Призы через реестр

Представьте себе - праздничное мероприятие в библиотеке к 8 марта, игровая программа в которой, конечно же побеждает дружба, звучат стихи и песни о любви и весне,
всем женщинам, участницам мероприятия  вручают цветы - все так празднично и красиво ...и тут выходит директор с реестром (ведомостью) и говорит: А теперь, дорогие дамы, распишитесь  в ведомости за то, что получили цветочек ! И давайте общее фото - поднимите вверх цветы, чтобы было видно.
Или детское мероприятие, например, "Неделя детской и юношеской книги" или игровая программа 1 июня, все эти мероприятия посещают, как дошкольники, так и школьники, часто эти праздники предполагают сладкий стол. Ведь у "Книжки-именины"...
И вот в разгар веселья - представитель администрации выносит ведомость выдачи призов и предлагает каждому ребёнку (!) расписаться за полученный приз, пряник и т.д.
Не знаю, как на Вас, а на многих это действует как ушат холодной воды, портит все впечатление от праздника как участникам, так и библиотекарям, которые вынуждены извиняться: "Мол такая у нас жизнь, такая отчётность"...
Знакомая ситуация, коллеги ?
Я вот не понимаю, зачем и кому это надо?
Вся наша жизнь сейчас в социальных сетях. Официальный сайт есть в каждой организации, соцсети, Госпаблики, ПРО Культура - на все эти площадки мы выкладываем и анонсы (приглашения, афишы)  будущих мероприятий и последующие обзоры, фоторепортажи с них.
Там масса фотографий. И видео тоже есть. Посмотреть видео в ВК вообще не проблема: заходите в ВК клипы, или ВК видео, да и в Одноклассниках это несложно. Зачем мы делаем эту огромную работу, чтобы потом ещё дублировать её распечатанными фото и неизвестно каким образом приложенными к авансовому отчёту видео.
Что это? Недоверие? Вы посмотрите на фото наших мероприятий. Все угощения и яства на столах - это от самих библиотекарей и наших дорогих хозяюшек, участниц мероприятий. Для нас - это привычное дело. 99% розыгрышей открыток - из личной  коллекции директора библиотеки.
Подарки за онлайн мероприятия, например, "Аукцион фантиков" и др. - тоже за личный счёт коллектива.
Я не против порядка и отчетности.
Но есть моменты, которые способны отравить любое мероприятие в целом.
А как у вас коллеги? Поделитесь опытом.