Как составить рабочую инструкцию

# Как составить рабочую инструкцию и внедрить её в общественную спортивную организацию

Во многих общественных организациях обязанности распределяются приблизительно. Один человек считается заместителем председателя, другой входит в правление, третий отвечает за работу с ветеранами, но никто точно не знает, что именно должен делать каждый из них.

В результате часть задач не выполняется, некоторые функции дублируются, а большинство проблем возвращается к руководителю.

Название должности само по себе не организует работу. Для этого необходима рабочая инструкция, которая устанавливает область ответственности человека и описывает ожидаемый от него результат.

## Для кого составляются инструкции

Рабочие инструкции необходимы не только штатным сотрудникам. Их можно составлять для:

* председателя организации;
* заместителей председателя;
* членов правления;
* руководителей направлений;
* членов попечительского совета;
* руководителей муниципальных отделений;
* координаторов проектов;
* штатных сотрудников;
* добровольцев;
* временных организаторов мероприятий.

При этом необходимо учитывать правовой статус человека.

Для сотрудника, работающего по трудовому договору, должностная инструкция является кадровым документом и должна соответствовать его договору и трудовому законодательству.

Для члена выборного органа, попечительского совета или добровольца правильнее использовать положение, функциональную инструкцию, описание роли или соглашение о добровольческой деятельности.

Во всех случаях документ должен отвечать на один вопрос: за какой результат отвечает этот человек?

## Почему обычные должностные инструкции не работают

Формальная инструкция часто представляет собой несколько страниц общих выражений:

* участвует в деятельности;
* оказывает содействие;
* принимает необходимые меры;
* взаимодействует с заинтересованными лицами;
* выполняет поручения руководителя.

По такой инструкции невозможно понять, хорошо ли человек выполняет свою работу.

Рабочая инструкция должна описывать не присутствие человека в организации, а результаты, которые он обязан обеспечивать.

Например, вместо формулировки:

«Взаимодействует с ветеранами спортивной борьбы»

лучше написать:

«Ведёт и ежемесячно обновляет реестр ветеранов, принимает обращения, организует рассмотрение заявок на помощь и предоставляет правлению отчёт о решённых и нерешённых вопросах».

Вторая формулировка позволяет увидеть конкретную работу.

## Основные разделы рабочей инструкции

### 1. Название роли

Название должно соответствовать реальной функции человека.

Например:

«Руководитель направления по работе с ветеранами».

### 2. Место в структуре

Следует указать:

* кому подчиняется человек;
* с кем взаимодействует;
* кем может руководить;
* кто замещает его при отсутствии.

Это предотвращает ситуацию, когда один участник получает противоречивые поручения от нескольких руководителей.

### 3. Цель должности или роли

Цель объясняет, зачем эта функция существует.

Например:

«Обеспечивать постоянную связь организации с ветеранами спортивной борьбы, выявлять их потребности и организовывать необходимую поддержку».

Цель должна быть короткой и понятной.

### 4. Конечный результат

Это главная часть инструкции.

Конечный результат — то, что организация должна регулярно получать благодаря работе данного человека.

Для руководителя направления по работе с ветеранами конечным результатом может быть:

«Действующий реестр ветеранов, своевременно рассмотренные обращения и организованная помощь нуждающимся ветеранам».

Для руководителя по привлечению партнёров:

«Достаточный объём денежных, материальных и организационных ресурсов для выполнения утверждённых проектов».

Для информационного координатора:

«Регулярное и достоверное освещение деятельности организации в средствах массовой информации, социальных сетях и на официальных площадках».

### 5. Основные обязанности

В этом разделе перечисляются действия, необходимые для получения конечного результата.

Например:

* вести базу ветеранов;
* принимать и регистрировать обращения;
* проверять полученные сведения;
* готовить предложения о помощи;
* взаимодействовать с медицинскими, социальными и спортивными учреждениями;
* привлекать партнёров;
* контролировать оказание согласованной помощи;
* готовить ежемесячный отчёт.

Не следует включать в инструкцию каждое мелкое действие. Она должна устанавливать устойчивые обязанности, а не превращаться в ежедневный список дел.

### 6. Полномочия

Нельзя требовать от человека результата, не предоставив ему необходимых прав.

В инструкции следует указать, имеет ли он право:

* запрашивать сведения;
* представлять организацию на встречах;
* вести переговоры;
* готовить проекты документов;
* привлекать добровольцев;
* распоряжаться утверждённым бюджетом;
* получать доступ к необходимой информации;
* вносить предложения руководству;
* принимать решения в пределах установленной суммы или направления.

При этом необходимо отдельно определить, какие действия требуют согласования.

### 7. Ресурсы

Человеку могут потребоваться:

* бюджет;
* помощники;
* база контактов;
* помещение;
* транспорт;
* техника;
* информационные материалы;
* доступ к документам;
* официальный адрес электронной почты;
* право использовать символику организации.

Если ресурсы не предоставлены, это необходимо учитывать при установлении ожидаемого результата.

### 8. Показатели работы

Для каждой роли следует определить несколько понятных показателей.

Например, для руководителя направления по привлечению партнёров:

* количество новых контактов;
* количество проведённых переговоров;
* число направленных предложений;
* объём привлечённых средств и ресурсов;
* количество постоянных партнёров;
* доля выполненных обязательств перед ними.

Показатели должны отражать результат, а не создавать видимость занятости.

### 9. Отчётность

Инструкция должна устанавливать:

* какие сведения передаются;
* кому они передаются;
* в какой форме;
* как часто;
* когда требуется немедленное уведомление руководителя.

Для большинства направлений достаточно краткого еженедельного сообщения и более подробного ежемесячного отчёта.

### 10. Ответственность

Необходимо указать, за что человек несёт ответственность:

* за соблюдение сроков;
* за достоверность сведений;
* за сохранность имущества;
* за конфиденциальность;
* за правильное использование символики;
* за соблюдение бюджета;
* за выполнение утверждённых решений;
* за своевременное сообщение о проблемах.

Ответственность должна соответствовать предоставленным полномочиям.

## Пример рабочей инструкции

### Руководитель направления по проведению соревнований

Цель роли: обеспечивать качественную и своевременную подготовку спортивных соревнований организации.

Конечный результат: соревнования проведены в установленный срок, в пределах утверждённого бюджета, с соблюдением спортивных правил, требований безопасности и обязательств перед участниками и партнёрами.

Основные обязанности:

* формировать календарь соревнований;
* готовить планы мероприятий;
* подбирать спортивные площадки;
* составлять сметы;
* организовывать судейство;
* координировать регистрацию участников;
* обеспечивать медицинское сопровождение и безопасность;
* организовывать награждение;
* контролировать работу привлечённых исполнителей;
* готовить итоговый отчёт.

Полномочия:

* запрашивать информацию у членов организации;
* привлекать добровольцев;
* вести предварительные переговоры;
* готовить проекты договоров и писем;
* расходовать средства в пределах утверждённой сметы;
* вносить предложения о замене исполнителей.

Показатели:

* количество проведённых соревнований;
* соблюдение календаря;
* соблюдение бюджета;
* количество участников;
* отсутствие нарушений безопасности;
* количество обоснованных жалоб;
* своевременность отчётов.

Отчётность: текущая информация — еженедельно в период подготовки; итоговый отчёт — в течение пяти рабочих дней после мероприятия.

## Как разработать инструкцию

Инструкцию нельзя просто скопировать из интернета. Она должна соответствовать реальной структуре и задачам конкретной организации.

Работа проводится последовательно:

1. Определить направление деятельности.
2. Установить необходимый конечный результат.
3. Назначить человека, отвечающего за этот результат.
4. Перечислить регулярные обязанности.
5. Предоставить соответствующие полномочия.
6. Определить необходимые ресурсы.
7. Установить показатели.
8. Определить форму отчётности.
9. Обсудить инструкцию с исполнителем.
10. Утвердить документ в установленном порядке.

Полезно попросить человека своими словами объяснить, за что он отвечает. Если он не может этого сделать, инструкция недостаточно ясна.

## Как внедрить инструкцию

Написать документ недостаточно. Необходимо сделать так, чтобы человек действительно начал по нему работать.

### Ознакомление

Инструкция обсуждается с исполнителем. Руководитель разъясняет цель роли, ожидаемый результат, обязанности, полномочия и показатели.

### Передача дел

Человеку передаются документы, контакты, текущие задачи, незавершённые вопросы и необходимые ресурсы.

### Первый план

На основании инструкции исполнитель составляет план на ближайший месяц или квартал.

### Контрольный период

В течение первых недель руководитель чаще проверяет работу, отвечает на вопросы и устраняет неясности.

### Корректировка

Если некоторые обязанности невозможно выполнить или в документе отсутствует важная функция, инструкция дополняется.

### Регулярная оценка

Работа оценивается по заранее установленным результатам и показателям, а не по личным впечатлениям руководителя.

## Инструкция не заменяет управление

Даже самая подробная инструкция не заставит человека работать автоматически.

Руководитель по-прежнему должен:

* ставить приоритетные задачи;
* предоставлять ресурсы;
* контролировать результаты;
* помогать устранять препятствия;
* принимать решения;
* признавать достижения;
* заменять человека, если он систематически не выполняет принятую роль.

Инструкция создаёт ясность, но результат появляется только тогда, когда ясность соединяется с ответственностью и контролем.

## Типичные ошибки

### Слишком общие формулировки

По ним невозможно оценить результат.

### Слишком много обязанностей

Если одному человеку поручено десять разных направлений, он не сможет одинаково хорошо отвечать за каждое.

### Ответственность без полномочий

Человек отвечает за мероприятие, но не имеет права принимать решения и распоряжаться ресурсами.

### Полномочия без ответственности

Человек может вести переговоры и использовать ресурсы, но от него не требуется конкретный результат.

### Отсутствие показателей

Руководитель оценивает работу по активности, лояльности или личным отношениям.

### Инструкция существует только на бумаге

Человек подписывает документ, но продолжает работать по устным поручениям, не связанным с его основной функцией.

## Практическое задание

Для внедрения рабочих инструкций необходимо:

1. Нарисовать структуру организации.
2. Перечислить все действующие роли.
3. Определить конечный результат каждой роли.
4. Установить, какие функции пока никому не поручены.
5. Назначить ответственных.
6. Подготовить инструкции для пяти ключевых ролей.
7. Обсудить их с исполнителями.
8. Предоставить необходимые полномочия и ресурсы.
9. Установить показатели и форму отчётности.
10. Через месяц проверить, какие инструкции требуют изменения.

## Цель главы

Цель этой главы — создать понятное распределение обязанностей, при котором каждый человек знает свою роль и отвечает за конкретный результат.

Главный принцип:

Рабочая инструкция должна не описывать, чем человек занят, а устанавливать, какой результат организация обязана получать благодаря его работе.