Эффективные совещания

Присутствую на ежемесячном собрании руководителей подразделений крупной компании.

Вижу, что не самая высокая динамика - один топ-менеджер и двенадцать руководителей подразделений общаются поочерёдно один на один: начальник одной из бизнес единиц рассказывает, как за месяц удалось решить главную задачу, какие проблемы возникли.

Топ-менеджер - реально опытный руководитель в производстве - каждому говорит, что сделать, чтобы решить проблемы. Начальник бизнес единицы благодарит, садится. Встаёт следующий.

Кто думает при такой форме собрания - команда или один классный руководитель-решала? Будут ли начальники думать сами и советоваться друг с другом?

Что можно сделать, чтобы думала команда?

Подготовка к собранию:

1-руководители бизнес-единиц  присылают тексты с тезисами доклада за пару дней до собрания;

2- специалисты по производственной системе или внутренний бизнес-тренер выявляют из докладов похожие проблемы, затруднения, вопросы.

В форму для тезисов к ежемесячному докладу можно включить запрос на лучшую практику месяца в подразделении, чтобы ее можно было озвучить и превратить в общую практику и стандарт.

Возможные вопросы в форму для тезисов ежемесячного доклада:

1- успех месяца, лучшая практика для обмена с коллегами.
2- что не получилось?
3- что планируете сделать для решения затруднения (три ключевых действия)?
4- какая помощь от команды и руководства нужна?

Следующий пункт для подготовки эффективного собрания:

3- специалист по бережливому производству или внутренний тренер, возможно, вместе с их руководителем, информируют топ-менеджера за день до собрания об основных вопросах и запросах из письменных докладов и согласуют с ним формат фасилитации собрания;

4- эксперты по улучшения предлагают топ-менеджеру состав 3-5 групп и темы этих групп на совещании для проработки  основных проблем и вопросов от руководителей подразделений;

5- топ-менеджер или эксперты по улучшениям говорят об основных проблемах из письменных докладов, объясняют, для чего участников объединят в 3-5 групп и какие вопросы и как нужно обсудить  в подгруппах за отведённое время (15-30 мин.)

Возможный формат для обсуждения в подгруппах:

1- тема, по которой нужно предложить решения… (одна из 3-5 сформулированных экспертами вместе с топ-менеджером при подготовке совещания)
2- применяя «5 почему» или «Диаграмму Ишикавы» найдите коренные причины проблемы
3- предложите 5-7 вариантов для решения

После обсуждений в группах - выступление представителей подгрупп:

6- один от подгруппы выступает с анализом причин проблемы и предложениями по решению от группы

7- Топ- менеджер с возможным участием экспертов по улучшениям  комментирует доклады групп и ставит задачи на месяц

В чем ценность командной работы в проведении совещания?

- Каждый руководитель подразделения вместе с коллегами подумает о причинах похожих проблем и возможных решениях;

- Общая работа в подгруппах с применением инструментов развития производственной системы повысит КПД собрания.