Как писателю правильно давать поручения

Когда автор начинает создавать собственную команду, он сталкивается с неожиданной проблемой. Люди вроде бы готовы помогать, задачи распределены, но ожидаемого результата нет.

Помощник подобрал не те фотографии. Редактор исправил то, что автор хотел сохранить. Администратор разместил произведение не на той площадке. Организатор договорился о встрече, не согласовав время. Человек, которому поручили найти литературные конкурсы, принёс несколько случайных ссылок.

Автор разочаровывается и делает привычный вывод:

«Проще всё сделать самому».

И снова возвращается к прежней жизни. Сам оформляет публикации, ведёт переписку, ищет информацию, контролирует сроки и занимается десятками мелких дел. Времени на творчество становится всё меньше.

Однако проблема часто заключается не в исполнителях, а в том, как автор передаёт им работу.

Просьба, поручение и приказ

В творческой среде слово «приказ» может показаться слишком жёстким. Писатель работает не в армии, а его помощники не являются солдатами.

Но приказ в данном случае — это не крик, не давление и не требование беспрекословного подчинения. Это ясно сформулированная задача, в которой указаны исполнитель, ожидаемый результат и срок.

Сравним две формулировки.

Первая:

«Посмотри, пожалуйста, что-нибудь насчёт литературных конкурсов».

Вторая:

«До пятницы найди десять действующих конкурсов для русскоязычной прозы. По каждому укажи организатора, тему, требования к тексту, срок подачи заявки и ссылку на официальный источник. Результат представь в виде таблицы».

В первом случае человеку предложили чем-то заняться. Во втором — дали конкретное поручение.

Исполнитель первой просьбы может посмотреть несколько сайтов и решить, что задача выполнена. Исполнитель второго поручения понимает, какой результат от него ожидают.

Почему поручения не выполняются

Когда человек не выполнил задание, его часто обвиняют в безответственности. Иногда это справедливо. Но прежде чем делать выводы, руководителю необходимо проверить качество самого поручения.

Был ли назван конкретный исполнитель?

Понял ли он, что именно требуется?

Был ли определён конечный результат?

Установлен ли срок?

Переданы ли необходимые материалы?

Попросили ли исполнителя подтвердить, что он понял задачу?

Назначено ли время проверки?

Если хотя бы одного из этих элементов нет, вероятность ошибки значительно возрастает.

Фраза «Кто-нибудь разместите мои стихи» почти гарантированно приводит к тому, что публикацией не занимается никто. Каждый думает, что это сделает другой.

У каждого поручения должен быть один ответственный человек.

Один человек — один результат

В команде могут обсуждать задачу несколько участников, но отвечать за её выполнение должен один.

Например, автор готовит литературный вечер. Помощник договаривается с площадкой, дизайнер создаёт афишу, фотограф готовит изображения, администратор размещает объявления.

Если просто сказать всей команде: «Нам нужно хорошо подготовить вечер», работа быстро превратится в набор несогласованных действий.

Правильнее назначить ответственного за общий результат, а затем определить отдельные поручения:

— помощнику — получить письменное подтверждение площадки до определённой даты;

— дизайнеру — подготовить два варианта афиши;

— администратору — разместить утверждённую афишу на заданных ресурсах;

— фотографу — передать обработанные фотографии в установленном формате.

Теперь каждый понимает свою часть работы.

Каким должен быть результат

Нельзя поручить человеку «заняться книгой», «продвинуть автора» или «организовать известность». Это направления деятельности, а не задания.

Результат должен быть таким, чтобы обе стороны могли однозначно определить, выполнена работа или нет.

Не «поработать над рукописью», а:

«До 10 сентября проверить первые три главы, отметить орфографические ошибки и отдельно составить список мест, где нарушена логика повествования».

Не «разместить стихи в интернете», а:

«До вечера опубликовать три утверждённых стихотворения на указанных страницах, проверить отображение иллюстраций и прислать ссылки».

Не «связаться с газетами», а:

«До понедельника отправить предложение в пять редакций, сохранить копии писем и подготовить список полученных ответов».

Хорошее поручение описывает не процесс, а завершённый результат.

Срок должен быть точным

Слова «побыстрее», «как получится», «на днях» и «когда будет время» не являются сроками.

Для одного человека «на днях» означает завтра, для другого — через две недели. В результате автор ждёт, исполнитель не торопится, а затем между ними возникает взаимное недовольство.

Срок лучше обозначать точной датой и, если это важно, временем:

«Предоставить результат 8 сентября до 15:00».

Исполнитель должен сразу сказать, сможет ли он уложиться в этот срок. Если не сможет, необходимо договориться о другом времени до начала работы, а не после того, как задача уже просрочена.

Убедитесь, что вас поняли

Автор может считать своё поручение совершенно ясным, потому что давно обдумывает будущую книгу, публикацию или мероприятие. Но помощник не обладает всей информацией, которая находится в голове автора.

Поэтому после передачи важной задачи следует попросить человека коротко повторить:

— что он должен сделать;

— какой результат предоставить;

— к какому сроку;

— какие вопросы необходимо согласовать.

Это не экзамен и не проявление недоверия. Такая проверка помогает обнаружить различия в понимании до начала работы.

Особенно важно применять её при взаимодействии с новым помощником.

Передайте необходимые полномочия

Нельзя требовать результат, не предоставив человеку возможности его получить.

Если помощнику поручено договориться с редакцией, у него должны быть контакты, сведения об авторе, описание проекта и понимание того, какие решения он может принимать самостоятельно.

Если администратор должен размещать произведения, ему необходимы тексты, иллюстрации, требования к оформлению и доступ к соответствующим страницам.

Если редактор работает с рукописью, он должен знать, разрешено ли ему самостоятельно исправлять текст или следует только предлагать изменения.

Исполнитель без необходимых материалов и полномочий будет постоянно обращаться к автору с вопросами. Формально задача передана, но фактически продолжает занимать внимание писателя.

Приказ не отменяет общения

Иногда руководитель считает: если поручение отдано, больше возвращаться к нему не нужно до самого срока. При выполнении крупных задач такой подход опасен.

Если работа рассчитана на месяц, а проверка назначена только на последний день, можно слишком поздно обнаружить, что исполнитель пошёл не в том направлении.

Поэтому для продолжительных задач нужны промежуточные точки контроля.

Например:

— через три дня представить план;

— через неделю показать первый результат;

— после согласования продолжить основную работу;

— в назначенный срок передать готовый материал.

Контроль необходим не для постоянного вмешательства, а для своевременного исправления ошибок.

Письменное поручение лучше устного

Устные договорённости быстро забываются и по-разному воспринимаются участниками.

Автор уверен, что просил подготовить публикацию к пятнице. Помощник помнит, что речь шла только о подборе материалов. Через несколько дней оба обнаруживают, что представляли результат совершенно по-разному.

Поэтому важные поручения следует фиксировать письменно. Для этого необязательно создавать сложные документы. Достаточно короткого сообщения:

«Анна, до 8 сентября, 14:00, подготовьте к публикации рассказ “Первый читатель”. Проверьте оформление, подберите три варианта иллюстрации и пришлите мне на утверждение. Сам текст без согласования не изменять».

Такое поручение можно перечитать, проверить и использовать при подведении итогов.

Как принимать выполненную работу

Получив результат, автору необходимо сравнить его не со своими новыми мыслями, а с первоначально поставленной задачей.

Если исполнитель сделал именно то, что было поручено, работу следует принять. Нельзя постоянно менять требования и обвинять человека в том, что он не предугадал новые пожелания.

Если в процессе возникло другое представление о результате, это уже новое поручение или согласованное изменение прежнего.

После завершения задачи полезно коротко разобрать:

— что получилось хорошо;

— какие ошибки возникли;

— почему они появились;

— что следует учесть в следующий раз.

Так команда постепенно учится понимать требования автора, а количество исправлений уменьшается.

Поручение не должно унижать человека

Чёткая постановка задачи не требует грубости.

Можно быть требовательным, не повышая голос. Можно устанавливать сроки, не унижая исполнителя. Можно контролировать работу, сохраняя уважение.

Люди охотнее работают с автором, который ясно говорит, чего хочет, выполняет собственные обещания, своевременно отвечает на вопросы и замечает хороший результат.

Приказ, произнесённый грубо, вызывает сопротивление. Поручение, сформулированное спокойно и точно, создаёт порядок.

Писатель как руководитель

Стратег, не умеющий распределять работу, вынужден первым бросаться на выполнение каждой задачи. В литературном проекте его противниками становятся не люди, а перегруз, беспорядок и нехватка времени.

Автор сам ищет редакции, сам оформляет страницы, сам печатает приглашения, сам звонит организаторам и сам исправляет каждую техническую мелочь.

Он всё время действует, но почти не приближается к своей главной цели.

Способность давать поручения позволяет писателю перестать быть единственным исполнителем и стать руководителем собственного творческого проекта.

Это не освобождает его от ответственности. Напротив, теперь он отвечает не только за собственную работу, но и за правильную организацию команды.

Однако именно такой переход даёт автору возможность заниматься главными вопросами:

Что я хочу сказать читателям?

Какое произведение мне необходимо написать?

Какую аудиторию я хочу собрать?

Какой след я намерен оставить?

Формула правильного поручения

Хорошее поручение содержит семь элементов:

1. Исполнитель — кто отвечает за работу.

2. Задача — что необходимо сделать.

3. Результат — что должно быть представлено после завершения.

4. Срок — точная дата и время.

5. Материалы — что получает исполнитель для работы.

6. Полномочия — какие решения он принимает самостоятельно.

7. Контроль — когда и в какой форме проверяется выполнение.

Если эти элементы определены, количество недоразумений резко сокращается.

Практическое задание

Выберите три дела, которые сейчас отнимают у вас время и могут быть выполнены другими людьми.

Для каждого составьте письменное поручение по следующей форме:

«Кто должен сделать?»

«Что именно необходимо выполнить?»

«Как выглядит готовый результат?»

«К какому сроку он должен быть получен?»

«Какие материалы и возможности потребуются?»

«Что исполнитель решает самостоятельно, а что согласовывает со мной?»

«Когда я проверю промежуточный или окончательный результат?»

Передайте одно из этих поручений помощнику или участнику вашей команды. Попросите его своими словами повторить полученную задачу.

Если человек точно понял, что должен сделать, кому представить результат и к какому сроку, значит, первый шаг к правильному делегированию уже сделан.

Умение писать создаёт произведение. Умение поручать работу создаёт условия, в которых писатель может написать гораздо больше.