департамента. Благодаря дружной работе ее подчиненных у меня в Отделе кадров было автоматизировано практически все, что хоть как-то можно было автоматизировать. Она, естественно, это знала и все никак не могла понять, почему учетом рабочего времени должен заниматься ЕЕ работник, а не кадровик. Ведь в Отделе кадров есть вся информация об отпусках, командировках, больничных. Пришлось объяснять.
Дело в том, что Отдел кадров знает только о том, что происходит планово по приказу.  О больничных в кадрах узнают только после окончания болезни, когда работник приносит больничный. А если человек не принес больничный или только заболел и не вышел на работу? Если начальник вызвал сотрудника пораньше из отпуска? Если работник просто не пришел на работу и банально прогулял? Если в Компании при этом несколько тысяч человек? Тоже кадры будут за всеми бегать?
Думаю, моя позиция в данном вопросе понятна. Отдел кадров собирает информацию от тех, кто занимается учетом рабочего времени в подразделениях. Назовем их учетчиками. На последнем месте работы мы, кадровики, сделали для учетчиков максимально удобный автоматизированный учет. Они входили в свой блок кадровой программы и видели все отпуска, командировки и больничные, о которых знал Отдел кадров. Им оставалось только ежедневно или хотя бы пару раз в месяц (перед авансом и перед зарплатой) вносить те данные, о которых Отдел кадров не знал и не мог знать. Каждый учетчик «обслуживал» от 2 до 100 человек. Т.е. Отдел кадров два раза в месяц собирал информацию от более сотни учетчиков.
Вот здесь и начинался бой. Несмотря ни на что, отдельные учетчики и их руководители два раза в месяц «забывали» про учет и искренне изумлялись, почему именно они должны его вести: «На что, вообще, существуют Кадры?!». А потом, когда кто-то недополучил зарплату из-за проставленных ошибочно неявок, или, наоборот, когда выяснялось, что человек давно слинял из Компании, а поскольку в табеле стоят явки, то ему продолжает начисляться зарплата, горе учетчики тихонько сливались. Правда, после таких инцидентов они начинали понимать, почему, все-таки, они, а не Отдел кадров.
Если кого-то смутила фраза, что человек слинял из Компании, а Отдел кадров этого не знает, то поясню. Бывает, что молодняк, для которого это первая работа, через пару-тройку месяцев просто перестает появляться и выходить на связь, не утруждая себя заявлениями и прочими официальностями. На стаж в 2-3-5 месяцев им плевать, да и вообще о стаже юные особи не особо думают. Так и получается, что пока нам из подразделения не свистнут, точнее, пока в табеле неявки не проставят, кадровики и не узнают, что человека давно уж нет в Компании.
Обычно в Компаниях, где оплата по окладам, ведется учет дневной. Пришел – явка, не пришел – неявка. Но у нас был учет по часам, т.е. при большой необходимости мы могли поставить рабочий день не восемь часов, а пять, шесть, семь. Естественно, нам очень не хотелось этим заниматься. Представляете, работник отпросился на час, а нам сразу говорят: «Отразите в табеле, что у него на час меньше». Поэтому мы не особо афишировали эту возможность. Но не зря же народная мудрость говорит: «Если на стене висит ружье, то оно когда-нибудь выстрелит». Вот и у нас «выстрелило». Да как!
Расскажу вам про одну мятежную даму. Да какая она дама?! На момент моей истории - молодая женщина слегка за тридцать. В нашей сегодняшней реальности – практически девушка. Тем не менее, у девушки уже был сынишка семи лет, и развод с мужем. Причем такой развод, что мадам Мятежница через суд лишила бывшего мужа родительских прав, и законно считалась матерью-одиночкой со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Именно о последствиях для Отдела кадров я и собираюсь поведать.
Молодая женщина давно и вполне прилично работала в Компании, даже сходила в декрет, чтобы родить ребенка. Выйдя после декрета на работу, продолжала свой карьерный и зарплатный рост до какого-то «волшебного» момента. Что уж там произошло у них с ее начальником, я не знаю. Да только началась промеж них война. Как ее руководитель с ней боролась, думаю, лучше рассказать в разделе про дисциплинарные взыскания. Сразу скажу, уволить мадам не смогли. Она надежно защитилась статусом матери-одиночки. Но и к работе допускать тоже было уже не реально.
Дело в том, что наша Мятежница работала в продажах, общалась с клиентами и имела допуск к клиентской базе. Поскольку она начала клиентам болтать бог знает что, то ее перестали допускать к клиентам. К базе ее также перестали допускать все по той же причине – мамзель-саботажница вредила как могла. Естественно, по мелочам, иначе и под уголовную статью можно было бы залететь. Но даже мелочи достаточно больно кусали коллег, дестабилизировали работу отдела, снижали показатели и т.д.
Короче, на работу девушка ходила, а делать-то там ей было абсолютно нечего. Уж она бедная и книжки читала, и мультики в телефоне смотрела, и комментариями деятельности отдела занималась. Народ вокруг зубами скрипел! Это же продажи! Ее план повис на коллегах. Их премии уменьшились. Руководитель бастующей пошла к Генеральному и договорилась, чтобы саботажницу из плана убрали. Он пошел ей навстречу. Народ вздохнул свободнее, но тем не менее валяющий дурака работник сильно смущал! Зарплату, причем не самую маленькую, хоть и без премий, но регулярно она получала за просто так.
Думали – думали, что делать. И придумали! Отправили Мятежницу в Зеленоград. У нее в Трудовом договоре, как и у всех нас было прописано рабочее место в городе Москва. А Зеленоград официально – район Москвы, даром что где-то на отшибе. Там в клиентском зале одного из банков наша Компания арендовала небольшой участок помещения, на котором как раз помещался стол и два стула – для работника и для клиента.
Естественно, девушка возмущалась. Мы, работники Отдела кадров, ей со всеми юридическими выкладками доказали, что это совершенно законно. Молодая женщина потребовала от нас подтверждения, что отправляем ее на официально арендуемую нашей Компанией площадь. Обеспечили ей просмотр документов об аренде.
Я выше написала, что «отправили» в Зеленоград. На самом деле ей было выдано уведомление, что с понедельника адрес ее рабочего места изменяется, функции ее при этом остаются неизменными (требование законодательства), в случае отсутствия на новом рабочем месте без уважительной причины (например, по болезни) будет оформлен прогул. Кто не в курсе, за прогул мы могли ее уволить. Девушка прекрасно это понимала.
Поскольку увольнение совершенно не входило в ее планы, то сначала мятежная дама взяла больничный с сыном, потом себе, а потом и отпуск подоспел... Но тем не менее день, когда ей надо было выйти на работу в Зеленограде, приближался.
И вот теперь я перехожу непосредственно к учету рабочего времени.
В последний день отпуска Саботажница приехала в Отдел кадров и привезла заявление об изменении графика работы. Она решила, что «будет принимать» — это ее собственные слова, поэтому пишу их в кавычках, - по понедельникам с 13.00 до 14.00.
Сказать, что мы слегка прифигели, значит, ничего не сказать. Челюсти от столов отскребали общими усилиями. Но ее правда была в том, что как мать-одиночка она имела право устанавливать себе неполное рабочее время без каких-либо ограничений. Правда, и зарплата ее уменьшалась пропорционально уменьшению времени, но, вероятно, ее это мало заботило.
Мы сделали ей в программе отдельный график, оформили дополнительное соглашение. И жизнь потекла своим чередом. Со временем мадам вошла во вкус и начала менять график ежемесячно. Она устанавливала себе то два дня в неделю по 1-2-3 часа, то один полный день, то приносила заявления, в которых прописывала отдельные дни, неподдающиеся обычной логике, с указанием количества часов, которые в эти дни она планировала работать. Здесь мы, конечно, не один раз «добрым словом» поминали нашу оплату по часам. Хотя, на самом деле, по часам или по дням, а нам все равно пришлось бы возиться со строптивым социально-защищенным работником.
Эта история у нас тянулась года два-три. Потом, получая ежемесячно от мадам такие заявления, мы уже не удивлялись. Понятно, что она по-своему вживалась в ситуацию, возможно, где-то подрабатывала. Со временем у нас с ней даже сформировались вполне дружеские отношения.
После Зеленограда, откуда Саботажницу пришлось убрать по требованию руководства банка, ее отправили в Подольск. Естественно, в ту часть, которая относится к Москве. Этот переезд она и мы вместе с ней пережили легче, так как суд, в который она таки обратилась после ссылки в Зеленоград, подтвердил правомерность переноса рабочего места внутри одного города.
Что хочу сказать в заключение. Идея переместить неугодного работника в какую-нибудь далекую территорию не выдержала проверки временем. Отношения с банками в Зеленограде и в Подольске, где бездельничала и третировала коллектив наша работница, испортились. Бизнес на этих точках практически умер, т.к. по штату там был предусмотрен один работник, и им оказалась Саботажница.
Конечно, все такие вопросы необходимо решать по-хорошему. Этот пример о том, что бизнес не всегда хочет слушать кадровиков.
Кадры виноваты во всём, ну или почти во всём
В этой главе я попробую рассказать о дополнительных функциях, которые бывают в отделах кадров. Напоминаю, что в разных Компаниях может быть абсолютно разный дополнительный функционал. Поэтому я буду писать и про свои Компании, и вообще про все, что слышала от других кадровиков или видела сама.
Договоры гражданско-правового характера (ГПХ)
Думаю, абсолютное большинство Отделов кадров ведут договорников, в простонародье ГПХашников. Я не стала вносить его в основные базовые функции, т.к. по жизни видела компании, где договоры ГПХ оформляет бухгалтерия или бизнес-подразделения.
Теоретически сотрудничество (не работа, а именно сотрудничество) по договору ГПХ подразумевает, что человеку не надо полный рабочий день сидеть в офисе. Свои задачи он может выполнять, где ему угодно, когда ему угодно. Для него важно, чтобы был определенный результат. По факту же часто Компании набирают договорников, вместо того чтобы оформлять трудовые договоры. Но при этом требуют, чтобы люди работали в офисе наравне с реальными штатными работниками.
Почему? Меньше обязательств перед людьми. Их не защищает трудовое законодательство – нет никаких оплачиваемых отпусков, нет оплачиваемых больничных, договор можно расторгнуть в любой момент, оплату также можно уменьшить в любой момент, просто указав, что услуги выполнены не в полном объеме.
А что такое договоры ГПХ для Отдела кадров? С одной стороны - хорошо без больничных, отпусков, командировок, переводов, а с другой стороны – необходимо ежемесячно вводить в программу акты. И даже если эти акты делают сами договорники, а подчас сие приятное действие ложится на плечи кадровиков, то в любом случае проверка суммы, ввод в программу, а также проверка, чтобы договор ГПХ не попадал под действие Трудового законодательства, отнимает много времени. 
Государство постоянно мониторит подмену трудового договора гражданско-правовым. Несколько лет назад достаточно сильно ужесточили наказание за такую подмену. Благодаря этому количество договоров ГПХ в нашей Компании снизилось раз в десять. Весь наш отдел был этому очень рад.
У нас как-то работала одна сотрудница по договору ГПХ. Очень приятная и старательная женщина. У нее был самый настоящий, что ни наесть реальный договор ГПХ. Она была бизнес-тренер - проводила обучение. Поэтому все законодательные нормы в отношении ее договора соблюдались – в офисе не сидела, в нужные даты и время она проводила семинары с работниками по требуемой тематике. Все бы хорошо, да только работала она и на нас, и на наши дочерние компании. 
На том, что называется, регулярно и горели. Темы были похожие, названия Компаний тоже, верхнее руководство вообще одно. Понятно, что для нее это был единый заказ. Только деньги шли от трех разных компаний. И акты о результатах работы требовалось оформлять к трем разным договорам. А тут еще наши финансисты регулярно меняли суммы, идущие с конкретных Компаний. Ну то есть общая-то у нее была одна сумма, а три составляющие от трех Компаний – разные и вдобавок регулярно изменяющиеся. Вот она и путалась постоянно в отчетности. А вместе с ней и три Отдела кадров. Пару раз мы вместе с ней переделывали ее акты за несколько месяцев.
Причем, я не могу винить в этой неразберихе ее. Мы с ней были скорее жертвами каких-то решений финансистов или верхнего руководства. Дай бог, чтобы эти решения были продуманными, а не просто глупостью верхних лиц. Но этого мы никогда не узнаем.
Под конец мы с этой женщиной сначала в электронном виде утрясали акты и суммы, потом под свою ответственность передавали все в бухгалтерию на оплату, а уж потом только она приезжала и забегала к нам с бумажными, подписанными ею, экземплярами.
Отчетность и запросы
Отчетности в Отделе кадров много. Она бывает регулярная и по запросу. С регулярной все просто – ее мы автоматизировали. А вот по запросу… Самое надежное - по возможности, отбрыкаться. Если не получилось, то хотя бы видоизменить запрос под имеющиеся автоматические отчеты.
Ну а уж когда не получалось ни отбрыкаться, ни видоизменить, то сидели сводили данные в Excel. Самое обидное было, если «Некто» высокого уровня запрашивал совершенно неудобоваримый отчет, на который у нас подчас не хватало данных. Этот «Некто» топал ножками и требовал предоставить аналитику немедленно. Мы теряли всем отделом день, а то и два, на ручную сборку данных из личных дел работников. А когда направляли товарищу готовый отчет, он сообщал, что все и так рассосалось. Отчет уже не нужен.
Ставлю многоточие…
Одна из моих Компаний входила в финансовую группу, в которой нас курировал банк, точнее мы были его дочерней Компанией. Много лет мы были обложены кадровой отчетностью, которую работники банка собирали со всех дочерних Компаний. Мы привыкли к этой отчетности, автоматизировали, особо с ней не заморачивались и не вникали в нее – просто раз в месяц снимали со своей кадровой программы отчеты и заливали их в программу банка.
Представьте нашу растерянность, когда в один прекрасный момент в банке полностью поменялись люди, собирающие отчетность! Уж не знаю, что случилось в самом банке, но только новые работники совершенно не понимали, что делать со сдаваемыми нами данными. Мы, конечно, продолжали их сдавать, но звонки новых работников нас смущали все больше и больше. Они пытались узнать у нас, для чего нужны те или иные сведения, направляемые нами, как получаются те или иные цифры.
Мы были в ауте! Снимая автоматические отчеты, мы давно забыли, как рассчитываются показатели, откуда берутся данные и т.д. Нам пришлось потратить кучу времени на восстановление потерянных, давно забытых и никому не нужных знаний. Конечно, мы честно рассказали банковским работникам, что думали по поводу этой отчетности. А надо заметить, что думали мы о ней очень плохо. Примиряла нас со старой отчетностью только ее полная автоматизация.
И как вы думаете, чем все это закончилось? Новым людям надо было отрабатывать свои зарплаты! Не сумев вникнуть в старую отчетность, они придумали новую, в которую уже теперь нам надо было вникнуть и по новой автоматизировать.
И вот после нескольких месяцев разборок со старой отчетностью, а она была по всем параметрам учета персонала – приемы, увольнения, переводы, анализ гендерного/образовательного/возрастного состава, аналитика по стажу работы в компании и в отрасли, по соотношению руководящего и рядового персонала и прочее и прочее – мы вынуждены были перейти на другой вид отчетности по приблизительно тем же вопросам, но с другой подачей.
Для нас это означало пару-тройку месяцев подготовки отчетности вручную и написание технического задания на автоматизацию новой отчетности.
В общем и целом, смена кураторов из головной Компании обошлась нам в несколько месяцев (более полугода) нервотрепки с отчетностью и разборками с банком.
Автоматизация
Думаю, не во всех Отделах кадров есть такой шикарный функционал. Из разговоров со многими кадровиками я вынесла, что являюсь счастливейшим и одним из немногих представителей кадрового сообщества, которому удалось в когда-то ультраконсервативной Компании автоматизировать практически каждый чих, связанный с нашей работой – и предоставление отпусков, и подготовку графика отпусков, и учет обычного рабочего времени, и суммированный учет рабочего времени, и согласование приемов/переводов, и обходной лист, и многое другое специфичное кадровое.
Для меня автоматизация – это полет фантазии, та область деятельности, которая примиряет меня с монотонной и не всегда интересной кадровой текучкой. Но, как и у всего, у автоматизации есть оборотная сторона. Например, наша кадровая программа была настолько доработана, что при поиске нового работника нам не было смысла акцентироваться на кандидатах, работающих в ее стандартной версии. Все равно приходилось их переучивать, точнее, практически обучать заново.
И вообще, автоматизация упрощает работу. Здорово?! Конечно! Но выполняя простые незамысловатые действия, не требующие умственного напряжения, кадровики поневоле превращаются в простых операционистов, которые на большой скорости «гонят вал». Наша кадровая программа была автоматизирована до такой степени, что сама вставляла нужный текст в трудовые договоры и дополнительные соглашения. К примеру,  если на ставке кто-то сидит, то программа сама в печатную версию вставляет фразу о срочности трудового договора и о времени его окончания; если у работника поменялась фамилия, то программа сама в допник вставляет соответствующую фразу; если работник переводится в подразделение, находящееся в другом городе, то программа сама вставляет фразу о новом городе, дополнительном отпуске, если полагается, и районных коэффициентах, если они есть; если у работника инвалидность, то программа сама вставляет в договор все полагающиеся льготы. Это малая толика, как программа думает за кадровика.
Как вы считаете, сможет ли потом такой кадровик работать в обычной стандартной программе, где ему самому надо будет помнить и про города, и льготы инвалидам, и срочные ставки и многое другое. Обычно стандартные кадровые программы учитывают данные вещи. Но учитывают их только внутри себя. На печатные версии трудовых договоров это никак не влияет. Кадровики должны самостоятельно помнить о внесении в печатные формы всех нюансов.
Это как в автомобиле. Многие начинали ездить с механическими коробками передач. Потом пересели на автоматы. А если вдруг приходится опять сесть на механику, то начинается чих-пых, машина не едет. Навык потерян, надо учиться заново.
Любая автоматизация с одной стороны помогает, а с другой – теряются некоторые навыки. Конечно же, если в последствии кадровику придется пересесть с программы, которая думает за него, на программу, в которой он сам должен думать, то ему будет не просто.
И тем не менее, мне нравилось все автоматизировать. Естественно, результаты в очень большой степени зависели от разработчиков. От тех, кто выполнял мои технические задания.
Историйка в тему. Есть такая программа Директум. Она для общего делопроизводства, и когда-то в нашей Компании использовалась ни шатко, ни валко. Так вот именно в ней я решила создать маршруты согласования кадровых приемов и переводов. Парень, который администрировал эту программу был несказанно рад, что хоть кто-то заинтересовался ее возможностями, и поэтому из всех сил помогал мне.
Это были те благословенные времена, когда для начала разработки не надо было издавать приказы, создавать проектные группы и графики работы над проектами. Нет! Конечно, я понимаю, как это важно планировать работу, соблюдать очередность, перед внедрением чего-либо сначала рассчитать экономический эффект, KPI… Но когда я просто пришла, обговорила идею, пришедшую мне в голову, а программист просто все сделал, это так здорово!
Как оказалось впоследствии, паренек был не слишком опытный. Он по моему заказу сделал маршрут согласования. И меня поставил в нем в качестве постоянной величины. Что это значит? Все участники согласования были в виде переменных величин – рекрутер, мотиватор, безопасник и прочие. В эти переменные величины надо было «вставлять» фамилии реальных согласующих. Они же менялись периодически. Так вот меня вставили не как Кадровика, а как Панкратову Валентину. После моего увольнения работающие на тот момент программисты долго не могли понять, как убрать меня из маршрута, пока не догадались залезть в совсем-совсем глубинные формулы. Видимо, они тоже были не слишком опытные, потому что оставшиеся кадровики года полтора мучались с маршрутом и изобретали разные обходные пути, чтобы согласовывать за меня кандидатов. Как они мне потом рассказывали – я каждый день была с ними, несмотря на увольнение.
Методология
Хотя я изо всех сил стараюсь сделать текст более удобоваримым для непосвященных в кадровое делопроизводство людей, я вижу, как внутренний методолог то и дело проскальзывает между строк и, хитро улыбаясь, пытается разделить текст на главы и подглавки, пункты и подпунктики. Что поделать – многолетняя привычка. Для меня методология – родная стихия. Мне бы только всех учить и подсказывать, что и как надо делать.
Не могу сказать, насколько активно занимаются методологией другие Отделы кадров, но поскольку я не умею сидеть на месте, то у меня всегда было много автоматизации и оптимизации процессов. Соответственно, приходилось издавать множество методологических документов, описывающих правила и распределение ответственности, обучающих рядовых пользователей, обучающих «принудительных помощников кадровиков». Принудительных - ну то есть тех, кто в силу ряда причин вынужден брать на себя какие-то частички функций кадровиков. Например, при учете рабочего времени принудительные помощники — это учетчики, а в филиалах – это ответственные за кадровое делопроизводство.
Лично я всегда исходила из практики. Сначала мною абсолютно партизанскими методами вводились в действие какие-то новшества, и только потом, когда практика показывала, что они вполне работоспособны и удобны людям, я разрабатывала нормативные документы, уже понимая, как это работает, какие есть подводные камни.
Когда я бралась за написание той или иной инструкции/положения/регламента, то передо мной всегда стояла задача описать, как ОНО (не важно что) работает, в какие сроки и что должны делать работники, кто за что несет ответственность. Поскольку мои нововведения не всеми принимались «на Ура», то для меня было важно, чтобы в регламентирующих документах было все прописано четким и понятным языком.
Например, издали регламент об электронном согласовании отпусков. А часть руководителей говорит, что им некогда лезть в этот чертов Директум, и часть работников им поддакивает - считают, что им проще подсунуть руководителю бумажное заявление, чем ждать, когда он согласует в программе. А мои девочки им в ответ: «Читайте регламент. Там прописано, что ...» и дальше вопросы снимаются, т.к. регламент утвержден приказом Генерального директора.
Таких случаев много было. Практически каждое нововведение отторгалось отдельными лицами. Поэтому к методологии всегда относилась с особой тщательностью.
Оформление дисциплинарных взысканий
Многие Компании стараются вообще обходить эту сферу деятельности стороной. Если кто сталкивался со взысканиями, то понимает, о чем я. Нельзя просто так сказать: «Иванов, я объявляю Вам замечание». Во-первых, необходима фиксация нарушения. Во-вторых, дисциплинарка невозможна без объяснительной виновника, т.е. без его точки зрения, т.к. часто работники не согласны с мнением руководителя о том, что они вообще что-то нарушили. В-третьих, доказательства. В-четвертых, это должен быть официальный приказ.
И если с фиксацией, т.е. составлением акта, еще худо-бедно понятно, то с доказательствами, как правило, полный швах. Самый «убедительный» довод руководителя: «Мы всегда так делаем». На скромный вопрос: «А где это прописано, и есть ли подпись работника, что он ознакомлен?» на кадровика выливается, конечно, не площадная ругань, но очень большое неудовольствие, из которого кадровик должен понять, что люди занимаются БИЗНЕСОМ, а тут бумажные … не скажу кто, пристают бог знает с чем.
Правда, иногда бывает еще хуже. У бизнесовых людей правила действительно где-то прописаны. То ли в регламенте, то ли в положении, то ли в приказе. Поскольку они люди занятые, им некогда рыться, то они просто кидают номера документов, типа, ищите. Так как в Компаниях, где я работала, бизнесу всегда был приоритет, то приходилось искать, т.е. читать совершенно профессионально чуждые документы, с незнакомой терминологией и логикой, все для того, чтобы в приказе обозначить пункты, которые работник нарушил.
Отдельная песня ознакомление работника. Отдел кадров обязан ознакомить товарища сначала с тем, что ему предъявлено обвинение. Все, как в суде. Это может быть акт, может быть письменный запрос объяснений. Главное, чтобы работник понял, что ему вменяется и что от него хотят.
Естественно, люди никогда не жаждут знакомиться с такими вещами. Они отказывались приходить в Отдел кадров или закрывались в кабинете. А если их «залавливали», то отказывались подписывать. Знаете, как тогда все происходило? Мы приходили к виновнику на его рабочее место, в присутствии его коллег зачитывали вслух, что он должен был подписать. А потом на прочитанном документе писали, что в присутствии нескольких ФИО господин проинформирован, но отказался от подписи. Все присутствовавшие при спектакле проставляли свои закорючки.
То же самое потом происходило и при ознакомлении с приказом. Я для чего, собственно, так подробно остановилась на подписях? Просто, что бы все имели в виду, что ознакомительные подписи не несут какую-либо согласующую нагрузку. В ознакомительных подписях можно писать, что угодно, вплоть до своего взгляда на мир. Если потом пойдете в суд, все будет принято во внимание. Для кадровиков важен факт ознакомления, а любая ваша подписюшечка на документе будет подтверждением, что с документом вы ознакомлены. В противном случае Вашу подпись можно обойти подписями свидетелей. А это лишний геморрой и Вам, и кадровикам, и свидетелям. Хотя, конечно, как посмотреть – развлекуха обычно получается еще та!
Напоследок хочу сказать, что оформление дисциплинарных взысканий относится к категории плохо автоматизируемых и сильно съедающих время функций.
Историйка.
Я уже писала про Мятежницу, которая чудила у нас со своими собственными графиками работы. Теперь готова рассказать про то, как ее наказывали.
Как я уже говорила, первые несколько лет она работала нормально, росла и в должности, и в зарплате. Что там у них произошло с начальником отдела – одному богу известно. Только в один прекрасный момент приносят нам акты на даму и требуют издать приказ об увольнении.
Стали разбираться. Оказалось, для вынесения банальной дисциплинарки сроки все пропущены. Провели консультационные работы. В следующий раз нам еще пару актов несут, и опять требуют уволить. В этот раз мы приняли в работу один, издали приказ о замечании.
Начальники нашей Саботажницы возмущались от души. Благо, юристы им авторитетно заявили, что по тем пустякам, что они насобирали, даже при наличии нескольких замечаний увольнять ее не будем. Ведь речь шла об опоздании, что забыла получить согласование, что не того работника известила о необходимости связаться с клиентом и прочее. Клиенты ругались, перед ними извинялись, план не выполняла, бизнес страдал, но ничего критического, чтобы уволить, не было.
А дело было вот в чем. Умная мадам первая смекнула, что руководство требует от нее слишком много того, что официально нигде не закреплено. Она и начала их строить. Думаю, что реальная первопричина разлада была в чем-то личном, а переход на официальные отношения – это уже ответный шаг бунтующей мамзелины.
Однако начальники оказались не готовы к официальным отношениям. Мы вынуждены были «заворачивать» их акты, потому что иногда они писали об обязанностях, которые нигде не были прописаны. Не прописаны по глупости – просто забыли. К примеру, они требовали внесение в электронную базу каких-то данных, а этого не было ни в одном регламенте. База была междусобойная для удобства работы отдела, и никто не подумал ее как-то легализовать. Иногда они довольные приносили акты с ссылками на конкретные регламенты, которые строптивица нарушила, но не могли найти ее подпись ознакомления.
За те полтора-два года, что мы боролись с Мятежницей, ее подразделение так здорово наладило внутреннюю работу, что хоть на конкурс отправляй их. И должностные все выверили, и инструкции обновили, и ознакомили всех. Вот только с социально-защищенной девушкой справиться им было не под силу.
В ход пошли личностные нападки. Они анализировали странички друг друга в соц.сетях, писали совершенно неприличные поклепы друг на друга, ругались у нас в кабинете. Конечно, все это читать и слушать было забавно, но мое рабочее время безжалостно съедалось этой буйной компанией.
Через полгода после первых актов, когда ее руководители более-менее научились консультироваться со мной по каждому чиху, начались суды - Мадам методично после каждого дисциплинарного взыскания подавала в суд.
Наша работа в тот период выглядела приблизительно так: по одним проступкам мы совместно с руководителями составляли акты и запрашивали у Мятежницы объяснения, по другим проступкам мы знакомили даму с уже изданными приказами, а попутно еще готовили материалы для судов по прошлым дисциплинаркам. Хорошо, что такой период длился не очень долго. Я вынуждена была практически забросить свою основную работу и перейти на обслуживания ситуации с саботирующей работницей.
Со временем бунтарка начала говорить лишние вещи клиентам. Она им не грубила, просто говорила некоторую внутреннюю информацию, которую клиентам знать было бы нежелательно. Также она стала забивать на базы, объясняя забывчивостью. В результате ее начальник стала бояться подпускать саботажницу к клиентам и к базе. Пришли к выводу, что надо отключить ее от баз.
Поскольку без доступа к базам работать невозможно, то девушка обрела кучу свободного времени, которое направила на дестабилизацию обстановки в подразделении. А главное, поскольку мадам перестала что-либо делать, то и придраться теперь было абсолютно не к чему. Осталось только тупое соблюдение графика работы. Понимая это, она приходила на работу вовремя, даже чуть раньше.
Отсюда и родилась сначала робкая, а потом все более настойчивая мысль о том, чтобы переселить проблемную даму в другой офис. Поначалу ее переселили в офис на окраину Москвы. Отдельный кабинет нашей героине не смогли выделить, посадили в «open-space» - ну это когда сто человек в огромной комнате. Работающие там люди встретили ее доброжелательно, но увидев, что она целыми днями читает, смотрит мультики, да прикалывается над ними, работники начали требовать, чтобы ее убрали.
После этого уже пошли Зеленоград и Подольск. Как я уже писала, не самые умные решения руководства.
Хотите знать, чем закончилось? Все начальники милой женщины со временем уволились. Новые, глядя на ее график, долго не могли понять, что это за чудо. Самое смешное было в том, что на внутреннем Портале висела фотография девушки, сделанная в день приема на работу много лет назад. Тогда она была скромной девчушкой с длинными темными волосами, абсолютно не накрашенная, с мягким, даже чуть испуганным выражением лица. К моменту войны с Компанией, она превратилась в блондинку, с дутыми губами и нарощенными ресницами. Взгляд стал насмешливо жестким.
Теперь представьте себе новых руководителей, вызывающих к себе сотрудницу, которая работает по совершенно непонятному графику, непонятно за что получает деньги (особенно в период пандемии, сидя дома). Они представляют ее по фотографии на Портале, а на беседу к ним приходит высоченная, ярко накрашенная и одетая по последней моде женщина, которая смотрит на них с легким высокомерием.
В последнее (постпандемийное) время, как ни странно, она начала нормально работать. То ли скучно стало, то ли ребенок подрастает, и скоро защита в виде статуса матери-одиночки растает, то ли нашелся человек, который ее убедил. Факт остается фактом, после почти пяти лет войны с Компанией, сотрудница вошла в обычную рабочую колею. Она же совершенно неглупая девица. Скорее, наоборот.
Подготовка копий документов
Шикарный функционал! Я от души завидую тем кадровикам, которые мало сталкиваются с этой долей. Массовые копии обычно требуются при проверке вышестоящей организацией или государственной структурой (налоговой, ФСС, инспекцией по труду). Также часто требуются заверенные копии персональных документов для участия в тендерах. В этом случае сначала надо собрать письменные согласия работников, чьи данные будут передаваться третьим лицам, ну а потом уж копировать и заверять. По сравнению с тендерами и разнообразными проверками заверенные копии трудовых книжек работникам – это капля в море.
Один мой знакомый всегда говорил: «Любой запрос, любая бумажка должны вылежаться. Не торопитесь бросаться выполнять задание, оно может измениться или отмениться». Я тогда была молодая и принимала его слова за веселую шутку. Сейчас я подтверждаю этот постулат всем своим опытом. Правда, с небольшой поправкой – надо не просто не торопиться выполнять запросы, необходимо не бояться и всегда пробовать изменить запрос под свое удобство. Это и время сэкономит, и качество выполнения запроса улучшит.
Пример из жизни.
Поступает запрос предоставить на проверку заверенные копии трудовых договоров со всеми дополнениями. Компания в две тысячи человек. У некоторых людей более десяти дополнений. Как вы думаете, сколько времени займет копирование и заверение ВСЕХ трудовых договоров и дополнений к ним? Я здесь опускаю оценку интеллектуального уровня людей, делающих подобный запрос. Ясно же, что они не осилят проверить такой объем.
Торгуемся. Сходимся, что достаточно десяти копий трудовых договоров. Дальше нам дают либо список, чьих именно, либо принципы создания выборки. Есть разница между двумя тысячами и десятью?
К сожалению, не всегда получалось так сильно сократить объемы.  В нашем кабинете стояли два принтера/сканера. Когда поступал объемный запрос, то мои девочки становились многостаночницами на бригадном подряде. Первая девушка по списку доставала трудовые книжки и убирала уже откопированные на место. Вторая в это время металась между двумя копирами. Пока один аппарат копировал разворот первой трудовой книжки, девушка бежала к другому и разворачивала там вторую трудовую, потом возвращалась к первому, раскладывала следующий разворот и так далее. Третья девушка брала готовые копии и обрабатывала – на каждой странице ставила даты, ФИО заверителя, печать. И никакой автоматизации, если не считать автоматизацией сам факт наличия копира.
В случаях копирования персональных документов для работников больше помогла оптимизация процесса. Люди, видя нашу загруженность, начали приносить нам самостоятельно сделанные копии документов, чтобы мы их только заверили. Поскольку сверка копий с подлинниками занимает столько же времени, сколько и копирование, то мы в ответ предложили людям копировать самим, но у нас в кабинете. Тогда мы спокойно ставили свои подписи, что копия верна.
Самое противное - большинство таких заверенных копий – это никому не нужные бумажки. На самом деле Отдел кадров может заверять только кадровые документы Компании и трудовые книжки работников, которые хранятся в Отделе кадров. Нам же зачастую приносили на заверение паспорта, дипломы, ИНН, СНИЛС. Мы всегда объясняли коллегам, что наша подпись и заверение неправомерны, гроша ломаного не стоят. Но люди настаивали. В конце концов нам было проще поставить свои закорючки и печать, чем спорить с каждым.
Работа с персоналом, обучение, адаптационные мероприятия
Сначала об адаптации. Данный функционал характерен для более-менее крупных Компаний.
Я помню, поначалу наши мероприятия по адаптации были скучным сидением за столом напротив засыпающих новичков, искренне недоумевающих, на фига им это все нужно. Между тем я старательно рассказывала вроде бы нужные им вещи: как оформляются отпуска, больничные, переводы, как часто изменяется зарплата, из чего она состоит, из чего состоит соц.пакет, когда он начинает действовать и прочее.
Но в один прекрасный момент одна светлая голова уговорила Генерального директора подключиться к данному мероприятию. Дело приняло совершенно другой оборот! Кардинально поменяли формат события. Адаптацию перенесли в приличный зал, подготовили слайды, которые демонстрировали на огромных экранах. К двум выступающим присоединились представитель Генералитета, и директор по персоналу. Вдобавок, по кабинетам организовали экскурсии, которые проводили представители расположенных там подразделений. Они подробно рассказывали, чем занимаются их подразделения, как работают, какие сложности им встречаются.
Адаптация из часового мероприятия, на котором присутствовали 5-10 человек, разом превратилась в шестичасовое. Посещаемость стала практически сто процентной, а это несколько десятков, иногда под сотню, человек. И надо сказать люди, послушав верхнее руководство, узнав на экскурсии, чем занимаются разные подразделения, становились более раскованными, заинтересованными и активными. По крайней мере на меня, выступавшую сразу после экскурсии и небольшого перерыва, начали сыпаться вопросы. И мое тридцатиминутное выступление из-за активности новичков иногда затягивалось на сорок, а то и пятьдесят минут. Конечно, выступать перед активной аудиторией и самой интереснее.
Особенно остро я это почувствовала, когда у нас началась удаленная адаптация для регионов. С непривычки достаточно тяжело говорить в пустоту, не видя глаз слушателей. Чтобы не чувствовать себя одинокой, разговаривающей сама с собой, я придумала небольшую фишку: заканчивая каждую небольшую темку, я просила людей нажать на символ «ладошки» в знак того, что все понятно. Появляющиеся на экране значки показывали, что люди-таки есть, и они меня слушают. Иногда работники писали вопросы, но в удаленном формате, конечно, вопросов было гораздо меньше, чем в очном.
Теперь историйки.
Чуть выше я писала про адаптацию, как из скучного никому ненужного действия она превратилась в статусное мероприятие. Однако, не обошлось без организационных накладок. Наш департамент тщательно готовился к первой адаптации нового образца, ведь на ней должен был выступать Генеральный директор. Соответственно, наш директор департамента не хотел упасть перед ним лицом в грязь. Подготовлено было все: зал, навигационные таблички, два экрана, разовые стаканчики для воды, печенки, разумеется, тщательно проработан материал. Мы приблизительно знали, сколько времени каждому требуется на выступление, поэтому чтобы не терять зря время, распределились, кому во сколько подъехать на свое выступление. Дорога от нашего офиса в тот, где проводилась адаптация, занимала минут тридцать.
Напомню, что посещаемость старой адаптации была сверх низкой. Приходило не более десяти процентов от принятых. И первое, на что я обратила внимание своего нового руководителя, была как раз-таки посещаемость. Я постаралась объяснить, что необходимо донести до руководителей важность мероприятия, иначе они банально не отпустят своих новеньких на какую-то там фигню, которую от нечего делать затевает департамент персонала.
Вероятно, попытка достучаться до моего руководителя у меня получилась плохо. Он был так уверен, что делает общественно полезное дело, да еще с участием самого Генерального, что ему даже в голову не могло прийти, что кто-то может проигнорировать это событие. И тем не менее… В день адаптации уже за час до моего выступления, когда я как раз собиралась выходить, чтобы пораньше приехать на место, мне начали звонить и лихорадочно вопрошать, почему я никак не еду. Мои скромные возражения, что, судя по утвержденному расписанию, до моего выступления еще куча времени, в расчет не принялись.
Влетев в зал, я поняла в чем дело. Вместо заявленных пятидесяти человек там сидели от силы пятнадцать. Причем десяток из них были сотрудники нашего департамента. Идеально подготовив адаптацию, не уделили должного внимания разъяснению линейным руководителям, что явка критична. Народ и не пришел. Соответственно, все выступающие, взгрустнув, слегка подсократили свои сообщения, да так здорово, что мое сдвинулось на час с лишним вперед. Вместо меня запустили выступать завершающего товарища, но даже несмотря на это после его выступления люди сидели и минут десять тупо ждали меня.
Скандал вышел грандиозный. Можно не сообщать, что следующие адаптации люди посещали как шелковые? При этом продолжительность мероприятия варьировалась от четырех до пяти-шести часов, потому что в разные дни была совершенно разная активность слушателей. Я об этом сужу по своим выступлениям. Обычно они длились от тридцати до пятидесяти минут, в зависимости от количества задаваемых вопросов.
И еще одна историйка начала века.
В далеком 2005 году я работала в некоей финансовой Группе, состоящей из порядка двадцати-тридцати компаний. Основу корпорации составлял коммерческий банк, выкупивший все свои акции у государства. Возглавляла Группу управляющая Компания, которая по каким-то юридическим причинам могла иметь в своем составе ограниченное количество работников. Но для управления корпорацией этого количества было крайне мало. Поэтому руководство решило вывернуться – они запихнули разные департаменты в разные компании Группы. Нам достался департамент, занимающийся маркетингом. Официально люди были оформлены на работу в нашу Компанию, но реально мы их вообще не видели, и нашему Генеральному они не подчинялись. Их вообще не существовало для нас.
Такое положение вещей сохранялось ровно до того момента, пока один из государственных банков не решил прикупить себе наш коммерческий банк. Причем прикупил он только банк, оставив всю остальную Группу за бортом. Напоминаю, банк был ядром Группы, потеряв его, она практически распалась. И сказалось это в первую очередь на Управляющей компании. Точнее, на тех людях, которые формально были раскиданы по компаниям корпорации.
Компаниям с серыми зарплатами избавиться от ненужного балласта было проще простого – они сразу же в день сделки банков объявили своим непрошенным работникам, что те остаются на своей официальной трехкопеечной зарплате (она составляла 2-3% от реальной). В тот же день люди написали заявления об увольнении. И никаких проблем! А вот нашей Компании пришлось помучиться, так как у нас зарплата уже давно была белая, и маркетологи, навязанные нам руководством Группы, совершенно не жаждали увольняться.
Они пришли к Генеральному и вежливо объяснили, что им нужны рабочие места и функционал, если он не хочет содержать их просто так. Рабочие места мы им выделили, правда без компов, а вот с функционалом загвоздочка вышла – не видел Генеральный, чем эти двадцать человек могут у нас заниматься. У нас был Отдел рекламы, состоящий из одного человека. И этого было совершенно достаточно на тот момент.
Итак, поскольку Генеральный с нахрапа не смог осилить нахлебников, то мне было дано задание избавить Компанию от непрошенных «гостей», которые ежедневно приходили на работу и в отсутствии функционала штудировали Трудовой Кодекс. На всякий случай уточняю, это были высокообразованные люди, многие с двумя высшими образованиями.
Надо сказать, наш Генеральный был настолько зол на них, и на всю ситуацию, начиная с принуждения принять их в Компанию и заканчивая их отказом увольняться, когда Управляющая компания перестала существовать, что запретил мне даже думать о сокращении или выплатах по соглашению сторон. Он настаивал, чтобы люди ушли по собственному желанию или по любой «крамольной» статье (за прогул или неисполнение обязанностей).
На увольнение этих двадцати человек у меня ушло около двух месяцев. Уверена, что для Компании проще было бы договориться с ними на выплаты по окладу. Но Генеральные тоже люди, у них иногда срабатывает «Я сказал – будет так!» и дальше хоть об стенку головой.
Слабонервные ушли первыми сами. Все-таки приходить на работу и по восемь часов сидеть за пустым столом тяжко.
Следом мне удалось уговорить нескольких человек на двух-трех месячные отпуска за свой счет с последующим увольнением с условием, что если они найдут работу раньше, то я переделаю приказы на другую, удобную им дату. Кому-то я действительно потом переделала приказы на более ранние даты, чтобы они могли выйти на новую работу.
Следующую партию я подловила на отсутствии. Видя, что их никто не трогает, они расслабились и решили, что не стоит тратить свое драгоценное время на пустое сидение в офисе. Ознакомив их с актами и собрав объяснительные, я издала приказы о дисциплинарном взыскании. Дальше поговорила с людьми по душам о том, что сидя без дела они теряют квалификацию, тратят нервы и не могут найти работу, т.к. офисных телефонов и компьютеров у них не было, мобильники в те времена были еще не так развиты (это было сильно дорогое удовольствие), к тому же рискуют быть уволенными по нехорошей статье. Взамен я им предложила хорошие рекомендации и повторила предложение о длительном отпуске за свой счет, чтобы, числясь в нашей Компании, они могли спокойно искать работу. Так ушли еще несколько человек.
Оставшихся пятерых, самых стойких и стрессоустойчивых, решили перебазировать из центра Москвы ближе к Кольцевой. При этом их рассадили по разным кабинетам. На этом фоне избавились еще от троих.
Последних двоих выпроваживала уже не я, так как я физически сидела в центральном офисе. Но они, а один из них был директор этого департамента, также вскоре ушли по собственному желанию. И честно говоря, у меня нет данных, ушли ли они сами или им «помогли» принять такое решение.
Что я могу сказать? Для меня это был хороший опыт. Не думайте, что мы с ними ругались во время наших переговоров. Вовсе нет! Ни они на меня не злились - понимали, что я наемный работник и честно отрабатываю свой оклад. Ни я на них не сердилась. В конце концов они тоже не виноваты, что их так подставили Управляющая компания и банк – продавили оформление в другой компании.
Мы с ними откровенно обсуждали мои средства и возможности, как работодателя, и их права и обязанности. Они знали заранее все мои действия, я их не скрывала. Неожиданностью стала только проверка присутствия на работе. Но, сами понимаете, такое могло прокатить только один раз. После моей проверки по ним можно было сверять часы – приход на работу, обед, уход с работы – все в четком соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.
О чем говорит этот пример? Да о том, что тяжело человеку тягаться с компанией. Мой опыт показывает, что в абсолютном большинстве случаев люди не выдерживают напряжения и сдаются. Хотя есть и такие как Мятежница. Их нервной системе можно только позавидовать.
Подбор персонала
В крупных компаниях подбор, как и все идущие ниже функционалы, обычно выделен в самостоятельное подразделение. А вот в средних и мелких компаниях это развлечение ложится на плечи кадровиков.
Когда думаю о рекрутинге, понимаю, что я кадровик до «мозга костей». Я ненавижу подбор! Не понимаю, как вообще работают рекрутеры. Для меня поиск новых работников был чем-то вроде наказания за грехи мои тяжкие.
Ну скажите, как работник, ориентированный на четкое соблюдение законодательства и сроков, обложенный юридическими документами, может искать кандидатов, которые могут прийти, а могут и нет; которые в резюме врут, а на собеседовании пытаются казаться лучше, чем они есть на самом деле; которые выбирают среди многих Компаний и в день выхода на работу сообщают, что передумали, т.к. у них есть лучшее предложение.
В одной из Компаний Финансовый директор требовал, чтобы я постоянно имела под рукой свободных человек двадцать, которые по первому зову готовы были бы выйти на временную работу. Возможно, для профессионального рекрутера, у которого есть своя тактика и стратегия набора людей, это и не слишком трудная задача. Но для меня, кадровика, это было нереально!
Еще раз. Ненавижу подбор! И поэтому преклоняюсь перед рекрутерами, которые способны разобраться в человеческом хаосе и найти стоящих специалистов.
Историйки об ошибках подбора.
Про Генеральшу.
В одной из Компаний я начинала работать что называется с «нуля», т.е. полностью восстанавливала кадровое делопроизводство, потому что компания была в размере двадцати-тридцати человек, и кадрами занимался бухгалтер. Позвал меня туда Генеральный директор, с которым мы раньше работали. Ему необходим был нормальный кадровик, так как перед ним стояла задача развить бизнес и увеличить численность сотрудников в Москве до пятисот человек в течение года.
Поэтому если первые пару месяцев я могла помогать всем, кому требовалась помощь, даже занималась процессами операционного управления, которое вообще не имеет никакого отношения к кадрам, то через четыре-пять месяцев я уже с трудом справлялась с кадровыми делами и начала потихоньку намекать Генеральному про второго кадровика.
Он услышал мои просьбы. Это было из разряда «будьте аккуратны с вашими желаниями…». В один прекрасный день босс представил мне очень респектабельную пожилую женщину. Она была настоящей Генеральшей. Ее муж когда-то давно служил вместе с моим Генеральным директором. Дама не была профессиональным кадровиком, но мотаясь с мужем по гарнизонам, в разные периоды жизни помогала в кадрах, т.е. приблизительное представление о работе имела.
Женщина она была действительно очень ответственная, пунктуальная, дотошная. Проблема с ней была практически только одна, и выявилась она в ближайшие же дни. У пожилой леди периодически пропадала память. И когда это произойдет невозможно было предсказать заранее. Поэтому мы сидели с ней, как на пороховой бочке – никогда нельзя было быть уверенной, что она все сделает правильно, что из сказанного она запомнит, а что канет в Лету.
Кстати, могу накоротке рассказать, что такое Лета. В переводе с древнегреческого это Забвение. В древнегреческой мифологии умершие люди пили из воду из реки Забвения и, соответственно, забывали свое прошлое. Кануть в Лету – значит, быть забытым.
Но вернемся к нашему повествованию.
Это был первый случай, когда я четко поняла, что у моей подчиненной проблемы с памятью. У нас одна женщина оформляла декретный отпуск, перевожу - она недавно родила и приехала с документами, чтобы оформить отпуск по уходу за ребенком до полутора лет с выплатой пособия. Поскольку у молодой мамочки не хватало справок, то ей пришлось съездить домой, а потом еще и в поликлинику. В общем, история длилась целый рабочий день.
Когда декретница пришла во второй раз, мы обнаружили, что Генеральша разговаривает с ней, как с незнакомой, хотя буквально пару часов назад объясняла женщине, какие документы от нее требуются. Нас это удивило, но когда наша коллега заявила декретнице, что у нее на ту нет никаких документов, то мне пришлось вмешаться и достать со стола своей подчиненной комплект документов, полученный ранее от работницы.
Когда декретница приехала в третий раз, и Генеральша опять ее не узнала, я взяла дело в свои руки. Но поскольку в этот раз я не увидела, куда были положены документы, то мне пришлось спрашивать подчиненную. Я предложила декретнице погулять полчасика, чтобы не смущать ее состоянием коллеги. И действительно разговор был прекрасен. На мой вопрос, где документы, допустим, Ивановой, она ответила, что не знает никакую Иванову. На мое пояснение, что это декретница, которая приходила сегодня два раза и сейчас приехала, чтобы донести справку, пожилая леди ответила, что сегодня никаких декретниц у нее вообще не было.
Мне пришлось настоять, чтобы она перебрала все бумаги и на столе, и в столе. С искренним изумлением в ящике стола протеже Генерального нашла документы бедной Ивановой, и мы смогли оформить той отпуск.
Когда по окончании рабочего дня наша дама ушла домой, у нас с коллегой-бухгалтером, которая сидела с нами в одном кабинете, случился истерический припадок. Мы хохотали до слез и не могли остановиться. И это был вовсе не веселый смех. Это был выход накопившегося за день нервного напряжения.
После этого случая я постоянно контролировала, куда моя Генеральша кладет документы, понимала, что бесполезно что-то ей напоминать, если она не помнит. Я просто доставала с ее стола нужные бумаги и давала ей.
Постепенно мы сдружились с пожилой леди и подобрали такой женщине функционал, чтобы ей не требовалось что-либо запоминать.
Историйка про послушную ученицу.
Эта история немного другого направления. Приняла я как-то к себе в отдел семнадцатилетнюю выпускницу школы. Функционал был легкий, зарплата небольшая – как раз для неопытной девочки. Так сказать, старт карьеры.
Девушка была старательной и послушной. Одна беда. Когда она выполняла свою работу и видела, что мы с коллегой заняты, то она не решалась отрывать нас от работы по пустякам. Девушка садилась за стол: спина ровная, руки сложены, как у школьников за партой, и могла так сидеть часами.
По первости я была в шоке, пыталась объяснить, что не надо ждать, когда я освобожусь, надо сразу подходить и говорить, что все сделано. Но эффекта не было никакого. Так и приходилось мне постоянно бдеть – занята ли девчушка или сидит кукует.
С тех пор я перестала брать себе совсем молодых и зеленых, хотя прекрасно понимаю, что и молодые бывают разные.
И последняя историйка про приезжих дам. 
Работая в кадрах, я достаточно быстро поняла, что руководители часто предпочитают брать на работу иногородних. Аргументируют они это тем, что москвичи ленивые, капризные и качают права. Многие предпочтение отдают приезжим. Тем надо закрепиться в Москве и платить за жилье, поэтому они не могут позволить себе перерыв после потери одной работы и до устройства на другую. Поэтому немосквичи крепче держатся за место, меньше спорят и гораздо более активные. Ведь именно активные уезжают в поисках счастья из своих городов.
Я невольно тоже придерживалась такого мнения, но жизнь заставила меня с ним распрощаться. Одна за другой в мой отдел принялись девочки. Сначала из Чебоксар. Хорошая, старательная, спокойная. Ничего плохого сказать не могу. Однако буквально через неделю выяснилось, что работу она понимает как спокойное времяпрепровождение – немного поработала, немного позанималась своими делами. В эпоху интернет-магазинов милое дело просматривать и выбирать товары, а потом оплачивать, было бы чем, и получать товар прямо на работе у курьеров. Месяц мы только успевали оценивать приобретения нашей новой коллеги.
Как только мы начали поддавливать на девушку с ее непосредственными обязанностями, все-таки она для этого была принята, то новенькая, объяснив нам, что у нас слишком много работы, просто написала заявление об увольнении. И мы все вместе облегченно вздохнули.
На ее место принялась девушка из Ростова. Тоже милая, исполнительная. С теплотой отзывалась о своем прошлом месте работы, как они вместе пили чай, справляли дни рождения. Очевидно, это было единственное, чем они там занимались, так как и эта мамзелинка, проохав два месяца, что у нас такой огромный объем работы, уволилась.
Надо говорить, что я перестала смотреть на прописку, а стала обращать внимание на опыт работы с большими объемами?
Охрана труда
Если и есть в Компаниях функционал, который руководители не любят еще больше, чем кадровый, то это охрана труда. В отличие от кадровиков, специалисты по охране труда в силу законодательства часто вынуждены напрямую вмешиваться в бизнес-процессы.
Поэтому не удивительно, что я всеми силами отбрыкивалась, когда Охрану труда пытались повесить на мой Отдел кадров. Получалось с переменным успехом, т.е. её-таки навесили на меня, но в несколько усеченном виде. Вся охрана труда в моем исполнении сводилась к утверждению обязательных документов и сбору подписей работников в обязательных журналах.
Но как бы я ни брыкалась и ни отказывалась вгрызаться в эту параллельную кадрам область, предъявление нам больничного листка с пометкой «несчастный случай на производстве» означало, что я все равно была вынуждена проводить расследование.
Все очень просто! Медики, ставя данную пометку на Листке нетрудоспособности, немедленно сообщают о несчастном случае на производстве во все возможные государевы организации, в том числе в Инспекцию по труду, которая берет все несчастные случаи на производстве под свой контроль. А для кадровиков Инспекция по труду - главный контролирующий орган.
Какие бывают несчастные случаи на производстве? Не поверите! Дама на высоченных шпильках споткнулась на лестнице, упала, очнулась – гипс! А она, ведь, шла на совещание или доки несла на подпись. Конечно, потом в объяснительной она напишет про солдатский каблучок на туфлях и скользкий пол, иначе не видать ей оплаты больничного. И самое смешное, что кадровик сам будет ей в этом помогать, т.к. подчас проще подтвердить несчастный случай на производстве и забыть о нем, чем носиться и всем доказывать, что это был не несчастный случай на производстве, и Компания здесь ни при чем.
Но самый грустный несчастный случай на производстве у нас был, когда в разбившемся самолете находился наш сотрудник, летевший в командировку. Поскольку Компания покупала ему билет на этот самолет, то она и собирала документы по несчастному случаю. В этот период в Компании был нормальный специалист по охране труда, и это ему выпало проводить расследование, т.ч. меня печальная участь миновала. Отдел кадров только предоставлял наши кадровые документы.
Кстати, после этого случая мы автоматом попали в список компаний с высоким риском для жизни людей, и через какое-то время к нам пришла Инспекция по труду с проверкой. Они старательно проверяли, как у нас осуществляется охрана труда, а заодно и кадровое делопроизводство. Но поскольку в финансовой компании нет абсолютно никаких рисков для жизни, и даже тяжелые условия труда отсутствуют, то девушки из инспекции долго ковыряли всякие мелочи, чтобы хоть что-нибудь написать в акте. При этом они извинялись, говорили, что в Компании достаточно сильное делопроизводство, и непонятно, как мы могли оказаться в списке высокорисковых компаний. Правда, нам от этого не было легче – наше рабочее время они потратили в большом количестве и совершенно бездарно.
Организация внешнего обучения
Если в Компании нет обучающего подразделения, то, как правило, направление людей на семинары поручают Отделу кадров. Это достаточно небольшой функционал – связаться с обучающей организацией, оплатить обучение. Общение с обучающими организациями не одинаково, у каждой свои закидоны и свой порядок оформления документов.
Например, одни сразу высылают счет и после оплаты работник может идти на мероприятие. Там ему дают подписанные одной стороной договор и акт. Работник приносит их в Отдел кадров (хорошо сказано «приносит», часто кадровику приходится побегать за ним), тот организует подписание со стороны Компании и посылает/отвозит в обучающую организацию их экземпляр.
Другие обучающие организации не хотят зависеть от прихотей клиентов и их работников. Они допускают на обучение только тех, у кого помимо оплаты на руках имеется договор и акт, подписанные направившей его Компанией. Пока товарищ учится, обучающая организация подписывает документы со своей стороны и в конце дня отдает работнику экземпляры Компании. И опять, чтобы получить документы, кадровику частенько приходится побегать за работником, который, то дома их забыл, то в отпуск ушел, то еще что-нибудь.
Как-то раз я направила на однодневный семинар своего сотрудника. На следующий день на закономерный вопрос: «Ну как прошел семинар, что новенького узнала?», девушка, не моргнув глазом, перечислила все меню в ресторане, подробно рассказала, что она ела, что ей понравилось, а что нет.
Добиться от нее, что ей рассказывали на семинаре, я, конечно, смогла, но далеко не сразу. Когда она показала мне добросовестно исписанную тетрадь, я поняла, что самым запоминающимся на обучении действительно был обед.
Вообще, надо отметить, что внешнее обучение, это как лотерея. Читаешь план семинара. Кажется, такой нужный и интересный. Приходишь, а тебе рассказывают то, что ты и так знаешь. Хорошо, если хоть грамотно рассказывали, а то иногда и поправлять приходилось.
Организация мероприятий для сотрудников
В крупных Компаниях, как правило, есть специальное подразделение, занимающееся организацией для сотрудников развлекательных и командных мероприятий. Это могут быть различные корпоративы, выезды на природу, походы в театры и на концерты; конкурсы рисунков/певцов/танцоров; спортивные соревнования; а может быть внутрикорпоративное обсуждение/ голосование/ информирование; визуализация корпоративных новостей на внутреннем Портале/стендах/журнале и многое другое. На самом деле это достаточно большое направление деятельности.
В мелких и средних Компаниях такой функционал в усеченном формате может лечь на плечи Отдела кадров. Хотя его часто отдают рекламщикам.
Лично мне было в удовольствие организовывать корпоративы и выезды на природу. Хотя и приходилось изрядно помотаться, но у меня язык не поворачивается назвать работой организацию веселых поздравлений мужчин с 23 Февраля, женщин с 8 Марта, всех с Новым годом; проведение шуточных опросов на самого вихрастого /красивого /веселого /доброго /интеллигентного и т.д.
Я вообще была удивлена, насколько активно люди откликались на такие «глупости». А как они на полном серьезе отнеслись к проводимому мною новогоднему шуточному голосованию и его результатам. Достаточно сказать, что конечных «самых-самых» взялся утверждать сам Генеральный, хотя о моей затее узнал даже не по факту рассылки, а из разговоров ближайших подчиненных. И не потому утверждал сам, что его это искренне интересовало, он, естественно, предпочел бы, чтобы подобный интерес вызывал бизнес, просто Генеральный увидел, насколько затеянное мною голосование задело даже верхушку Компании, которая принялась, хоть и шуточно, но прогнозировать его итоги на бизнесовом совещании.
И еще история о том, что кадровик остается пунктуальным даже в организации развлекательного мероприятия.
Я занималась организацией поездки нашей Компании на теплоходе. Стоимость стоянки теплохода на конечной остановке была несколько дороже, чем на промежуточной. К тому же, промежуточная остановка была ближе к метро – минут двадцать хорошим шагом, и не было большой необходимости заказывать автобус для доставки людей к месту посадки на теплоход.
Смущала разница в антураже. Конечная остановка была с крышей, скамейками, буфетом, туалетом, фонарями, а промежуточная представляла собой голую асфальтовую платформу. Поскольку очень хотелось сэкономить деньги Компании, точнее, потратить их на дополнительные развлечения для работников, то я очень пристально изучала возможность посадки на теплоход на промежуточной остановке. Правда, смущал не только ее простецкий вид, но и необходимость направить людей в двадцатиминутный поход по незнакомому лесу.
Чтобы людям точно описать дорогу я поехала на место и прошла путь от метро до места посадки, фотографируя ключевые точки и замеряя затраты времени. Когда Генеральный увидел результат в виде инструкции по подходу к месту посадки, он оценил мои старания и выделил дополнительные деньги на микроавтобус от метро до промежуточной остановки. Поэтому люди от метро добирались до места посадки кто пешком, а кто на микроавтобусе – по желанию.
Лично для меня та первая организованная мной поездка была чем угодно, только не разлекаловом. С кейтеринговой компанией приходилось постоянно контролировать, когда, куда и сколько подавать. С приглашенной ведущей по ходу корректировали ранее утвержденную программу – какие-то конкурсы прикрывали, а какие-то расширяли и углубляли. Во многих конкурсах пришлось мне самой побывать в роли массовика-затейника, завлекающего аморфных работников к участию.
Но, в общем и целом, миссию выполнила хорошо: в бюджет уложились, народу понравилось, драки не было, отключившихся аккуратно вынесли с теплохода и сдали приехавшим родственникам.
Организация конкурсов
Конечно, речь идет не о конкурсах красоты и не о конкурсах рисунков. Конкурсы или их еще называют тендеры устраиваются для того, чтобы выбрать компанию, которая будет оказывать услуги. Т.е. устраивающий конкурс смотрит на предложения компаний – цена, материал, опыт работы, образцы, сроки, месторасположение, каков персонал и прочее, и выбирает, кто больше нравится.
Я когда-то работала в небольшой бюджетной организации в 80-90 человек. И мне, как кадровику, настолько нечего было там делать, что руководство не выдержало и предложило мне дополнительный функционал – организовывать конкурсы среди подрядных организаций на ремонт зданий.
Тогда, в конце прошлого века, обязательные конкурсы только начинали входить в нашу жизнь. Мне было безумно интересно, и я настолько увлеклась новым для меня делом, что кадровой работе посвящала буквально два дня в месяц – разово делала все приказы и табель перед авансом и перед зарплатой.
Для начала я села изучать законодательство. Оказалось, что московский закон закольцовывал процесс. Какую-то первую вещь надо было делать строго после второй вещи, а вторую вещь - строго после первой. Ну то есть закон был просто неисполним. Пришлось включать фантазию, ведь в конкурсной комиссии сидели префект и заместитель председателя Комитета образования. А мне предстояло не просто разработать документацию, организовать и провести конкурс, но и вразумительно объяснить уважаемым людям, что они должны делать, как именно и почему.
Когда все завершилось, из Префектуры пришла комиссия для изучения материалов. И она осталась настолько довольна, что рекомендовала всем организациям, входящим в сферу префектуры, устраивать конкурсы по аналогии с моими.
Но, честно говоря, не думаю, что в каком-нибудь еще Отделе кадров может встретиться такой симбиоз.
Основное делопроизводство
Сначала немного о том, что такое основное делопроизводство.
В любую Компанию приходят государственные запросы, распоряжения, предписания, приходят письма клиентов, есть переписка с партнерами. Вся эта почта в нормальных Компаниях регистрируется, раздается на исполнение ответственным и не очень лицам, а потом исполненные документы с ответами подшиваются в папки. Делается это в разных Компаниях по-разному. Также в каждой Компании есть приказы по основной деятельности. Например, об открытии офисов, филиалов и т.п.; об утверждении каких-то регламентов / инструкций / положений и нормативов по Компании; о закреплении автомашин / подразделений / сферы деятельности; о создании разных комиссий (например, инвентаризационных) и прочее, и прочее. Приказы по основной деятельности бывают абсолютно разные и в них нет унифицированной формы, как в кадровых.
Собственно, если очень кратко, то это и есть основное делопроизводство.
Основное и кадровое делопроизводства, несомненно, имеют много общего, хотя и подчиняются разным законам. Как правило, если в Компании присутствует переписка с клиентами, то основное делопроизводство на порядок обширнее кадрового. Но бывают и Компашки, в которых основное делопроизводство невелико. Тогда его могут подпихнуть кадровику.
По мне оно слишком скучно, да простят меня люди, занимающиеся сим благородным направлением.
В одной Компании, получившей кучу штрафов за нарушение трудового законодательства, меня взяли для налаживания кадрового делопроизводства практически с «нуля». До этого его вели как раз специалисты основного делопроизводства. Не очень зная нюансы трудового законодательства и подчиняясь воле Генерального, они наломали таких дров, что налетели на судебное разбирательство.
Самое «смешное», что бывший работник их просто нагрел. Они имели неосторожность направить ему по почте трудовую книжку без описи вложения и уведомления. Работник книжку получил. Но поскольку он нигде за нее не расписывался и прекрасно понимал, что у Компании нет подтверждения о вручении ему его трудовой, то на голубом глазу пошел в суд.
Делопроизводители, узнав об этом, не нашли ничего лучше, как начать с ним спорить и всем доказывать, что книжку они отправили, что он им сам по телефону сообщил о ее получении. Он действительно поначалу не собирался в суд, это потом его кто-то надоумил.
Пока девицы с бывшим работником спорили, время-то шло. Конечно, им следовало сразу же отправить ему дубликат трудовой книжки, чтобы заморозить период «вынужденного прогула». Но они об этом не знали. И Компании пришлось выплатить работнику средний заработок за все время его вынужденного прогула, который к моменту моего появления и отправки товарищу дубликата трудовой книжки со всеми нужными приседаниями составил более трех месяцев.
Дядя хорошо поимел от Компании. Надо сказать, что он был директор филиала и знаком с трудовым законодательство немного лучше, чем работающие в Центральном офисе специалисты основного делопроизводства.
Когда я пришла на должность кадровика, бедные зашуганные начальством девочки радостно скинули на меня чуждое им кадровое делопроизводство, которое я после них потом разгребала несколько месяцев.
Помощь руководителю (офис-менеджер)
Первому лицу любой небольшой Компании необходимо доверенное лицо, которое было бы в курсе всего. Например, зарплат, премий. Часто таким лицом бывает Главный бухгалтер. Только у него есть одно НО. В Компании, где имеется кадровик, Главбух обычно не имеет доступа к персональным данным работников. А иногда так необходимо посмотреть на образование, заглянуть в трудовую книжку, поинтересоваться семейным положением или членами семьи. В таких случаях в качестве доверенных лиц хороши кадровики.
Бывает, что руководитель частенько консультируется с кадровиком, поручает выполнение щекотливых заданий, связанных с движением персонала, его премированием. Бывает, что такие задания перемежаются с личными просьбами или заданиями, совершенно не связанными с кадровым делопроизводством. Таким образом, постепенно кадровик становится личным помощником руководителя. Естественно, он не сидит под дверью начальника в качестве секретаря – у него слишком много документации, не предназначенной для всех.
На самом деле, это не слишком хорошая ситуация, потому что, привыкнув доверять конкретному лицу, руководитель постепенно начинает грузить его не свойственными ему заданиями, которые рано или поздно становятся огромной обузой для бедного кадровика. И я это пишу не умозаключительно, а основываясь на совершенно конкретном примере.
Моя хорошая знакомая, пригласила меня к себе работать. До этого мы с ней уже работали вместе, только в те времена она заведовала больше административной частью и общим делопроизводством. А в этой Компании женщина от административного направления плавно перешла на управление персоналом. Соответственно, звала меня к себе в подчинение. Я знала ее как очень напористого руководителя, привыкшего докапываться до самых мельчайших деталей, поэтому сильно сомневалась, как мы сможем с ней сработаться. Я-то привыкла работать автономно, без указаний сверху.
Представляете, каково было мое изумление, когда моя старая знакомая предоставила мне возможность работать спокойно, и практически не вмешивалась в мои дела. Я, грешным делом, даже подумала, что за те четыре года, что мы работали в разных Компаниях, она стала опытным руководителем и понимает, кому надо давать указявы, а кто сам прекрасно организует работу.
Но нет! Месяцев через десять после начала моей работы у нас поменялся Генеральный директор. И тут началось! Моя старая знакомая, которую я прекрасно знала, «вернулась». Мой руководитель начал доставать меня всяческими «почему», вариантами, как я должна организовать работу отдела, какую отчетность и как часто должна ей предоставлять. Я была в ужасе. Поскольку с моей начальницей мы общались вне работы, то мне нетрудно было легонько постучать ей у виска и спросить, что случилось, и каким образом ее поведение связано со сменой Генерального. Неужели она так старается из-за нового руководителя? Он же не видит этого, страдаю только я и, возможно, начальники других отделов, входящих в наше управление.
Оказалось, все гораздо прозаичнее. Женщина попала в кабалу к предыдущему Генеральному директору. Он, увидев, что его директор по персоналу умный, деятельный и пробивной человек, к тому же имеет доступ к персональным данным, сделал ее неофициальной «правой рукой» и со временем начал поручать ей вполне бизнесовые, никак не связанные с персоналом, задачи. Естественно, моя знакомая пыталась дать директору понять, что ей надо заниматься другим, но безуспешно. В итоге практически все вопросы по персоналу решались профильными руководителями. Отсюда и моя самостоятельность. Все просто!
Когда пришел новый Генеральный, директор по персоналу оказалась совершенно не у дел. Дальше мне было понятно. Зная ее кипучую натуру, я нисколько не удивилась, что она вгрызлась в дела руководимых ею подразделений. В этом плане мне повезло. Пользуясь нашей старой дружбой, я настойчиво убедила ретивую начальницу дать мне возможность спокойно работать. В качестве отступного я поставила на регулярные рельсы запрашиваемую ею отчетность, а она, в свою очередь, все свои силы бросила на развитие нашего управления. В чем и преуспела в дальнейшем.
Личная жизнь.
Наша личная жизнь тесно связана с рабочей. Проводя по девять часов в офисе, невозможно только работать. Естественно, у нас появлялись друзья-товарищи. Единственное, что не приветствовалось – это близкое знакомство с сотрудниками других подразделений. А что делать? Специфика работы.  Кадровики слишком много знают того, чего не следует знать другим. Причем, бывает, что они и не догадываются о том, что их знания «секретны».
Например, кто-то уехал в отпуск, но не хочет, чтобы об этом знали. Поэтому сообщает всем, что на больничном. Но кадровик-то знает, что именно он оформлял. Про зарплаты можно и не писать – это самый секретный из всех секретов. Часто люди скрывают свое замужество или девичью фамилию. Кому-то оплатили образование, кому-то такси в командировке, кого-то планируют принять/уволить/перевести – все документы идут через Кадры. Образование, прошлое место работы, статья увольнения и прочие персональные данные – все это известно кадровику.
Общаясь с представителями других подразделений, работник Отдела кадров иногда может, сам того не желая, что-нибудь сболтнуть. Поэтому для меня всегда однозначно предпочтительней была дружба между работниками внутри Отдела кадров. Здесь можно болтать, спокойно перемывать косточки всем, не заботясь об утечке информации.
Когда мои друзья/товарищи/соседи/родственники узнавали, кем я работаю, то первый вопрос-просьба был, естественно, кого-нибудь устроить на работу. Мои объяснения, что я только оформляю, но не принимаю решения о приеме, всерьез не воспринимались. На самом деле иногда я действительно могла поспособствовать приему на работу. Но только на первую – без опыта. Поэтому по жизни есть несколько детей моих знакомых, сейчас уже вполне взрослые люди, которых приняли при моем участии. Мне всегда было приятно помогать, поскольку работала в очень приличных Компаниях, а молодым важно сразу устраиваться в достойные Компании с белыми зарплатами и соблюдением законодательства.
Ну и историйка. Куда же без нее?
В начале книги я уже упоминала про сына, дочь и невестку. Как они относятся к данной теме? А вот так.
Как любящая мамочка я посодействовала устройству сыночки к себе в Компанию после окончания им школы. Естественно, он был устроен в совершенно другое подразделение. Вроде мелочь, а нам с сыном постоянно прилетало, что я воспользовалась своими служебными возможностями в личных целях.
Через некоторое время сын, объяснив, что уже сам большой, перешел в другую компанию. Казалось бы, проблема решилась, но… мир тесен. И через год с небольшим я тоже пришла в Компанию, где работал мой ребенок. Все началось по новой. Если старые работники знали, что дитятко пришел первым, то более свежие четко «понимали», что мальчик – сын начальника Отдела кадров, значит – это мамочка его пристроила.
Но не даром говорят: «Чем дальше в лес, тем больше дров». Одно время сыночка пребывал в постразводной депрессии, заперся дома и явно не хотел вступать в новые отношения. Чтобы вытащить его из опасного состояния я обратила его внимание на наличие в Компании свободных девушек и в качестве примера указала на первую попавшуюся девочку, работающую у меня по договору ГПХ. Соответственно, в качестве подтверждения своих слов предложила мальчику зайти ко мне в кабинет и самому убедиться.
Я без опасения обратила внимание дитятки на временную сотрудницу, так она должна была покинуть нас через месяц-два. Вскоре этот разговор забылся, тем более что сын несколько отживел, и все вроде как рассосалось…
Но тут я что-то заметила, потом я что-то услышала, потом о чем-то начала догадываться, а затем напрямую спросила отпрыска.
Оказалось, все действительно, как я рекомендовала. Мальчик зашел к нам в отдел, присмотрел девочку, правда не ту, про которую я ему говорила, а основную работницу, и закрутил с ней роман.
Месяцев через восемь-девять они поженились, и у меня в отделе материализовалась вторая Панкратова. Прекрасно! То, что доктор прописал! Теперь еще больше разговоров за спиной про использование служебного положения в личных целях – устроила на работу не только сына, но и его будущую жену.
Конечно, я договорилась с программистами, чтобы на внутреннем Портале невестка осталась для всех под своей девичьей фамилией. Но все равно, в официальных документах она была Панкратовой, и это изменить было невозможно. Каждый раз, когда кто-то видел там двух Панкратовых (например, мы появлялись друг за другом в каком-нибудь списке), то ответственные люди регулярно сообщали нам об ошибках в документах.
Особенно хорошо смотрелось на дополнительных соглашениях к Трудовому договору невестки, которые подписывала я в качестве представителя организации: рядом стояли две одинаковые фамилии - Начальника отдела кадров и работника.
Ах да, у меня же еще и дочь, которая, находясь в декрете, тоже периодически приходила к нам в Компанию по договору ГПХ и помогала с архивом.
Так вот о тесной связи личного и рабочего. Как сказал наш сосед по лестничной площадке, которому я тоже в свое время помогла устроиться на работу: «Прихожу в Отдел кадров, как к соседям – там и Валентина Вячеславовна, и ее дочь, и жена сына – все свои».
Заключение
Пожалуй, на этом можно и закончить описывать мир кадровых работников. Я ничего не писала про бухгалтеров, хотя в маленьких компаниях наиболее часто именно бухгалтера-зарплатники начинают вести кадровые дела.
На самом деле, насколько кадровики выбиваются из деятельности подразделения по работе с персоналом, настолько и бухгалтеры-зарплатники выбиваются из деятельности хозяйственной и бизнесовой бухгалтерии. На мой взгляд наиболее оптимален именно симбиоз кадровика и бухгалтера-зарплатника.
Я работала в таком тандеме в нескольких Компаниях. Это было очень удобно и для нас с зарплатником и для Компании. Знаю, что в некоторых крупных фирмах есть такие расчетные центры, включающие в себя Отделы кадров и Отделы расчетов с персоналом. На мой взгляд это наиболее правильный подход.
Что пожелать тем, кто планирует посвятить себя кадрам? Желаю терпения. Эта работа с людьми и для людей. А люди бывают разные и не всегда понимают, что для них лучше и выгоднее. Часто они как слепые котята рвутся туда, где им же будет хуже. И еще ругают кадровиков, которые их останавливают. Поэтому, если вы не готовы прощать людям все их прибабахи, то, пожалуй, идти в кадровики не стоит. Через какое-то время Вы просто превратитесь в теток-кадровичек, которые ненавидят всех и буквально «гавкают» на приходящих к ним работников.
Жизнь кадровиков однозначно не скучная, местами, можно сказать, просто развеселая. Главное - быть на позитивной волне, все-таки в Кадры надо идти с желанием помочь людям, тогда и люди ответят взаимностью.
И последнее. Работа кадровиков, как и работа всей Компании зависит от видения мира Генерального директора. Если он опирается на помощь кадровиков, консультируется с ними в своих действиях, то при опытном специалисте по трудовому законодательству, который грамотно оформляет все документы, ни один суд не встанет на сторону работника, даже если Компания была, скажем так, не совсем права. Если же Генеральный из отряда самодуров, считает, что законодательство ему не указ, предпочитает ставить кадровиков перед фактом, упуская сроки и делая невозможным грамотное оформление документов, то как бы кадровики не бились, им обеспечены проигрыши в судах и нервотрепка на работе.
За сим все. Готова ответить на любые вопросы в пределах своих знаний, навыков и опыта. Моя страничка ВКонтакте vk.com/pankratovamoscow