Титульная часть первичных документов

Как уже указывалось к первичным документам относятся накладные, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, заявки на доставку и маршрутные листы, доверенности, договора, счета, заказы и заявки, платежные документы (платежные поручения и кассовые ордера).
Процесс формирования каждого первичного документа условно включает в себя два этапа:
- заполнение титульной части и
- формирование ассортиментной спецификации.
Под титульной частью любого документа понимается его «шапка», т.е. общие для всего документа сведения, которые отражаются в верхней части экрана ввода.
Для каждого типа документа предусматривается экранная форма заполнения титульной части и спецификации. Переход от титульной части к спецификации выполняется по клавише Tab или с помощью «мыши».
Порядок заполнения титульной части различных документов имеет общие приемы и некоторые особенности, связанные с типом конкретного документа.
Общие положения
При входе в режим документа представляется для заполнения его стандартная экранная форма.
Выбор этой формы осуществляется автоматически и обусловлен типом первичного документа.
Порядковый номер документа подставляется автоматически (с возможностью корректировки) или вводится с клавиатуры.
Если указать номер ранее введенного документа, то на экран будет вызван этот документ. Его можно корректировать, если по какой-либо причине корректировка документа не запрещена (например, при выполненной по документу проводке, при включении накладной в товарный отчет, а платежного поручения в выписку и т.п.).
Программа позволяет ввести документ за любым свободным номером, т.е. поле номера документа остается «открытым».
В частности, если введен нулевой номер, происходит выход из режима.
Если задать последние текущие номера счета на предоплату для «нашей» фирмы, заказов на продажу и покупку, а также последние текущие номера счета-фактуры и накладной для «нашей» фирмы, в этом случае автоматически подставляются очередные номера документа.
В поле даты по умолчанию высвечивается текущая (системная) дата. При необходимости имеется возможность ввести документ «задним» числом, т.е. поле даты также «открыто». Для банковских документов предусмотрено изменение даты в самом документе.
После подтверждения номера и даты документа происходит переход к заполнению его титульной части.
В нижней строке экрана при заполнении титульной части документа будет указана подсказка о характере заполняемого поля.
После подтверждения номера и даты документа происходит переход к заполнению его титульной части.
В нижней строке экрана при заполнении титульной части документа будет указана подсказка о характере заполняемого поля.
Примечание. В программах предусмотрена возможность отнесения приходных, расходных и возвратных накладных (от покупателя и поставщику) к одной из «наших» фирм. Эта процедура выполняется при первом входе в титульную часть накладной или при повторном входе в титульную часть. Однако отдельная (дополнительная) нумерация по «нашей» фирме ведется только для расходных накладных, и счетов-фактур, а также счетов на предоплату.
Программы также контролируют уникальность этих номеров.

В титульной части документа необходимо заполнить следующие поля:
* получатель (поставщик или плательщик). В зависимости от выбранного режима работы и типа документа контрагент может называться поставщиком, получателем или плательщиком.
Если выбор типа контрагента производится в меню, то открывается доступ к соответствующему справочнику для выбора в нем конкретного контрагента. Порядок выбора контрагента определяется автоматически и зависит от режима работы программы. Поле должно быть обязательно заполненным. Если контрагент не указан, происходит выход из режима.
Примечание. При выборе клиента в титульной части накладной программа предлагает выбрать его адрес доставки из списка магазинов клиента. Данная процедура имеет место в случае, если в описании интересующего клиента указано два и более магазина (адреса доставки). При отсутствии магазинов адрес доставки не выбирается. Если у клиента имеется один магазин, его выбор осуществляется автоматически. Адрес доставки (магазин) заносится в раздел «Прочее» титульной части накладной.
В зависимости от типа задаваемых параметров поиска клиента их ввод может осуществляться как с клавиатуры, так и с использованием соответствующих справочников и списков. При вводе с клавиатуры допускается задание неполного значения параметра.
Если параметры поиска не вводятся, то происходит переход к выбору конкретного клиента непосредственно из справочника (последовательно выбираются группа, а затем клиент):
Примечание. При работе со справочником КЛИЕНТЫ на уровне клиентов группы в некоторых модулях (например, ЗАКАЗЫ, ЗАКУПКИ, БАНК (КАССА)) имеется возможность получения стандартных оперативных справок по текущему клиенту.
При вводе новой накладной на продажу после выбора клиента, если у него в карточке заполнено поле «Форма оплаты», автоматически заполняется соответствующее поле в титуле накладной.
• контракт из списка действующих договоров или счетов (соответствующего документу типа) для указанного клиента.
Для просмотра окна «Суммы по контракту» необходимо воспользоваться кнопкой (или клавишами Ctrl-G).
В окне отображаются общая сумма контракта, сумма выполненных отгрузок по контракту за вычетом возвратов и сумма остатка, представляющая собой разность первых двух значений.
Примечание. Окно «Суммы по контракту» пропадает при перемещении на другую позицию в списке контрактов.
* основание для оприходования или расходования товара (например, номер сопроводительного документа). Вводится с клавиатуры;
* накладная контрагента (поставщика или покупателя) и дата. Данные поля открыты во всех накладных, в которых в качестве контрагента фигурирует клиент. Заполнение осуществляется с клавиатуры. Поля носят справочный характер.
Примечание. При работе с реестром накладных поле «Накладная контрагента» может отображаться отдельной графой списка в случае установки соответствующей настройки модуля СКЛАД (раздел «Реестр»);
* признак документа (в счетах на предоплату и договорах - «Дополнительный признак»). Дополнительная информация, которая может быть полезна как справочная. В режиме ЗАПРОСЫ по этому признаку можно получить список документов, имеющих одинаковое значение этого поля. Выбор признака производится из соответствующего справочника, который ведется самим пользователем, и в нем обычно отражаются специфические для конкретного предприятия потребности, например, необходимость выделения продаж по регионам или оборотов, обеспечиваемых менеджерами.
* условия платежа. Выбирается из справочника ФОРМЫ ОПЛАТЫ. Информация, представленная в данном поле, дает возможность отслеживать документы с просроченными сроками оплаты (модуль КЛИЕНТЫ, задача СПРАВКИ ПО ТЕКУЩЕМУ КЛИЕНТУ, режим Просроченные платежи); 
* валюту, в которой оформляется документ. По умолчанию используется валюта "рубль". При выборе другой валюты из справочника появится поле для ввода даты курса, на которую необходимо в дальнейшем вести перерасчет, по умолчанию, это - текущая дата;
* НДС - содержание данного поля определяет порядок учета НДС для данного документа.
При выборе первого пункта меню НДС на каждый товар и услугу будет включен в их цену в размере, соответствующем процентной ставке, указанной для товара в справочнике ТОВАРЫ, а для услуги – в справочнике УСЛУГИ. Изменение значений процентных ставок  для товаров, присутствующих в данном документе, возможно без выхода из режима работы с ассортиментной спецификацией по клавишам Ctrl-B (или с помощью соответствующего пункта меню по F6).
При выборе «Нет» товары и услуги, включенные в данный документ, не облагаются НДС.
Примечание. При выборе или автоматической установке в титульной части накладной на продажу «нашей» фирмы, имеющей в поле «Режим налогообложения» значение «УСН, объект налогообложения-доходы» или «УСН, объект налогообложения-доходы, уменьшенные на величину расходов», в титульной части накладной в поле «НДС» выставляется значение «нет», но цены при этом рассчитываются также как при наличии в этом поле значения «включён в цену».
* Счет-фактура. Это поле присутствует в титульной части накладной и позволяет без выхода из режима заполнения документа: создать счет-фактуру по этой накладной, приписать текущую накладную к уже существующему счету-фактуре или просмотреть текущий счет-фактуру.
Для выбора необходимой процедуры используется меню «СФ по накладной»:
Информация о счетах-фактурах будет учитываться при построении книг продаж-закупок в модуле КНИГИ, ЖУРНАЛЫ, ОТЧЕТЫ.
При выборе пункта «Создать новую счет-фактуру по этой накладной» открывается окно для ввода атрибутов счета (номера, даты и времени создания и т.д.). Тип поля «Номер» зависит от типа накладной. При работе с накладной типа «РАСХОД» или «РАСХОД-ВОЗВРАТ» по умолчанию  автоматически подставляются очередной номер счета-фактуры, текущие дата и время (с возможностью корректировки), а также с клавиатуры может быть введен произвольный номер счета-фактуры. Порядок нумерации задается в настройках модуля СКЛАД (раздел «СФ, «Наши» фирмы»). Для накладных типа «ПРИХОД» и «ПРИХОД-ВОЗВРАТ» номер счета-фактуры вводится с клавиатуры.
Наличие «флажка», устанавливаемого пользователем в поле «Оригинал получен», является признаком получения счета-фактуры в печатном виде. А в поле «Сумма накладных» отображается общая сумма по накладным, включенным в СФ, без возможности ее корректировки.
При создании СФ к накладным на продажу, если в накладной указана «Дата накладной клиента», то в этом случае дата СФ и дата получения СФ устанавливаются равными значению из поля «Дата накладной клиента».
Если в накладной НЕ указана «Дата накладной клиента», то СФ создаётся по существующим правилам заполнения полей  дата СФ и дата получения СФ.

Формирование счета-фактуры по накладной.

Поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» заполняются с использованием справочника КЛИЕНТЫ, а поля «Пункт отправления» и «Пункт получения» - из списков магазинов соответствующих клиентов. Содержание этих полей автоматически копируется в счет-фактуру из окна «Дополнительные сведения по накладной», если они в нем заполнялись.
В нижней (табличной) части окна показывается список накладных для указанного в текущей накладной клиента, которые могут быть включены в создаваемый счет-фактуру (множественным выбором клавишей Enter).
Примечание.
В экранной форме корректирующего СФ (КСФ) в строке, где выводится товар-партия, к наименованию товара добавляются характеристики партии в соответствии с настройкой модуля СКЛАД, предусмотренной для экранной формы накладной (закладка «Партии»). Эти добавления предусмотрены в следующих режимах:
• в списке товаров КСФ;
• в экране изменения количества-цены (старое-новое).
При выборе второго пункта меню форма печати СФ выбирается из соответствующего справочника, ведущегося пользователем.
После окончания ввода и нажатия кнопки (или клавиши Esc) номер счета-фактуры будет зафиксирован в одноименном поле титульной части накладной.
При выборе пункта «Приписать накладную к существующей СФ» по заданным пользователем условиям формируется список ранее созданных счетов-фактур по клиенту текущей накладной, из которого выбирается СФ, к которому будет приписана накладная.
Пункт «Просмотреть текущую счет-фактуру» позволяет просмотреть имеющуюся счет-фактуру, к которой приписана текущая накладная.
* Менеджер. Позволяет «привязать» заполняемый документ к конкретному менеджеру. Поле заполняется с использованием справочника СОТРУДНИКИ. При этом следует иметь в виду, что если выбранный клиент «закреплен» за определенным менеджером («закрепление» производится в справочнике КЛИЕНТЫ), то фамилия менеджера подставляется автоматически. Однако при необходимости эта фамилия  может быть удалена. При выборе менеджера автоматически заполняется поле «Подразделение», расположенное в окне «Дополнительные сведения».
* Кнопка  служит для обращения к окну «Дополнительные сведения», позволяющему ввести (просмотреть) дополнительную информацию, относящуюся к текущему документу. Такая информация может содержаться в  карточке «Картотеки складских накладных» (аналогично для контрактов (счетов), заказов и ТТН). В окне имеется возможность выбрать «нашу» фирму – из списка «наших» фирм.
Значения полей «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» выбираются из справочника КЛИЕНТЫ. Поля «Пункт отправления» и «Пункт получения» заполняются с использованием списков магазинов соответственно грузоотправителя и грузополучателя (при необходимости эти списки могут быть дополнены). Заполнить поле «Агент (посредник)», содержащее информацию о посреднике, можно также с использованием справочника КЛИЕНТЫ, а поле «Подразделение» - из соответствующего справочника. Поле «Подразделение» может заполняться автоматически при выборе менеджера в титульной части документа.
Поле «Через кого» открыто во всех типах накладных, оно заполняется вручную, а его содержание может использоваться в печатных формах.
Поле «Признак «бонус» (используется в складских накладных) позволяет установить на документ признак бонуса (установкой «флажка»). Наличие этого признака предполагает, что накладная не подлежит оплате и не участвует в расчете текущего сальдо по клиенту. В реестре накладных такая накладная помечается признаком «б».

Дополнительные сведения по накладной.

Кнопка дает возможность открыть окно, предназначенное для ведения дополнительных аналитических признаков текущей накладной:
Ведение дополнительных аналитических признаков накладной.
Кнопка позволяет получить информацию о распределении стоимости товаров накладной по группировкам и возврате распечаток накладной по группировкам:
Группировки товаров накладной.
Для поля «Отнесение затрат» имеется возможность задания периода отнесения затрат «с месяца 1 ХХХХ года по месяц 2 ХХХХ года».
Поле «EDI, уведомление об отгрузке» служит для отображения даты уведомления об отгрузке в системе электронного документооборота и заполняется с использованием календаря или вручную.
 Поле «Дата клиента» отображает дату получения накладной клиентом и заполняется вручную или посредством использования календаря.
При корректировке титульной части накладной в случае изменения даты в поле «Дата клиента» проверяется факт включения данной накладной в СФ, и является ли она единственной накладной в данном СФ.
Если это так, то дата СФ и дата получения СФ устанавливаются равными новому значению из поля «Дата клиента».
По кнопке имеется возможность просмотреть реквизиты ТТН, в соответствии с которой производилась отгрузка по данной накладной. Если отгрузка еще не производилась, то выдается сообщение:
Поле «Кладовщик» заполняется с использованием справочника СОТРУДНИКИ.
Кнопка  позволяет выполнить предварительно настроенную проводку по текущему складскому документу.
 Кнопка  открывает доступ к картотеке накладных (контрактов, ТТН и т.п.).
Примечание. Формы карточек для каждого типа первичного документа создаются и корректируются пользователем в модуле КАРТОТЕКИ. Использование картотек дает возможность значительно расширить представление о накладной (заказе, контракте (счете) или ТТН), включив в нее необходимые пользователю данные, которые по тем или иным причинам отсутствуют в стандартной форме документа.
Поля «Вид затрат», «Вид дохода» и «Аналитика 1» - «Аналитика 4» заполняются с использованием соответствующих справочников и содержат аналитические признаки соответствующего документа.
Выбранные пункт получения и грузоотправитель могут быть использованы в печатных формах документа, создаваемых пользователем.
Аналитические признаки (виды затрат и дохода, аналитики 1-4), присваиваемые документам, могут использоваться при задании условий их поиска (раздел «Аналитика» окна «Условия поиска …»).
Кнопка  предназначена для открытия окна «Подробное описание» накладной, содержащего многострочное поле, информация в которое вводится с клавиатуры:
Окно «Подробное описание» накладной.
Доступ! Для накладных, помеченных признаками «Выполнена бухгалтерская проводка» и «Проверена и закрыта от изменений», независимо от наличия у пользователя прерогативы доступа № 251 – «Разрешено изменять любую накладную (независимо от статуса)» доступен просмотр прочих сведений по накладной, отображаемых по кнопке  из титульной части.
Автоматический подбор акций
Как известно, автоматический подбор списка подходящих акций типа «Стандартная» осуществляется при следующих процедурах работы с накладной на продажу:
• при выборе / изменении клиента; 
• при выборе / изменении пункта получения (магазина клиента);
• при изменении даты накладной с перерасчетом цен по акциям;
• при перерасчете клиентской цены (по Alt-L).
При выполнении этих процедур, начиная с версии 7.02, после проверки статуса акции (должен быть «действующая»), производится сопоставление значений полей «Лимит бюджета» (вводится вручную) и «Расчетная» (заполняется автоматически после произведения расчета компенсации) окна «Компенсации» подходящей стандартной акции. Если для акции значение поля «Расчетная» больше значения поля «Лимит бюджета», акция не используется.
При добавлении товара в документ осуществляется формирование списка подходящих акций типа «стандартная» по товару. В этом случае также после подбора списка действующих акций осуществляется аналогичное сопоставление указанных выше полей этих акций. Если для акции значение поля «Расчетная» больше значения поля «Лимит бюджета», акция не используется.
Аналогичным образом изменилась проверка, осуществляемая при формировании списка подходящих акций типа «пороговая»  для накладной при перерасчете клиентской цены (по Alt-L).
Просмотр дополнительной справочной информации из титульной части накладной
Пользователь имеет возможность получения дополнительной справочной информации при работе в титульной части накладной: комбинация клавиш Ctrl-G дает возможность обращения к меню для выбора вида этой информации:
Используя этот пункт, пользователь может получить в виде справочной информации:
• номер и дату заказа, из которого создана данная накладная;
• содержание полей «Дополнительные сведения» из титульной части заказа – по 30 символов каждое;
• информацию из поля «Подробное описание», содержащуюся в одноименном разделе, обращение к которому осуществляется по кнопке   в титульной части заказа, – до 500 символов;
• список накладных, созданных по данному заказу, с отображением номера и даты, склада и клиента накладной (используя первый пункт меню);
• номер и дату маршрутного листа, в который была включена данная накладная, а также номер и дату транспортной накладной (используя второй пункт меню).
Аналогичного вида справки могут быть получены из спецификации накладной при использовании процедуры просмотра дополнительных сведений (по Ctrl-G).
Программа позволяет «привязать» к накладной ее графическое изображение, имеющееся в виде файла (фото или скан).
Привязка к документу изображения накладной осуществляется из окна «Дополнительные сведения».
Используемые в настоящее время форматы изображения накладной можно выбрать в меню, используемом при выборе файла:
Примечание. В папке NKL_TXT графический файл сохраняется в формате, выбранном пользователем.
После выбора графического файла происходит его автоматическое копирование в папку NKL_TXT, лежащую в директории DB.
Программа дает возможность «привязывать» к накладной ее изображение, сохраненное в формате *.pdf.
Для просмотра графического файла с изображением накладной используется кнопка.
Замена или «привязка» фото или «скана» к текущей накладной может осуществляться и из реестра накладных по кнопке (или клавишам Alt-A).
Перерасчет клиентских цен при изменении даты, клиента и/или пункта получения  расходной накладной
В случае подключения параметра настройки «В продаже учесть – акции» (выполняется установкой «флажка» в закладке «Цены» режима Настройка модуля СКЛАД) при изменении даты накладной программой предусматривается возможность перерасчета клиентской цены на товары накладной с учетом попадания новой даты накладной в период действия акций на товары.
Если пользователь изменил дату расходной накладной, то при выходе из этого поля программой выдается меню «Изменение даты документа», предлагающее различные варианты работы с клиентскими ценами документа.
В случае выбора первого пункта меню производится перерасчет клиентской цены. Новая цена отображается в графе «Цена» накладной, а также записывается в поле «Контрольная цена». Новые значения контрольной и клиентской цен, а также сведения об учтенной при перерасчете цены акции будут отображаться в справке «Сведения о расчете цены», формируемой из спецификации по клавишам Alt-C.
Варианты работы с ценами при изменении даты расходной накладной.
Примечание. Во всех случаях, когда предусмотрен расчет и перерасчет клиентской цены, учет транспортной наценки производится только в случае, когда в карточке клиента (закладка «Транспорт») в поле «Транспортная наценка» установлен «флажок» («Да»). При отсутствии «флажка» («Нет») клиентская цена рассчитывается без учета транспортной наценки.
Процедура перерасчета клиентской цены предусмотрена при изменении клиента документа и/или пункта получения (магазина). Как и в предыдущем случае, перерасчет клиентской цены производится с учетом текущих значений группы цен клиента документа, альтернативных групп цен на отдельные товары, клиентских скидок, действующих акций по клиенту или магазину и транспортной наценки. Для выполнения этой процедуры пользователю необходимо подтвердить свое согласие.
Примечание. Если в настройке модуля СКЛАД (закладка «Цены») для параметра «В продаже учесть» в полях «Акции» и «Транспортная наценка» «флажок» отсутствует, то при перевыборе магазина в поле «Пункт получения» расходной накладной вопрос о перерасчете клиентской цены не задается.

Приобрести книгу можно в интернет-магазине Озон  https://ozon.ru/t/p5D2PQC