Как работать со спецификациями

Формирование и редактирование ассортиментных спецификаций на ТМЦ, представляющих собой важнейшую часть вводимых в системе первичных документов, является одним из наиболее важных направлений работы.
К таким документам в системе относятся все виды накладных и приложения к актам на списание ТМЦ, создаваемые в задаче УЧЕТ ТОВАРОВ модуля СКЛАД, а также различные виды договоров, счетов, заказов и заявок, формирование которых предусмотрено в соответствующих задачах модулей КОНТРАКТЫ и ЗАКАЗЫ.
Условно процесс работы со спецификацией делится на следующие этапы:
• первоначальное заполнение спецификации;
• дальнейшая работа с ТМЦ в спецификации;
• работа с количественными и ценовыми графами спецификации;
• ввод в спецификацию дополнительных данных;
• вспомогательное информационное обеспечение при работе со спецификациями;
• дальнейшие операции по работе с документами.
Просмотр и выбор операции дальнейшей обработки спецификации документа (после ее первоначального заполнения) осуществляется путем вызова меню доступных режимов работы по клавише F6 (при нахождении в табличной части документа) или путем использования конкретного сочетания управляющих клавиш, соответствующего выбранной операции. Совокупность доступных операций зависит от типа складской операции и текущего состояния документа. Недоступные в конкретной ситуации операции будут затенены.

Первоначальное заполнение спецификации
 
Возможности по первоначальному заполнению спецификации зависят от выбранного режима работы и типа вводимого первичного документа. Доступные в каждом конкретном режиме источники выбора товаров будут представлены пользователю и могут быть выбраны им из меню «Источник товаров», которое высвечивается на экране при первом переходе из титульной части документа в спецификацию:

Спецификация накладной на перемещение, помимо товаров,  может включать в себя и услуги.
Пункты меню, использование которых не предусмотрено для вводимого типа документа, будут затенены.
Рассмотрим перечисленные источники выбора товаров, указав особенности применения каждого из них.

Выбор ТМЦ непосредственно из справочника ТОВАРЫ
При выборе пункта меню «Каталог товаров» пользователь последовательно выбирает группу, вид и сами товары в списке, причем имеется возможность множественного выбора товаров в списках различных групп и видов без выхода из справочника. После возвращения из справочника ТОВАРЫ в накладную все отмеченные в справочнике товары будут скопированы в спецификацию документа. Товары будут отсортированы в порядке их отбора. При последующих обращениях к данной спецификации товары будут пересортированы по наименованиям в алфавитном порядке. Кроме того, имеется возможность задать любой порядок сортировки товаров в спецификации после входа в конкретную накладную.
Примечание.
1. При работе со справочником ТОВАРЫ для пользователя доступны все функциональные возможности, предусмотренные для работы со списками. В качестве дополнительных процедур для справочника ТОВАРЫ можно назвать возможность сортировки внутри граф «Цена» и «Остаток» в порядке возрастания.
2. При формировании расходных накладных в списке товаров-партий партии с нулевыми остатками не показываются.
3. При занесении в спецификацию партионного товара в графе «Наименование» отображаются наименование, номер и дата партии.
4. Место хранения товара отображается при включении соответствующей настройки модуля СКЛАД (раздел «Общие»).
5. При формировании накладных на продажу в справочнике ТОВАРЫ отображается альтернативная цена клиента, если она задана для клиента накладной. Если альтернативная цена не задана для клиента накладной, а имеется ненулевая групповая цена, то она отображается в соответствующей графе списка товаров. Если и групповая цена не задана (нулевая), то будет показана цена справочника ТОВАРЫ, соответствующая настройке модуля СКЛАД. Возможность работы с альтернативными и групповыми ценами задается специальными настройками, установка которых осуществляется в том же окне «Цены». Этот же порядок расчета цены относится ко всем типам первичных документов при операции РАСХОД.
6. В процессе выбора товаров из справочника пользователь имеет возможность просмотреть описание интересующего товара, включая дополнительные формы (цены и ставки налогов, сертификат и т.п.).
7. При заполнении спецификации в режиме РАСХОД из справочника ТОВАРЫ появилась возможность отображать графу «Изготовлено в» (ведется в окне «Происхождение», вызываемом по кнопке  из карточки описания товара) при включении соответствующей настройки модуля СКЛАД (закладка «Расход», «Показывать в каталоге товаров страну изгот.-поставщика»).
8. При работе в спецификации накладной (независимо от типа операции) в окне «Наименования» выводится строка «Изготовление», в которую попадает информация из полей «Изготовитель» и «Изготовлено в» карточки описания товара.
9. При работе со спецификацией документа в случае обращения к справочнику ТОВАРЫ с последующим просмотром описания интересующего товара (если определен клиент этого документа) в окне «Цены и ставки» с помощью кнопки   может быть вызвано справочное окно с дополнительными данными по ценам и скидкам, относящимся к клиенту документа:

 
Дополнительные сведения о ценах и скидках по текущему товару для указанного в документе клиента.
Выбор товаров по коду
При выборе пункта меню «Код товара» (Ctrl-Z) на экране появится окно для ввода маски кода товара.

 
Поиск товаров по коду может осуществляться «по равенству» или «по начальному вхождению», что зависит от задания соответствующего параметра настройки модуля. В зависимости от выбранного алгоритма поиска товара код должен вводиться полностью или частично с использованием символа «*» для неактуальных позиций.
В случае задания маски, показанной выше, будет сформирован список товаров с кодами, содержащими цифры «1», «1» и «2» соответственно в первой, второй и третьей позициях.

Примечание. В случае использования считывателя штрих-кодов программа может осуществлять ввод (или поиск) товаров  в цикле (без повторного обращения к данному пункту меню.  Путем выбора дополнительной настройки эта процедура может быть реализована по одному из двух вариантов – по главному / включая альтернативные. При этом товары с альтернативными штрих-кодами попадают в список с приписанными к ним упаковками и ценами. Выбор последнего варианта поиска, т.е. включая альтернативные, может увеличивать время выполнения процедуры, поэтому рекомендуется пользоваться данной настройкой только в случае необходимости. Поиск товаров в цикле по месту хранения выполняется при выборе одноименного параметра настройки.

Копирование товаров из накладных
В программе СКЛАД предусмотрена возможность копирования товаров в создаваемую накладную из ранее сформированных накладных. Для выполнения этой операции используются пункты меню «Приходная накладная», «Расходная накладная» и «Накладная склад-склад».
Для выполнения копирования необходимо:
 
• выбрать с помощью вспомогательных меню источник цен товаров, включаемых в накладную (с помощью меню «Цена»), задать фильтр для построения списка накладных (используя меню «Клиент») и порядок копирования товаров из выбранной  накладной (с помощью меню «Копировать»):
• задать условия для отбора накладных с использованием окна «Условия поиска складских накладных». Порядок выполнения этой операции подробно рассмотрен в разделе «Поиск и отбор данных» РУКОВОДСТВА АДМИНИСТРАТОРА.
• в построенном на экране списке выбрать нужную накладную для копирования списка товаров (клавишей Enter).
После нажатия клавиши Enter список товаров из выбранной накладной будет скопирован во вновь формируемую накладную, включая их количество. Цены при этом будут взяты из выбранного выше источника.
 
 
Копирование товаров из актов списания
Одним из источников для копирования товаров в ассортиментную спецификацию могут быть акты списания. После выбора соответствующего пункта меню для выполнения операции копирования пользователю необходимо:
• выбрать источник цены копируемых товаров - с помощью меню «Цена»;
 
• определить метод копирования товаров, используя меню «Копировать»:

 
Примечание. При выборе пункта меню «Все товары» будут скопированы все товары, включенные в интересующий акт списания. В случае выборочного копирования пользователь получит возможность множественного выбора товаров из интересующих актов списания.
• задать условия отбора актов списания с помощью окна «Условия поиска складских накладных»;
• выбрать интересующий акт списания из списка (в случае выборочного копирования товаров путем последовательного входа в различные акты выбираются товары, необходимые для копирования).
После завершения выбора товаров (актов) указанные товары будут автоматически скопированы в спецификацию накладной с соответствующими ценами.

 
Копирование товаров из спецификации контракта
В случае, когда в титульной части накладной присутствует ссылка на контракт, пользователь имеет возможность скопировать товары из спецификации упомянутого контракта.
Для выполнения этой операции необходимо:
 
• выбрать с помощью меню источник цен товаров, включаемых в накладную:
После выбора пункта данного меню товары из спецификации контракта будут скопированы в формируемую накладную с учетом количества. Цены при этом будут взяты из источника, выбранного в меню.
При этом возможно появление на экране следующих сообщений:
• в случае если по данному контракту на продажу уже имеются накладные, включающие ряд (или все) товары из его спецификации:
«Товары, полностью отпущенные по контракту, не включаются»

• в случае заполнения расходной накладной количество включаемых в нее товаров не может превышать остаток данного товара на складе. В противном случае появится сообщение:
«Количества, превышающие остаток, уменьшены до него»
и после нажатия клавиши Enter в накладную будет включено то количество товара, которое не превышает его остаток на складе;
• если одного (или нескольких) из копируемых товаров на складе в данный момент нет, то появится сообщение:
«Товары, которых нет на складе, в документ не вносятся»
и после нажатия клавиши Enter в накладную будут скопированы только те товары, которые имеются в наличии на складе.

Выбор товаров по характеристикам
В программе реализована возможность выбора товаров в справочнике ТОВАРЫ по заданным характеристикам товара. При выборе пункта меню «Характеристики товара» на экране появится окно для задания характеристик для поиска товаров.

 
Порядок задания условий и выполнения поиска товаров по характеристикам детально изложен в разделе «Поиск и отбор данных» РУКОВОДСТВА АДМИНИСТРАТОРА.
По результатам поиска будет сформирован список товаров с заданными характеристиками, порядок выбора товаров из которого не отличается от выбора товаров из справочника ТОВАРЫ.

Выбор товаров-комплектов
Пункт меню «Товары-комплекты» позволяет использовать в качестве источника товаров для заполнения спецификации список товаров-комплектов, сформированный выборкой из справочника ТОВАРЫ.
После последовательного выбора группы и вида товаров на экран выводится список только тех товаров, которые являются комплектами:

Выбор товаров-комплектов.

После выбора товара-комплекта и указания количества комплектов (указывается целое число комплектов) выбранные товары после выхода из справочника будут автоматически скопированы в документ переносом товаров-составляющих из спецификации комплекта.

Необходимо отметить, что при данной операции происходит запоминание комплекта-источника и количества комплектов, добавляемых с помощью пункта меню «Товары-комплекты», для каждой позиции товара независимо от типа обрабатываемой накладной.

Примечание. Связь товарной позиции в накладной с товаром-комплектом может быть «разорвана» (установлена) с помощью процедуры, предусмотренной пунктом «Комплекты (готовая продукция)» меню «Дополнительные данные».
При складских операциях, связанных с расходом, программа не позволяет (в зависимости от параметров настройки модуля СКЛАД - см. РУКОВОДСТВО АДМИНИСТРАТОРА) включить в спецификацию товара больше, чем имеется в наличии на данном складе.

Выбор товаров, имеющих отрицательные остатки по складу (предприятию), в приходную накладную
В случае выбора данного пункта в приходную накладную будут автоматически перенесены все выбранные товары, имеющие отрицательное значение текущего остатка на данном складе или максимальное значение отрицательного остатка по складу (или предприятию, т.е. по всем складам предприятия) за указанный период:

При этом товары заносятся в спецификацию накладной в количестве, равном соответствующему значению отрицательного остатка.
Использование двух последних пунктов меню предполагает анализ состояния отрицательных остатков по документам, относящимся к «нашей» фирме, указанной при вводе текущей приходной накладной.

При выборе пункта меню «Максимальные отрицательные остатки по НФ по складу» сначала выдаётся форма для ввода периода, в котором и будет определяться максимальный отрицательный остаток по «нашей» фирме по складу накладной (см. выше).

Затем производится выбор товаров тем или иным из возможных способов. После чего, выдается предупреждение:

Для нахождения «Максимального отрицательного остатка по «нашей» фирме по складу» по каждому товару находятся записи по приходно-расходным складским операциям с указанной «нашей» фирмой по складу накладной. Далее вычисляется остаток на дату+время совершения каждой операции  и находится наименьшее отрицательное значение остатка в указанном периоде.
Товар заносится в приходную накладную с количеством, равным абсолютному значению наименьшего отрицательного остатка (в указанном периоде).
Если отрицательных остатков по товару не найдено, то такой товар в накладную не заносится.
При выборе пункта меню «Максимальные отрицательные остатки по «нашей» фирме по предприятию» сначала выдаётся форма для ввода периода, в котором и будет определяться максимальное  отрицательное значение остатка в указанном периоде по всем складам предприятия.
Для нахождения «Максимального отрицательного остатка по «нашей» фирме по всем складам предприятия» по каждому выбранному товару находятся записи всех складов предприятия по приходно-расходным складским операциям с указанной в текущей приходной накладной «нашей» фирмой за указанный период.
Выбранный товар заносится в приходную накладную с количеством, равным абсолютному значению наименьшего отрицательного остатка (в указанном периоде).
Если отрицательных остатков по товару не найдено, то такой товар в накладную не заносится.

Выбор остатков поставщика
Выбор данного пункта предполагает копирование в расходную накладную на возврат  товаров поставщику всех товаров, оставшихся неизрасходованными по FIFO-LIFO, от этого поставщика.

Выбор товаров-комплектов как «готовой продукции»
Пункт меню «Готовая продукция» может использоваться для учета на производстве и доступен в режимах Приход-перемещение и Расход-перемещение. Его применение в каждом из этих режимов имеет некоторые особенности.

Режим Приход-перемещение
Пункт меню «Готовая продукция» в режиме Приход-перемещение используется при перемещении товаров с одного склада на другой.
 
При этом выбор из справочника ТОВАРЫ осуществляется только по товарам-комплектам или только по отрезным товарам, которые заносятся в ассортиментную спецификацию накладной как обычные товары, т.е. одной строкой (в отличие от выбора пункта меню «Товары-комплекты», когда в спецификацию накладной отдельными строками переносятся отдельные товары из спецификации комплекта).
При выборе товаров-комплектов с помощью пункта «Готовая продукция» производится контроль остатков (как при расходе) товаров на складе-поставщике (т.е. контрагенте формируемой накладной). При этом для товаров-комплектов при изменении их количества проверяется не их собственный остаток (как в случае обычного товара), а остатки товаров, входящих в комплект. В случае превышения остатка выдается сообщение:
Превышен остаток товара(ов), входящего в комплект, на складе - поставщике.
При выходе из накладной программа позволяет автоматически сформировать на складе-поставщике парную накладную на расход-перемещение, в которой товары-комплекты будут представлены как набор их составляющих с соответствующими количествами и ценами, а не как отдельные строки (комплекты).
Использование данного пункта меню целесообразно на складе, организованном как производственный склад готовой продукции, производимой из составляющих, учитываемых первоначально как отдельные товары на складе-поставщике.

Режим Расход-перемещение
Использование пункта меню «Готовая продукция» в данном режиме работы имеет следующие особенности:
 
• порядок дальнейшей работы определяется с помощью меню «Тип перемещения»:
От выбранного пункта меню будет зависеть форма представления автоматически формируемой парной приходной  накладной на складе-получателе.
• При выборе для включения в расходные накладные на перемещение со склада на склад товаров-комплектов показывается число комплектов, имеющихся в наличии по базовой спецификации, и предлагается воспользоваться процедурой замены материалов (комплектующих) в случае нехватки составляющих комплекта по базовой спецификации.
Программа оценивает количество имеющихся в наличии комплектов по базовой спецификации и то количество, которое может быть сформировано с учетом имеющихся замен. На экран выдается сообщение об этом и предлагается ввести количество необходимых комплектов.

 
Когда необходимое количество комплектов превышает количество, имеющееся на складе даже с учетом замен, на экран выдается сообщение:
• Все товары (услуги) из выбранного комплекта с учетом указанных для них замен заносятся в расходную накладную отдельными позициями. Количество товаров и услуг рассчитывается как произведение заданного количества комплектов на число единиц данного товара (услуги) в каждом комплекте.
 
• При выходе из режима формирования расходной накладной на перемещение программа автоматически создает парную приходную накладную на складе-получателе с идентичной на момент создания ассортиментной спецификацией. Эта накладная может быть создана в одном из следующих двух видов (в зависимости от выбранного пункта меню «Тип перемещения»):
; в виде точной копии накладной-источника, где товары (материалы)  и услуги, входящие в комплекты, будут показываться отдельными строками, как и добавленные отдельные товары) - при выборе пункта «Отпуск товаров в производство»;
; в виде приходной накладной, в которую товары (материалы) и услуги,  включенные в выбранные комплекты, будут занесены как комплекты (единой строкой), а отдельные товары, добавленные к первоначально выбранным комплектам, отдельными строками - в случае выбора пункта «Списание материалов на выпуск продукции».

 
Выбор всех товаров с остатками
При выборе данного пункта в ассортиментную спецификацию расходной  накладной будут занесены все товары, имеющиеся в наличии на складе, с указанием их количества, равным нулю (аналог пункта «Все остатки склада», но с указанием нулевого количества). Данный пункт меню может использоваться для формирования отчетов о продажах: в заполненную в данном режиме расходную накладную на перемещение со склада-секции на склад-магазин вносятся реальные остатки после рабочей смены, которые как бы возвращаются на склад-магазин. Тогда на складе-секции условно «остаются» товары, проданные за смену, которые, будучи включены в расходную накладную, сформированную по всем остаткам склада-секции, составят отчет о продажах за смену.

Выбор товаров с количеством
Данный пункт меню («Товары и количество») позволяет пользователю при выборе товаров в справочнике сразу указывать их количество, которое будет в дальнейшем вместе с наименованием товара перенесено в ассортиментную спецификацию.
При выборе товара в справочнике (клавишей Enter) открывается поле для ввода требуемого количества товара. Выбор товаров с указанием количества может последовательно производиться в различных группах и видах без выхода из справочника ТОВАРЫ. Затем все выбранные позиции будут с указанным количеством занесены в спецификацию документа.
 
Выбор товаров с указанием их количества.
Примечание. В случае подключенной настройки «Каталог товаров – выводить при выборе товаров» - «Подробное описание» (закладка «Общие») при выборе товаров в документ из справочника с вводом количества (по кнопке   или клавишам Ctrl-C) в строке «Наименование» списка товаров будет отображаться подробное описание товаров. Если подробное описание отсутствует в карточке товара, то отображается его наименование.

Использование терминала сбора данных
Данный режим предназначен для заполнения спецификации с использованием терминалов сбора данных (ТСД). При выборе данного пункта меню необходимо выбрать необходимый терминал из списка терминалов, используемых для работы с ИС ЛокОФФИС.
 
Выбор терминала сбора данных.
Для ввода данных о ТСД используется окно «Терминал сбора данных», с помощью которого задаются атрибуты и настройки ТСД:
• наименование ТСД – вводится с клавиатуры;
 тип ТСД – выбирается из меню.
Дальнейшая работа осуществляется после считывания данных терминалом и занесения их в текстовый файл, имя которого и путь к нему заранее указываются в процессе настройки или задается по умолчанию.Добавление новой партии
Пункт меню «Новые партии» предназначен для добавления в спецификацию и справочник ТОВАРЫ новых партий при формировании накладных на закупку.
При выборе данного пункта меню автоматически создается новая партия указанного партионного товара, описание новой партии копируется из головного партионного товара.
При добавлении каждой новой партии товара пользователь может ввести его количество и наименования основных характеристик партии, в данном случае, № барабана, тип тары и маркировку, а также примечание. При выходе из окна в накладную будут перенесены все введенные партии с ненулевым количеством.
Обращение к перечню процедур, доступных при работе в данном окне, осуществляется по кнопке (клавише) F6.
Кроме добавления новой партии, когда описание товара-партии копируется из головного партионного товара, в данном режиме имеется возможность добавления новой партии, характеристики которой являются копией текущей партии.
Для изменения характеристик текущей партии необходимо воспользоваться кнопкой  или клавишами Ctrl-K. Данная процедура выполняется с помощью окна «Описание партии товара».
Пользователь может удалить текущую партию  и просмотреть или откорректировать описание товара-партии.

Копирование товаров-партий в списке товаров, сформированном при отборе товаров по характеристикам / коду /штрих-коду
Копирование товаров по кнопке  отрабатывается не только для стандартных и «головных» партионных товаров (т. е. находящихся на третьем уровне каталога товаров), но и для товаров-партий.
При нажатии на кнопку  на товаре-партии создается новая карточка товара-партии, относящуюся к тому же «головному» партионному, что и партия «источник» для копирования.
Карточка товара-партии вновь создаваемой копии будет приписана к тому же виду и группе, что и «головной» партионный товар. По умолчанию в карточку товара-копии заносятся значения полей из карточки товара-источника с учетом настройки на заполнение поля «Подробное описание» (настройки модуля СКЛАД, закладка «Партии», параметр «Копия партии – копировать подробное описание»).

Сортировка товаров-партий  в списке товаров, сформированном при отборе товаров по характеристикам / коду / штрих-коду
Если, в соответствии с настройками модуля СКЛАД (закладка «Общие», параметр «Каталог товаров сорт. – по наименованию») в сформированном списке при начальной сортировке по графе «Наименование товара», в случае выдачи в список все товары-партии, относящиеся к одному «головному» партионному товару, дополнительно сортируются по значению даты в поле «Дата прихода».
Значение «Даты прихода» указывается в окне ввода характеристик партии.

Переход в спецификацию услуг
Использование этого пункта меню дает пользователю возможность формирования накладной только на предоставление (получение) услуг (без спецификации на товары). Порядок заполнения спецификации на услуги будет рассмотрен в разделе «Работа с услугами».

 Приобрести книгу можно в интернет-магазине Озон  https://ozon.ru/t/p5D2PQC