Мифы и реальность

Мифы и реальность автоматизации учёта и систем планирования ресурсов предприятия

В контексте нашего интереса логично задаться вопросом: почему средства автоматизации, призванные оказывать помощь при ведении учета на предприятии, так настойчиво большинство программистских фирм развивают на основе бухгалтерского учета?
Многие разработчики объявили в составе своих комплексов так называемые контуры оперативного или управленческого учета, но они в своем основании часто содержат бухгалтерию, т.к. без ее настройки первичный документ создать нельзя.
Если быть объективным, то надо признать, что в комплексных системах автоматизации сейчас более отчетливо проявляется тенденция отхода от презумпции первичности бухгалтерии в учете на предприятии. Пришло время закрепить эту тенденцию в качестве основного подхода к комплексной автоматизации.
При использовании автоматизированной системы функция первичного учета на предприятии (или учета первичных документов) переходит от бухгалтерии к автоматизированной системе.
Это объективно происходит потому, что первичный документ является неизменяемым элементом учета, в то время как бухгалтерская проводка по этому документу зависит от разработанной бухгалтером схемы учета и от текущего законодательства, которое в нашей стране весьма непостоянно.
Использование подхода к учету с позиций первичных хозяйственных транзакций отраженных в базе данных делает программную систему более устойчивой и не зависимой от изменения экономических условий. Что бы не изменили в правилах отражения хозяйственной деятельности на счетах и регистрах бухгалтерского учета наши законодатели, первичный документ не перестанет существовать и основные его реквизиты не изменятся.
Введение налогового учета в дополнение к управленческому и бухгалтерскому – является логичным развитием усилий Правительства по контролю за деятельностью предприятий.
Можно дискутировать о том, что реализация таких решений вместо предполагавшегося упрощения еще более усложняет учет на предприятиях.
Можно предсказать, что будут введены новые формы и регистры отчетности, а прежние отменить забудут, как это произошло со счетами-фактурами.
Но ясно одно: все новые формы отчетности перед налоговой инспекцией базируются на первичных документах.
Очень часто к концептуальному вопросу первичности учета документа привязывают вопрос программной реализации такого учета: делать ли бухгалтерскую проводку одновременно с созданием системного документа или для ее осуществления создавать отдельную транзакцию?
Думается, что этот вопрос не столь существенен. Во всяком случае, примеры программных решений систем автоматизации учета на предприятии можно обсуждать, при наличии доброй воли их разработчиков.

Что может дать руководителю автоматизированный учет по первичным документам

В реальной жизни руководство любого предприятия (особенно средней фирмы, где директор еще не оторвался от текущих забот и не переключился полностью на обдумывание стратегических планов где-нибудь на безлюдных островах) постоянно докучает бухгалтерии, задавая вопросы, связанные с текущим производственным процессом.
И ладно бы это был только директор! А то ведь любой менеджер постоянно справляется,
• оплатил ли тот или иной клиент выставленный ему счет,
• не превысил ли установленный лимит кредита постоянный покупатель,
• какова себестоимость продаваемых в данный момент товаров, чтобы предоставив скидки не продать товар ниже себестоимости,
• каковы товарные запасы на складах в ценах себестоимости, рассчитанных по выбранному методу учета.
Да и каких только вопросов не задают бухгалтерии в текущей работе! А тут еще и законодатель испытывает зуд творчества…
Короче, не позавидуешь…
Добросовестный бухгалтер стремится отвечать на все вопросы и приобретает себе все более совершенный инструмент в виде программы, обладающей многообразными аналитическими возможностями, изобретает разветвленную схему аналитического учета. При этом огромное количество логических связей этой схемы остается у него в памяти.
Система бухгалтерского учета становится развесистой и избыточной.
Такой системе могут реально угрожать радикальные решения Правительства (например, о введении налога с продаж или отражения в счетах-фактурах грузовых таможенных деклараций), тем более, если с частью клиентов на фирме расчеты велись наличными или списание себестоимости товаров велось по средневзвешенной цене без учета партий.
Наш бухгалтер, безусловно, закаленный и стоически переносит обвалы своих схем учета. Даже создается впечатление, что бухгалтер – это не профессия, а ВЕРА.
Труд бухгалтера многолик и многообразен, как и бизнес на нашей неудобренной и невспаханной земле.
Бухгалтер - это двуликий Янус, который руководству показывает один отчет, в котором бушуют шекспировские страсти, где и смех, и слезы, и интриги, и предательство, но и радость, и успех, а налоговым органам - другой, в котором унылая картина выживания предприятия с учащенным дыханием и нитевидным пульсом.
Бухгалтер - это и справочное бюро для менеджеров фирмы по вопросам оплаты и задолженностей, и финансовое планирование с разработкой платежных схем, которые и не снились воротилам с Уолл-стрита, и, чаще всего, - просто очаровательная, но усталая женщина, забывшая про свой дом и семью, просыпающаяся от храпа мужа с цифрами последнего баланса в голове.

Однако большинства этих проблем можно избежать, если делегировать первичный учет автоматизированной системе.
Не требует доказательства тот факт, что автоматизированная система может сформировать любую справку путем интерпретации данных первичных документов с помощью алгоритма, содержащего конечное число шагов, - в том числе и любой отчет для налоговой инспекции, основанный на первичном документе.
Проще говоря, руководство любого уровня может получить ответ на любой вопрос по совершенным хозяйственным операциям от автоматизированной системы, не загружая бухгалтерию.

Во всем ли помогать человеку?

Наверное, на этот счет существуют разные мнения и все они в какой-то степени верны.
Чтобы понять, о чем идет речь, следует подробно и точно указать точку зрения при обсуждении данного вопроса. Для начала определим, что представляет для человека программа автоматизации чего-либо, а в данном случае - учета.
Во-первых, это инструмент.
Любая программа для ведения учета не ведет учет сама по себе, а лишь помогает его вести человеку. Казалось бы, очевидно. Но человек имеет способность ошибаться или даже неверно совершать какие-либо действия  сознательно.
Должна ли программа его поправлять, показывать ему совершенные ошибки?
В случае арифметических или логических ошибок ни у кого сомнения не возникнет – конечно, должна.
А вот если бухгалтер сделал неправильную проводку или вовсе не отразил в проводках какой-либо приходный или расходный документ?
Адепты ISO9000 и т.п. потребуют от программы жесткости и непреклонности. Программа должна не только поправить бухгалтера, но и примерно «наказать» его.
Это, конечно, шутка. Но иначе разработчикам не дадут сертификат ISO.
На наш взгляд, этот подход весьма спорный. Кто из разработчиков желает ему следовать, – их воля. У них свои цели. Однако нелишне напомнить, что любая сертификация предполагает однозначное соответствие поведения какой-либо системы установленным наборам правил (инструкциям, предписаниям и, в конечном счете, законодательству).
В условиях перманентного изменения этого набора правил, а к тому же внутренней несогласованности и их противоречивости, процедуру сертификации надо повторять при каждом изменении. А уж в условиях внутренней противоречивости самих правил о сертификации не может быть и речи.
Читатель, безусловно, догадался, что на наш взгляд, стоит придерживаться другого мнения.
Программа автоматизации должна помогать человеку совершать его работу. В данном случае не стоит опираться на опыт Запада.
Там, где многолетняя законодательная и правоприменительная практика в условиях сбалансированного стационарного рынка создала непротиворечивый и уравновешенный набор правил ведения бизнеса, естественным образом возникают стандарты качества, на соответствие которым и проводится сертификация. Но даже там, наверно, не удастся найти молодую инновационную фирму, получившую пресловутый сертификат.
В наших условиях практически все фирмы - инновационные.
Периодические кризисы и законодательные встряски не позволяют даже крупным фирмам расслабиться.
Так стоит  ли создавать программные системы, которые в угоду ISO9000 или другому стандарту будут фиксировать во внутреннем учете жесткие схемы и тем самым мешать предприятию проводить оперативную реорганизацию схем управления и учета для повышения его устойчивости?
Программа автоматизации должна помогать человеку даже в том случае, если с точки зрения законодательства он совершает неправильные действия.
У государства достаточно органов контроля и надзора за хозяйствующими субъектами, чтобы разработчикам средств автоматизации можно было добровольно не брать на себя не свойственных им функций.
Законодательство развивается из практики его применения, которую осуществляет человек, поэтому то, что сегодня человек делает неверно, с точки зрения текущего законодательства, завтра будет закреплено в нормах государства и станет верным. (Достаточно вспомнить историю с первоначальным видом счетов-фактур...)
Сейчас, похоже, то же самое повторится в части отражения страны происхождения и ГТД для российских товаров. Кто-то в нормотворческих организациях упорно не желает считать количество символов в одной строке печатного документа.
Какая уж тут ISO9000?!


Сайт ИС ЛокОФФИС  http://locoffice.ru/
Приобрести книгу можно в интернет-магазине Озон  https://ozon.ru/t/p5D2PQC
https://ozon.ru/t/7WcoUe5      https://ozon.ru/t/yCrtX3t