Требования к полным системам документации

Научно обоснованные требования в области права и менеджмента к полным системам документации хозяйствующего субъекта и адекватным должностным инструкциям, имманентно содержащим современные новейшие технологии управления и администрирования.

 Очевидно, что основное первоначальное требование к современной документации хозяйствующего субъекта, имманентно содержащей современные технологии управления и администрирования, состоит в том, что полный пакет документации хозяйствующего субъекта при его создании должен учитывать наиболее передовые идеи и положения современного менеджмента. В частности полный пакет документации в полной мере должен учитывать действие законов управления и особенно закона необходимого разнообразия существования ультрастабильных систем Эшби, согласно которому разнообразие действий органов управления в управляемой системе имеющей сложные взаимодействия с внешней средой, должно быть равно разнообразию факторов раздражающих (возмущающих) данную систему.

Вторым ключевым требованием должно являться то, что наряду с тривиальной подборкой необходимых в работе типовых форм документов повседневно заполняемых работниками для отчетности, сущностью решения проблемы создания адекватного полного пакета документации будет являться создание таких Должностных инструкций персонала и Положений об органах управления и структурных подразделениях хозяйствующего субъекта, в которых действие закона необходимого разнообразия Эшби в системе общего управления учитывалось бы и соблюдалось абсолютно тотально.

Обращаем внимание, что, речь идет не о подготовке должностных инструкций и положений о структурных подразделениях вообще, данная локальная документация, несомненно, у большинства стабильно действующих хозяйствующих субъектов разработана, соответствующим образом утверждена и зачастую находится в относительно приемлемом состоянии. Вопрос ставится совершенно о другом, а именно о принципиальном новом инновационном шаге в разработке данного типа локальной нормативной документации. Речь должна идти о современных, по последнему слову управленческой науки и других социальных наук, подготовленных, досконально отработанных и выверенных, глубоко научно обоснованных, Должностных инструкциях и Положениях об органах управления и структурных подразделениях хозяйствующего субъекта, абсолютно полно отражающих исключительно весь объем полномочий и функций, выполняемых соответствующими должностными лицами или структурными подразделениями[1].

Подготовка такого рода локальной документации возможна только на основе применения самых современных логических и конкретно-научных методов, в частности метода институциональных аналогий, который позволяет в абсолютной полноте описать, обязательные для исполнения всеми работниками организации объемы функций и полномочий, а также необходимые для их осуществления схемы деятельности. Метод институциональных аналогий в данном конкретном случае в своем применении должен основываться на применении научно обоснованных процедур, которые призваны обеспечить адекватное логически грамотное вживание исследователя-эксперта в логику деятельности изучаемого хозяйствующего субъекта, и тем самым позволяет достигнуть полной адекватной научной реконструкции объекта исследования, которым в данном случае выступает вся полнота полномочий, функций и схем деятельности, выполняемых в организации как отдельными подразделениями, так и ее отдельными работниками. Для качественного выполнения данной задачи необходима и юридически, и социологически, и экономически грамотная логическая реконструкция деятельности хозяйствующего субъекта соответствующими экспертами. В частности, целесообразно применение еще одного крайне эвристически ценного концепта – единства бесконечного разнообразия исполняемых функций персонала и краткого конечного описания их в основных схемах его деятельности; который в частности состоит в том, что бесконечно внешне разнящиеся в своем разнообразии, выполняемые отдельными работниками действия и функции, при их соответствующем грамотном научном описании на основе применения понятия фундаментальная институциональная схема деятельности могут быть легко сведены в четкий конечный ряд выполняемых на предприятии форм деятельности – схем деятельности.

При применении данного метода, в частности необходимо, научно точно, последовательно по шагам, описать как фундаментальные схемы - способы деятельности работников предприятия, так и модульные по отношению к ним более частные основные схемы деятельности каждого работника. Процесс подобного научного описания производится до тех пор, пока все формы деятельности всех отдельных работников и круг их компетенции и компетенции подразделений хозяйствующего субъекта не будут описаны в соответствующих инструкциях исчерпывающе.

Таким образом, общий методологический прием состоит не в использовании как обычно это делается «фотографии рабочего дня», то есть не в подробном описании деятельности работника во всем ее внешнем многообразии, а в вычленении и подробном описании всех фундаментальных пошаговых схем эффективной деятельности данного работника, что приводит бесконечное внешнее разнообразие его деятельности к конечному и относительно краткому ясному описанию основных ее эффективных форм. Конкретный научный опыт применения указанного метода позволяет сделать вывод, что внешне бесконечно разнообразная деятельность того или иного работника, при вычленении в ней основных пошаговых схем эффективной деятельности, легко может быть описана в виде относительно кратких должностных инструкций и уложиться в хорошо усваиваемый работником текст данных инструкций и приложений к ним.

Отметим, что схемы деятельности работников - это такие фундаментальные формы их деятельности, которые строятся на традициях в действенной переработке всей полноты значимых прецедентов, встречающихся в хозяйственной жизни хозяйствующего субъекта. При их освоении работник воспроизводит хорошо отработанные в производственной культуре фундаментальные традиционные схемы деятельности, после чего при осуществлении всех данных схем, при прохождении контура той или иной традиционной схемы деятельности, он, так или иначе, обязательно наталкивается на некие важные в содержательном плане прецеденты, не вписывающиеся в известные ранее схемы деятельности. Данные прецеденты служат материалом для усовершенствования уже имеющихся традиционных схем деятельности, а также для создания на их основе новых схем деятельности, более полно отражающих круг функций и объем полномочий работника. Процесс первоначального выделения, отбора и выстраивания, а затем систематизации новых прецедентов и раскрытия неких закономерностей в их взаимодействии и создания на этой основе неких новых более совершенных схем деятельности; и есть действительный механизм осуществления эффективной деятельности работников хозяйствующего субъекта, его подразделений, а также и механизм крайне эффективной деятельности всей системы управления хозяйствующим субъектом. Именно на глубоком понимании и применении данного механизма и должен основываться процесс создания адекватных должностных инструкций, положений об органах управления, положений о структурных подразделениях и всей прочей локальной нормативной документации хозяйствующего субъекта.

 Необходимо понимать, что создание эффективных должностных инструкций и положений о структурных подразделениях принципиально не может быть выполнено силами специалистов самого хозяйствующего субъекта, а может быть выполнено только силами сторонних глубоких специалистов - экспертов, имеющих глубокие специальные познания в соответствующих научных дисциплинах и навыки в области подготовки должностных инструкций и другой локальной документации. Данная деятельность специалистов-экспертов должна проводиться на основе досконального научного анализа функций и деятельности структурных подразделений и их работников. В частности, соответствующие инструкции и другие локальные акты должны как минимум готовиться совместными усилиями специалистов-экспертов в юриспруденции, в теории и практике менеджмента, в формальной (математической) логике, в содержательной логике (феноменологии), в социологии, а также в науке нормирования труда. Окончательная подгонка и согласование текстов данной локальной документации должна производиться на основе, требующего высоких трудозатрат, точного и адекватного применения современных математических и логических научных методов.

Сразу отметим что, в своей основе адекватные должностные инструкции и положения об органах управления родственных по организационно-правовой форме и виду осуществляемой деятельности хозяйствующих субъектов, будут глубоко сходны и разниться лишь в малом, поэтому крайне целесообразно всю работу по подготовке такой документации сделать силами лучших экспертов под эгидой государства или уполномоченных им организаций лишь единожды, а впоследствии лишь пополнять созданную систему документации сразу для всех родственных хозяйствующих субъектов, в зависимости от изменений действующего законодательства и изменений в теории и практике науки менеджмента

 В настоящее же время, на предприятиях и в организациях, типичной является ситуация, когда должностные инструкции руководства и сотрудников хозяйствующего субъекта представлены в устаревшем и упрощенном виде, в них точно не разграничен и не определен круг обязанностей, объем полномочий и ответственность работников. Должностные инструкции и другие локальные нормативные акты организации не сопоставлены и не унифицированы по стилю и терминологии. Исполнительские функции между работниками в данных инструкциях точно не разграничены и не распределены, ряд важных осуществляемых работниками функций не учтен. В инструкциях не соблюдаются обязательные логические требования их непротиворечивости, однозначности и полноты отражения ими должностных обязанностей сотрудников. Инструкции не отработаны как в общей, так и в непосредственно инструктивной части, не соответствуют обычаям делового документооборота. Должностные инструкции, как правило, не содержат положений о принятой в организации корпоративной культуре управления, и не имеют соответствующих приложений со всеми необходимыми в работе сотрудника выдержками из действующего законодательства РФ. Они так же не содержат соответствующих приложений с адекватным набором современной экспертной учебной и научной литературы по специальности каждого работника.

Плодом усилий сторонних специалистов-экспертов должны явиться такие должностные инструкции и положения о структурных подразделениях, которые удовлетворяют в отношении описания и распределения конкретных функций и обязанностей, следующим научным требованиям: полноты, непротиворечивости, ясности и однозначности, согласованности, краткости, выполнимости, соблюдения субординации. Что позволит в плотную подойти к реальному и эффективному программированию деятельности всей системы управления хозяйствующим субъектом.

Остановимся подробней на данных научных требованиях к конкретной адекватной локальной документации хозяйствующего субъекта.

При разработке полной системы локальной нормативной документации хозяйствующего субъекта необходимо исходить из следующих общих требований:

 1) Локальные нормы, в частности должностные инструкции и положения о структурных подразделениях должны удовлетворять требованию полноты, то есть абсолютно полно описывать и отражать цели, функции, задачи, объем полномочий, круг обязанностей и ответственности, как органов управления и структурных подразделений, так и отдельных сотрудников хозяйствующего субъекта.

2) Локальная нормативная документация должна быть непротиворечивой, а именно, не содержать как внутренних, так и внешних по отношению к другим локальным нормативным актам противоречий, особенно противоречий в описании распределения функций между работниками. В частности, локальная нормативная документация не должна противоречить действующему законодательству РФ; установленным техническим, технологическим и прочим правилам, нормам и нормативам; положениям об органах управления и структурных подразделениях организации; другим локальным нормативным актам, регулирующим внутреннюю жизнь организации.

3) Локальная нормативная документация должна быть однозначной, то есть не содержать возможности двух и более толкований, используемых в ней терминов, положений и определений.

4) Все функции, цели, задачи, объем полномочий и ответственность, касающиеся как структурных подразделений, так и отдельных сотрудников должны быть четко распределены, разграничены и соотнесены.

5) Должностные инструкции должны отвечать требованию их выполнимости нормальными постоянными усилиями работников при условии соответствующей их квалификации. Действия по выполнению круга обязанностей и функций каждого работника не должны превышать предельно допустимых норм, установленных правил и норм охраны труда и таким образом, интенсивность деятельности работников всех подразделений не должна превышать предельно допустимых параметров и норм, а функции сотрудников и структурных подразделений должны быть выполнимы нормальными усилиями квалифицированных работников при нормальном режиме их работы и работы используемой ими техники.

6) Выполнение требования соблюдения субординации при подготовке локальных нормативных актов, означает, что локальная нормативная документация должна точно и адекватно учитывать наличие единого центра управления и неукоснительного выполнения принципа единоначалия по отношению к выполнению исключительно всех функций, целей и задач хозяйствующего субъекта, а так же предусматривать наличие четкой уровневой системы подчиненности, соподчиненности и ответственности в рамках круга соответствующих полномочий у всех подразделений и у всех должностных лиц.

7) Система локальной нормативной документации, после ее надлежащей подготовки должна точно осуществлять исполнение регулятивных функций, то есть четко регулировать взаимоотношения работников и позволять быстро принимать соответствующие адекватные управленческие решения в случае возникновения конфликтных ситуаций и споров. Основой этому должно являться абсолютно точное распределения обязанностей, ответственности и полномочий работников в локальной нормативной документации.

8) Выполнение требования законности означает, что локальная нормативная документация организации должна соответствовать действующему законодательству РФ. Каждый внутренний документ и каждая локальная норма системы локальной нормативной документации должны так же точно и четко соответствовать всем другим действующим локальным нормативным актам, регулирующим внутреннюю жизнь данного хозяйствующего субъекта.

9) Должностные инструкции должны терминологически соответствовать «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденному Постановлением Минтруда России № 37 от 21.08.1998 в его последней редакции, а так же официально утвержденным «Квалификационным характеристикам должностей руководителей, специалистов, рабочих и служащих» и «Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих».

10) Название работ в должностных инструкциях должно терминологически соответствовать их названиям в соответствующих Классификаторах работ и услуг, утвержденных в действующем законодательстве РФ.

11) Локальная документация должна быть унифицирована, т.е. отвечать требованию единообразия оформления в соответствии с действующим законодательством РФ и локальными нормативными актами, регулирующими внутреннюю жизнь организации. Она в частности должна соответствовать последним редакциям, следующих правовых нормативных актов в области унификации документации:

- «Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299; - - Государственному стандарту «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141-98», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998г.;

 - Государственному стандарту РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003), утвержденному Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003г. № 65-ст;

 - Основным положениям. Общим требованиям к документам и службам документационного обеспечения «Государственной системы документационного обеспечения управления», одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988года, а также приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 года № 33.

 12) Должностные инструкции работников организации, в результате надлежащей подготовки должны обеспечить рациональное разделение труда работников, действенно разграничить функции, полномочия и ответственность работников на основе четкой регламентации их деятельности. При создании данных инструкций по возможности должны быть учтены нормативы регламентации труда конкретных работников и соблюдены единые принципы нормирования работ. Согласно нормативной локальной документации, должен быть обеспечен единый подход к подбору персонала соответствующей квалификации. Все квалификационные характеристики персонала должны быть определены в соответствии с новейшими нормативными правовыми актами действующего законодательства РФ.

13) Квалификационные характеристики работников, включенные в должностные инструкции и должностные карточки, должны быть предназначены для правильного подбора и расстановки кадров, обеспечения единообразия при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационным требованиям и способствовать рациональному разделению труда в организации, а также быстрому принятию адекватных управленческих решений о соответствии каждого работника занимаемой им должности.

 14) Должностные инструкции работников аппарата управления и специалистов хозяйствующего субъекта должны быть разработаны в соответствии с общепринятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и технических исполнителей. Отнесение служащих к категориям должно осуществляться в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административных, аналитико-конструктивных, информационно-технических).

 15) Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в подготавливаемые должностные инструкции, должны быть установлены в соответствии с последней редакцией «Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. ОК-016-94 (ОКПДТР)».

 16) Локальная документация должна отвечать требованию единообразия в использовании понятий и терминов, как по отношению к действующему законодательству РФ, так и по отношению к локальным нормативным актам самой организации, а также отвечать требованию единообразия использования технических, научных и прочих терминов и понятий в отношении к терминам и понятиям, общепринятым в научной и технической литературе.

17) Локальная нормативная документация по возможности должна отвечать требованию предельной по возможности краткости - максимальной экономности в своем изложении.

Наряду с созданием современных, научно обоснованных должностных инструкций и положений о структурных подразделениях, существенной проблемой локальной нормативной документации хозяйствующих субъектов является создание системы «должностных карточек», совершенно обязательных к исполнению всеми должностными лицами при осуществлении ими деятельности по подбору кадров. В данных должностных карточках исключительно точно в письменном виде должно быть указано какими, при занятии той или иной должности в момент поступления на работу, должны быть:

 - предельный минимальный уровень образования работника;

обязательный профиль образования и специализация работника;
предельный минимальный уровень оценок по вкладышу в дипломе;
предельный минимальный стаж его работы по специальности;
предельный минимальный уровень квалификации;
предельный минимальный объем практических навыков, необходимых в работе;
а также предельный минимальный уровень знания конкретных научных и практических дисциплин и наличия других специальных познаний.
Обращаем внимание, что в данном случае, речь идет не просто о локальном нормативном документе, где должны быть описаны необходимые образовательные и прочие требования к работнику. Такие указания, в неудовлетворительно кратком виде уже существуют на сегодняшний день, например, в современных должностных инструкциях в разделах «должен знать» и «требования к квалификации». Речь идет о введении в документооборот предприятия серьезной - «взрослой» системы документации, нарушение обязательных требований которой, должно автоматически приводить к самым серьезным организационно-правовым санкциям по отношению к работникам аппарата управления допустившим ее несоблюдение и соответственно допустивших кадровые нарушения при принятии работников на работу.

На настоятельную необходимость введения документационной системы карточек на каждую должность в частности указывает то обстоятельство, что в противном случае в любой организации никак не избежать таких крайне характерных для нашей российской действительности деструктивных саморазрушительных способов подбора кадров со стороны принимающих кадровые решения руководителей, как семейственность, свойство (личная преданность); а так же как стремление руководящего работника заранее избавиться, или «отстрелять на дальних подступах» всех своих возможных будущих конкурентов. Данные исконные «традиции» в области «подбора кадров» неумолимо и в необратимом порядке достаточно быстро приводят любую организацию к тотальной профанации среди сотрудников и как результат, к осуществлению хозяйствующим субъектом исключительно имитационной деятельности.

Проведение работ по созданию и внедрению научно обоснованных должностных инструкций и положений о структурных подразделениях, а также по созданию адекватной системы, обязательных к исполнению при подборе кадров карточек на каждую должность, поставят мощнейший заслон на пути профанации кадрового состава и быстро приведут к полному наведению порядка и дисциплины в деятельности персонала любого хозяйствующего субъекта.

Согласно действующему трудовому законодательству неисполнение или ненадлежащее исполнение утвержденных в установленном порядке должностных инструкций работником является грубым нарушением трудовой дисциплины, влекущим, согласно Трудовому Кодексу РФ, дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения. Именно поэтому хорошо разработанные и правильно утвержденные должностные инструкции и в правовом смысле являются мощным рычагом по наведению порядка и дисциплины в любой организации.

К сожалению, тема локальной документации хозяйствующих субъектов в РФ практически не разработана в современной научной литературе. Мы, к примеру, не нашли на сегодняшний день научного исследования где бы точно были указаны соответствующие полные перечни документации необходимой для деятельности того или иного хозяйствующего субъекта.

Уже указывалось, что крайне целесообразно в качестве абсолютно новой составляющей локальной документации хозяйствующего субъекта, в качестве Приложений к должностным инструкциям персонала иметь в наличии в электронном виде адекватные полные подборки экспертной литературы для углубленного самообразования сотрудников.

Точно выверенные, доскональные инструкции для персонала организации в сочетании со всеми необходимыми для каждого работника грамотно заполненными видами документации и подборками соответствующей экспертной литературы превращают полную систему документации организации в одну большую обучающую инструкцию для сотрудников организации.

На основе подготовки вышеописанных положений об органах управления, о структурных подразделениях, и соответствующих современных должностных инструкций, а также квалификациооных карточек на каждую должность далее должен формироваться полный пакет адекватной документации хозяйствующего субъекта, имманентно содержащей современные технологии управления хозяйствующим субъектом.

Путем внедрения адекватной документации достигается цель не только внедрения эффективных технологий управления и администрирования в деятельности хозяйствующего субъекта, но и цель кардинального упорядочения его деятельности, то есть фактически достигается возможность полного и всеобъемлющего программирования эффективной деятельности по его управлению. Другими словами, успешно внедряется малый гипетекест локального Искусственного Интеллекта по управлению процессом деятельности организации.

Полный пакет документации хозяйствующего субъекта, должен содержать в электронном виде все необходимые для работы организации надлежащим способом заполненные документы и типовые формы образцов документов по следующим разделам:

Основная (базовая) документация;
Документация по кадрам;
 - Документация по охране труда;

 - Правовая документация;

Экономическая документация;
Техническая и технологическая документация;
Документация по бухгалтерии;
Документация по статистике.
 Все формы документации, содержащиеся в данном пакете документации, должны быть предусмотрены действующим законодательством РФ в качестве обязательных для ведения документации хозяйствующих субъектов данной организационно-правовой формы, осуществляющих экономическую или административную деятельность данного профиля и специализации. Необходимо отметить, что только 15 % документации в данном пакете предназначено для постоянного использования, еще 20 % используется от случая к случаю, остальные 65 % используются крайне редко. Однако это не означает, что последними 85 процентами документации можно пренебречь. Порой быстрое своевременное предоставление правильно оформленной документации организации на ту или иную тему избавляет от большого количества неприятностей, в том числе от возбуждения уголовных и административных дел при проверках организации контролирующими государственными органами.

Система документации в полном пакете документации должна быть удобно скомпонована в папки документов по разделам и подразделам, а, следовательно, проста в использовании. Система должна содержать необходимый и достаточный, исчерпывающий набор документов, требуемый как обычаями делового оборота, так и действующим законодательством РФ, и не должна быть засорена посторонними типовыми формами документов. Все необходимые документы данной системы документации, которые должны находиться в организации в подписанном виде на бумажных носителях должны быть надлежащим образом подготовлены и заполнены с учетом специфики осуществления организацией ее деятельности, а также с учетом требований к ведению документации для организаций соответствующего профиля и специализации, со стороны соответствующих органов государственной власти.

Обращаем внимание, что статьями 5.27.; 6.3.; 13.11.; 13.19.; 13.20; 15.1.; 15.2.; 15.6.; 15.11.; 20.4.; 21.1.; 21.4. Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрено наложение существенных штрафных санкций, а ст. 185.1. УК РФ и уголовных санкций, за ненадлежащее ведение предприятиями и организациями, внутренней (локальной) документации по тем или иным важным направлениям их деятельности.

 Система документации в готовом виде должна сопровождаться всеми необходимыми документообразующими приказами руководителя организации и документообразующими решениями собственников хозяйствующего субъекта, утверждающими соответствующие типовые формы документации и документы. Данные приказы и решения должны быть приведены и пронумерованы в точно выверенной очередности и последовательности их принятия и содержать все необходимые приложения, а если это необходимо, и разъяснительные выдержки из нормативов действующего законодательства РФ. Документы полного пакета документации должны содержать, все необходимые реквизиты: угловой штамп, резолюцию руководителя, данные о том, кем и когда утвержден документ, отметки об ознакомлении сотрудников с документом.

 Документация должна быть подготовлена с учетом действующей редакции Государственного стандарта РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003), утвержденного Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003г. № 65-ст.

 Должностные инструкции персонала организации должны быть подготовлены на основе самых передовых управленческих технологий и в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.1998г. № 37, в его последней редакции.

 Точно выверенные, доскональные инструкции для персонала организации в сочетании со всеми необходимыми для каждого работника грамотно заполненными образцами типовых форм документации превращают полный пакет документации для организации в одну большую обучающую инструкцию для ее сотрудников.

 Полный пакет документации для организации должен предусматривать периодическое пополнение данной системы документации.

Только выше обозначенным образом подготовленный полный пакет адекватной документации тотально насыщенной положениями из современного менеджмента может обеспечить эффективное внедрение в деятельность хозяйствующего субъекта современных технологий управления и администрирования.

  [1] В данном виде эта проблема впервые поставлена в книге И.Г. Напалковой Институционально-правовое моделирование экономической безопасности. Монография. – Ростов н/Д: РЮИ МВД России, 2006.